Protokoll: Styrelsemöte. Utrikespolitiska föreningen i Uppsala den 14 december 2015

Transkript

1 Uppsala den 14 december 2015 Protokoll: Styrelsemöte. Utrikespolitiska föreningen i Uppsala den 14 december Öppnande av möte Mötet öppnades kl Närvarande: Brors, Åström, Gladh, Englund Davidsson, Gzrechnik Mörk, Boman, Ingemarsson, Hernnäs, Pålsson, Persson, Aldin Frånvarande: Marköö, Hallerby, Runold Firmatecknare: Linnéa Åström, ordförande; Vendela Runold, vice ordförande; Linnea Englund Davidsson, kassör. 2. Val av sekreterare (1) och justerare (2) Brors väljs till sekreterare kl och Gzrechnik Mörk och Gladh till justerare kl Godkännande av kallelseförfarandet Kallelseförfarandet godkänns kl Godkännande av dagordningen, samt anmälan av övrig fråga Dagordningen godkänns kl med följande ändringar: Punkt 17 flyttas ner till punkt 18. Punkt 21 flyttas upp till 17. Gzrechnik Mörk, Pålsson och Englund Davidsson anmäler övriga frågor. 5. Föregående mötesprotokoll Föregående mötesprotokoll finns på hemsidan. 6. Inadjugering av Anna Lundborg Regnér, projektledare för UMUN Styrelsen beslutar att inadjungera Anna Lundborg Regnér kl Rapporter från styrelseledamöter Ordf. och vice: Sedan förra mötet har Runold och Åström gått på kurs om mötesformalia, haft utvecklingssamtal, möten med UMUN samt jobbat med hemsidan. Kassör: Englund Davidsson har utvecklat en ekonomisk policy för långsiktigt sparande, gjort riktlinjer för projektfinansiering, deklarerat, jobbat med resegruppen samt arbetat med rutinarbete. Medlemssekreterare: Brors har arbetat med rutinarbete, gjort ett utkast till miljöpolicy och arbetat med ändring av kuverteringspraxis.

2 PR-ansvariga: Pålsson och Aldin har gjort klart det sista inför jul. Det har inte varit lika mycket respons som tidigare på UFs events. Aldin har arbetat fram ett utkast till en ny grafisk profil. Under våren kommer vi förhoppningsvis ha en ny profil. Programsekreterare: Programverksamheten rullar på bra, det har varit ett högt deltagande jämfört med tidigare år. Det kommer ett samarbete med FEMJUR under mars. Programsekreterarna har bokat in ett par enstaka namn under januari och februari samt genomfört enkät, och utvärderat det höga föreläsningsantalet under hösten. Redaktörer: Uttryck har deadline på fredag 18 december. Redaktörerna har varit på tidningsgala och ett seminarium med The Blank Spot. Ett samarbete med dem verkade inte så rimligt. Korrekturläsningen går bra, medan det är lite stressigt med layouten. Redaktörerna funderar på att ta fram en ny webbtidning eventuellt efter jul. Aktivitetsansvarig: Aktivitetsgruppen har varit på Utrikesdepartementet, vilket var väldigt lyckat, samt haft en framgångsrik filmvisning. Aktivitetsansvarig och -assistent har pratat om att ha en filmvisning en gång i månaden under vårterminen. Det finns även planer på att besöka UNESCO. Persson har också planerat gasquen, som är planerad till lördag den 26 mars på Värmlands Nation. Datumet kommer med störst sannolikhet ändras. Karriärdagen är planerad till den 30 mars på Östgöta Nation. Boman lämnar mötet Boman kommer tillbaka Reseansvarig: Resegruppen ska åka till Kuba och Marocko och biljetter är bokade. Verksamheten rullar på bra och Gladh arbetar med att boka in studiebesök under de två kommande resorna. UFS-representant: Hernnäs har utvärderat forumhelgen samt jobbat med bidragslathund, UF Uppsalas äskning till UFS är beviljad och föreningen kommer därmed få 5500 kr. Anställningen av kanslisten är undertecknad och han blir formellt anställd efter jul. Visionsarbetet kommer läggas på hyllan för ingen i förbundsstyrelsen har tid eller lust att arbeta med en vision för UFS, samt att det inte verkar vara prioriterat hos medlemsföreningarna. UFS har tillsatt projektgruppen för Almedalen. Radioansvarig: Det har varit lite problem i radion, som Boman ska tänka på under julledigheten. Mötet tar paus Mötet öppnas igen Fastställande av Per Capsulam-beslut, UFs andra resa Bakgrund: Som ett av tre förslag röstade resegruppen igenom Marocko som destination för UF:s resa i början på februari (preliminärt 3-10 februari). Landets utveckling efter protesterna 2011, konflikten om Västsahara och det regionala säkerhetsläget är frågor som skulle kunna vara intresse för resegruppen att titta närmare på. Därför föreslås Marocko (närmare bestämt Rabat och Marakech) som destination för UF:s första resa under vårterminen.

