Protokoll: Styrelsemöte. Utrikespolitiska föreningen i Uppsala den 20 september 2015

Transkript

1 Uppsala den 15 oktober 2014 Protokoll: Styrelsemöte. Utrikespolitiska föreningen i Uppsala den 20 september Öppnande av möte Mötet öppnades kl Närvarande: Marköö, Brors, Hernnäs, Boman, Gladh, Ingemarsson, Åström, Hallerby, Aldin, Englund Davidsson, Runold Frånvarande: Persson, Pålsson, Gzrechnik Mörk Firmatecknare: Linnéa Åström, ordförande; Vendela Runold, vice ordförande; Linnea Englund Davidsson, kassör. 2. Val av sekreterare (1) och justerare (2) Brors blir automatiskt nominerad och vald till sekreterare Englund Davidsson och Ingemarsson väljs till justerare Godkännande av kallelseförfarandet Alla i styrelsen har fått kallelsen och godkänner därmed kallelseförfarandet. 4. Godkännande av dagordningen, samt anmälan av övrig fråga Styrelsen godkänner dagordningen Marköö, Hernnäs, Boman, Gladh och Englund Davidsson anmäler övriga frågor. 5. Föregående mötesprotokoll Föregående mötesprotokoll är justerat och finns på hemsidan. 6. Inadjugering av Viktor Sundman från TCG, Stop illegitimate vetoes Styrelsen beslutar att inadjungera Viktor Sundman från TCG, Stop illegitimate vetoes. 7. Rapporter från styrelseledamöter Ordf. och vice: Runold har undersökt de olika utbildningarna vi i styrelsen ska gå; cirkelledarutbildning, stresshanteringsutbildning och mötesdemokratiutbildning. Hon berättar om studiecirkelmetoden som Folkuniversitetet arbetar med. Åström och Runold har haft möte med revisorn samt föregående revisor. Åström berättar att det fanns en risk att föregående styrelse inte skulle få ansvarsfrihet på grund av bristfällig revision och protokollförande, vilket är något vi måste vara väldigt noggranna med. Kassör: Englund Davidsson har kommit igång med bokföringen och ordnat saker från förra året. Kassaansvaret under föreläsningarna och kvittomallarna har fungerat bra. Som sagt har revisorn varit på besök, och Englund Davidsson diskuterade bland annat bokföringsfrågor och sparande med henne, och planerar att fortsätta diskutera dessa saker med den nya revisorn.

2 Englund Davidsson har även ägnat sig åt vanligt rutinarbete och skickat in alla papper till banken. Medlemssekreterare: Brors har arbetat med det nya medlemsregistret samt förberett, administrerat och genomfört terminens första kuvertering, vilket gick över förväntan trots dålig uppslutning. Hon har även arbetat med vanligt rutinarbete. PR-ansvariga: Aldin berättar att de har sysslat med rutinarbete och haft intervju med potentiella PR-assistenter. Enligt Aldin ligger han och Pålsson efter med det kontinuerliga arbetet. Vi har tagit en styrelsebild, som eventuellt inte fungerar rent kvalitetsmässigt. De arbetar på ett affischschema. Marköö och Hernnäs föreslår att programbladet ska ligga på hemsidan och även på Facebook och Englund Davidsson föreslår även ett fysiskt sådant på affischeringsplatserna. Programsekreterare: Marköö berättar att hon och Gzrechnik Mörk har haft intervjuer och valt ut en nominering till posten som programassistent. De har haft föreläsningar och förberett inför Gudrun Schyman som ska föreläsa i aulan. De har föreläsare bokade fram till hälften av november, och de vill lämna lite åt programgruppen att tycka till och påverka. Redaktörer: Ingemarsson och Hallerby har valt nomineringar till posterna som redaktionsassistenter och webbredaktör. De har fortsatt arbeta med layouten och korrekturläsning inför kommande nummer. 12 oktober är ny deadline för Uttrycks första nummer eftersom det har varit svårt att få tag i föregående layoutare. De ska även ha uppstartsmöte för redaktionen den 22/9. Aktivitetsansvarig: - Reseansvarig: Gladh har satt ihop en resegrupp till Aten, haft intervjuer och valt en nominering till posten som reseassistent. Hon ska ha det första resegruppsmötet på tisdag 22/9. UFS-representant: Hernnäs har planerat årsstämman och UFS forumhelg 7-8 november i Stockholm. Det har även varit besök från UFS ordförande och vice, då UF Uppsala fick mer info om UFS samt en möjlighet att berätta vad vi vill få ut av UFS. Hernnäs kommer att försöka förmedla kontakter mellan oss i styrelsen och andra i UFS om det finns intresse för det. Radioansvarig: Boman har i Radio UF haft de två sista avsnitten i Demografi-trilogin. Han har även haft uppstartsmöte samt satt ihop ett nytt team med 11 personer. 8. Fastställande av Per Capsulam-beslut, antagande av offert från SportAdmin om nytt medlemsregister. Bakgrund: I nuläget har vi Uppsala Universitets alumnregister som medlemsregister, vilket inte är optimalt för vår verksamhet då det, som namnet skvallrar om, är ämnat för alumnföreningar och då inte är uppbyggt för föreningar som har årliga medlemsavgifter. Därav rensas inte systemet på icke-aktiva medlemmar utan innehåller för tillfället 5000

