Protokoll : Styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala

Transkript

1 Protokoll : Styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Kallade: Malin Bohlers, Linus Hagander, Jaś Szulkin, Ida Reimegård, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander. Närvarande: Malin Bohlers (via skype), Ida Reimegård, Lisa Erkander, Hannah Matkala Nylander, Linus Hagander Plats: Trädgårdsgatan 16 C Mötesansvarig: Ida Reimegård 1. Mötet öppnas 2. Godkännande av kallelseförfarandet Mötet beslutar att godkänna kallelseförfarandet. 3. Godkännande av föredragningslista Mötet beslutar godkänna föredragningslistan. 4. Val av mötesordförande, mötessekreterare och justerare Mötet beslutar att välja Ida till mötesordförande att välja Linus till mötessekreterare att välja Hannah och Lisa till justerare 5. Föregående mötesprotokoll Protokollet föredrogs och lades sedan till handlingarna. 6. Vad har hänt sen sist?* 6.1 Uppstartskväll 21/1 Uppstartskvällen lockade ca 20 deltagare. Under kvällen bjöd föreningen på mat och cluedospel. Det var enligt uppgift på mötet en mysig och trevlig stämning och deltagarna verkade nöjda vid kvällens slut. Till nästa gång skulle det vara bra om en liknande aktivitet kunde hållas i en större lokal.

2 6.2 FÅM förberedelser Kallelsen till FÅM är skickad till samtliga medlemmar. I övrigt inväntar styrelsen revisorns och valberedningens bidrag till möteshandlingarna innan dessa slutligen ska sammanställas och göras tillgängligt för medlemmarna. 7. Verksamheternas verksamhetsplanering Föredragande Ida Mötet noterar att verksamheternas verksamhetsplaneringar skiljer sig åt i så väl kvalité som omfång. Dessutom visar några verksamheters planerade budgetar på brister främst i form av att de inte alltid lämnar någon ekonomisk buffert som kan användas vid behov men det saknas även inkomstberäkningar i vissa budgeter. Hannah uppdras av mötet att sammanställa budgetarna från verksamheterna så att resterande styrelseledamöter ska kommentera dessa inför infomötet den 11/ Möjligheterna att hålla ett separat möte i anslutning till färdigställandet av kommunikationsplanen diskuteras, syftet med mötet skulle då vara att närmare diskutera verksamhetsplaneringarna. Tanken är att endast ett fåtal av styrelsens ledamöter ska delta på ett sådant möte. 8. Kommande aktiviteter 8.1 FÅM förberedelser Föredragande Ida De sista förberedelserna inför FÅM diskuteras. Handlingarna kommer behöva färdigställas och göras tillgängliga. Dessutom kommer förberedelser av sekretariatet behöva göras i form av ett förmöte. Under dagen den 22/ kommer ytterligare praktiska förberedelser behöva genomföras. Hannah uppdras att styra upp handlingsförberedelserna. Samtliga ledamöter uppdras att vara tillgängliga så stora delar av den 22/ som möjligt. 8.2 Informationsmöte 11/2 Inför infomötet ska vi affischera i så stor utsträckning som möjligt på institutioner, ungdomens hus, Wox och andra platser med anslagstavlor där vår målgrupp rör sig. Linus, Lisa och Sofie kommer hjälpas åt med affischeringen. Linus uppdras att kontakta Dlovan och be honom att skriva ut 50 st affischer för föreningens räkning. Under infomötet kommer endast verksamheter med ett rekryteringsbehov ges tillfälle att presentera sin verksamhet. Av den anledningen uppdras alla kontaktpersoner för verksamhet att höra sig för om respektive verksamhets rekryteringsbehov samt avgöra om den ska beredas utrymme på infoträffen. På infoträffen kommer vi bjuda på dricka och tilltugg. 8.3 Idéutbildning Ida har varit i kontakt med Lisa Petersson för att fråga om hon vill hålla i idéutbildningen den 8/ Efter att mötet av Lisa Petersson

