uppdaterad 2013-04-22 AVSTÄMNINGSLISTA inför månads-, kvartals- och delårsbokslut Institution: Period: Det finns förtydliganden/anvisningar för vissa avstämningspunkter, se motsvarande nummer i Förtydligande anvisning till avstämningslistan Månadskontroll Avtalsreskontra Stäm av rapport Fråga Intäkt (A1) Stäm av rapport Fråga aktivitetsplan (A1) Kontrollera FA03 och FA04: Gå igenom samtliga anläggningar och kontrollera att de ligger i rätt anläggningsgrupp. FA03: Agresso: Ekonomi-Anläggningsredovisning-Anläggning- Fasta upplysningar anläggningar. Skriv institutionskod* i Dim1(ex C1*) FA04: Egen Meny - FA04 Periodiska data anläggning Boka om eventuella anläggningstillgångar som blivit kostnadsförda, lägg in dem i anläggningsregistret och boka om dem som tillgång. Kostnadskonton som bör gås igenom; 5611-5614 (korttidsinvesteringar och förbrukningsinventarier) 5693 (Förbrukningsmateriel) 5697 (övriga varuinköp) Uppföljning av stödverksamheten (INDI) Ta fram browserrapporten Budgetuppföljning INDI och kontrollera utfall med hjälp av kolumnen Förbrukat i %. Kontrollera orsak om avvikelsen >+-10% mot budget och korrigera eventuella felkonteringar. Om budgeten hålls ska första kvartalet motsvara 25% förbrukning, delår = 50%, kvartal 3 = 75%, helår = 100%. Genomgång leasingavtal, konto 5761-5762. Normalt förekommer endast operationell leasing vid KI. Vid oklarhet om operationell eller finansiell leasing, kontakta Redovisningsenheten vid Ekonomiavdelningen. Stora finansiärer, ackumulerat belopp > 100 tkr, bokade på egen finansiärskod (ej som *DIV) Interimsbokningar/periodiseringar klara För ytterligare information om hur dessa bokförs, se Ekonomihandboken, kapitel 1.4 och 2.4 om periodavgränsningsposter Anvisningar nr 15 1 1 16 Görs (KV=kvartal) (=delår) (=helår)
Finansiering av transfereringar ombokade. Konto 7300-7999 = 0: Fråga saldotabell. MÅN01 - Kontroll transferering = 0 77*, 78*, 79* Lämnade bidrag. Strikt kontantprincip - bokförs i den period då utbetalning sker! 2 2 Kontrollera om nya doktorander konterats på konto 4341 med projekt som har verksamhetskod 1*. Doktorander kan ha utbildningsbidrag till högst 20 % av det totala bidraget. Förutsättning för att få kontera på verks 1* är att de deltagit i undervisningen avseende GU. Om fel, boka bort till annat projekt med verks som avser forskning. Kontroll att konto 39*9 inte finns bokad med institutionens egen finansiärskod Institutionen kan inte ha sin egen finansiärskod på dessa konton. OBS! Institutionsinterna intäkter bokas på konto 39*8! Uppföljning av projekten. Kontrollera att samtliga projekt är värdemässigt genomgångna, kostnader rätt fördelade och att mindre projektsaldon på avslutade projekt är bortbokade. Kontrollera underfinansierade projekt. Finns kontrakt? Är kontraktet inlagt i avtalsreskontran? Fråga saldotabell MÅN02 - Underfinansierade projekt Konto 1931 och 1932 (Plusgirot) avstämt mot kontoutdrag som fås ur Nordea Corporate Netbank Konto 19315 avstämt mot kontoutdrag från Danske Bank. Konto 19316 och 19326 avstämt mot kontoutdrag från SEB Följande konton ska bli 0 på kontonivå: Konto 24091/Avräkning interna inbetalningar Konto 24092/Avräkning interna utbetalningar Detta konto bokar EA på istället för att skicka ut medel via PC-girofil. Institutionerna motbokar så att dessa konton inte har något saldo vid månadsskifte. Följande konton ska bli 0 på projektnivå: Konto 15461/Införselmoms varor från tredje land Konto 5600/Anläggning, utrustning, inventarier, datorer Konto 5800/Kostnader som vidarefaktureras 2 3 3 4 5 6
