Dagordning : Styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala

Transkript

1 Dagordning : Styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Kallade: Malin Bohlers, Linus Hagander, Jan Szulkin, Ida Reimegård, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander. Närvarande: Malin Bohlers, Linus Hagander, Jan Szulkin, Ida Reimegård, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander. Plats: Konferensrummet, Trädgårdsgatan 16 Mötesansvarig: Jan Szulkin 1. Mötet öppnas 2. Godkännande av kallelseförfarandet Mötet beslutade att godkänna förfarandet. 3. Godkännande av föredragningslista Mötet beslutade att godkänna föredragningslistan med tilläggen: 9.2 Val av ny vicekassör och firmatecknare 16.2 Föreningshandbok 16.3 Temakvällar 16.4 Fika/infokväll för VL 16.5 Lokalbokning 16.6 Försvarsmaktsbesök 16.7 Medlem 16.8 Terminsprogram 4. Val av mötesordförande, mötessekreterare och justerare Mötet valde Ida till ordförande, Jan till sekreterare, samt Linus och Malin till justerare. Mötet höll en hur är läget -runda. 5. Föregående mötesprotokoll* Malin föredrog föregående mötesprotokoll. 6. Vad har hänt sen sist?* 6.1 Uppsala Peace Party 15/8

2 Under tillställningen så var Victor, Sofie, Linus och Ida på plats i två olika omgångar. Under kvällen delades det ut en mängd kramknappar, informationsmaterial etc. Vi rekryterade 16st nya medlemmar under kvällen och sålde två stycken tygkassar. Det var en relativt svår arena att rekrytera och synas på då många var mest intresserade av vad som hände framme på scenen. Under Uppsala Peace Party samlade vi in 96:- till vår insamling. 6.2 Möte valaffischering 26/8 Närvarande: Jan, Ida, Linus. Under mötet träffade vi Dlovan för att diskutera valaffischerna. Vi färdigställde även dessa under mötet. Utöver det så förberedes och planerades den kommande mässan med destination Uppsala. 6.3 Destination Uppsala 30/8 Närvarande: Jan, Sofie, Malin, Linnea (jourhavande kompis), Anna (Vänner emellan), Rebecka (vänner emellan), Ellen (vänner emellan) Under mässan så delade vi ut kramknappar, tatueringar, informationsmaterial, godis etc. Vi sålde 3 tygpåsar. Vi anordnade en instagramtävling. Tyvärr deltog ingen, men vi tycker ändå att konceptet var bra och kan vidareutvecklas. Vi rekryterade inga nya medlemmar. Vi pratade dock med många som var intresserade av att bli frivilliga och som förhoppningsvis kommer på rekryteringsmötet. Den absoluta majoriteten av besökarna var utbytesstudenter. Vi har få verksamheter som fungerar om man inte pratar svenska. Vi rekryterade dem främst till Rättvis Handel och PR-gruppen. Vi kommer eventuellt behöva hålla informationsmötet den 15/9 även på engelska. Vi kom fram till att vi behöver se över det engelska informationsmaterialet. Då svensktalande studenter tyvärr är vår primära målgrupp, var det svårt att rekrytera under medlemmar/frivilliga under mässan. 6.4 Insamling RKUF Uppsala Text förbereds för att sprida på Facebook-sidan samt inom våra grupper så att det kan spridas vidare. Huvudsakligen är tanken att ha med en bössa på de evenemang vi anordnar. För tillfället finns 346 kronor innestående på insamlingskontot. Ida ska undersöka varför hennes insättning inte kommit fram. 7. Kommande aktiviteter* 7.1 Stå på institutioner inför infomöte Bra sätt att synas och locka folk till mötet med godis och flyers. Tidigare har vi stått i Blåsenhus och EP, naturvetenskapliga institutioner är svårare att locka folk på, främst då studenterna där går långa dagar. Linus och Lisa tar tisdag på Engelska Parken och ringer innan för tillstånd. Jan och Hannah står på fredag på Blåsenhus och ringer innan för tillstånd. 7.2 Infomöte 15/9 1h information med VL från kl 18. Att ta upp: Kommunikation, lokalbokning, nycklar, ekonomi- och blankettips, samt om att stå på gymnasier för rekrytering av medlemmar. Vi bjuder på fika (veganska chokladbollar - Hannahs recept - och frukt) och träffas kl 17 för förberedelser. Vi ska informera VL om