3 uppmärksammats på att den 8/3 är internationella kvinnodagen uppdras Ida kontakta Lisa Petersson för att låta henne avgöra dag och tidpunkt för utbildningen utifrån sitt eget schema. 9. Ekonomi 9.1 Verksamheternas inkomster Jourhavande Kompis Rättvis Handel Läxhjälp Aktivitetshuset Läxhjälp Boende Vänner Emellan Fadderdelen Vänner Emellan Storträffen FörSköna RKUF Sport Styrelsen/Övrigt , 90 kr 8 090, 61 kr 6 752, 03 kr 5 947, 85 kr , 74 kr , 31 kr kr , 69 kr , 69 kr 10. Verksamheter* 10.1 Jourhavande kompis: Inget att rapportera Läxhjälp Aktivitetshuset: Från mötesunderlag: Fyra nya verksamhetsledare, Frida, Thérèse, Oscar och Shirin, allt flyter på bra hittills. Minst 2 st bekräftar att de kommer på informationskvällen. I övrigt finns inget att rapportera Läxhjälp Boende: Från mötesunderlag: De har just haft sitt första stormöte för terminen, Det var många som kom. De kommer tillsammans med den andra läxhjälpen har introduktionsutbildning på Sensus den 23e februari. I samband med introduktionsutbildningen kommer de även hålla årets andra stormöte. Efter detta dröjer det till efter påsk med stormöte, eftersom de innan jul beslutade att endast ha tre större möten per terminen (pga ganska dålig uppslutning). De kommer avsluta terminen med kombinerat möte och rolig aktivitet i maj! 10.4 PR-gruppen: Inget att rapportera RKUF Sport: Från mötesunderlag: Linus har varit i kontakt med Hanna Norelius som är den nya verksamhetsledaren. Än så länge har hon inte hunnit göra så mycket. Hon meddelar dock att det i verksamhetens facebookgrupp är tre personer som uttryckt ett intresse för att vara aktiva i vår. Utöver det inväntar verksamheten en lista på intresserade ungdomar från Regin Reynberg på CIS. Verksamheten befinner sig av förklarliga skäl i ett oklart läge för stunden men Linus och verksamhetsledaren arbetar successivt för att få verksamheten på fötter, främst genom att försöka reda ut den nuvarande

4 situationen och inventera de rutiner och arbetsmetoder som har förekommit tidigare. Verksamhetsledaren har även meddelat att hon kommer delta vid infomötet den 11/2 men att hon kan komma att bli ca 30 min försenad. För ett tag sedan fick Vänner Emellan Fadderdelen en förfrågan om gratis gymkort till nyanlända ungdomar från Babro Johansson, psykoterapeut på Svenska Röda Korsets behandlingscentrum för flyktingar svaret från Vänner Emellan Fadderdelen var att man inte kommer ha möjlighet att administrerar det och därför bollades erbjudandet över till RKUF sport som har uttryckt sig positivt till förslaget Rättvis Handel: Verksamheten har precis startat för terminen genom att ha sitt första möte. Man har även genomfört en egen mindre infoträff med fokus på den egna verksamheten. Kommer hålla föreläsning i samarbete med Amnesty den 17/ Verksamheten planerar att skriva en debattartikel och har tagit kontakt med Linus för vidare råd och tips Vänner Emellan Fadderdelen: Från mötesunderlag: I dagsläget finns det fyra verksamhetsledare (Ellen Lundkvist, Rebecca Rylander, Hanna Westerberg och Claire Almer). Hanna är ny sedan i höstas, hon tillträdde precis innan VL-utbildningen och han därför även med att gå på den. Claire tillträdde en tid efter VL-utbildningen och ersatte då Anna Lundberg efter en viss överlappning. Sedan tidigare har styrelsen uppmärksammats på att såväl Ellen som Rebecca kommer att avgå under våren (närmare bestämt ungefär i april). Tanken var då att Hanna, Claire och två verksamhetsledare som ännu inte är rekryterade skulle ta över. Det har dock uppstått en viss komplikation, Hanna har nämligen fått ett jobb som gör att hon inte längre kommer kunna vara verksamhetsledare. När Rebecca och Ellen slutar finns det alltså som det ser ut i dagsläget bara en, Claire, som kan ta över. Verksamhetsledarna har lagt ner mycket arbete på att hitta efterträdare men har inte fått någon vidare respons än så länge. De vill därför ha styrelsens hjälp med att hitta tre efterträdare. I januari har man rekryterat nya faddrar, sökt några mindre externa bidrag och sökt nya verksamhetsledare. I februari kommer man att hålla en fadderutbildning (15/2) och matcha ihop nya faddrar med ungdomar. Eftersom det redan i höstas fanns en hel del ungdomar som inte fick faddrar prioriteras dem ungdomarna först Vänner Emellan Storträffen: Från mötesunderlag: Planen att ha en storträff i januari gick tyvärr i stöpet pga sjukdom och resor. Storträffen kommer ha ett verksamhetsledarmöte på måndag i nästa vecka där de ska bestämma aktiviteter/mål för våren samt sätta preliminära datum för hela våren. Därför går det inte att med säkerhet säga så mycket mer än att de planerar att få med en storträff i februari, men inte exakt vad eller när.