3 medlemmar, vilket försvårar arbetet för medlemssekreteraren märkbart samt stjälper hela den administrativa processen för föreningen. Alumnregistrets support är bristfällig och själva registret är svårhanterat och långsamt. För att underlätta fakturahantering, medlemsregistrering, medlemshantering, mailutskick samt betalningspåminnelser har vi (Brors och Åström) testat en demoversion av medlemsregistret SportAdmin som vi vill föreslå som nytt medlemsregister, då det är ett smidigt och lätthanterligt system som passar bra för vår verksamhet samt har potential att utveckla föreningens administration på flera sätt. De har dessutom en tillgänglig och kompetent support vilket är mycket viktigt. Medlemsregistret kostar 5985 kr/första året inkl. moms. Priset hänger ihop med hur många medlemmar man har och kan öka till nästa år. Se bifogad offert för mer information. Styrelsen beslutar att fastställa Per Capsulam-beslutet att antaga föreslagen offert från SportAdmin kl Fastställande av Per Capsulam-beslut, utlysande av posten sponsringsansvarig 2015/2016. Bakgrund: Som talats om på tidigare styrelsemöte skall även en sponsringsansvarig utlysas. Styrelsen beslutar att fastställa Per Capsulam-beslutet att utlysa posten som sponsringsansvarig för verksamhetsåret 2015/2016 kl Fastställande av Per Capsulam-beslut, destination för UF-resan hösten Bakgrund: Med Utrikespolitiska föreningens syfte i åtanke att sprida kunskap om och väcka debatt kring utrikespolitiska frågor - är Grekland ett intressant resmål. Grekland framstår som en i dagsläget mycket aktuell destination. Detta med tanke på den allvarliga ekonomiska situationen och den under sommaren allt mer akuta skuldkrisen, samt den kritiska situationen för flyktingar som eskalerat under september 2015 där Grekland är många flyktingars första anhalt i Europa. Med anledning av detta skulle UF under en resa till förslagsvis Aten kunna få till många intressanta studiebesök med dagsaktuellt fokus. En sådan resa kan även genomföras med en liten budget och begränsad tidsram, vilket främjar tillgängligheten för UF:s reseverksamhet. Styrelsen beslutar att fastställa Per Capsulam-beslutet att UF Uppsalas resa hösten 2015 går till Grekland v.44 eller v.45 kl Fastställande av Per Capsulam-beslut, hyra av aula Bakgrund: Det har varit ett oerhört stort intresse för Gudruns föreläsning på onsdag den 23/9. Med anledning av detta så har vi försökt få tag på en större sal än hörsal 3 som bara tar 270. Vi har efter vissa förhandlingar med universitetsledning fått ett erbjudande att hyra Universitetsaulan för 4000kr. Just nu är det 980 som attendar på facebook, innan vi börjat sprida det online eller trycka upp affischer. Ifall det kommer 40 nya betalande medlemmar så går vi runt. Om det kommer fler än så så går vi plus.

4 Det här kommer kräva en del planering, exemplevis att större delen av styrelsen ställer upp och hjälper till vid entreerna. Vi från Psek kommer presentera upplägget på helgen styrelsemöte ifall det går igenom. Styrelsen beslutar att fastställa Per Capsulam-beslutet att hyra universitetshuset för en kostnad av 4000kr för föreläsning med Gudrun Schyman kl Utlysning av posten karriärdagsansvarig Bakgrund: Ett par utlysningar saknades under det tidigare styrelsemötet. En av dessa var karriärdagsansvarig. Styrelsen beslutar att utlysa posten karriärdagsansvarig för verksamhetsåret 2015/2016 kl Tillsättande av posten sponsringsansvarig. Bakgrund: Posten som sponsringsansvarig utlystes tillsammans med övriga lediga poster på hemsida och sociala medier. Gensvaret var dessvärre inte stort men en sökande, Elin Noring studerandes tredje terminen på Politices kandidatprogrammet, visade ett tydligt intresse samt hade goda meriter med avseende på postens karaktär. Englund bedömde henne väl lämpad för posten och i brist på kvalificerade konkurrenter erbjöds Noring posten utan vidare fördröjning. Noring har accepterat och tillträder gladeligen om hennes tillsättning kan godkännas av styrelsen. Styrelsen beslutar att tillsätta Elin Noring som sponsringsansvarig för verksamhetsåret 2015/16 kl Viktor Sundman kommer in till mötet Information från TCG, Stop Illegitimate Vetoes Bakgrund: TCG, eller The Challenge Group, var ursprungligen ett utskott från UF under verksamhetsåren 2013/ /2015. Organisationen bröt sig ut och bildade en egen förening då man tyckte att verksamheten inte stämde överens med UFs stadgaenliga syfte i och med att de tar en politisk inriktning mot FNs säkerhetsråds verksamhet. Föreningen ligger dock fortfarande nära UF och relationen mellan föreningarna är väldigt bra. Viktor Sundman kommer för att berätta mer. Stop Illegitimate Vetoes är en kampanj för att förändra sättet som vetot i FN:s säkerhetsråd fungerar på just nu. De arbetar främst med kunskapsspridande, till exempel via en podcast, UFS-seminarium i Almedalen och akademiska rapporter. Initiativet började hösten 2013 och tog fart på riktigt våren Stop Illegitimate Vetoes drog sig ur UF på grund av UF:s politisk obundenhet, men har fortfarande ett avtal med UF om bland annat lokalanvändning. Viktor Sundman lämnar mötet

