Informations- och kommunikationsplan. Innehåll UTKAST 5 ML

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Informations- och kommunikationsplan. Innehåll UTKAST 5 ML"

Bengt Bengtsson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Informations- och kommunikationsplan UTKAST 5 ML Innehåll 1. Årsmötet Årsmötet Motioner Styrelse Styrelse Styrelsemöte Anställd personal Verksamhetschef, VC Verksamhetsplanerare, VP Övrig anställd personal Information Intern information Extern information Funktionärer Lagindelning Lagledare Lagmöten Lagmöte Minnesanteckningar Förslag/frågor Från funktionär Från medlem Återkoppling Återkoppling på mail Återkoppling på skrivelser till styrelsen Klagomålshantering Mottagande Behandling Slutförande Årsmötet

2 1.1. Årsmötet Föreningens högsta beslutande organ är årsmötet. Där väljs bland annat föreningens styrelse som har ansvaret för föreningen under året fram till nästa årsmöte. Till sin hjälp har styrelsen både anställd personal och ideella funktionärer Motioner Som medlem i Friskis&Svettis Nyköping har man möjlighet att få sin röst hörd genom att lämna in en daterad och underskriven motion till årsmötet. Denna ska vara VC tillhanda senast 5 veckor före årsmötet. 2. Styrelse 2.1. Styrelse Styrelsen består av fem (5) ledamöter och två (2) suppleanter. Suppleanterna finns för att kunna hoppa in i ett beslutsfattande i en ledamots ställe om denne inte är närvarande på styrelsemötet. VC är adjungerad sekreterare i styrelsen Styrelsemöte Kallelse till styrelsemöte och övriga handlingar till detta skickas ut av ordförande/vc till samtliga styrelseledamöter och suppleanter en vecka före mötet. För sent inkomna handlingar kan endast behandlas under Övriga frågor, och under denna punkt är det upp till styrelsen om beslut kan tas eller om det ska ses som en diskussionsfråga Protokoll Justerat mötesprotokoll och eventuella bilagor skickas ut till samtliga ledamöter och suppleanter samt till föreningens revisorer Informationsblad VC skriver ihop ett informationsblad med utgångspunkt från mötesprotokollet och distribuerar detta till föreningens samtliga funktionärer och anställda. 3. Anställd personal 3.1. Verksamhetschef, VC Föreningens verksamhetschef(vc) har som huvudsaklig uppgift att leda och fördela arbete samt föra föreningen framåt. VC är chef för anställd personal. VC's chef är styrelseordförande om denne inte delegerat detta till annan ledamot i styrelsen Verksamhetsplanerare, VP Verksamhetsplaneraren (VP) har som huvudsaklig uppgift att planera verksamheten. I detta ingår bland annat att schemalägga pass och ordna medlemsevents. VP är personalansvarig för samtliga funktionärer inom spinninglag, jympalag, gymlag, rekryterings-/luflag och i

3 dagsläget även receptionslaget då VP är lagledare för detta lag. VP har utvecklingssamtal med dessa funktionärer Övrig anställd personal Två personer är anställda i kombinationstjänsten reception och lokalvård och en är anställd på trygghetsanställning. 4. Information 4.1. Intern information Veckoinformation VC ska varje vecka skicka ut ett sammandrag av vad som händer i föreningen till samtliga funktionärer per mail Laginformation Det åligger lagledaren att sprida information som gäller dennes lag till övriga lagmedlemmar Övrig information VC/VP skickar ut all övrig information till berörda eller samtliga funktionärer Extern information Medlemsinformation Information till våra medlemmar anslås på anslagstavlor, i lokalen och på hemsidan. 5. Funktionärer 5.1. Lagindelning Föreningens funktionärer har skiftande uppgifter. De olika funktionärsfunktionerna är indelade i olika lag. Samtliga lag har en lagledare. Dessa lagledare har en nyckelfunktion i föreningen - de är länken mellan sina lagmedlemmar och styrelsen/verksamhetsledningen Lagledare Uppgift Lagledarna är nyckelpersoner i föreningen. Lagledarens huvudsakliga uppgift är att ta hand om sina lagmedlemmar. Lagledarens minst lika viktiga uppgift är att vara länken till styrelsen, vilket betyder att lagledare rapporterar vad som händer i laget till styrelsen.

4 Information Beslut tagna av verksamhetsledning/styrelse vidarebefordras via VC till lagledaren. Lagledaren ansvarar för att samtliga funktionärer i laget får informationen som verksamhetsledning/styrelse fattat beslut om och vilka åtgärder som har eller skall utföras. 6. Lagmöten 6.1. Lagmöte Det är lagledarens uppgift att hålla möten med sina lagmedlemmar ett par gånger per år. Vid dessa möten kan hur terminen går, vad man tycker och känner i olika frågor och annat diskuteras Minnesanteckningar Vid lagmöten ska minnesanteckningar skrivas. Dessa distribueras av den som skrivit anteckningarna till samtliga lagmedlemmar samt VC och VP. VC ser till att föreningens styrelse får minnesanteckningarna (en stående punkt på styrelsemötena) Uppdrag Om beslut tas på ett lagmöte och det innebär att någon får i uppdrag att utföra något ska det tydligt framgå med namn på ansvarig person i minnesanteckningarna Återkoppling Lagmedlemmen eller VC/VP som fått i uppdrag att utföra något återrapporterar till lagledaren när detta är utfört Uppdrag till VC/VP Om VC/VP får i uppdrag att utföra något eller om det är en fråga man vill lyfta till verksamhetsledning/styrelse ska det också framgå tydligt i minnesanteckningarna. 7. Förslag/frågor 7.1. Från funktionär Om man som funktionär i förening har en fråga eller ett förslag vänder man sig i första hand till sin lagledare. Om lagledaren inte vet svaret på frågan tar denne frågan vidare till VC, VP eller styrelsen beroende på vad det gäller Via minnesanteckningar Om hela laget står bakom en fråga eller ett förslag kan denna lyftas via minnesanteckningar från lagmöte Skrivelse till styrelsen

5 Man kan som enskild funktionär eller grupp föra fram sina åsikter, förslag och frågor genom att skicka in en daterad och underskriven skrivelse till styrelsen adresserad "Skrivelse till styrelsen" Från medlem Medlemmar kommunicerar enklast med receptionsvärden som i sin tur lyfter frågan vidare till VC/VP. De i sin tur kan ta frågan vidare till styrelsen Skrivelse till styrelsen Om medlem önskar kommunicera åsikter, förslag och/eller klagomål till styrelsen kan denne skicka in en daterad och underskriven skrivelse till styrelsen adresserad "Skrivelse till styrelsen": 8. Återkoppling 8.1. Återkoppling på mail När VC/VP fått en fråga eller ett förslag från enskild funktionär/medlem skall (i normalfallet) ett svar liknande "Jag har sett ditt mail och återkommer om xx dagar med svar" sändas senast nästkommande arbetsdag om inte svar kan ges direkt Återkoppling på skrivelser till styrelsen Direkt återkoppling VC återkopplar direkt till avsändare/avsändarna (lagledaren om skrivelsen kommit från ett helt lag) att skrivelsen mottagits och när den kommer att behandlas så fort en skrivelse inkommit Svar på skrivelsen Skrivelsen ska behandlas på närmaste styrelsemöte (skrivelser som inkommer senare än en vecka före närmaste styrelsemöte behandlas på nästkommande möte). Ett svar skall skickas till avsändaren/avsändarna (lagledaren om skrivelsen kommit från ett helt lag) inom två veckor efter styrelsemötet där skrivelsen behandlades. 9. Klagomålshantering 9.1. Mottagande När klagomål inkommit skall återkoppling ske omgående. Senast nästkommande arbetsdag skall VC/VP (om möjligt) meddela avsändaren att klagomålet mottagits och när och hur en förbättring/lösning kommer att kunna ske/ges. Om klagomålet kan behandlas direkt görs detta omgående och meddelas avsändaren Behandling

6 Alla klagomål skall behandlas så snart som möjligt. Om det inte finns någon lösning skall avsändaren meddelas detta omgående Slutförande Efter att alla klagomål lösts skall VC/VP meddela avsändaren/avsändarna så snart som möjligt.

Relevanta dokument

Årsmöte, arbetsformer och organisation i klubben

Årsmöte, arbetsformer och organisation i klubben Organisation är en förutsättning för att en verksamhet ska fungera. En bra organisation är nödvändig för att nå bra resultat. I bland fungerar organisationen