5 11. Övriga punkter 11.1 Motion om barnkonventionen Föredragande: Linus Mötet diskuterade vilka förbättringar som behöver göras av motionen. Det handlar om förenklingar, förtydliganden och andra redaktionella förändringar för att öka tillgängligheten i texten. Efter det är genomfört ska motionen prövas av styrelsen igen på nästa möte Medlemskap i Uppsala Föreningsråd Ida meddelar att hon så snart som möjligt kommer att skicka in ansökan men att det måste göras via post och att det därför har dragit ut på tiden Deltagande Ideell Mångfald Linus har ej möjlighet att delta under våren. Det saknas dessutom möjlighet för den nya styrelsen att ansluta sig sent till projektet. Föreningen kommer dock att bli kontaktad igen om ett liknande projekt blir aktuellt i framtiden Kommunikationsplan Föredragande Ida Ida meddelar att kommunikationsplanenen börjar ta form. Hittills är vi klara med den interna delen. Gruppen som arbetar med kommunikationsplanen uppmanar genom Ida resterande ledamöter att i Google doc-dokumentet löpande kommentera utformningen Informationsmöte med RBUF Föredragande Hannah Hannah meddelar att planerna på samarbete med RBUF kommer att bollas vidare till nästa styrelse. RBUF kommer inte att medverka på vår infokväll eller på FÅM Hyra Styrelsen för SRK Uppsala har möte parallellt med oss i RKUF Uppsala idag den 4/ Vi inväntar där av fortfarande besked i frågan Instagram Ida meddelar att föreningen numera har ett Instagramkonto. Sofie, som har inloggningsuppgifterna till kontot, uppdras att skriva in informationen i dokumentet med viktiga inloggningsuppgifter etc. 12. Nästa möte 12.1 Nästa möte kommer äga rum den 16/ kl Till mötesansvarig utses Hannah 13. Mötet avslutas

6 Att göra för respektive ledamot: Samtliga: Kolla igenom och kommentera Hannahs sammanställning av verksamhetsbudgetar inför infomötet 11/ Avsätt så mycket som möjligt av den 22/2 till FÅM och dess förberedelser. Samtliga kontaktpersoner får i uppdrag att kontakta respektive verksamhet för att kolla över behovet av samt besluta om medverkan på infomötet. Hannah: Sammanställ verksamheternas budgetar Sammanställa FÅM-handlingar Linus: Kontakta Dlovan om utskrift av infomötesaffischer Ida: Fortsatt kontakt med Lisa Pettersson om idéutbildning Sofie: Skriv in information om Instagram-kontot i dokument med viktiga inloggningsuppgifter.