AVSTÄMNINGSLISTA inför månads-, kvartals- del- och helårsbokslut OBS! Punkterna ligger i fallande ordning utefter tidsföljd och prioritet

Transkript

1 AVSTÄMNINGSLISTA inför månads-, kvartals- del- och helårsbokslut OBS! Punkterna ligger i fallande ordning utefter tidsföljd och prioritet Institution: Period: Det finns förtydliganden/anvisningar för vissa avstämningspunkter, se motsvarande nummer i Förtydligande anvisning till avstämningslistan FÖRE NADSSKIFTET VARJE NAD Mer info i anvisningar nr Att göra =månad KV=kvartal =delår =helår De ljusblåa markerade punkterna kan med fördel stämmas av dagarna före månadsskiftet. Notera stäm av punkterna igen om bokningar sker i ett senare skede i bokslutsarbetet. Kontroll Avtalsreskontra Stäm av rapport Fråga Intäkt (Brutto) Stäm av rapport Fråga aktivitetsplan Denna rutin fungerar utmärkt att göra veckan före månadsskiftet och då kan differenser förekomma. Vid del- samt helår får rapporterna inte innehålla några differenser (0,00) i DIFF (VAL) och ska stämmas av mot uppbokningen på konto 1632/1672! Månadskontroll Dnr. XX Stäm av projekt?? för inbetalningar som bokförts utan specifikt diarienummer. Gå till Fråga verifikation och välj rapporten Avstämning DNR XX- endast projekt?? DNR XX ska endast finnas bokat på den egna institutionens projekt?? Om DNR XX finns på annat projekt, boka om till korrekt DNR. Boka om eventuella anläggningstillgångar som blivit kostnadsförda. Lägg in dem i anläggningsregistret via rutinen Skapa anläggningar från fakturor och bokning på konto KV Kostnadskonton som bör gås igenom; (korttidsinvesteringar och förbrukningsinventarier) 5693 (Förbrukningsmateriel) Vid hel- och delår ska konto 1291 vara nollställt.

2 Kontrollera bokning av anslag avs. utbildningsprogram Programmen ska kontrolleras av programansvariginstitution (PrI), kontakt tas av PrI med kursansvarig (KrI) vid uppkomna felaktigheter. Senast den 25:e varje månad ska anslagen avseende grundutbildning vara fördelade på programansvarig (PrI) och kursansvarig (KrI) med rätt konto samt verksamhetskod. Det finns två avstämningsrapporter, avstämning GU del1 och avstämning GU del2 som används av PrI för att stämma av programmen på övergripande nivå. Rapporterna återfinns i Agresso under egen meny - programuppföljning/avstämning INST anslag GU det finns en mapp för varje PrI med tillhörande avstämningsrapporter, se bild nedan. Del 1: Kontrollerar att det som PrI fått in avseende programmet (på konto 3092) stämmer med vad som fördelats till medverkande både inom och utanför PrI (via konto 3093) samt satts av till stöd (på konto 49978). Om allt är korrekt ska saldot av rapporten vara noll per program. Del 2: Kontrollerar att det som PrI delat ut till medverkande (KrI) (på konto 3093) har bokförts på rätt verksamhetskod och konto (konto 3094). Konto 3093 och 3094 ska per verksamhetskod/program vara 0. Vid eventuella frågor rörande programmen, kontakta i första hand Styrelsestöd och Internationella Relationer (SIR) och Katharina Soffronow, katharina.soffronow@ki.se. Uppföljning av stödverksamheten (INDI) Gå till Fråga saldotabell och ta fram browserrapporten Budgetuppföljning INDI och kontrollera utfall med hjälp av kolumnen Förbrukat i %. Kontrollera orsak om avvikelsen >+-10 % mot budget och korrigera eventuella felkonteringar. 15 KV Om budgeten hålls ska första kvartalet motsvara 25 % förbrukning, delår = 50 %, kvartal 3 = 75 %, helår = 100 %.

