Protokoll Intacts Vänners styrelsemöte

Transkript

1 Protokoll Intacts Vänners styrelsemöte Plats: Trefaldighetskyrkan Örebro Lunchuppehåll planeras Närvarand: Britt-Marie Strandahl Carl Anders Alsätra Ulla Winroth Ordförande Vice Ordförande Kassör Lena Andersson Gun Carlestam Lewin Jonna Fallhagen Gunilla Holmström har anmält förhinder Helli Malers Barbro Redin Elisabeth Solin Mattias Ståhl ej närvarande Emma Tejler Emilia Zika Ruth p Mötets öppnande. Britt Marie hälsar alla välkomna och speciellt välkommen till Ruth som idag är med för att observera styrelsearbetet och bidra med sin kunskap för vidare utveckling av organisationen. Ruth presenterar sig och sin bakgrund och kommer idag att observera mötet och komma med förslag på organisatoriska förändringar. Valberedning ska bjudas in till mötet den 23 januari. Vi tar en runda och presenterar oss för Ruth vad allas uppgift i styrelsen omfattar.

2 2. Godkännande av dagordningen Styrelsen godkänner dagordningen. 3. Godkännande av föregående mötesprotokoll Föregående protokoll godkänns och läggs till handlingarna. 4. Information - Personer på väg/på plats i Indien. Kristina Hildingsdotter och Jenny Almgren är volontärer för EQ i Indien. Kristina åker hem mitten av januari. Jenny åker hem i slutet på december. Emilia Vilén åkte ner till Indien 4 november och anländer till Intact runt den 17:de. Hon stannar till början på april. Lisa Astvik åker ner 13 december och anländer till Intacts 15 december, Lisa stannar till Mars. Volontärrekrytering för EQ inför våren/sommar 2011 har påbörjats. Ansvariga; Therese Pettersson och Carin Atterby. Jenny Ahlqvist åker ner den 17 november och kommer att vara på Intact i drygt 2 veckor. Linda Olsson har mailat till gemensamma mailen att hon med familj åker ner till Indien och besöker Intact under en vecka från och med 12:e december. Jonna har svarat henne men hon har inte hört av sig igen. Michael Klint Löfberg, Carina Fallhagen, Gunnel Lindbom och Marianne Lindgren åker ner till Indien 15 december och kommer att vara på Intact mellan dec. Emilia Zika och sambo kommer att åka ner till Indien och besöka verksamheten under några dagar januari. Emilia kommer att träffa volontärgruppen. Sven och Galina åker som volontärer till Möjligheternas Land under december och stannar 4 månader. Pell Uno kommer att åka till Indien 11 december till 3 januari. 5. EQ - I Indien Budget för 2011 Beräknad månadskostnad rs (Ca 9000 kr). Pengarna för 2010 har nästan räckt till samtliga kostnader och byggnation av stall och hus, 6000 rs. Ny överföring i december och då behöver vi skicka ner rs x rs = kr. (Ca kr). Just nu fattas det ca kr... Intact EQ i Sverige arbetar på att få fler ridetrapifaddrar och sponsorer. Vi planerar ytterligare en loppis under november för att dra in mer pengar. Emma och Albin har haft en till loppis i oktober som drog in 350 kr. Huset är nu nästan klart, det fattas lite fläktar, lampor etc. Se bilder och berättelse i senaste

3 nyhetsbrevet som kommer ut under vecka 44. Nästa projekt är renovering av stallet som beräknas starta runt 22 november. 6. Ekonomi Medel på kontot: ,88 kr. Resultaträkning per den Utbetalningar kommer att ske i december månad. 7. Arbete i våra olika grupper Medlemskap, Rekrytering och fadderskap 485 medlemmar har betalat, bokföringen visar 490 så Ulla ska gå igenom igen för att se hur många det är. Ulla har ringt upp dom som har betalt dubbelt och fört över pengar till nästa år. I fredags var det en som betalade medlemsavgift för tredjegången och det har nu gått som ett tegelstenskort. Rekrytering. Går bra sköter sig själv. Fadderskap. Ulla har skickat ut personliga brev till alla på listan. Vi går igenom listan och bestämmer vem som kontaktar vem för att göra en sista påminnelse innan vi stryker dom. Utskick inför 2011 kommer att gå ut under december. Mer information om generellt fadderskap måste ut både till styrelsen och på hemsida, till faddrar mm. Vi måste hålla oss till tidigare beslut om övergång till generellt fadderskap för GF från och med januari Emma ska ta fram informationsmaterial så fort som hon får svar från Thomas. Vi behöver diskutera om vi ska kalla det något annat än generellt fadderskap för att det ska låta mer attraktivt. Ulla ska prata för Qvinnovativ och på diplomerade företagsekonomer årsmöte. PR-gruppen Text och bildmaterial är skickat till Sofia för bearbetning till broschyr. Hemsidan är uppdaterad och uppdateras kontinuerligt. Informationsblad Nr. 5 skickas ut under v.44. Material till nr Innehåll? Deadline? Jonna önskar göra klart

