Datum 2011-02-15 Sista anbudsdag: 2012-04-15 Diarienummer 11-4262-063 Anbudets giltighet: 2012-12-31 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandling av Bedömartjänster - Område: Laboratorier och vissa kontrollorgan Ni inbjuds att lämna anbud i enlighet med angivna förutsättningar i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Allmänt om Swedac 3 2 Syfte och mål 3 2.1 Tjänsten 4 3 Upphandlingsform 4 4 Avtalsperiod 5 5 Kvalificering 5 5.1 Krav på leverantör 5 5.2 Övriga krav på leverantör 6 6 Tilldelning av kontrakt 7 6.1 Avropsordning 7 7 Kommersiella villkor 7 8 Anvisningar - Anbudets innehåll 7 9 Sekretess 8 10 Beslut 9 11 Frågor om förfrågningsunderlaget 9 Bilagor 9 Sidnummer 2
Förfrågningsunderlag Upphandling av bedömartjänster för 2013-01-01 2013-12-31 inom området laboratorier och vissa kontrollorgan. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud på bedömartjänster inom området laboratorier och vissa kontrollorgan. 1. Allmänt om Swedac Swedac, Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll, är en statlig myndighet med ansvar för tekniska kontrollformer. Swedac är också svenskt ackrediteringsorgan, vilket innebär att vi kompetensbedömer laboratorier, certifierings- och kontrollorgan samt anmälda organ. Anmälda organ ska vara ackrediterade för de arbetsuppgifter de utför enligt resp. EG-direktiv. Ackreditering sker mot de krav som gäller för laboratorier, kontrollorgan och certifieringsorgan samt de tillkommande krav som finns i regelverket för anmälda organ och resp. EG-direktiv. Ackreditering är ett internationellt system med krav utifrån internationella, erkända standarder. Rapporter och certifikat utfärdade av svenska ackrediterade organ godtas också i andra länder. Swedac är samordnande myndighet för marknadskontroll och ansvarig föreskrivande och tillsynsmyndighet för reglerad mätteknik och ädelmetallarbeten. Swedac är även s.k. anmälande myndighet avseende anmälda organ. Anmälan som Swedac gör till EU-kommissionen grundar sig normalt på att det anmälda organet är ackrediterat för de uppgifter det avser att utföra för aktuella EG-direktiv. Swedacs uppdragsgivare är regering och riksdag, men också andra statliga myndigheter, företag och branschorganisationer. För mer information, gå in på www.swedac.se 2. Syfte och mål Swedacs verksamhet omfattar såväl bedömning inför ackreditering som tillsyn av de ackrediterade provnings- och kalibreringslaboratorierna samt kontrollorgan. Vid dessa bedömningar använder Swedac sig delvis av externa tekniska bedömare, som granskar de ackrediterade organen på plats. Dessa är spridda över hela landet. Swedac upphandlar en pool av bedömare att avropa bedömningar ifrån. De bedömare som kommer att anlitas ska kunna göra bedömningar i fält, vilket kräver resor. Swedac äger rätt att, efter samråd med leverantör, fördela bedömningar inom landet då det finns krav om att samma bedömare inte bör bedöma samma ackrediterade organ år efter år. 3
2.1 Tjänsten De laboratorier och kontrollorgan som denna upphandling omfattar är indelade i olika moduler och framgår av bilaga 1. I bedömarens uppdrag ingår följande: Kontrollera att laboratorier uppfyller ackrediteringsvillkoren. Dessa anges i SS-EN ISO/IEC 17025 alternativt SS-EN ISO 15189 och Swedacs gällande föreskrifter för ackrediterade laboratorier, samt andra eventuella tillkommande myndigheters krav. Aktuella kompetensområden anges i bilaga 3:1-5 alternativt Kontrollera att kontrollorganen uppfyller ackrediteringsvillkoren. Dessa anges i SS-EN ISO/IEC 17020 och Swedacs gällande föreskrifter för ackrediterade kontrollorgan, samt andra eventuella tillkommande myndigheters krav. Aktuella kompetensområden anges i bilaga 3:6. Eventuellt utföra bedömning inför ackreditering. Teknisk bedömning för tekniska bedömare (på plats hos kund eller genom dokumentgranskning) och för bedömningsledare/teknisk bedömare med utökade befogenheter även systembedömning (bedömning av ledningssystemet). Utföra uppdraget i enlighet med Swedacs kvalitetsledningssystem genom att följa beskrivningarna i dokument listade i avsnitt 1 i Allmän bedömarpärm (Laboratorier alternativt Kontrollorgan)och respektive områdesspecifik pärm. Kravdokument och vägledningar som ingår i dessa pärmar framgår i bilaga 6-12, liksom var dessa finns att tillgå. För redan aktiva bedömare inom området finns dessa tillgängliga via Webidoc. Granska korrigerande åtgärder från det ackrediterade organet. Utföra extra påkallat återbesök då allvarliga fel eller brister kvarstår efter ordinarie besök. Återbesöket beslutas av Swedac. Vara tillgängliga för kunderna och ha möjlighet att utföra bedömningar i fält på ett sätt som ger kunderna god service och är i enlighet med riktlinjerna i ILAC G11:07/2006. Åta sig att medverka vid samordningsaktiviteter (de interna och/eller externa förrättningar, sammanträden, utbildningar m.m.) som enligt Swedacs bedömning är lämplig för verksamheten. Vid dessa aktiviteter står Swedac för resa, kost och logi men inte arbetstid. Antal dagar uppgår maximalt till 2 per år. Bedömning samt för- och efterarbete ska göras med hjälp av IT-applikation SiteDoc och webbplats WebiDoc. Leverantör ska därför ha tillgång till bärbar PC med MS Word i den version som gäller för SiteDoc. För närvarande Word 2003, Word 2007och Word 2010. Swedac tillhandahåller SiteDoc-applikationen samt manualer, information och ev. utbildning. 3. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling enligt 4 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Vid en sådan upphandling antas anbud utan föregående förhandling. Swedac förbehåller sig rätten att under avtalsperioden göra kompletteringsupphandlingar. 4
4. Avtalsperiod Lämnat anbud ska avse avtal (se bilaga 4 och 5) för perioden 2013-01-01 t.o.m. 2013-12-31, med möjlighet för Swedac att förlänga avtalet med ett år i taget upp till två år. Avtalstiden kan således som längst uppgå till tre år. Beslut om eventuell förlängning tas tre månader innan innevarande avtalsperiod går ut. Avtalet har en ömsesidig uppsägningstid av tre månader. Swedac har rätt att säga upp avtal utan uppsägningstid om revisioner under pågående avtalsperiod visar att bedömaren inte uppfyller ställda krav. 5. Kvalificering Anbud som inte uppfyller ställda krav enligt punkt 5.1 och 5.2 utvärderas inte. Lämplighet enligt riktlinjer i ILAC-G11:07/2006 samt kompetensområden som inte kan styrkas kan komma att prövas genom intervjuer om inte anbudsgivaren är känd/bedömd sedan tidigare. 5.1 Krav på leverantör Bedömningsarbetet ska utföras av bedömare som har: Naturvetenskaplig/teknisk examen, minst 3 år eller motsvarande Bifoga betyg/ intyg Minst 4 års erfarenhet av arbete inom kompetensområdet varav minst 2 års praktiskt arbete inom specialist-/underområdet. Bifoga arbetsintyg, bevis på hur kompetens upprätthålls inom varje kompetensområde samt uppgift om referensperson Ett uppförande/arbetssätt som motsvarar riktlinjerna i ILAC G11:07/2006 Här kommer ev. intervjuer användas vid kvalificering av anbudsgivare. Goda kunskaper i det språk som bedömningen kräver (svenska och/eller engelska), både i tal och i skrift. Bekräfta i Svarsblankett Intygande om uppfyllande av kravspecifikation i förfrågningsunderlag För teknisk bedömare: Godkänts som teknisk bedömare av Swedac eller annat ackrediteringsorgan (bifoga intyg) alternativt förbinder sig att genomgå Swedacs bedömarutbildning och kompetensprogram vid nästa tillgängliga kurstillfälle. Godkänt resultat ska uppnås innan uppdrag utförs som teknisk bedömare. I det senare fallet kan personen eventuellt användas som teknisk rådgivare tills kvalificeringen är klar. För teknisk bedömare med utökade befogenheter: Godkänts som teknisk bedömare (se ovan) och erfarenhet av ett flertal tekniska bedömningar samt kvalificerats av Swedac för att granska ledningssystem enligt SS-EN ISO/IEC 17025, SS-EN ISO 15189 resp SS-EN ISO/IEC 17020. 5
För bedömningsledare: Genomgått kurs i ISO 9001 för Lead Auditor med godkänt resultat. Kursen ska vara certifierad av IRCA-International Register of Certificated Auditors i England med nr. A17056 alternativt kurs som uppfyller motsvarande krav. Därutöver bedömts och godkänts enligt Swedacs kompetensprogram för bedömningsledare för bedömning mot SS-EN ISO/IEC 17025, SS-EN ISO 15189 resp. SS-EN ISO/IEC 17020. Alternativt vara godkänd av Swedac som bedömningsledare vid tidigare tillfälle. Genomgått Swedac:s utbildning i SiteDoc och WebiDoc alternativt förbinder sig att gå vid nästa tillgängliga tillfälle. Tillgång till egen PC och Internetuppkoppling. Fysisk möjlighet att utföra minimum 2 bedömningar per år. Inget garanterat antal bedömningar kommer att ges. Leverantör får under avtalstiden inte åta sig uppdrag som kan antas ifrågasätta hennes/hans opartiskhet vid fullgörande av avtal. Leverantören ska till Swedac redovisa ev. övrig verksamhet leverantören/bedömaren bedriver eller avser att åta sig, så att Swedac kan bedöma ev. jävsituation. Bifoga till ansökan en beskrivning över ev. övrig verksamhet leverantören och bedömaren bedriver för att säkerställa att jävsituation inte uppstår. 5.2 Övriga krav på leverantör Leverantör ska: Ha fullgjort sina skyldigheter avseende skatter och sociala avgifter. (Företag) Swedac kontrollerar detta med skattemyndigheten. Bedriva verksamheten i sådan form att F-skattebevis finns. (Företag) Swedac kontrollerar detta med skattemyndigheten. Vara beredd att teckna avtal som innefattar Swedacs samtliga krav enligt detta förfrågningsunderlag. 6
6. Tilldelning av kontrakt Efter kvalificering utvärderas anbudens pris. Det anbud som har lägst pris kommer att antas till poolen, därefter näst lägsta pris osv. tills dess att poolen är bemannad så att planerat antal tillsyner inom de olika kompetensområdena kan genomföras. 6.1 Avropsordning God kunskap i engelska krävs för bedömning i utlandet eller om bedömningen utförs hos kund med engelsk dokumentation. Vid avrop från poolen för det enskilda uppdraget kommer i första hand hänsyn att tas till: - opartiskhet - rätt kompetens - godkänd av det ackrediterade organ som ska bedömas - antal tidigare utförda bedömningar hos kund (omväxling av bedömare krävs) Därefter kommer det totalt mest ekonomiska alternativet vara styrande för enskilt uppdrag där kombinationer av följande parametrar bedöms: - lägst timpris - reskostnad (geografiskt läge) - eventuella samordningsvinster vid flera bedömningar under samma resa. Observera att för vissa ackrediterade organ kräver föreskrivande myndigheter att specifik bedömare ska användas. Ovanstående avropsordning gäller då inte. 7. Kommersiella villkor Vid behov av deltagande i Swedacs bedömarutbildning och Sitedoc-utbildning bekostar Swedac kursavgift, hotellkostnad och faktisk reskostnad, dock ersätts inte arbetstid. Det överenskomna priset utbetalas mot faktura efter utförd bedömning på plats. Priset ska innehålla alla för tjänstens utförande nödvändiga kostnader, såsom resor, logi och liknande. Faktura ska inom 60 dagar skickas till Swedac och betalning sker 30 dagar netto. Ev. dröjsmålsränta betalas enligt räntelagen. Faktureringsavgift medges inte. Traktamente och ersättning för restid betalas inte. Eventuell tvist avgörs genom förhandling mellan parterna och i andra hand av allmän domstol. Avtal med överenskomna uppgifter kommer att tillsändas vald leverantör under perioden mellan tilldelningsbeslut och datum för möjligt undertecknande. 8. Anvisningar Anbudets innehåll Anbudet ska vara skrivet på svenska språket alternativt engelska. Anbudet ska innehålla ifyllda svarsblanketter (bil 2 och relevanta underbilagor ur bil 3) inklusive samtliga efterfrågade dokument och redovisningar samt besvara och bemöta samtliga frågor och krav. Under dessa rubriker är anvisningar om anbudets innehåll kursiverade. 7
Om anbudsgivaren avstår från att svara eller visa hur kraven ska uppfyllas kommer detta att tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller inte accepteras. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Anbud ska ha inkommit till Swedac per post senast 2012-04-15. Anbudet ska vara giltigt till 2012-12- 31. På anbudet (och kuvertet, eller motsvarande) ska uppges Anbud dnr: 11-4262-063 samt vilka moduler anbudet gäller. Samtliga eventuella bilagor ska vara förtecknade i anbudet och märkta med Swedacs diarienummer och leverantörens namn. Vi har inte möjlighet att ta emot anbud skickade per mail eller fax. Observera att anbud som inkommer för sent inte kommer att prövas oavsett orsak. Anbudet ska adresseras till: Swedac Registrator Box 878 501 15 BORÅS Märk kuvertet Anbud dnr: 11-4262-063 samt vilka moduler anbudet gäller. I det fall anbudsgivare avser att lämna sitt anbud personligen ska det lämnas till nedanstående adresser: Swedac Swedac Österlånggatan 5 Klarabergsviadukten 70, D7 501 15 BORÅS 101 35 STOCKHOLM Öppettider: Öppettider: 08:00 16:30 (mån-fre) 09:00 16:00 (mån-fre) Observera att det inte finns några brevinkast vid Swedacs entréer. 9. Sekretess Som myndighet omfattas Swedac av offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd i att detta är en förutsättning i samarbetet med Swedac. Under den tid upphandlingen pågår är samtliga uppgifter som berör samtliga anbud sekretessbelagda. Efter det att beslut har tagits är leverantörernas möjligheter att erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud mycket begränsade. 8
10. Beslut Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. Swedac beräknar att ta beslut 2012-06-15. Eventuella kompletteringar kan försena beslutet. När sådant beslut fattats, kommer Swedac att lämna upplysningar till varje anbudssökande eller anbudsgivare om beslutet och skälen för det. Observera att avtal inte ingåtts i och med tilldelningsbeslutet. Avtal kommer att ingås genom underskrivande tidigast när tio dagar gått från det att Swedac lämnat upplysningar om beslut enligt föregående stycke. 11. Frågor om förfrågningsunderlaget Under upphandlingsprocessen är det inte tillåtet för Swedac att diskutera förfrågningsunderlag, anbud, utvärdering etc. med anbudsgivare på ett sådant sätt att någon anbudsgivare kan gynnas eller missgynnas. Frågor om detta förfrågningsunderlag kan ställas till Swedac via e-post: registrator@swedac.se. Frågor och svar av principiell och allmän karaktär kommer att publiceras på Swedacs webplats www.swedac.se och aviseras samtliga som begärt ut förfrågningsunderlaget. Frågor kan ställas till och med 2012-04-10 Frågor besvaras senast 2012-04-12 Bilagor: 1. Moduler ingående i förfrågningsunderlag. 2. Svarsblankett Intygande om uppfyllande av kravspecifikation 3:1 3: 6. Svarsblankett Kompetensområden inkl. specialist-/underområde för olika moduler 4. Ramavtal om bedömning av laboratorier/kontrollorgan Företag 5. Ramavtal om bedömning av laboratorier/kontrollorgan Privat 6. Innehållsförteckning Bedömarpärm Laboratorier - allmän 7. Innehållsförteckning Bedömarpärm Områdesspecifik - Miljö och Livsmedel 8. Innehållsförteckning Bedömarpärm Områdesspecifik Laboratoriemedicin - Bild- och funktionsmedicin Medicinsk funktionsprovning 9. Innehållsförteckning Bedömarpärm Områdesspecifik Oförstörande provning, OFP 10. Innehållsförteckning Bedömarpärm Kontrollorgan allmän 11. Innehållsförteckning Bedömarpärm Kontrollorgan - Reglerad mätteknik 12. Innehållsförteckning Bedömarpärm Kontrollorgan - Tryckbärande anordning 9