3 att de ska förbereda vad de vill säga och låta de verksamheter där engelsktalande kan vara med få prata först. Ida fixar utvärderingsenkät. 7.3 Gymnasiedrive Innan sista september är det gratis medlemskap för alla under 18, varför det nu är ett bra tillfälle att ställa sig på för rekrytering är därför gymnasieskolor. Hannah och Ida ska försöka anordna ett gymnasiebesök på Rosendals Gymnasium den 30e, Linus och Lisa ställer sig på Katedralskolan den 22a. Sofie och Jan undersöker om de har möjlighet i vecka 39. Vi ska även maila VL och uppmuntra liknande aktiviteter från deras sida. 7.4 Kompetensutveckling för ideellt verksamma 22-23/9 Vi har fått mail om en kostnadsfri utbildning för ideellt verksamma om bland annat normgranskning. Linus ska undersöka om det går att anordna en eller två halvdagarsutbildningar för våra medlemmar. 7.5 Politik i Gottsunda Vi har med kort varsel fått mail om Uppsalaveckan i Gottsunda, som är tänkt vara en motsvarighet Almedalsveckan, för att skapa intresse om politik och höja valdeltagandet. Ingen i styrelsen har dessvärre möjlighet att medverka, men Ida ska maila Dlovan och fråga om SRK kan ta med information om våra verksamheter. 8. Verksamheter 8.1 Jourhavande kompis Verksamhetsledarna sitter kvar under hösten. De håller på att rekrytera nya frivilliga och planerar att ta in 4-5 nya beroende på intresse bland sökande. 8.2 Vänner emellan Fadderdelen Måste byta ut hela sin VL-bas till nästa höst och har börjat leta nya på volontärbyrån. Svåra att få tag på. 8.3 Vänner emellan Storträffen Har varit svåra att få kontakt med under sommaren. När det väl lyckades så visade det sig att verksamhetsledarna inte haft kontakt med varandra under sommaren. Deras rekryteringsbehov och övriga status inför hösten är därför oklart. Den verksamhetsledaren vi ändå har fått tag på ska jobba på att få tag på resterande verksamhetsledare så snart som möjligt och återkopplar när det är gjort. 8.4 Rättvis handel Gruppen har sitt första möte nu på tisdag. De finns 13 medlemmar i facebookgruppen, men det är oklart hur många som kommer att fortsätta under hösten. Gruppen kommer att delta under fairtrade fokus veckorna och schyst jul. De kommer behöva extra hjälp under schyst julkampanjen. Malin hade möte med Erika, den nye verksamhetsledaren, för att svar på frågor och förklara hur verksamheten och RKUF hänger samma, att verksamheter måste täcka ett behov och att barn- och unga är vår primära målgrupp. Vi diskuterade även att involvera Rättvis Handelgruppen under rekryteringsevent.

