Protokoll. Utrikespolitiska Föreningen Stockholm, Tisdagen den 15 februari 2011, 18.00, Förmansvägen 20, Stockholm

Transkript

1 Protokoll för STYRELSEMÖTE Utrikespolitiska Föreningen Stockholm, Tisdagen den 15 februari 2011, 18.00, Förmansvägen 20, Stockholm Närvarande: Lina Irstad, Lotta Bobjer, Sara Andegiorgis, Niosha Esfahani, Matilda Kilström, Adam Olsson, Oskar Gustafsson, Maria Gasch, Björn Pålsson, Ermis Klempetsanis, Viktoryia Kromchanka, Max Lempriere, Boris Ajeganov och Kaan Korkmaz. 1 Mötet öppnas av Lina Irstad. 2 Lina väljs till mötesordförande. 3 Sara väljs till mötessekreterare. 4 Ermis och Adam väljs till justerare. 5 Sara, Lina, Adam tillägger ytterligare punkter till dagordningen, under Övriga frågor. 6 Dagordningen fastställs. 7 Kaan inadjungeringas. 8 Genomgång av beslutsprotokoll från föregående styrelsemöte 9 MÖTESORDNINGEN STYRELSEMÖTEN a) Frekvens: Styrelsemöten bör hållas varannan vecka. b) Ordning: Ordningen på styrelsemöten är handuppräckning och att ordförande ger ordet. Man får prata på svenska om man inte vill prata på engelska. c) Beredning: Beslutsunderlag ska vara inskickat till styrelsen senast två dagar innan styrelsemöten. Beslutsunderlaget ska vara inskickat på ett eget dokument där man motiverar vad det är man vill ska beslutas om. d) Fika/Justeringspersoner: Två personer utses att ordna fika (för högst 150 kr)och justera protokoll. 10 STYRELSENS ANSVAR a) Stadgarna: Det är viktigt att styrelsen känner till stadgarna. I stadgarna framgår också föreningens värdegrund. b) Ekonomi: Styrelsen är ansvarig att ta förnuftiga beslut. Upp till 150 kr inköp på egen hand är tillåtet. Alla inköp ska redovisas. Varje styrelsepost kommer att få en budget. Inköp upp till 500 kr kan presidiet besluta om.

2 c) Kostnadsbeslut: Kostnader över 500 kr beslutas om på styrelsemöten. Kostnadsförslag som skickas på mail ska skickas till hela styrelsen där tidsmarginal (minst 2 dagar) anges. Hälften av rösterna måste vara ja-röster för att förslaget ska gå igenom. Därefter tas kostnadsförslaget upp på nästa styrelsemöte så att det protokollförs. d) Kontakt med media: Vid kontakt med media hänvisar vi till ordförande och vice ordförande. Det är viktigt med ett bra bemötande! 11 PRAKTISKA UPPGIFTER OCH FÖRDELNING INOM STRYELSEN a) Information utskott emellan/till medlemmar: Personligt ansvar att informera sig om vad som händer i resten av verksamheten. PGU skickar ut information till styrelsen innan varje aktivitet. Skicka information till Ylva om aktuella händelser så att hon informera medlemmarna via hemsidan. Veckobreven kommer också skickas ut. b) Personlig presentation till hemsidan: Skicka den till ordförande ikväll! c) Mail-korrespondens: Det är viktigt att man svarar på mail - kort svar räcker. Man bör kolla sin mail en gång per dag. Till en början är det bra om man ok:ar inkommande mail, annars räcker det om man svarar på förfrågan. Om PGU med kort varsel ropar efter hjälp bör man svara ja eller nej. Åker man bort meddelar man styrelsen om datum och hur man nås hänvisa också till vem man kan kontakta under tiden. d) Infobord och klasspresentation: Ambitionen är att hålla infobord varannan vecka. Bra tillfällen att träffa medlemmar. Bara på Stockholms universitet p.g.a. vår kapacitet. För klasspresentationer går man två och två. Lista över vilka klasser där klasspresentation gjorts ska upprättats. Vid klasspresentationer dela ut pamfletter och hänvisa till hemsidan. e) Nycklar och kort: Oskar tar ett kort! Adam har kort och en nyckel. f) Budgethantering: Blanketter för kvittohantering finns på kontoret, dessa ska fyllas i och lämnas i kassörens fack på kontoret. Var specifik vid kvittohantering, under kostnadställe fyller man i sin styrelsepost. Skriv en lapp för medlemsavgifter, entréavgifter och andra intäkter (t.ex. Ui). Lägg i pengarna i det blåa kassaskrinet och lämna lappen i kassörens fack. 12 BUDGET Vi har kr under ett år, dock olika summor på kontot hela tiden. Vi kan dock inte förfoga över alla pengar. Alla presenterar sitt budgetförlag för sin post. Redaktörerna: kr. Tidningen är den största kostanden. Redaktionen kommer att få en lägre kostnad för tidningen än föregående år beror på byte av tryckeri. Mycket ineffektivitet kan förbättras. På nuvarande tryckeri är 1000 exemplar minimum. Ungefär 600 exemplar går åt. Bra att lämna på studiebesök. Redaktionen välkomnar förslag på var man kan lämna tidningen.

