Protokoll, Styrelsemöte Intacts Vänner , Anhörigcentrum, Örebro

Transkript

1 Protokoll, Styrelsemöte Intacts Vänner , Anhörigcentrum, Örebro Närvarande: Britt-Marie Strandahl, Carl Alsätra, Ulla Winroth, Lena Andersson, Helli Malers, Barbro Redin, Elisabeth Solin, Emma Tejler, Emilia Zika, Mattias Ståhl 1. Mötets öppnande 2. Dagordning godkändes. Mattias utses till sekreterare. Emma lägger till tryckkostnader som övrig punkt (5b). 3. Föregående protokoll godkändes 4. Ekonomi. - medel på kontot kr - Britt-Marie har fått resultaträkningen, hur kan övriga få samma information? Ska undersökas. - Dec 2010 senaste utbetalningen till Intact i Indien, kr medlemmar betalat medlemskap för Av dessa 20 nya medlemmar. 4 personer har avsagt sig medlemskap för Påföljande diskussion; Barbro, Lena och Ulla har jobbat hårt med att försöka få tag på faddrar som inte betalat, Emma tycker att vi fokuserar på rekrytera nya istället. Beslut på att Lena ska framställa en förteckning på faddrar som inte betalat till nästa möte för att bekräfta deras frånfälle. 5a. Diskussion om föreningens/styrelsens organisation. Besöket av Ruth Brännvall i november Ursprunglig tanke var att hon skulle komma på styrelsemötet i januari men hon fick förhinder och mötet ställdes sedan in. Stor kontra liten styrelse, kan vi gå stegvis? Allmänt resonemang kring styrelse, omval, val av lokal för styrelsemöten. För stor styrelse, hur gör vi? Ska vi ta ett steg i riktning som Ruth talat om, med en liten styrelse och aktiva arbetsgrupper, eventuellt i flera steg? Elisabeth; Minska styrelsen, aktivera arbetsgrupper? Minska styrelsen utan att tappa personer. Emma: Naturligt att minska styrelsen eftersom några vill avgå. Helli instämmer, styrelsen behöver mer tid med Ruth! Ordförandefrågan? Britt-Marie vill fortsätta om hon får fortsatt förtroende.

2 Vill avgå Gunilla Holmström, Gun Carlestam, Barbro Rhedin. Helli och Lena öppna för att byta funktion, från styrelsemedlem till att fortsätta vara aktiv i arbetsgrupperna. Beslut:att inte återbesätta de som avgår. Minska styrelsen från 13 till 8 platser. Utvärdering av styrelsen till årsmötet 2012 skall göras av valberedningen. Diskussion; Alla arbetsgrupper kan följa upp styrelsearbetet, protokollen läggs upp kontinuerligt på nätet. Representant från varje arbetsgrupp i styrelsen vore bra samt att man en gång om året har ett utökat styrelsemöte med arbetsgrupperna närvarande. Torde bli lättare med rekrytering till arbetsgrupperna, troligtvis fler som kan tänka sig arbeta med arbetsgrupper än med styrelsearbete. Volontärer viktig kraft, fånga upp dessa i en arbetsgrupp. Alltid kräva rapport från volontärer? Rekrytering av folk, vilka kompetenser behöver vi? Ekonomi, täcka upp bakom Ulla. Lokal Mattias har pratat med Sofia om hennes arbetsplats där det finns möjlighet till videokommunikation vilket skulle underlätta för de som bor utanför Örebro. Helli föreslår även kontakt med studieförbund, kolla eventuell möteslokal samt lagermöjlighet för konst mm? 5b Emma, övr fråga Tryckkostnad Intact EQ. Event i Uppsala och på Göteborg Euro Horse i företaget Equality Line:s monter. Behöver material. Kan styrelsen stå bakom tryckkostnader? Nätbaserat tyskt företag, som Jonna hittat; kostnadsförslag 5000 kr. Britt-Marie: Finns ekonomisk plattform i form av ej nyttjade medlemsavgifter, sammanlagt för 2010, vi har använt Beslut att tillstyrka Intacts EQ:s förfrågan. Förslag från Britt-Marie att med den nya styrelsen budgetera för dylika kostnader för verksamhetsåret Ulla: problem med att binda upp pengar? Slår olika från år till år. 6. Förberedelser inför årsmötet 19 mars