4 8.5 Läxhjälpen Boende Aktiviteterna har inte satt igång än, VL ska kontakta boendena. Planerar månadsmöte och utbildning av nya frivilliga. Tillräckligt många intresserade verkar finnas. 8.6 Läxhjälpen Aktivitetshuset Läxhjälpen är redan igång med sin verksamhet och aktivitetshuset öppnade förra veckan. De behöver fortfarande en hel del frivilliga och planerar månadsmöte senare i månaden. En av verksamhetsledarna kommer avgå, de andra ska försöka hitta en ny annars är de tre terminen ut. 8.7 PR-gruppen Det finns inget nytt att rapportera från PR-gruppen utan precis som vid förra styrelsemötet är PRgruppen i behov av nya medlemmar då två av fem med säkerhet har hoppat av, en har ännu inte gett något direkt svar och en vill avvakta tills hennes schema för hösten har spikats. Med andra ord är det i nuläget endast verksamhetsledaren som med säkerhet kommer att vara kvar i gruppen. 8.8 RKUF Sport Anna Lundberg har visat intresse för att vara med i uppstarten. Ytterligare en person, som heter Erik, var intresserad efter samtal på Destination Uppsala. Har bjudits in till informationsmötet för nya frivilliga. 9. Ekonomi 9.1 ta del av verksamheternas inkomster Ekonomin ser precis likadan ut som sist vi sågs. Här nedan är siffrorna (de i parentes är resultatet för 2014 hittills): * Jourhavande Kompis: ,11 kr (2 044,89 kr) * Rättvis Handel: 6 221,86 kr (3 843,14kr) * Vänner Emellan Fadderdelen: ,95kr (5 358,45 kr) * Styrelsen: ,12 kr (10 971,88 kr) * Läxhjälpen Aktivitetshuset: 7 101,86 kr (731,14 kr) * FörSköna: kr (0,00 kr) * RKUF Sport: kr (0, 00kr) * Vänner Emellan Storträffen: kr (1 494,60 kr) Totalt: ,90 kr (24 444,10 kr) 9.2 Val av ny vicekassör och firmatecknare Ingen vill bli vicekassör. Mötet beslutar att välja Linus Hagander (personnummer ) till ny firmatecknare. 9.3 Verksamheternas budget Ska sammanställas. Generella mail till VL ska CC:as.

5 10 Utbildning 10.1 Första hjälpen Linus informerade om parametrarna för den tillgängliga utbildningen, mer detaljerad inofrmation finns i mötesunderlaget. Vi ska fråga VL om det finns ett intresse för en sådan utbildning bland dem eller deras frivilliga Hållbar utveckling Linus har tillgängliggjort information om utbildningen på och ska kontakta Rättvis Handel. Vi återkommer till denna punkt. Marika (RKUFs tf generalsekreterare) hälsar att vi kan bjuda in andra föreningar i området till att delta vid utbildningen. Förbundet kan även bistå med ekonomiska medel i viss utsträckning vid utbildningen (exemplen i mailet är pengar för lunch/fika). Marika passar också på att skicka med en påminnelse till vår styrelse om att alla som går en utbildning inom RKUF får gratis medlemskap i ett år Övriga frågor Idéutbildning, förslag 1a eller 2a oktober. Lisa Pettersson är sugen på att hålla i utbildningen, vi lagar mat. VL-utbildning den 19e oktober, matig fika innan eller efter utbildningen för alla VL. Träffpunkten bokad från Motioner RÅM 2015 Sju motioner har skrivits för att skicka in till FS. Linus föredrog kortfattat för dessa och efter avstämning i styrelsen bestämdes att motionen Policy ska diskuteras närmare vid nästa möte och att styrelsen ställer sig bakom resterande motioner för korrigering och ivägskickande. Styrelsen fattade således beslutet att stödja följande motioner; Fadderförening, Lokalisering av RÅM och MOVE, Nätverkspott, Profilmaterialspott samt Valberedning, med reservation för att justeringar av formell karaktär får göras av Ida och Malin. 12. Rekrytering och marknadsföring inför hösten 12.1 Fördelning av affischeringsområden. Infomötesaffischer och valaffischer delades ut, trettio av de senare lämnades till SRK. Valnämnden i Uppsala Kommun har sagt att vi bör fråga innan vi valaffischerar på ställen som kan vara vallokaler. På Ekonomikum är gången vid hörsalarna inte ok. I övrigt affischeras endast på allmänna anslagstavlor. Alla affischer ska vara uppsatta senast onsdag. Ekonomikum: Jan Engelska Parken: Hannah Nationerna: Linus Gottsunda: Ida BMC, Ångströms och Pollack: Linus kompis Juridiska, Statsvetenskapliga, samt freds och konflikt: Lisa Kåren: Sofie Blåsenhus: Malin