5 Åström berättar att Stop Illegitimate Vetoes har sitt postfack hos oss men ingen i deras styrelse har access till kontoret, därför föreslår hon att vi ger access åt 3 personer i presidiet. Styrelsen är positiv. Paus Mötes öppnas igen Översättning av hemsidan Bakgrund: Nu när hemsidan är uppe är det dags att lägga upp en plan för hur översättningen ska ske och när detta ska vara klart. Åström föreslår att alla grupper översätter sina egna texter. UFS kan eventuellt hjälpa med översättningen; Hernnäs ska kolla upp. Resten av hemsidan kan delas upp mellan de i styrelsen som inte har en grupp. Åström kan ta emot de engelska texterna och ordna det tekniska och deadline är löst satt till tre veckor framåt i tiden. Hernnäs och Brors erbjuder sig att hjälpa de som har mycket arbete och inte har tid att översätta. 16.UFS Bakgrund: Varje år diskuterar den nya styrelsen relationerna med UFS och vad UF Uppsala vill få ut av sitt medlemskap. Mycket av UF Uppsalas visioner kring UFS togs upp under mötet med UFS presidie. Åström känner att UFS-konventen konkurrerar med våra egna program då de kräver mycket PR från lokalföreningarna. Hernnäs håller med om att UF Uppsala ska kunna ta en egen roll i arbetet och ha UFS som stöd/support snarare än massa krav, det vill säga en större valfrihet. Englund Davidsson föreslår att UFS kan erbjuda standardiserade mallar för olika administrativa saker. Runold föreslår att UFS kan erbjuda stresshanteringsutbildningar. Hernnäs har fått mail av UFS ordförande, och hon håller inte helt med om deras tolkning av våra önskningar och visioner. Ett intranät för styrelsemedlemmar runtom i Sverige är inte en prioritering för oss, snarare tvärtom - vilket UFS ordförande inte uppfattat. Det är istället välkommet med en kontakt med en förbundsstyrelsemedlem; direkt rådgivning med någon i förbundsstyrelsen istället för generella diskussioner med andra styrelsemedlemmar. En IT-expert hos UFS är en önskan. 17.Propositioner till årsstämman att ta ställning till Bakgrund: Propositionerna är som följer: 1. Att anta UPF Karlstad som fullvärdig medlem i UFS. I UFS finns fullvärdiga medlemsföreningar (med rösträtt) och interimistiska medlemsföreningar (med närvarorätt men utan rösträtt). För att vara en fullvärdig medlem krävs att föreningen, är representerad på fler än hälften av förbundets styrelsemöten under ett verksamhetsår, lämnar in verksamhetsberättelse, revisionsberättelse, uppvisar en strukturerad intern organisation, har en ständigt aktiv verksamhet som uppfyller det syfte som samtliga utrikespolitiska föreningar i Sverige delar; sprida och främja utrikespolitisk debatt. Förbundsstyrelsen anser att Karlstad uppfyller kraven och kommer att på stämman lägga fram

