MANUAL Venturi - Fakturan.0 Upplaga.0 Sidan av 8
CD Soft AB Storgatan 6 6 Växjö Tel: 070-7 http://www.cdsoft.se Support Supporten når du enklast per e-post eller via vår hemsida. E-post: support@cdsoft.se Support: http://venturi-fakturan.se/support/ Önskelistan För önskemål av olika slag kan du vända dig till vår webbsida, som återfinns på följande adress: http://venturi-fakturan.se/support/ välj sedan tråden önskelistan. Denna manual är skyddad av upphovsrättslagen. Ingen kopiering är tillåten utan medgivande från CD Soft. För eventuella önskemål och förfrågningar inför kommande versioner av Venturi, tveka inte att kontakta oss via vår hemsida. http://venturi-fakturan.se Sidan av 8
Innehållsförteckning Om CD Soft Innehållsförteckning -6 Tanken bakom Venturi - Fakturan Huvudmenyn 7 Huvudmenyn Fakturor 8 Fakturor - Översikt 9 Fakturor - Skapa ny faktura Kunder 0 Kunder - Översikt Artiklar Artiklar - Översikt Inställningar Inställningar - Översikt Inställningar - Licenser Inställningar - Exporter ipad ipad - Ladda programmet 6 ipad - Startskärm 7 ipad - Huvudmeny 8 ipad - Fakturor FAQ (Frequently Asked Questions) På vår hemsida finns ett sammandrag av de frågor som ofta ställs till supporten, får du inte svar på dina frågor i denna manual är du välkommen att besöka vår hemsida. www.venturi-fakturan.se/support Sidan av 8
Tanken bakom Venturi - Fakturan Venturi Fakturan Venturi - Fakturan är ett faktureringssystem baserat på FileMaker Pro. Venturi - Fakturan är ett professionellt byggt system för hantering av den administration som uppstår i samband med ett mindre företag. Venturi Fakturan har utvecklats 0 av CD Soft AB. Venturi Fakturan är förberett för installation i nätverk med eller utan en central server. Venturi låter dig dela dina fakturor, kunder och artiklar med dina kollegor, detta kräver Pro-versionen av programmet. Venturi - Fakturan är en komplett lösning för dig som vill hantera dina fakturor effektivt och på ett seriöst sätt och inte missa inbetalningar. Venturi - Fakturan kan avvecklas på PC, Mac och även på ipad. Venturi - Fakturan levereras som en nyckelfärdig produkt, där du som användare kommer igång direkt För eventuella önskemål och förfrågningar inför kommande versioner av Venturi, tveka inte att kontakta oss via vår hemsida. www.venturifakturan.se Lite om FileMaker Pro Venturi är baserad på databasen FileMaker Pro som i sin tur är världens mest använda databasverktyg för persondatorer. Eftersom Venturi är baserad på en FileMaker databas så kommer du att få stifta bekantskap med databas-specifika termer. Nedan följer en kort förklaring på några av dessa termer. Fält Fält Post En post är en samling av fält som innehåller värden. Exempelvis kan två poster se ut så här: Post Företagsnamn: Volvo AB Adress Södergatan 9 Postnr Ort Göteborg Kundnummer Post Företagsnamn: SAAB AB Adress Västergatan 0 Postnr 78 Ort Uddevalla Kundnummer 6 På detta sätt skiljer man mellan fält och poster i FileMaker Pro och alla andra databaser för den delen. Varje post i databasen har ett unikt nummer som knyter samman de olika delarna i systemet. På så sätt kan man exempelvis ha en person på Volvo knuten till Volvo genom kundnumret. Med andra ord har alla personer på Volvo en markering som talar om att de arbetar på företaget med kundnummer. Detta är själva grundtesen i relationsdatabaser. Att kunna relationsdatabaser är inget krav för att kunna använda Venturi, men det kan vara bra att känna till hur det fungerar rent tekniskt. Hittade poster och Visa alla Du kommer på många ställen i manualen stöta på termen hittade poster Denna term används oftast för att beskriva ett resultat av en sökning. När en sökning har gjorts i exempelvis företagstabellen och ett antal har hittats så är det hittade antalet de som täcks av termen Hittade poster Om du exempelvis söker efter texten AB i företagsnamnsfältet och får 0 poster som innehåller texten AB så är dessa 0 dina hittade poster. Väljer du att göra en utskrift eller visar en lista kommer systemet att arbeta med dessa 0 poster tills du väljer Visa alla Du kan alltså när som helst söka fram ett antal poster och arbeta med dem och i nästa sekund återgå till att arbeta med samtliga poster även de som inte uppfyllde dina sökvillkor. Sidan av 8