6 +Trappuppgångar etc. 13. Nycklar Nedan följer en förteckning över antalet nycklar som finns och vårt behov. Vi ska i dagsläget ha 13 nycklar, men önskar 17 nycklar. Av de saknade 7 nycklarna, så har 5 lämnats tillbaka, 1 försöker Malin fortfarande få tag på. En av tjejerna, Sabrina Fortkord kan inte hittas i någon av våra kontaktlistor och Lisa Pettersson har heller aldrig hört talas om henne. Malin tror att det kan vara så att hon tillhör SRK och inte oss. SRK kommer vidare att stänga av alla våra nycklar. Malin har kontaktat verksamhetsledarna angående detta. Verksamhet Antal nycklar: Behov: Jourhavande kompis 5 7 Vänner emellan Fadderdelen 1 1 Vänner emellan Storträffen 1 1 Rättvishandel 2 1 Läxhjälp Boende 0 0 Läxhjälp Aktivitetshuset 1 0 PR-gruppen 0 1 Valberedningen 1 0 Styrelsen 2 6 Tanken är att SRK vill ha alla nycklar registrerade. Vi hör av oss när vi vet vilka som ska ha vilka nycklar. Vi har 13 nycklar som ska fördelas och omregistreras och antecknas på en lista, var och en ansvarar för att deras verksamheters nycklar går igenom denna process. 14. Rekryteringsmaterial på engelska Vi bör tydliggöra vilka verksamheter som har möjlighet att ta emot icke-svensktalande frivilliga. Layout ska kollas upp. 15. MOVE VL har blivit informerade. Malin håller koll på anmälningar. Från Läxhjälp Boende har en VL och en frivillig anmält sig. 16. Övriga frågor 16.1 Verksamhetsfolder till SRK SRK har hört av sig för att kunna sammanställa var, när och hur våra verksamheter hålls. Vi bifogar vår folder med information, dock inte detaljerat om tider Föreningshandbok Mallen finns i mötesunderlag och fick positiv respons av mötet. Vi fortsätter utveckla den via Facebook och fördelar där skrivansvar, tanken är att handboken ska bli några sidor lång Temakvällar

7 I mötesunderlaget finns ett utkast till ett utskick till verksamheterna, som bemötte positivt av mötet. Ska skickas ut till VL och frivilliga för att verkligen peppa så att det kommer folk, med krav på att meddela om närvaro. Vi finansierar höstens två temakvällar. Första temakvällen är styrelsens och hålls onsdagen den 8e oktober på Sensus. Tanken är att bjuda in personer från Stockholm Syd och någon från FS för att prata om tillgänglighet och mångfald. Därefter övergår det till diskussion på temat metoder för civilsamhället Fika/infokväll för VL Se Lokalbokning Användarnamn och lösenord ska läggas in under Viktig info i Dropboxen. VL ska antagligen också få sina inloggningsuppgifter snart, förhoppningsvis Försvarsmaktsbesök Stockholm Syd har bjudit in till ett arrangemang om besök på Försvarsmakten den 24e september med temat FN-resolution 15:25 om våld mot kvinnor. Vi får även information om regementet och se ett krigsfartyg eller två. Diskussion om Försvarsmakten jämfört med RKUF leds av en kommendör som arbetat med FN. Var och en tar ställning till sitt eventuella deltagande Medlem Viktigt rekrytera fler medlemmar under 25 för att kunna få bidrag från Ungdomsstyrelsen Terminsprogram Terminsavslutning den 16e december från kl 18. Träffpunkten har bokats. 17. Nästa möte Nästa möte kommer att hållas den 25e september kl 18:30. Linus är mötesansvarig. 18. Mötet avslutas Mötet avslutades.