3 Uppföljning av utbildningsprogrammen Kvartalsvis behöver programmen följas upp, det finns rapporter under Egen meny i Agresso som används för att följa upp utfall jämfört med budget per programverksamhetskod. KV PrI får upp rapporterna ovan och använder dem för att göra en total avstämning på hela programmet. KrI använder rapporten ovan för att stämma av utfall jmf budget på sin kurs. Vid eventuella frågor rörande programmen, kontakta i första hand. Styrelsestöd och Internationella Relationer (SIR) och Katharina Soffronow, katharina.soffronow@ki.se. Genomgång leasingavtal, konto Normalt förekommer endast operationell leasing vid KI. Vid oklarhet om operationell eller finansiell leasing, kontakta Redovisningsenheten. Stora finansiärer, ackumulerat belopp > 200 tkr, bokade på egen finansiärskod (ej som *DIV) Gå till Fråga verifikation och sök fram vad som fakturerats på olika finansiärskoder. Om någon överstigit gränsen för ackumulerat belopp ska den ha en egen finansiärskod annars *DIV. Interimsbokningar/periodiseringar klara Periodiseringsgräns 50 tkr/månad. Tänk på att inte periodisera innevarande månad i EFH om ni inte är säkra på att fakturan hinner attesteras och bokföras innan månadsskifte. Förutom periodiseringar i EFH så bokas kostnader upp som varit men som vi inte fått faktura på ännu (upplupna kostnader). I det fall ni inte vet exakt summa uppskattar ni belopp som ni bokar bort då fakturan ankommer. Även här är det ett minimibelopp på 50 tkr/månad Ekonomihandboken, kapitel 1.4 och 2.4 periodavgränsningsposter

4 Kontrollera ankomstregistrerad intern bokföringsorder Uppföljning av att inga gamla interna bokföringsordrar ligger kvar och inte har hanterats, se bild nedan. Efter att du fått fram aktuella interna bokföringsordrar kontrolleras följande: Kontroll av kostnader titta på Visa arbetsflöde i menyraden. Kontroll av intäkter titta på Loggbok i menyraden. Finansiering av transfereringar ombokade. Konto = 0: Gå till Fråga saldotabell och välj N01 - Kontroll transferering = 0 77*, 78*, 79* Lämnade bidrag. Strikt kontantprincip - bokförs i den period då utbetalning sker! Kontrollera om nya doktorander konterats på konto 4341 med projekt som har verksamhetskod 1*. Doktorander kan ha utbildningsbidrag till högst 20 % av det totala bidraget. Förutsättning för att få kontera på verks 1* är att de deltagit i undervisningen avseende GU. Om fel, boka bort till annat projekt med verks som avser forskning. Kontroll att konto 39*9 inte finns bokad med institutionens egen finansiärskod Gå till Fråga verifikation och sök på konto 39*9 och egen finansiärskod. Institutionen kan inte ha sin egen finansiärskod på dessa konton. OBS! Institutionsinterna intäkter bokas på konto 39*8! Kontroll konto 2303 outredda medel Vad ligger på konto 2303? Om inte hemmahörande vid institutionen skall ägaren efterlysas med EA:s hjälp. Om ägaren inte hittas inom KI kontaktas avsändaren för mer information. Säkerställ att månadens statsanslag är fördelade Kontrollera att alla inbokningar från US på projekten XX992* är fördelade på institutionen och att projektens saldo är = 0. Uppföljning av projekt Kontrollera att samtliga projekt är värdemässigt genomgångna, kostnader rätt fördelade och att mindre projektsaldon på avslutade projekt är bortbokade

5 Kontroll av projekt med saldo och status = P Kontrollera era projekt med saldo och status = P (parkerade) genom att köra rapporten Projektsaldo med status P under Egen Meny/Månadsavstämning: KV Gå igenom projekten och avgör om projektet ska ligga kvar med status = P och saldo eller om annan åtgärd (ex. kapitalföring och avslut av projekt) kan vidtas. Kontrollera underfinansierade projekt. Finns kontrakt? Är kontraktet inlagt i avtalsreskontran? Fråga saldotabell N02 - Underfinansierade projekt NADSBOKSLUT 3 De gulmarkerade punkterna ska stämmas av i ordning som följer nedan. De tre första punkterna, som avser bankkonto och interna avräkningar, bör vara klara så tidigt som möjligt för att resterande bokslutsarbete ska löpa på smidigt. Konto 1931 och 1932 (Plusgirot) avstämt mot kontoutdrag som fås ur Nordea Corporate Netbank Konto avstämt mot kontoutdrag från Danske Bank. Konto och avstämt mot kontoutdrag från SEB Följande konton ska bli 0 på kontonivå: Konto 24091/Avräkning interna inbetalningar Konto 24092/Avräkning interna utbetalningar Dessa konton bokar EA på istället för att skicka ut likvida medel. Institutionerna motbokar så att dessa konton inte har något saldo vid månadsskifte Följande konton ska bli 0 på projektnivå: Konto 5600/Anläggning, utrustning, inventarier, datorer Konto 5800/Kostnader som vidarefaktureras Konto 5500/Outredda kostnader, preliminärt konto som används i EFH och då endast i ekonomirollen. Används som bevakning när underlag till faktura saknas, men fakturan måste betalas. Kontot ska användas restriktivt och utredas nästkommande månad. Vid saldo ska bilaga sändas in.

6 Felkonto 2304 ska vara noll med undantag av bokningar gjorda av Personalavdelningen: Tänk på att boka bort exakt som inbokat (hela kontosträngen) t.ex. med eller utan verksamhetskod Utgående moms avstämd mot momspliktig omsättning Egen Meny Månadsavstämning Momsavstämning (A1) Kontrollera institutionsinterna konton. Alla institutionsinterna konton =0: 7 8 Gå till Egen Meny/Månadsavstämning och välj rapporten Avstämning interna konton (A1). Syftet med institutionsinterna konton är att belysa flödet av transaktioner mellan olika avdelningar inom institutionen. Då detta är interna omföringar så ska dessa transaktioner inte ha någon resultatpåverkan varför alla institutionsinterna konton ska vara = 0. Kontrollera kundreskontra på bokslutsbilagan. Vid differens- åtgärda/kontrollera oreglerade poster! Alla kundfakturor äldre än 3 månader från förfallodatum ska kommenteras med varför de fortfarande är oreglerade och vilka åtgärder som vidtagits. Kommentera på bilagan, ta ställning till om de ska bokas som osäkra kundfordringar och till vilket belopp vi värdera dem. Maila bilaga till redovisning@ki.se. Bokföring: se kapitel Osäkra kundfordringar i Ekonomihandboken / Kontrollera leverantörsreskontra på bokslutsbilagan. Vid differens- åtgärda/kontrollera oreglerade poster! 10

7 Alla leverantörsfakturor äldre än 3 månader från förfallodatum ska kommenteras med varför de fortfarande är oreglerade och vilka åtgärder som vidtagits. Maila bilaga till redovisning@ki.se. 11 / Alla konton i RR ska ha verksamhetskod, för att uppföljning och rapportering ska kunna göras per verksamhetsgren. Fråga saldotabell N03 Kontroll VERKS Reavinst/förlust vid utrangering/försäljning av anläggningstillgång ombokad. Summan av konto = 0: Fråga saldotabell N04 Kontroll reavinst/förlust, del 1 Reavinst/förlust lika stor som saldo omföring reavinst/förlust. Summan av konto 5331, 5332, 3421, 3422, 6733 = 0: Fråga saldotabell N05 Kontroll reavinst/förlust, del 2 Endast tillåtna konteringskombinationer intäktskonto/finansiär och intäktskonto/verksamhet: Egen Meny. Månadsavstämningar Konteringskontroller Samtliga balanskonton (konto 1*-2*) avstämda och bilagor upprättade i BR bilagor och övriga bilagor Vid del-och helår ska denna avstämningslista skrivas ut och skrivas på av AC. Därefter skannas den in och skickas till redovisning@ki.se (vi behöver den alltså inte i original längre) 3

8 VID STÄNGNING VARJE NAD VAT-nr (momsregistreringsnummer) Kontrollera om det finns nya bokningar i innevarande period på konto 3414, 3447 och Fråga verifikation VAT periodisk sammanställning. ange inst & period OBS! kontrollera att momsreg.nummer (VAT) finns på samtliga transaktioner. Endast i de fall där momsreg.nummer saknas på någon/några transaktioner ska VAT-numren alternativt intyg mejlas in till ekonomiavdelningen. VAT-numren kan kontrolleras på följande hemsida: EN Intrastat: Jämför varuinköpen mot saldo i rapporten Egen Meny. Månadsavstämningar, Intrastatrapport Om försöksdjur ange vikt och antal. SENAST DEN 8:E NADEN EFTER DEN PERIOD AVSTÄMNINGEN GÄLLER 1 2 EFTER STÄNGNING VID KVARTAL, DEL- & HELÅR Underfinansierade projekt där kontrakt finns bokas upp/värderas mot konto 1632 (bidrag) respektive konto 1672 (uppdrag). Använd SALDOH vid uppbokning När INDI-bokning är gjord och meddelande om det kommit från EA så tar ni ut rapport VUSKA och stämmer av era bokningar så att det ser korrekt ut. VUSKA ligger under Egen meny, Månadsavstämning, Värderingsunderlag underskott (ladda först och titta på sedan) KV EFTER VÄRDERING Verksamhetsredovisning: Analysera resultatet och uppskatta rimligheten i rapportens alla delar Egen meny Månadsavstämning - Resultaträkning per verksamhetsgren (efter att Ekonomiavdelningen har värderat) DEL- OCH HELÅRSBOKSLUT HÄRMED INTYGAS ATT OVANSTÅENDE ÄR UTFÖRT Administrativ chef Namnförtydligande