Tanken bakom Venturi - Fakturan - Fortsatt Sökning Du kan när som helst och var du än står i systemet utföra en sökning genom att klicka på en knapp med texten sök eller genom att använda genvägarna: Kommando + F på Mac CTRl + F på Windows Efter att ha fyllt i dina sökvillkor klickar du Enter och ifall det finns poster som motsvarar dina sökvillkor presenteras dessa som Hittade poster På alla ställen i systemet där en sökruta finns kan du göra en snabbsökning genom att helt sonika skriva ett sökord och trycka enter. Denna funktion kräver inte att du först går i sökläge. Snabbsöksfunktionen söker i flera fält samtidigt vilket betyder att du kan få fler sökträffar om du gör sökningen manuellt enligt ovan. Statusbaren - Blädderblocket Statusbaren i FileMaker/Venturi visar antalet hittade poster och det totala antalet poster. Med blädderblocket bläddrar man mellan de olika hittade posterna. Bläddra till föregående post. Håll ner alt samtidigt som du klickar för att gå till första posten Bläddra till nästa post. Håll ner alt samtidigt som du klickar för att gå till sista posten Anger på vilken post du befinner dig. i detta fall finns det två hittade poster och du befinner dig på post ett. Det totala antalet poster i tabellen är i detta fall Klicka var som helt på statusbaren för att frångå en tidigare utförd sökning och arbeta med alla poster (visa alla) Tips! Genom att hålla ner alt och klicka kan du välja vilken specifik post i systemet du vill gå till. Genom att hålla muspekaren ovanför statusbaren utan att klicka, får du information om när posten skapades, vem som senast ändrat den och här kan du även se supportnyckeln för den aktuella posten. Denna supportnyckel kan behövas vid kontakt med CD Soft support. Spara poster - Viktigt! FileMaker/Venturi kommer inte att fråga dig om du vill spara då detta görs automatiskt i bakgrunden. Detta får till följd att alla ändringar sparas direkt och att det inte finns någon ångerfunktion. En god regel är att alltid läsa dialogrutor och annat noga innan du klickar ok. Det positiva med den automatiska sparafunktionen är att du inte av misstag glömmer att spara posterna. Sidan av 8
Tanken bakom Venturi - Fakturan - Fortsatt Säkerhetskopiering Hur ofta skall man säkerhetskopiera? Den frågan är naturligtvis svår att svara på, men generellt kan man säga att om man använder systemet varje dag så bör man också säkerhetskopiera varje dag, kanske t.o.m. flera gånger om dagen! Hur gör man en säkerhetskopia? Det enklaste sättet att göra en säkerhetskopia är att helt sonika kopiera hela Venturi-mappen till en cd-skiva eller en extern enhet en hårddisk eller liknande. Det är viktigt att komma ihåg att stänga ner Venturi innan en säkerhetskopia körs. Anledningen till detta är att datafilen kan skadas om inte Venturi stängs ner på rätt sätt. Under Inställningar/Databaser finns även en funktion Skapa backup för att säkerhetskopiera databaserna till separata filer som du sedan kan använda för att återställa Venturi. Klicka på Inställningar i huvudmenyn för att komma hit. Alla övriga funktioner på denna inställningspanel förklaras under avsnittet inställningar längre fram i manualen. Här skapar du en säkerhetskopia om du inte väljer att kopiera hela Venturi-mappen till ett externt media, vilket vi rekommenderar. Vill du återställa en säkerhetskopia klickar du på knappen Återställ backup och följer instruktionerna. Har du tagit en komplett kopia av hela venturi-mappen behöver du inte återställa här, i givet fall kopierar du helt sonika mappen tillbaka in på hårddisken Symbolförklaring - listvyer Ovanför alla listor finns det om det är relevant tre symboler som har följande funktioner. Klicka på symbolen för att skapa en ny rad i listan. Vid vissa listor finns inte denna möjlighet beroende på att det inte är möjligt att skapa en ny rad i det specifika fallet. Klicka på symbolen för att skapa en excelfil med innehållet i listan. Klicka på skrivarsymbolen för att skriva ut innehållet i listan till en vanlig skrivare eller PDF (kräver pro-versionen av Venturi - Fakturan) Sidan 6 av 8