3 Styrelsen beslutar att UF:s nästa resa går till Marocko under drygt en vecka runt den 3-10 februari 2016 kl Fastställande av Per Capsulam-beslut, UFs tredje resa Bakgrund: På resegruppens uppstartsmöte den 10/11 röstade ca 22 medlemmar om Utrikespolitiska föreningens nästa resmål. I valet mellan Burma/Myanmar och Kuba röstade en stor majoritet för resmålet Kuba med tidigt i februari som given tidpunkt och en approximerad budget på kr. Med hänsyn till i första hand pris och i andra hand möjligheten till längre planeringstid ändrades de föreslagna datumet istället till i början på april (ex april), en ändring som lyfts med de som redan anmält intresse samt i resegruppens facebookgrupp till ett i princip unisont godkännande. En resegrupp för resan kommer dock att formas redan i slutet på november 2015 för att möjliggöra bokning av billigare flygbiljetter. I skrivande stund (18/11) har 7 personer formellt anmält intresse. Med anledning av det stora visade intresset för resmålet bland många medlemmar under höstterminen och under uppstartsmötet, samt med tanke på den politiska och ekonomiska förändringstid Kuba just nu befinner sig i, föreslås alltså Kuba som destination för vårterminens andra resa. Styrelsen beslutar att Utrikespolitiska föreningens andra resa under vårterminen 2016 går till Kuba under ca 12 dagar vecka kl Anna Lundborg Regnér kommer in på mötet Information från UMUN Bakgrund: Anna Lundborg Regnér, projektledare för UMUN kommer att berätta om hur arbetet med UMUN går. Eventet kommer att gå av stapeln i januari så projektgruppen är just nu i den sista fasen av planeringen. Arbetet med planeringen av UMUN går bra, dock är det lite intensivt. UMUN kommer att få välkomna en delegation från Nigeria, delegater från Tallinn samt en hel del internationella studenter på UU. Deadline för att ansöka om att bli delegat kommer eventuellt att hållas öppet längre än planerat. De sociala eventen för konferensen är klara. Anna Lundborg Regnér lämnar mötet Ungefärligt halvårsresultat Bakgrund: Englund Davidsson presenterar ett ungefärligt halvårsresultat för styrelsen. UFs ekonomiska verksamhet har gått bra; vi har fått många nya medlemmar vilket har gett oss medlemsavgifter som redan nått upp till det budgeten föreslog. Vi kan förvänta oss lite mindre intäkter under våren men mer kostnader. Uttryck har varit lite dyrare än planerat hittills, men det är också en konsekvens av det ökade medlemsantalet. 12. Kort utvärdering av terminen