Konto 5500/Outredda kostnader, preliminärt konto som används i EFH och då endast i ekonomirollen. Används som bevakning när underlag till faktura saknas, men fakturan måste betalas. Kontot ska användas restriktivt och utredas nästkommande månad. Vid saldo ska bilaga sändas in. Felkonto 2304 ska vara noll med undantag av bokningar gjorda av Personalavdelningen: Tänk på att boka bort exakt som inbokat (hela kontosträngen) t.ex. med eller utan verksamhetskod Verifikationsdifferens konto 2305 bokas bort mot Öresjustering konto 3482. Detta endast avs. saldo på mindre än 1 krona, EA rättar större belopp. Ibland uppstår en differens i verifikationen. Om saldo på konto 2305 kontrollera hela konteringssträngen och boka bort exakt så som den är inbokad mot konto 3482. Ta ut rapporten avstämningar anläggningar (KIFAK): Egen meny, månadsavstämningar, avstämningar anläggningar KIFAK. Ange föregående period i fältet senaste avskr.period och innevarande period i fältet Avstämningsperiod. Åtgärda allt på rapporten. I avsnitt ett är det OK med nyupplagda anläggningar (status = N) som ännu inte bokförts. I avsnitt två är nyupplagda anläggningar som ännu inte fått sin första avskrivning OK. De är inte fel men kommer med i rapporten. När avskrivningarna är gjorda av EA går information ut om detta. Kör då ytterligare en KIFAK och ange nu innevarande period som senaste avskr.period. Denna kan visa fel avseende nyupplagda anläggningar som ex har ett felaktigt projekt angivet i huvudboken/anläggningsregistret. Rätta eventuella felaktigheter. 7 8 Utgående moms avstämd mot momspliktig omsättning Egen Meny Månadsavstämning Momsavstämning (A1) Alla institutionsinterna konton =0: Egen Meny - Månadsavstämning - Avstämning interna konton (A1) Konto 69908 ska vara 0 även på finansiärskod Syftet med institutionsinterna konton är att belysa flödet av transaktioner mellan olika avdelningar inom institutionen. Då detta är interna omföringar så ska dessa transaktioner inte ha någon resultatpåverkan varför alla institutionsinterna konton ska vara = 0. 9
Endast tillåtna konteringskombinationer intäktskonto/finansiär och intäktskonto/verksamhet: Egen Meny. Månadsavstämningar Konteringskontroller OBS: Alla institutioner kommer med i rapporten (under bearbetning) Kontrollera kundreskontra mot konto 15* i huvudboken, så att de har samma saldo. Åtgärda/Kontrollera oreglerade poster! Egen Meny. Månadsavstämningar, Periodiserad saldospecifikation KUND OBS: Så länge det finns saldo kvar i gamla kundreskontran måste ni söka ut i båda reskontrorna och lägga ihop dem (rutin från Henrik Ödman har gått ut via mail 2013-03-05) Skicka ut påminnelser och räntefakturor. 1. Kundreskontra, Betalningsuppföljning, Påminnelse, Påminnelseförslag och bekräftelse 2. Kundreskontra, Räntedebitering, Räntefakturaförslag och bekräftelse OBS: Avvakta vidare information avseende denna rutin. EA sköter för närvarande. Alla kundfakturor äldre än 3 månader (från förfallodatum) ska kommenteras med varför de fortfarande är oreglerade och vilka åtgärder som vidtagits. Ska posterna bokas om till osäkra kundfordringar och till vilket belopp värderar vi dem? Eller finns det någon tvist? Bokföring: se kapitel 1.3.1.7 Osäkra kundfordringar i Ekonomihandboken. OBS: Avser både gamla institution i Agresso och A1 i det fall ni har obetalade kundfakturor kvar i gamla Agresso. Kontrollera leverantörsreskontra mot konto 25* i huvudboken, så att de har samma saldo. Åtgärda/Kontrollera oreglerade poster Egen meny, Månadsavstämningar, Periodiserad saldospecifikation LEV OBS: Så länge det finns saldo kvar i gamla leverantörsreskontran måste ni söka ut i båda reskontrorna och lägga ihop dem (rutin från Henrik Ödman har gått ut via mail 2013-03-05) Alla leverantörsfakturor äldre än 3 månader (från förfallodatum) ska kommenteras med varför de fortfarande är oreglerade och vilka åtgärder som vidtagits. OBS: Avser både gamla institution i Agresso och A1 i det fall ni har obetalade kundfakturor kvar i gamla Agresso. Alla konton i RR ska ha verksamhetskod, för att uppföljning och rapportering ska kunna göras per verksamhetsgren. Fråga saldotabell MÅN03 Kontroll VERKS 10 11 11 Intrastat: Jämför varuinköpen mot saldo i rapporten Egen Meny. Månadsavstämningar, Intrastatrapport 12