4 informationsbladet under första veckorna i januari eftersom hon ska få barn i februari. Deadline: 10 januari, generellt fadderskap Emma, Helli och Elisabeth. Tema ridterapi. Möjligheternas Land Hemsidan bör uppdateras med avseende på Möjligheternas Land. Vem tar fram material? Forum syd har fattat ett positivt beslut gällande vår ansökan om medel för verksamheten de kommande åren. Forum Syd är positiv till vår ansökan. De har beviljat kronor varav föreningens egeninsats är kronor. Forum Syds beslut ligger till grund för SIDAs beslut i december. Projektet har nr Den beviljade summan är kronor lägre än den sökta summan. Forum Syds beslut omfattar endast 2 år mot ansökans 3 år Detta motsvarar kr i lägre bidrag. Utbildning Utveckling ingår mot sökta kronor, sprida kunskaper om målgruppen sökta medel kronor; beviljade kronor, Marknadsföring sökt kronor beviljat kronor. Produktion sökt kronor beviljat kronor. Mer detaljerad information får alla på kommande styrelsemöte. Vi behöver lämna in rapport för 2010 innan pengar kan betalas ut för Så det arbetet bör starta snarast och sen aktivera Thomas och Möjligheterans Land gruppen i Indien hur de måste arbeta för att uppfylla målen. Forum Syd har uppmanat oss att gå kursen i genusperspektiv. Styrlesen tycker att det är värdefullt att flera medlemmar ur styrelsen går kursen. Det kostar 520 kr per person. Emma, Helli och Jonna är intresserade av att gå kursen. Helli undersöker möjligheten att gå den via sin arbetsgivare. Beslut: Styrelsen beslutar att Emma, Jonna och Helli får gå på utbildningen. Jonna anmäler till kursen. Volontärer Emilia och Jonna presenterar ett förslag på rutiner kring volontärhanteringen. Styrelsen tar del av dokumnet som Emilia och Jonna delar ut. Beslut: Styrelsen fattar beslut om att arbeta enligt detta förslag kring volontärhantering från och med Föreningsmöte lördagen den 13 november a. Innehåll Rapporter från Indien, Videohälsning, Intact EQ Jenny Ahlqvist, Bilder från olika informationstillfällen sparas till årsmötet, Generellt Fadderskap, Dans, Presentation av styrelsen. Ronja har skadat sig och kan inte dansa. Helli kommer istället att berätta en historia. Schema:

5 Välkommen (Britt Marie) Helli story telling Presentation av styrelsen broderade kort Nyheter inför 2011 Fadderskap Britt Marie Faddrar ska vara medlemmar, Forum Syd Volontär Emilia Presentation EQ Jenny Ahlqvist Fika b. Praktiska förberedelser. c. Ruths deltagande på mötet beslut om resersättning till henne. Beslut: Styrelsen fattar beslut om att ersätta Ruths resa med en ersättning om 18 kr/mil x 40 mil + 40 kr för parkering. Totalt 760 kr. 8. Broschyren Se unde punkten arbetsgrupper. 9. Världens barn Kan vi söka pengar? Helli kollar upp och rapporterar på nästa möte. 10. Nästa styrelsemöte Söndagen den 23 januari kl i Örebro på anhörigcentrum, då har vi kick off och fokuserar på organisationsarbete. Styrelsemöte med förberedelser för årsmötet. Söndagen den 20 febrauri kl på anhörigcentrum. 11. Övriga frågor a. SFI. Har skrivit och granskas Intacts Vänners redovisning. Dom har frågor angående underskrifter i redovisningen, men det visade sig att hela styrelsen har skrivit under. Vi ska kolla upp exakt hur dom vill ha årsredovisningen inför nästa år.

6 12. Avslutning Vi måste beskriva för SFI hur vi kontrollerar verksamheten i Indien. Calle formulerar en motivering: Britt Marie och Mickes resor, volontärer. Styrlesen får TLFprotokollen varje månad från Indien som översätts till svenska. Thomas har besökt Sverige och styrelsen har mailkontakt med Thomas och flera andra inom organisationen på plats i Indien. Vi får verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning från Indien varje år. Vid protokollet Jonna Fallhagen Ordförande Britt Marie Strandahl