4 Bakgrund: Som del av det nya hälsofokuset i UF har inga mätbara mål satts upp för denna termin, men det är ändå bra med en kort diskussion kring hur terminen har gått. Englund Davidsson upplever att gruppdynamiken har varit bra och atmosfären likaså. Aldin tycker att, trots att det går bra, så känns det inte alltid som att allt går som smort. Pålsson håller med om att det har varit väldigt stressigt, vilket kan ha att göra med att det har varit väldigt många föreläsningar. Åström påpekar att man skulle kunna ha färre föreläsningar, med varierande storlek. Gzrechnik Mörk har tänkt att de ska börja experimentera lite med olika tider samt antal föreläsningar per vecka. Ha fler, kortare och mer effektiva möten föreslår Brors. Månadsskiftet januari/februari kommer programverksamheten igång igen. 13. Långsiktig policy för ekonomi och sparande Bakgrund: Se bilaga Eftersom UF Uppsala besitter stora tillgångar, är det nyttigt att vi har en policy för hur vi ska spara pengar. Styrelsen beslutar att antaga den föreslagna policyn för UFs långsiktiga sparande kl Persson går från mötet Persson kommer tillbaka Policy för projektfinansiering Bakgrund: Se bilaga Styrelsen beslutar att antaga den föreslagna policyn för projektfinansiering kl Ändring av kuverteringspraxis Bakgrund: Brors har ett förslag på hur man skulle kunna förändra vår nuvarande kuvertering och har räknat på vad detta skulle kosta oss, samt vilka fördelar det skulle ge. Styrelsen beslutar att testköra den nya praxisen under två månader, för att utifrån medlemmarnas respons kunna ta ett definitivt beslut som framtida styrelser får ärva. 16. Miljöpolicy Bakgrund: Se bilaga 3. Styrelsen är positiv till policyns innehåll och syfte, och de förtroendevalda som har synpunkter eller förslag uppmanas vända sig till Brors. Styrelsen beslutar att bordlägga föreslagna miljöpolicy i sin nuvarande form kl Lån av projektor till UPS Bakgrund: Ett utskott i UPS har hört av sig om ett intresse av att låna UFs projektor. Hur ska vi förhålla oss till denna typ av samarbete? Styrelsen tycker det känns OK. Åström skriver ett avtal med deras ordförande.

5 18. Utformning och inköp av tillhörighetsband och föreningsnålar Bakgrund: Nationer, föreningar, grupper och övriga sammanslutningar i Uppsala har tillhörighetsband, vilka bärs till högtidsdräkt/frack eller vid andra extra speciella tillfällen. Skaffandet av egna tillhörighetsband har diskuterats tidigare, och de skulle vara ett festligt och stilfullt sätt att markera tillhörighet till föreningen. Banden kommer på rullar, och om de förvaras i en låda, är en längre rulle band en investering som räcker långt fram. Ett band mäts till cirka 30 cm. Bandet fästs vid frack tvärs över skjortbröstet, medan det för klänningsbärare viks till en rosett. Dessa rosetter kan efter vikning antingen sys fast vid en säkerhetsnål och på så sätt fästas vid klänningen eller fästas med hjälp av en längre nål med föreningsemblem på. Frågan är därför om vi även vill köpa föreningsnålar. Dessa kan även fästas på kavajslag. Då UF:s grafiska profil även varit uppe för diskussion, är även frågan hur vi skulle vilja utforma band och nålar. Åström har fått en offert av Runold och frågan som styrelsen ska ta ställning till är om vi vill ha nålar och/eller band. Gladh tror att det inte finns så stort intresse hos medlemmarna. Pålsson tycker att det är en viktig tradition. Åström berättar att man förmodligen måste beställa stora kvantiteter. Styrelsen säger nej till föreningsnålar och den generella frågan om tillhörighetsband och föreningsnålar ska remitteras samt bordläggas. Mötet tar paus Mötet öppnas igen Hallerby kommer in på mötet Uttrycks kostnader och annonsintäkter Bakgrund: UFs tidigare revisor lämnade till förra styrelsemötet in ett PM med förslag och uppmaningar till styrelsen. Denna gång kommer vi, enligt hennes uppmaning, att närmare diskutera Uttrycks kostnader och tidningens annonsintäkter. Kostnaden är väldigt hög och vi har inte haft några annonsintäkter på väldigt länge. Tidigare har Uttryck haft annonsintäkter vilket inte är läget längre. Frida har pratat med sponsringsansvarig Elin Noring som säger att det ofta är så att företag som är intresserade av studenter riktar sig hellre lite mer fokuserat - som t.ex. programföreningar framför en så bred förening som UF. Ingemarsson förstår det principiella i att försöka få annonsintäkter men tror att Uttryck ger oss mycket med sin goda kvalitet som t.ex. medlemsintäkter. Hallerby anmärker på att Noring inte har haft så mycket tid till annonsarbetet och att det kanske är den aspekten vi borde jobba på. Hallerby och Gzrechnik Mörk tycker inte att det ser så bra ut med annonser i tidningen. Sammanfattningsvis tycker styrelsen att det är eftersträvansvärt med annonser så länge de går i linje med tidningens tema och layout. Persson tycker det går emot våra problem med eko-

6 nomiska överskott; Englund Davidsson berättar att vi med extra annonsintäkter har mandat att gå utanför budget (t.ex. köpa ett redigeringsprogram eller liknande). Noring fortsätter med sponsringsarbetet och redaktörerna får mandat att välja vilka annonser som är rimliga. Hernnäs tycker att UFs events borde finnas i Ergo under deras sektion Coming up. 20. Val av facilitator Bakgrund: Studentkårens mötesutbildning gav många bra rekommendationer, en av dessa var att välja en mötesfacilitator inom styrelsen. Detta är en inofficiell post med syftet att göra styrelsemöten så effektiva och demokratiska som möjligt. Runold har redan visat intresse för uppgiften men det skulle vara bra att välja två facilitatorer då alla inte alltid kan vara med. De som väljs får gå studentkårens utbildning i vår för att lära sig mer om rollen. Framförallt är uppgifterna att hålla koll på talartid, härskartekniker samt argumentsfallasier. Gzrechnik Mörk och Ingemarsson ska också gå utbildningen och kanske sedan få förtroende i styrelsen som facilitatorer. Styrelsen beslutar att välja Vendela Runold till facilitator kl Datum för vårkickoff, Get Active-mingel och utvärderingsmöte Bakgrund: Med våren kommer en till kickoff samt ett utvärderingsmöte. Vad vill vi göra på kickoffen och när ska dessa hållas? Brors och Hallerby tycker att alla, såväl styrelse som ämbetspersoner, borde vara med på kick-offen. Persson och Hallerby vill åka på en utomlandsresa, dock håller de med resten av styrelsen om att det inte passar sig för kick-off. Styrelsen kommer överens om att att en dag bygdegård samt övernattning vore en trevlig kick-off. Preliminärt datum bestäms till 13 februari. Sista veckan i januari kommer UF att ha sitt Get Active-mingel på Uplands Nation. Utvärderingsmöte bestäms inte till något bestämt datum utan endast till efter tentaperioden i januari. 22. Övriga frågor Gzrechnik Mörk: Vill avsätta 600 kr till present till vaktmästeriet. Styrelsen godkänner det. Vi kan få gå guidad tur i januari innan de stänger Universitetshuset för renovering. Gzrechnik Mörk vill ha styrelsens åsikter på att ha en föreläsning med någon stridit för Peshmerga (kurdiska styrkorna i Syrienkriget). Boman tycker det känns ok. Pålsson tycker att det är intressant men framhåller att Peshmerga är väldigt extrema. Hernnäs tycker att vi lägger in en värdering om vi låter honom föreläsa. Styrelsen kommer fram till att programsekreterarna ska rådfråga polisen och Säpo samt fråga föreläsaren själv om hans syften och vad föreläsningen ska handla om mer specifikt. Mötet tar paus Hallerby och Ingemarsson lämnar mötet Mötet öppnas

7 Englund Davidsson: Englund Davidsson undrar om styrelsen har några tankar om vad sponsringsansvarigas arbete bör inrikta sig på; ett förslag är att hon kan jobba med att få UF att synas i olika kanaler. Pålsson stryker sin övriga fråga. 23. Nästa styrelsemöte samt fikaansvar Nästa styrelsemöte bestäms till 18 januari kl och Englund Davidsson har fikaansvar. 24. Mötets avslutande. Mötet avslutas kl