Mötesprotokoll för STYRELSEMÖTE

Transkript

1 1 Mötets öppnande. Simon Rose förklarar mötet öppnat klockan Val av mötesordförande. Simon Rose väljs till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare. Markus Lyckman väljs till mötessekreterare. 4 Val av justerare. Linnéa Wallenholm och Calle Nilsson 5 Ytterligare punkter till dagordningen. 10 Två diskussionspunkter, punkt f Nationell fest och g möte med Folk & Försvar. 11 Ett kostnadsförslag, punkt d Nya häftpistoler 6 Fastställande av dagordningen. Fastställs med ändringar enligt 5 7 Adjungeringar med yttranderätt Inga adjungeringar detta möte. 8 Genomgång av föregående mötesprotokoll. Föregående mötesprotokoll gås igenom. Alexandra Bro anländer 17:32 9 BESLUT a) Tidningen beslut rörande antal nummer per år. Kommer att bli marginellt dyrare, men med annat papper, 32 sidor och tjockare omslagspapper. Formatet på tidningen kan även ändras, något större än i dagsläget är samtliga överens om är bra. Ändringarna ska inte påverka bidrag och liknande. Format får bli en senare fråga. Beslut fattas att ge ut tidningen 2 gånger per verksamhetsår. b) Höstens resa

2 Tanken är Balkan. Reseansvarig ser det dock som tight att planera resan och ta in ansökningar innan resan går av stapeln, de datum som är aktuella är 16/11 eller 19/11 (som utresa) eller efter 14/12. 14/12 troligen det bästa datumet för utresa, då det är tidigt i sista delkursen för de flesta. Längden på resan föreslås till 6-9 dagar vilket ger 5-8 faktiska resdagar, då det passar bäst med in- och utresa. Förslag på resmål 14/12-20/12 med resvägen Belgrad, Pristina och Skopje, med kostnadsförslag som kommer senare. Beslut fattas rörande resmål och tidsram enligt förslag. 10 DISKUSSIONSPUNKTER a) Mentorskapet bland annat ansökan till mentorskapet från andra föreningar. Det är många individer från andra lokalföreningar som vill söka, det är styrelsens åsikt att dessa ska bli medlemmar i UF Stockholm. Samma sak som gäller för exempelvis resan. b) Bli aktiv kvällen samt höstfest. Många individers medlemskap löper ut inom kort, föreningen behöver förnya dessa eller ragga nya medlemmar. 18/9 ska en bli aktiv kväll ordnas med korvgrillning, pub och lite Valvakan förra hösten var en lyckad kväll, en liknande fest bör anordnas för att locka många medlemmar till något lättsamt, som en motvikt till det tämligen allvarstyngda programmet. En talarpub med tema svensk utrikespolitik, exempelvis. Frågan bordläggs dock. c) Ansökningar till styrelsen. Ingen rapport från valberedning rörande mängden sökande, svårt att veta hur mycket vi behöver marknadsföra att det finns sökbara poster med andra ord. d) Introduktionsföreläsningar. Flera introduktionsföreläsningar behöver hållas. Varumärktet UF Stockholm är starkt för tillfället och bland annat SUS har kontaktat för hjälp med planering och utförande av en vecka med miljötema. Det gäller att ta tillvara på detta och föra ut ordet i nya klasser. e) Ny skrivare - snabb info efter styrelsemötet. Ny skrivare och ny kod, information ges efter mötet. f) Nationell fest

3 Markus och Simon har kollat på lokal, denna är grym och passar behoven perfekt. Den är dock lite dyr vilket gör att kuvertpriset blir 450: - p/p, UF Stockholm bör stå för underhållning som ett slags start-up cost då det kan ses som en investering i något som bör bli en institution och årliga tradition. Enda problemet är att UFS inte bestämt datum, vilket försvårar planeringen något. Inget beslut fattas i dagsläget, frågan bordläggs till nästa möte då ett kostnadsförslag ska presenteras. g) Möte med Folk & Försvar Markus, Simon och Linnéa var på möte med FoF rörande ett strukturellt samarbete. De vill ha hjälp att marknadsföra sina evenemang (och nå en yngre publik) samt ragga spelledare till minister för en dag, de kan ställa upp med moderator till seminarier samt samarbete rörande seminarier på regelbunden basis. Löpande kontakt med FoF rörande detta samt för att lösa ut formerna för en bra samarbetsstruktur bör hållas under hösten. 11 KOSTNADSFÖRSLAG a) Kostnadsförslag kick-off 22 september. Detaljer enligt bilaga 1. Kostnadsförslaget bifalles enhälligt. b) Bli aktiv kväll. (ej bifogat). Kommer att äga rum den 18/9, UF köper korv och bröd (även veg.) för max 800: - Kostnadsförslaget bifalles enhälligt. c) Kick-off mentorskap. Detaljer enligt bilaga 2. d) Nya häftpistoler för affischering Häftpistolerna har gått sönder, förslag på att köpa två nya till en maxkostnad på 1000: - Kostnadsförslaget bifalles enhälligt. 12 UFS UFS har årsmöte i Malmö den 29/9. Den gamla och nya (ännu ej vald) UFS-representanten samt Simon åker på detta. 13 ÖVRIGA FRÅGOR Inga övriga frågor.

