Protokoll Intacts vänners styrelsemöte nr 6/2012. Söndag 25e maj kl 19. Telefonkonferens.

Transkript

1 Protokoll Intacts vänners styrelsemöte nr 6/2012 Söndag 25e maj kl 19. Telefonkonferens. Deltagare: Pell Uno Larsson, Malin Jensen, Carl-Anders Alsätra, Ulla Winroth, Emma Tejler 1. Mötet öppnades. 2. Dagordningen godkändes. Malin Jensen utsågs till justerare. 3. Föregående mötesprotokoll godkändes, dock med reservation för att budgeten och verksamhetsplanen revideras under dagens möte. Mötesprotokollet gicks igenom då det skickats ut först strax innan nuvarande möte. 4. Revidering av budget och verksamhetsplan för Intacts Vänners budget och verksamhetsplan för 2012 godkändes vid förra styrelsemötet. Dock krävs justering då vi angett fel bidrag från Forum Syd. Forum Syd beviljar till OC för 2012 och inte som vi skrivit (detta är 2011 års siffror). Pell Uno har skickat ut nya versioner, vilka godkändes (bifogade till protokollet). Bra att skriva datum på dokument då ändringar görs. Intacts Vänner ska skrivas med stort V. 5. Hemsidan. Malin har börjat titta, diskuterat med Emma. Många länkar som inte fungerar och över huvud taget är hemsidan lite ostrukturerad. Malin ska boka möte med Sofia för att ordna detta. Volontärgruppen har önskat egen flik för att lyfta fram både rekrytering och arbetet. 6. Gemensamma mailen, Pell Uno, Malin och Emma har försökt vidarebefordra mail från intactsvanner.com till sina privata, inte fungerat. Pell Uno tycker att det är svårt, ska träffa Calle för att gå igenom och lära sig hur mailen fungerar. Fortsatt poängtera att alla måste gå in och läsa den gemensamma mailen, man ska kunna nå oss där och få svar, inga mail får missas. Man kan markera ett mail som oläst om man inte svarar på det. 7. Diskussion kring arbete med arbetsgrupperna. a. Ramverk/delegationsordning. Pell Uno har fått förslag på arbetsordning från OC, EQ och volontärgrupperna. Pell Uno mailar ut dessa till styrelsen för påsyn, övriga två grupper (Medlemsvård och PR) ska därefter också skriva beskrivningar. På nästa möte beslutas hur styrelsen kan delegera arbetet till grupperna enligt de inlämnade arbetsbeskrivningarna. b. Nyheter/rapporter från arbetsgrupperna i. Medlemsvård, rekrytering och fadderskap (Ulla). Ulla har mailat ut aktuella fadder-och medlemslistor till styrelsen, Pell Uno har sammanställt en sammanfattning. ISS: 60 faddrar/ 65 barn, GF; 91/110, ICF 19/38. IF (GSS) går jämnt upp. Fattas alltså totalt 45 faddrar. Det saknas även pengar totalt i projekten gentemot behov. Alla måste försöka rekrytera medlemmar och faddrar för att täcka upp för behovet. EQ har sagt att man inte vill ansvara för insamling av medel till projektet då mycket tids-och resurskrävande arbete. Pell Uno tycker att det måste vara upp till varje arbetsgrupp i samverkan med alla övriga 1

2 aktivister i Intacts Vänner att trygga ekonomin inom projekten. EQ har tillsammans med Barathi och Thomas beslutat sig för att hitta ett annat hem åt Nobel, då han inte används i terapin och därför belastar ekonomin. EQ-volontärer borde kunna/vilja fortsätta som EQ-faddrar trycka på det efter hemkomst? Emma frågar EQ om de kan uppmana gamla volontärer att bli faddrar. ii. PR, information och aktiviteter (Malin). Malin har inte haft någon kontakt med gruppen, ska ta det och även tillsammans formulera arbetsordning. iii. EQ (Emma). Jenny Ahlqvist undrar om möjlighet till presentkort för särskilda högtider. Styrelsen tycker att det blir för arbetskrävande att ha olika kort, en idé är istället att tydligare belysa möjligheten att köpa Tegelstenar, och uppmana till detta vid olika högtider, kanske nämna det som presentkort också? Malin ska ta fram ett förslag på hemsidan. Emma meddelat EQ styrelsens ok till blogg från volontärer på plats i Indien. iv. OC (Pell Uno). Mattias Ståhl har å OC-gruppens vägnar uppmärksammat att vi angett fel summa från Forum Syd i budgeten och verksamhetsplanen, reviderad enligt punkt 4. v. Volontär (Pell Uno). Inget övrigt att rapportera. 8. Personer på plats i eller på väg till Indien. Volontärer ISS: Karina Jernström, specialpedagog, 8 maj juli). Volontärer på HRTC blir Julia Ask (hästtränare) 7:e juni (3 mån), Anna sofia (hästtränare arbetsterapeut) 1:a augusti (5-6 mån) och Sofie Tostemar (sjukgymnast) 1:a september (3 mån). Lasse Nohrstedt har kommit hem, styrelsen bör ta kontakt med honom för att tillgodogöra sig erfarenheter och synpunkter, Emma ska göra detta. Volontärgruppen har redan bett honom skriva något om sina erfarenheter. 9. Ekonomi. a. Medel på kontot: kr 13 öre. b. Antal medlemmar: 450 betalande medlemmar varav 27 nya c. Övrigt: kr har inkommit föreningen efter att Veronika Lejsved föreläst på tre företag och donerat arvodet. Hon upplyser företagen och åhörarna om Intacts arbete vilket medfört att en del företag höjer arvodet. Hon lovar fortsatta inkomster och vill bli medlem. Ulla sköter kontakten och har skrivit och tackat både henne och företagen som hon föreläst på samt skickat med foldrar kr har inkommit som resultat av 100 Tegelstenar köpta av konstnär Ulrika Jansson som gjort ett konstprojekt om tegel. Ulla skriver och tackar henne. Ulla pratat på Odd Fellow, inbringat 1000 kr, säljer även broderade kort och handdukar (ca 2000 kr). 10. Rapporter. Inget övrigt att rapportera. 11. Övriga frågor. a. Veronika Lejsved och Ulrika Jansson bör nämnas i nästa nyhetsbrev. b. Möjlighet att söka pengar hos ex Världens barn och Erikshjälpen bör utredas närmare, detta borde kunna vara en uppgift för PR, information och aktiviteter. Elisabeth Solin har tagit upp frågan tidigare. Malin ska föra frågan vidare till 2