3 - Övergripande genomgång av förslag till verksamhetsberättelse, ändringar mm. Britt-Marie sammanställer föreslagna ändringar och mailar ut till oss andra för korr-läsning och ytterligare förslag på ändringar! Specifik diskussion om fadderskapstexter nya från Emma! GSSbeteckningen försvinner och två fadderskapsvarianter finns kvar Intactfadder (fd generellt fadderskap, kostar 1600 kr per år inkl medlemskap) samt ISS-fadder (personlig kontakt med barnet på Intact Special School, 2500 kr per år inkl medlemskap). Viktigt med bra och tydliga rapporter från Thomas gällande Intact-fadderskapet, kanske ett personporträtt i varje rapport osv. Emma tar kontakt med Sofia och ändrar en del texter på hemsidan, bl.a. om fadderskap. Alla uppmanas att läsa hennes text och tycka till. Även om andra texter på hemsidan som vi anser bör ändras. Kom med förslag innan nästa helg, 27/2 -dagordning finns från föregående årsmöte, Barbro och Calle tar på sig att ordna. -kulturinslag: Helli har kollat musikinslag, David Nestor och Linnéa Stenlund. -verksamhetsplan, kan man bygga på föregående års verksamhetsplan? Elisabeth och Helli formulerar närmare. -arbetet m Ruth, utveckling av styrelsearbetet -arbetet med arbetsgrupperna och deras funktioner -Konsolidera arbetet med Intact-fadderskapet - fler events/aktiviteter för att synliggöra, samla in pengar. Lokalt i Örebro, Uppsala, Lund och Stockholm. Tex konstlotteri, konsert, ponnyridning etc. - Öka insamlingsnivån jämfört med Pengarna från Forum Syd styrs av avtalet m Forum Syd. - ekonomisk redovisning från Thomas samt redovisning från vår revisor. Britt- Marie gör förslag på budget för 2011 och mailar ut.

4 -praktiska förber: lotterier Helli kollar m Gun Carlestam-Lewin broderade kort - Ulla kaffe/hembakt Barbro, Lena, Calle ordförande på mötet? Barbro frågar Berit Karlström. -rapport fr Indien Kristina Hildingsdotter pratar om ridterapin, redan tillfrågad Mattias kollar m Jenny Ahlqvist som nyss kom hem från Indien samt LasseNohrstedt (Lasse har skramlat 5000 via bössor i Leksand i anslutning till hockey) om de vill prata lite om verksamheten, Ulla kollar m Pell-Uno som nyligen varit nere. 7. Britt-Marie saknar skrivet material från medlemskap/rekryteringsgruppen samt PR-gruppen, vad ska skrivas i verksamhetsberättelsen? Skriv gärna i punktform! 8. Fått bifall från Forum Syd. Samarbetsavtal mellan Intacts vänner och Forum Syd är klart, avtal mellan Intact India och Forum Syd är på G. Britt- Marie har lämnat in rekvisition angående pengarna. Kort genomgång av PM och utkast till rapport, läs och kom med kommentarer och förslag till Britt-Marie. 9. Uppföljning av vårt föreningsmöte 13/ Ingen åtgärd. 10. Ny broschyr skall tryckas efter årsmötet. Jonna/Elisabeth och Helli har jobbat med denna. Ett lösblad skall läggas i med befintlig styrelse. 11. Ska vi söka pengar från Världens barn? Helli: Vi är berättigade till pengar, vi uppfyller alla krav. Kanske söka för en del av verksamheten? Kolla med Thomas vilket område han tycker behöver mera resurser. Britt-Marie kollar med Thomas. Elisabeth kan tänka sig att bidra till en ansökan men inte själv. Britt-Marie kan bidra med sin erfarenhet från Forum Syd-ansökan. Vi återkommer i ämnet nästa möte.

5 12.Nästa möte:9/10/16 april är förslagen. Mattias skickar ut mail och sammanställer när flest kan samt kollar med Sofia om hennes lokal. Helli ringer Ruth och kollar när hon kan. 13. Mötet avslutas. sekreterare Mattias Ståhl