4 14 GENOMGÅNG AV UPPGIFTER INFÖR NÄSTA MÖTE Redaktionen: Anton jobbar med layouten till tidningen. Ser över olika offerter för tidningen. Reseansvarig: Se över resmålen och kostnader. Få ut affischer. Kontakta myndigheter och institutioner. Ta emot anmälningar. Kassör: Genomgång av budget med Linnéa och Simon. Se över samtliga utskotts utgifter. Program- & aktivitet: Ordna med det sista inför höstschemat. Ordna inför överlämningen. Ordförande: Ge Calle fakturor och dylikt. Ändra powerpoint på onsdag kväll (introföreläsning). Fixa reseaffisch (10/9). Göra bli aktiv affisch. Köpa saker till bli aktiv kvällen. Ekonomimöte med Calle. Kontakta individer som kan vara mötesordförande samt en sekreterare till höstmötet. Finna revisor till höstmötet. Skicka ut medlemsbrev. Mentorskap (& sekreterare): Gå igenom ansökningar till mentorskapet med Lenita samt ordna urval. Genomföra kick-off med mentorskapsprogrammet. Köpa häftpistoler till affischering.

5 15 FASTSTÄLLANDE AV DATUM OCH JUSTERARE FÖR NÄSTA MÖTE Nästa möte äger rum tisdag den 24/9 klockan Till justerare tillika fikaansvarig utses Linnéa Wallenholm, samt vid nästa möte en av de nyvalda ledamöterna. 16 MÖTETS AVSLUTANDE Mötet förklaras avslutat klockan 18:45.

6 Kostnadsförslag: Utrikespolitiska Föreningen Stockholm Avsändare Presidiet Kick-off för gamla och nyvalda i styrelsen Sammanfattning Den 22:a september ska vi ha en kick-off för de nyvalda inom styrelsen och de som avgår. Vi samlas gemensamt under eftermiddagen för att först ha ett gemensamt möte och genomgång, sedan får alla ha en stund av enskilda överlämningar. Kl 16 inleds ett spel med en person från Folk och Försvar Minister för en dag som simulerar olika regeringar under ett händelseförlopp. Efter detta går vi kl och äter gemensam middag. Kostnadsspecifikation, inköp av muggar: Fika m.m kr Kostnad för middag kr Totalt: kr

7 Kostnadsförslag: Utrikespolitiska Föreningen Stockholm Avsändare Markus Lyckman! Kick-off UF Stockholm mentorskapsprogram HT-13 Sammanfattning Den 30/9 är det dags för mentorskapsprogrammets kick-off och jag ämnar boka Wallenbergsalen i juristernas hus, bjuda mentorer och adepter på mat och dryck samt har anlitat en mentorskapskonsult som håller en introduktionsföreläsning om mentorskap. Kostnadsspecifikation Lokal: 2500: - (inkl. moms). Mat: 70: - p/p (upp till 2100: -) Mentorskapskonsult: 1250: - (999: - exkl. moms). Totalt: 5850: - Motivera: Då Bojan är otroligt slitet och erbjuder mycket att önska rörande till exempel ljudsystem och projektor önskar jag hyra Wallenbergsalen i Juristernas hus. Därtill önskar jag bjuda mentorer och adepter på mat och dryck, för enkelhetens skull kommer det att köpas färdig portion från restaurang eller cateringtjänst. Tidigare år har även en mentorskapskonsult bokats, något som uppskattas mycket av både mentorer och adepter, därför avser jag att även i år göra detta. Den höga kostnaden kan förklaras med att 1) det är en maxkostnad för lokalen (kan bli 500: - lägre) 2) högt räknad kostnad för mat, både avseende antal portioner och kostnad p/p. Dessutom betalar Statsvetenskapliga institutionen halva kostnaden, så den faktiska summan för UF blir som högst 2925: -. Verksamhetsår: 2013 Styrelsemöte: 10, den 10 september Org.nr: !!!!!!!!!!

8 Markus Lyckman, Sekreterare Linnéa Wallenholm, Justerare Calle Nilsson, Justerare