3 gruppen. Över huvud taget bra om gruppen i sin arbetsordning beskriver plan för insamlingsverksamhet. Ulla säger att vi kan söka pengar av Bra och begagnat igen om vi har ett specifikt behov, Pell Uno ska höra efter med Thomas, har för sig att en bil behöver bytas. c. Kick-off för styrelsen, förslag helgen september i Örebro. 12. Nästa möte bestämdes till tisdag den 3 juli kl Mötet avslutades. Pell Uno Larsson, ordförande Malin Jensen, protokolljusterare Emma Tejler, sekreterare 3

4 Budget 2012 Intäkter Gåvor ISS (Intact Special School) Hälsoprojektet Kalryan Hills Skolbyggnation GF (Girl Child Fostership Scheme) IF (Intact Fadder) OC (Opportunity Campus) OC, projektmedel via Forum Syd ICF (Tsunami Child Fostership) EQ ridterapiprojektet Medlemsavgifter Summa: : Utgifter Gåvor ISS (Intact Special School) Hälsoprojektet Kalryan Hills Skolbyggnation GF (Girl Child Fostership Scheme) IF (Intact Fadder) OC (Opportunity Campus) OC, projektmedel via Forum Syd ICF (Tsunami Child Fostership) EQ ridterapiprojektet Delsumma: : Avgift SFI Medlemsavgifter Kontorsmaterial Trycksaker Revisorarvoden Att fördela Delsumma: Summa: : : 4

5 Föreningen Intacts vänner Reviderad 27/5 12 Verksamhetsplan 2012 Föreningen Intacts Vänner stödjer INTACTs verksamheter i Indien främst genom ekonomiskt stöd och genom kunskaps och erfarenhetsutbyte. Intacts vänners verksamhet bygger helt på ideellt arbete. MÅL: Att under 2012 samla in : (samt : från Forum Syd) till fortsatt utbyggnad av Möjligheternas Land, samt att fullfölja projektet för Ansöka om nytt projektbidrag från Forum Syd till projektet Möjligheternas Land. Att antalet faddrar till barnen vid ISS (Intact Special School) ökar till 80, samt att därutöver samla in : till skolans verksamheter. Att antalet faddrar finns till vart och ett av de 110 barn som finns listade i verksamhetsgrenen GF (Girl Child Fostership). Att antalet faddrar finns till vart och ett av de 39 barn som finns listade i verksamhetsgrenen ICF (Tsunami Child Fostership). Arbetet med IF, Intact Fadder, ( tidigare angetts som GSS) fortsätter för att öka antalet sponsorer. På sikt kommer administrationen att kunna minskas på grund av enklare hantering. Att samla in : till Hälsoprojektet bland byborna i Kalryan Hills, samt att öka antalet sponsorer. Att Intact EQ genom sponsoravtal med olika företag och organisationer vidareutvecklar Ridterapicentrum samt att arbetet med volontärverksamheten skapar rehabiliteringsmöjligheter för barnen vid ISS. EQ gruppen har som mål att samla in : Att i övrigt samla in gåvor som kan användas fritt. Att föreningens medlemsantal vid årets slut skall uppgå till 500 personer. Att informationsblad sändes elektroniskt alternativt per post till medlemmar, faddrar/sponsorer och övriga som stödjer verksamheten, minst fem gånger under året, samt att den externa informationen om Intacts och Intacts vänners arbete ökar. Att i egen regi anordna Kick Off för styrelsen med syfte att förbättra och vidareutveckla styrelsearbetet. Att styrelsen tar fram delegationsordning för respektive arbetsgrupp utifrån underlag från berörd grupp. Att samarbetet i resp. grupp finner sina former och att antalet dokumenterade träffar ökar till minst tre under Protokoll/minnesanteckningar sänds till styrelsens sekreterare/ev. ledamöter. 5