Reavinst/förlust vid utrangering/försäljning av anläggningstillgång ombokad. Summan av konto 6731-6733 = 0: Fråga saldotabell MÅN04 Kontroll reavinst/förlust, del 1 Reavinst/förlust lika stor som saldo omföring reavinst/förlust. Summan av konto 5331, 5332, 3421, 3422, 6733 = 0: Fråga saldotabell MÅN05 Kontroll reavinst/förlust, del 2 VAT-nr Kontrollera om det finns nya bokningar i innevarande period på kto 3414, 3447 och 3317. OBS! kontrollera om VAT-numren är giltiga på hemsidan - http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do?selectedlanguage =EN Skriv ut sidan/sidorna och mejla in tillsammans med bilagan. Samtliga balanskonton (konto 1*-2*) avstämda och bilagor upprättade Fråga saldotabell MÅN06 Spec balanskonton Bilagor finns på intranätet på Ekonomiavdelningens hemsida. CONTEMPUS Ta ut listor för Avvikelsehanteringen och Förfallna fakturor enligt separat instruktion (flik i Contempusbilagan). Skicka in bilagan med kommentarer till redovisningsavdelningen. Parkerade fakturor i listan Förfallna fakturor ska också kommenteras. EFTER STÄNGNING VARJE MÅNAD INDI-filen körs av Ekonomiavdelningen Detta sker efter att månaden (perioden) stängts för bokning av personal ute på institutionerna. Filen bokar upp månadens OH-kostnader som uppstått på projekten. F&A-filen avseende godkända indirekta kostnader körs av Ekonomiavdelningen Detta sker efter att månaden (perioden) stängts för bokning av personal ute på institutionerna. Filen bokar upp månadens F&A-kostnader som uppstått på projekten. 13 13 3 14
EFTER STÄNGNING VID KVARTAL, DEL- & HELÅR Underfinansierade projekt där kontrakt finns bokas upp/värderas mot konto 1632 (bidrag) respektive konto 1672 (uppdrag) efter att INDI-påslagen är bokförda (E-mail från Ekonomiavdelningen när filerna är körda) Egen meny, Månadsavstämning, Helår/delår värderingsunderlag VV01B KV TIPS! Förbered 1632- och 1672-bilagan innan INDI-påslagen är bokförda. Ta ut värderingsunderlag: Egen meny, Månadsavstämning, Helår/delår värderingsunderlag VV01B. Fyll i 1632- och 1672- bilagan i alla fält förutom Bokning 1632/1672 Underskott Belopp. Fältet Bokning 1632/1672 Underskott Belopp fylls i efter att INDI- påslagen är bokförda. INDI-filen beräknas köras den 9 april Senaste uppbokning mot 1632/1672 måste ske senast 10 april klockan 12 EFTER VÄRDERING Verksamhetsredovisning: Analysera resultatet och uppskatta rimligheten i rapportens alla delar Egen meny Månadsavstämning - Resultaträkning per verksamhetsgren (efter att Ekonomiavdelningen har värderat)
MÅNADSBOKSLUT Samtliga bilagor finns på intranätet under Ekonomiavdelningens hemsida Bokslut och budget BILAGOR ATT SKICKA IN VIA E-MAIL E-mailadress: redovisning@ki.se Ärendemening: Institutionsbeteckning SENAST DAGEN EFTER PERIODSTÄNGNING INNAN KL 09:00 Bilagor, om saldo finns, på följande konton: 2300,2303, 3317, 3414, 3447, 5500, 5441/5451, 5442 & 7300-7999 Bilagor, om saldo finns, på följande projekt: 87008883 SENAST DEN 10: E MÅNADEN EFTER DEN PERIOD AVSTÄMNINGEN GÄLLER Intrastat Contempus KVARTALSBOKSLUT Samtliga bilagor finns på intranätet under Ekonomiavdelningens hemsida Bokslut och budget BILAGOR ATT SKICKA IN VIA MAIL E-mailadress: redovisning@ki.se Ärendemening: Institutionsbeteckning ex K7 SENAST DAGEN EFTER PERIODSTÄNGNING INNAN KL 09:00 Bilagor, om saldo finns, på följande konton: 2300,2303, 3317, 3414, 3447, 5500, 5441/5451, 5442 & 7300-7999 Bilagor, om saldo finns, på följande projekt: 87008883 SENAST DEN 10/4 2013 1632- och 1672-bilagan. Inga kontrakt SENAST DEN 10:E MÅNADEN EFTER DEN PERIODAVSTÄMNINGEN GÄLLER Intrastat Contempus HÄRMED INTYGAS ATT OVANSTÅENDE ÄR UTFÖRT Administrativ chef Kontaktperson: Telefonnummer