6 en proposition om att UPF Karlstad blir en fullvärdig medlem av UFS. Jag bifogar den motion som förbundsstyrelsen antog att lägga fram som proposition så att Uppsala kan ta ställning i frågan. Hernnäs berättar att det inte varit några invändningar från andra; hon tycker att de verkar uppfylla kraven. Bidragen kommer eventuellt bli större om Karlstad får gå med. Åström påpekar att de små föreningarna generellt brukar rösta igenom saker som UFS-styrelsen föreslår; beslut som UF Uppsala har mycket mer att förlora på. visionen finns ingenstans men vi ska ta ställning till den inför årsstämman. Aldin påpekar att vi ju inte hur de kommer att rösta i framtida UFS-omröstningar. Englund Davidsson föreslår vägda röster utifrån medlemsantal i UFS och får medhåll från hela styrelsen. Alla röstar ja till att Karlstad ska få bli fullvärdig medlem i UFS, eftersom Hernnäs anser att de uppfyller kraven och vi i styrelsen litar på hennes omdöme och den information vi har fått.. 2. Att anta en ny stadga; den antogs förra verksamhetsåret men behöver antas igen för att börja gälla. Det är framförallt en strukturell förändring med bättre begreppskonsekvens, lättöverskådlig och tydlig. Bifogar så att Uppsala kan ta ställning i frågan. Hernnäs berättar att syftet har ändrats från att främja utrikespolitisk debatt till att stötta lokalföreningar så att de kan främja utrikespolitisk debatt. Styrelsen röstar enhälligt ja till den nya stadgan. David Hallerby lämnar mötet David Hallerby kommer tillbaka Datum för styrelseutveckling Bakgrund: Vi ska genomföra några styrelseutvecklingar detta verksamhetsår. Kåren anordnar olika typer av utbildningar för föreningsaktiva. Då vi är en hel styrelse så kan vi boka en egen utbildning som är bäst anpassat för oss. En del av utbildningen som Åström och Runold tycker är viktig är stresshantering men det finns även flera typer av utbildningar. Styrelsen behöver bestämma ett datum för detta. Runold berättar att det finns tre intressanta utbildningar för oss; Föreningsdemokrati, Stresshantering samt Mötesformalia och informalia. Runold undrar om vi vill gå utbildningarna med andra föreningar eller själva. Brors och Hernnäs tycker att stresshantering ska vara med andra, eftersom det kan vara bra att få ett större perspektiv och lära av andra, medan de andra två kan behöva nischas mot UF:s verksamhet och därför är rimligare att ha själva. 5 oktober kl ska vi gå på stressutbildningen på Studenthälsan. Paus Mötet öppnar igen Diskussionspunkt nyhetsbrevet

7 Bakgrund: Brors har information om rutinerna kring nyhetsbrevet som skickas ut varje vecka. Brors vill befästa vikten av att alla ska följa rutinerna för nyhetsbrevet; maila i tid och med rätt information. 20.Diskussionspunkt användning av facebook och mail för kommunikation Bakgrund: Hur vi kommunicerar i styrelsen är en viktig del av arbetet. Det är dags att utvärdera hur vi kommunicerar på distans och komma fram till ett bra förhållningssätt. Åström, Brors, Hernnäs och Ingemarsson föredrar mail framför Facebook då meddelandet innehåller information. Aldin får så mycket mail på info-mailen att han föredrar Facebook framför mail. Boman vill ha en egen mail som radioansvarig, Åström ska kolla upp det. Englund Davidsson undrar om ämbetspersonernas mail; Åström ska fixa en åt sponsringsansvarig. Åström tycker att det skickas mycket mail som inte är relevanta för alla i styrelsen. Vi kommer i princip enhälligt fram till att det bästa är mail vid informativa och viktiga meddelanden, Facebook vid mindre viktiga meddelanden och telefonsamtal vid akuta frågor. 21.Övriga frågor Marköö ska informera om Gudrun Schyman-föreläsningen. Hon föreslår två separata kassor vid huvudentrén för nya medlemmar och betalande och befintliga medlemmar i sidoingångarna, Aldin föreslår tvärtom. Aldin föreslår tre filer i entréhallen, en med medlemmar, en med betalande och en med nya medlemmar. Idén tas emot bra av styrelsen och kassaansvariga planerar att följa den. Runold, Englund Davidsson, Gladh, Boman, Hernnäs och Ingemarsson ska vara kassaansvariga. Hernnäs har startat ett projekt med två vänner där de gör armband till förmån för Röda Korset och på så sätt samlar in pengar till den aktuella flyktingkrisen. De vill ha hjälp av UF med PR och få tillåtelse att stå ett bord bredvid UF på föreläsningar. Styrelsen är positiv. Bomans övriga fråga har blivit avklarad. Gladhs övriga fråga tar hon upp på ett kommande styrelsemöte istället. Englund Davidssons övriga frågor handlar om sparandeformer för föreningens överskott och hon tar också upp den på ett kommande styrelsemöte istället. 22.Nästa styrelsemöte samt fikaansvar Nästa styrelsemöte bestäms till den 14 oktober kl 17. Gladh är fikaansvarig. 23.Mötets avslutande. Mötet avslutas kl

8 Sekreterare Signatur och namnförtydligande: Ort och datum: Justerare Signatur och namnförtydligande: Ort och datum: Justerare Signatur och namnförtydligande: Ort och datum: