Protokoll föreningen Intacts Vänner styrelsemöte söndagen den 10 oktober 2010, kl:

Transkript

1 Protokoll föreningen Intacts Vänner styrelsemöte söndagen den 10 oktober 2010, kl: Plats: Anhörigcentrum Thulegatan 8 Örebro Anmälan till Barbro Redin om deltagande och ev. särskild kost. OBS tiden!!! Restaurangen har bett oss ändra tiden, Deltagare: Britt Marie Strandahl Ordförande frånvarande Carl Anders Alsätra Ulla Winroth Vice Ordförande Kassör Lena Andersson Gun Carlestam Lewin Jonna Fallhagen Gunilla Holmström frånvarande Helli Malers Barbro Redin Elisabeth Solin Mattias Ståhl Emma Tejler Emilia Zika 1. Mötets öppnande. Calle öppnar mötet. 2. Godkännande av dagordningen Ulla lägger till två punkter under övriga frågor. Gun önskar ta punkt tio innan klockan Godkännande av föregående mötesprotokoll Godkänt med en korrekturändring av Lennemark & Lennermark till Lennermark & Andersson Consulting AB. 4. Information Personer på väg/på plats i Indien. EQ volontärer: Just nu är Kristina Hildingsdotter och Jenny Almgren i Indien. De stannar till

2 mitten på januari. Emilia Vilén åker ner i mitten av november för att gå dubbelt med Kristina till mitten på januari och sen ta över arbetet. Emilia stannar till början på april. Lisa Asvik åker ner för att byta av Jenny Almgren i mitten av december och åker hem i mitten på mars. Jenny Ahlqvist åker ner i mitten på november och kommer att vara i Trichy i två veckor och hjälpa till med hästar och odling innan hon åker vidare till sitt nya jobb i södra Tamil Nadu. (Jenny kommer att jobba i Indien, tar ett år i taget men tänker sig en femårsperiod till att börja med). Sven och hans fru åker ner till OC i november. Micke anordnar en resa december, tre har anmält intresse, Gunnel Lindbom, Carina Fallhagen och Marianne Lindgren. Micke och Jonna träffar dem efter mötet idag och då fattas definitivt beslut om resan blir av och biljetter ska i så fall bokas nästa vecka. 5. EQ I Indien I Indien har Jenny och Kristina börjat komma in i arbetet. Hästarna mår bra men är i dålig kondition, de är magra. Utfodringen har fungerat dåligt under tiden det inte har funnits volontärer på plats samtidigt som det varit väldigt torrt och varmt. Jenny och Kristina lägger nu mycket tid på utfodring att få rutiner kring att beställa hem foder och få igång de egna odlingarna. Ganesan har varit med om en trafikolycka i mitten av sommaren och har inte kunnat komma tillbaka till arbetet. Han har motoriska problem ffa med höger arm och hand. En ny Watchmen/hästskötare har anställts som heter Josef. Två av killarna från OC har fått jobb på HRTC och hjälper till med odling och att förbereda för utfodring osv. Vi påtalar att det är viktigt att de inte hanterar hästarna själva. Jeslin har slutat i HRTC gruppen hon kommer att lämna arbetet på Intact snart. En ny fysioterapeut har anställts och han går nu dubbelt med Rachel samt skolans fysio. När han kommit in i jobbet ska han ta över rollen som projektledare. Den senaste veckan fick vi info om att han ev är allergisk mot hästar så vi får se hur det går med honom, han har nu bara en provanställning. Ett nytt hus är under konstruktion ute på HRTC, det ska innehålla toaletter, omklädningsrum, rum för nightwatch, förvaringsutrymme. Det beräknas bli klart under hösten. En cykel har köpts in till Josef. På stallet ska taket bytas ut snarast. Jonna visar bilder från bygget av nya huset. Sverige Intact EQ deltog vid ridsportens dag i Uppsala i augusti. Eq har haft volontärintervjuer och information vid ett par tillfällen under sensommar/höst. EQ har gjort ett utskick till alla EQ medlemmar om att bli faddrar för ridterapin (1500kr/år) samt till gamla Komal medlemmar som ännu inte gått över till Intact. EQ arrangerar den 2 oktober ett event på stan i Uppsala. Ponny på stan kombinerat med loppis för att berätta om verksamheten och samla in pengar. Carins ponny Rossi ställer upp för ponnyridning och vänner och familj har samlat in prylar till loppisen. Tillstånd har beviljats från

3 polis/kommun för att arrangera eventet och kostade 220 kr. Intresset var stort och vi fick in 4300 kr som är insatt på kontot. Det var stort intresse både för föreningen och ponnyridningen. Vi funderar att ha ett liknande evenemang i december. Styrelsen diskuterar att ha ett liknande evenemang i Örebro med hästar, dans, konst. Kanske en Intact festival!? Vi spånar vidare Kolla på datum och hur det kan se ut. 6. Ekonomi - Medel på kontot: ,68 kr på kontot Resultaträkning per den , skickas runt av Ulla. - Utbetalningar, 12 juli skickades ,50 kr. I december sker nästa utbetalning. 7. Nyhetsbrev under hösten Ett kvar. Allt material ska in senast 25 oktober så att nyhetsbrevet kan gå ut runt 1 november. Extra inbjudan om medlemsmötet skickas ut. 8. Arbete i våra olika grupper Medlemskap, Rekrytering och fadderskap - Nu har vi bra register för medlemmar och faddrar som är mycket lättare att administrera. - Hur gör vi när faddrar struntar i att betala in medlemsavgift? Idag har vi 441 betalande medlemmar. 100 ny medlemmar. 70 personliga påminnelser har gått ut till de som inte har betalt. 6 medlemmar har under året avlidit. 27 medlemmar har skickat in dubbla medlemsavgifter, vissa överförs till 2011 och vissa som gåva. - Vi har 6 olika projekt. Skolflickorna (174 faddrar, 56 har inte betalt. Vissa har missat betalning för både 2009 och 2010, efter påminnelse fortfarande ingen betalning. Vi stryker nu dessa fadderkskap), ISS (75 faddrar, 20 har inte betalt), Tsunami (37, 11 har inte betalt), Generellt (13 st, 3 som inte har betalt), Ridterapi (7 st, samtliga har betalt), Kalryan Hills (8 st, 1 som inte har betalt). - Till nästa år bakas medlemsavgiften in i fadderavgiften. - Arbetsgruppen kollar på hur detta ska lösas och följas upp och de fadderskap vi avslutar ska vi skicka ut någon form av brev som bekräftelse på att fadderskapet är avslutat och tack för engagemanget. - Vad ska vi ha för strategi för rapportering och återkoppling för faddrar så att vi får fortsatt stöd från faddrar och har en bra rapportering? - Vi behöver göra ett bekräftelsebrev för generella fadderskap. Emma tar fram ett förslag. PR & Information mm Se bifogade minnesanteckningar.

4 PR gruppen kontaktar Ruth och planerar för ett event för ett PR företag för att få ihop infomaterial, ex. layout till pins, tygpåsar, julbrev etc. Möjligheternas Land 9. Volontärer Ansökan om bidrag för Forum Syd frågade efter kompletteringar till vår ansökan och de har Britt Marie skickat in. Dels var det några frågor med önskemål om förtydliganden. Alla har fått kopia på svaret. Dels var det ansökan som lämnades elektroniskt, men där mottagandet hos Forum Syd krånglade. Nu har BM skickat den en gång till. De önskar att ha allt digitalt, enkelt om deras egna system fungerar. - Beviljade medel för hösten 2010 ( kronor) är rekvirerade. - Sven och Galina Bjerlestam kommer åka som volontärer till OC i månadsskiftet nov dec 2010, och stanna i ca 4 månader (och eventuellt återkomma i ett senare skede). Sven kommer med sin erfarenhet och gedigna kunskap inom området att bidra till att få jordbruket på fötter. Sven är 69 år, välmeriterad agronom och har bl.a. arbetat med SIDA utvecklingsprojekt i forna sovjetrepubliker. Hans ukrainska hustru Galina är ingenjör och kommer också att delta i arbetet. Just nu är anskaffande av visum och inköp av flygbiljetter (som Intacts vänner kommer att stå för via Forum Syd stödet) på gång. I dagsläget väntar vi på beslut om olika volontärkostnader som volontärgruppen i Indien ska fastställa. Följande behöver göras: Formulera/uppdatera dokument innehållande aktuell information till volontärsökande. Synkronisera arbetet mellan Intact EQ och Intacts Vänners volontärrekrytering. Fundera över om Emilia ska dela volontäransvaret med någon mer eller om samarbetet med Intact EQs volontäransvariga d.v.s. Jonna är tillräckligt. Etablera en välfungerande kommunikation med volontärgruppen i Indien. Gör en tydlig beskrivning till alla i styrelsen hur man lotsar volontärer vidare som tar kontakt. Om kontakten inte kommer direkt till gemensamma mailen utan till någon privat. Emilia och Jonna arbetar vidare. 10. Planerat föreningsmöte lördagen den 13 november a. Innehåll Rapporter från Indien. Videohälsning från Indien. Intact EQ. Bilder från olika informationstillfällen. Generellt fadderskap. Dans. Presentation styrelsen. b. Praktiska förberedelser. Barbro fixar med lokal. Inbjudan skickas via mail (Jonna). Helli skickar ut på föreningsnytt.

5 Styrelsemöte kl (Lunch efter mötet mellan 12 13, återsamling kl 13.) Medlemsmöte kl (Kaffe, kaka, lotterier Gun ansvarar för lotteriet) 10. Ökad försäljning av tegelstenar förslag från Gun Carlestam Lewin I PR gruppen pratade vi om det finns möjlighet att sälja enklare tegelstenar, som pins för att kunna sälja enklare. Jonna presenterar offert på pins som vi hade uppe för något år sedan. Vi har även diskuterat fler typer av produkter. 11. Lapptäcke Någon sydde ett mindre enklare täcke, som BM har hemma hos sig. Hur gör vi med det? Vi har det som vinst om ingen köpt den innan. 12. Broschyren Elisabeth skickar ut ett utkast till broschyrtext. Alla får komma med synpunkter via mail. 13. Nästa styrelsemöte lördagen den 13 november förmiddagen kl , Styrelsemöte 23 januari Årsmöte 19 mars klockan (styrelsemöte kl innan). 14. Övriga frågor 15. Avslutning a. Bekräftelseblad generella fadderskapen Ulla tog upp det under punkten med arbetsgrupperna. b. Fadderavgifter Ulla har tagit upp det innan. c. Djurpolicy kommer på nästa möte. d. Världens barn, kolla om vi kan söka pengar. Vid protokollet Jonna Fallhagen Vice ordförande Carl Andersv Alsätra