3 PR-ansvarig: 1500 kr. Samma kostnader som förra året det mesta sköts via dator. Kostnader är för bl.a. flyers, visitkort, och koppar. Affischer kostar inget. Om affischerna ska bli roligare kostar det dock. Om det går kan man lägga ner lite pengar på affischerna. Mentorskapsansvarig : kr. Överenskommelsen med Statsvetenskapliga institutionen är att de också betalar kr för mentorskapet. Aktivitetsansvarig: kr. Reseansvarig: Förra årets kr känns lite. Ambitionen är att satsa lite mer. En större resa och en kortare. Ambitionen är kunna bidra till med lite pengar till båda resorna. Medlemsvård: kr istället för kr. Då skulle resegruppen kunna få mer pengar. PGU: kr. pengarna går till presenter, blommor, PGU- möten en gång i månaden, Vad gäller salar ska vi försöka att inte använda juristernas salar då de kostar 1000 kr per gång. I PGU:s kostnader är inte resekostnader inräknade. Medlemsvård: kr. Bli aktiv-träff: 4000 kr per gång. 2 gånger/år. Föreningsutveckling: T.ex. kickoff. Det finns möjlighet att gå på kurs anordnade av LSU. Administrativt: Bokföringsprogram: ca 1000kr. Det är bra att ha pengar som inte är bundna till något speciellt. 12 PÅ GÅNG a) Bli aktiv träff: En informationskväll där vi presenterar vad vi gör. Vi bjuder på lätt tilltugg och varje utskott får presentera sig. Vi preliminärbokar 9:e mars, kl på Bojan. Huvudansvariga för att ordna Bli aktiv-träffen är PGU, aktivitetsgruppen och medlemsansvarig. b) Kickoff förslag på kickoff är: laserdome och Ermis landställe. Ermis kollar mars, och mars. Även Adam kollar om vi kan ha vår kickoff på hans lantställe. 13 KOSTNADSBESLUT a) Visitkort: är ett bra ställe. Visitkort med info@ufstockolm.se finns tillgängligt för alla. Omröstning mellan förslag 1 (visitkort till ordf., vice ordf.. programansv. och aktivitetsansv.) och förslag 2 (förslag 1 + visitkort till redaktörerna). Förslag två blev igenomröstat! Boris fixar visitkorten.

4 b) Ansvarig utgivare: måste bytas från Dan till Ermis och det Kostar 600 kr. Omröstningen godkänner att Ermis blir den nya ansvariga utgivaren. Ermis fixar ändringen! c) Tryckning av tidning hänger kvar från gamla styrelsen: Styrelsen godkänner kr och postutskick, men INTE hyrning av bil! d) Tilltugg till TEDxFrescati: Styrelsen godkänner att PGU bekostar tilltugg för TEDxFrescati för 400 kr. 12 SAMLAD KALENDER Boris: Till nästa gång ordnar Boris en gemensam kalender för att förenkla kommunikationen. Vi börjar med en mindre gemensam kalender. Kravet för att en gemensam kalender ska fungera är att alla har ett gmail-konto. Boris har ansvar för att upprätta ett konto/kalender. 13 UFS Kaan har varit på möte i helgen: Statsbidraget kommer att betalas ut nu i veckan, kontonummerr behövs så fort som möjligt. UFS ska göra en bidragslathund så man vet vilka stöd man kan söka. Svenska spel utgör den största delen av statsbidraget. Vi är redovisningsskyldiga. Sista mars är deadline för att redovisa förra årets pengar till svenska spel. Vi är redovisningsskyldiga till Forum Syd - viktigt! UFS kommer frysa pengar och man kommer därför inte kunna söka projektbidrag kr måste sparas. UFS utvecklar en policy för att bli en aktör i media. Detta kräver att alla lokalföreningar ger sitt mandat till UFS att uttala sig för alla UF- föreningar. Vi vill ha mer koll på vad UFS vill göra med vår fullmakt. Men vi är dock positivt inställda till initiativet. Vi fortsätter diskutera frågan. 1-2 april Konvent i Uppsala. På söndagen äger Forumdagen rum. Det kostar. Om vi har en monter, ansvarar Oskar. UFS betalar resor, övernattning och inträdeskostnader: ca 350 kr. I priset ingår, logi, resa, inträde, 3 fikakuponger. Vi är inte nöjda med priset! Frågor som styrelsen vill ta upp på forumdagen är hur man attraherar nya medlemmar och hur lokalföreningar kan dra nytta av UFS mer än det som görs. Almedalen: UFS kommer vara där 3-7 juli. Boende är ordnat för 50 personer. Förra året bistod UFS med 20% av kostnaderna. Vårt förslag är att alla kostnader för 3 personer betalas av UFS, men att man får fördela hur man vill till 5 personer. Vi kan dock skicka fler om vi betalar. Det förväntas att man representerar UFS. UFS vill öppna en ny UF-förening, på Linnéuniversitet. Kan resultera i mindre pengar för redan befintliga UF-föreningar. 14 ÅTERRAPPORTERING a) Överlämning Redaktionen: Det gick bra. Grafiken kommer att ändras. Diskuterar namnbyte.

5 Stockholm journal of international affairs. Mer professionellt. Nya skribenter. Pr-ansvarig: Allt har gått bra. Sekreterare: Har inte fått tag på förra sekreteraren. Mentor och Bidragsansvarig: Allt har gått bra. Aktivitetsansvarig: Allt har gått bra. Kassör: Har ännu inte fått en överlämning. Reseansvarig: Det har gått bra Medlemsansvarig: det har gått bra. Ett förslag är att överlämningen överlappar med förra styrelsen så att överlämningen sker smidigare. 15 MEDDELANDEN a)presidiet: b)styrelsen: Minst 4 personer till seminarier behövs. Risken är att det blir för få personer finns tillgängliga och som kan hjälpa till. 16 ÖVRIGA FRÅGOR Saras punkt angående att senarelägga aktiviteter diskuteras och ska fortsätta diskuteras. Vilket språk ska vi bruka under möten? Alla är eniga om att använda engelska så långt det går. Men naturligtvis får svenska användas. Frågan om vi ska bära likadana t-tröjor under seminarier lyfts. Alternativet är namnbrickor. Diskussionen fortsätter. Inbjudna talare får gärna hålla föredrag på engelska, men vi välkomnar även svenska talare. 17 GENOMGÅNG AV ANSVARSUPPGIFTER TILL NÄSTA MÖTE Överlämning ska vara klar! Redaktionen: Budget, ändra ansvarig utgivare, fråga om lantställe. Sara: Renskriva protokollet och skicka in presentationen. Boris: Twitter feed, googleprojekt, lägga upp Facebook event. Björn: Mentorskapsprogram, bidrag till UFS, LSU konferens Maria/aktivitet: Börja arbetet, lägga upp foton på oss på hemsidan. Kassör: Prata med Eric, Svenska spel grant och kolla upp bokföringsprogram Niosha: sätta ett datum för ett resemöte, kontakta Ylva för webbsidan. PGU: Fortsätta arbeta. Kontakta Per Lund på samhällsvetarföreningen. Oskar: väntar på bekräftelse Lotta: Skicka in presentationen Lina: Prata med Johan och Dan. 18 FASTSTÄLLANDE AV DATUM OCH JUSTERARE TILLIKA FIKAPERSONER FÖR NÄSTKOMMANDE MÖTE 3:e mars kl 18.oo på Bojan.

6 Lotta och Boris utses till justerare och tillika fikaansvariga. 19 MÖTETS AVSLUTANDE Mötet avslutas kl Sara Andegiorgis, Sekreterare Adam Olsson Justerare Ermis Klempetsanis Justerare