Huvudmenyn I huvudmenyn väljer du vilken funktion du för tillfället vill arbeta med. Det går alltid att komma tillbaka till denna vy genom att klicka på huset till vänster, övre hörnan. Fakturor - Härifrån skapas nya fakturor och härifrån markeras också fakturor som betalda. Från fakturavyn kan man enkelt ta fram en lista på alla kundfodringar (obetalda fakturor, reskontra) Kunder - Efterhand som fakturor skapas fylls kundregistret på med nya kunder, det går bra att återanvända kunder som redan lagts upp en gång, härifrån får du en överblick över kundregistret. Artiklar - Artikellistan innehåller de varor och tjänster som ditt företag säljer, du kan antingen skapa artiklarna i samband med att fakturor skapas eller genom att gå hit. Inställningar - Härifrån görs inställningar som har med ditt företag eller själva fakturaprogrammet att göra, det är bl.a. härifrån du fyller i din företagsinformation och skapar säkerhetskopior. Sidan 7 av 8
Fakturor Här listas samtliga fakturor i systemet, härifrån kan du titta på fakturan i detalj eller markera en faktura som betald. 6 7 8 9 0 Återgår till startskärmen. Sökfält, ange sökvillkor för att filtrera ner listan till önskat resultat. Bläddrar fram och tillbaka mellan fakturaposterna. Visa alla - Bortser från tidigare utförda sökning och återgår till att visa alla poster i listan. Startar guiden som hjälper dig att skapa en ny faktura, läs mer på nästa sida. Det finns tre typer av fakturor i Journalen Kontantfaktura är egentligen er ersättare till kvitton som inte får finnas längre på grund av kassalagen. Skillnaden mellan en kontantfaktura och en vanlig debet-faktura är att kontantfakturan betalas direkt. Debetfaktura är en vanlig faktura där ett givet belopp debiteras kunden Kreditfaktura är motsatsen till en debetfaktura alltså en faktura som ger kunden ett tillgodohavande eller pengar tillbaka på något annat sätt. Följ guiden på nästa sida för att skapa en faktura. 6 8 9 0 Skriver ut fakturan som är markerad med en liten svart markering i listans vänsterkant. Exporterar alla hittade fakturor (de som visas på skärmen) till excel. Visar endast fakturor som inte har markerats som betalda (reskontra) Klicka på raden för att visa detaljinfo om fakturan Markera fakturan som betald genom att klicka på betalknappen Sidan 8 av 8
Fakturor - Skapa ny faktura Följ guiden nedan för att skapa en faktura. Steg - Välj kund eller klicka skapa ny för att skapa en ny kund Steg - Välj typ av faktura Debet = Vanlig faktura Kontant = Vanlig faktura som betalas kontant (kvitto) Kredit = Faktura för återbetalning till kund Steg - Lägg till rader på fakturan. X X Betalningsvillkor sätts till det antal dagar kunden har på sig att betala. X X Klicka på plustecknet för att lägga till en ny rad på fakturan, välj en artikel i listan eller skapa en ny artikel genom att klicka på Skapa ny X8 X X X X6 X7 X X X X6 X7 X8 Skriver ut fakturan som en orderbekräftelse, du kan på så sätt gå tillbaka till fakturan och skriva ut den vid ett senare tillfälle. Skriver ut fakturan Stänger fönstret Skickar fakturan som en mail-bilaga till den e-postadress som finns registrerat på kunden. Summering av fakturan Notering där du kan lämna ett meddelande till kunden, noteringen kommer med på utskriften Sidan 9 av 8
Kunder Här listas samtliga kunder i systemet, härifrån kan du skapa nya kunder och redigera befintliga. 6 7 8 9 0 6 7 8 9 0 Återgår till startskärmen. Sökfält, ange sökvillkor för att filtrera ner listan till önskad resultat. Bläddrar fram och tillbaka mellan kundposterna. Visa alla - Bortser från tidigare utförs sökning och återgår till att visa alla poster i listan. Skapar en ny kund Skriver ut alla hittade kunder (de som visas på skärmen) till en vanlig skrivare. Sökläge - Ställer Venturi i sökläge och låter dig ange valfria sökvillkor, avsluta med att klicka Enter (vagnretur) Skapar en faktura på den kund som är markerad, bläddra mellan kunderna med blädderblocket () Fältet kontakta datum kan användas för att hålla ordning på när man skall kontakta kunden nästa gång, klicka på knappen Visa förfallna för att enbart visa kunder som det är dags att kontakta. Klicka på raden för att visa kunden i detalj Raderar den aktuella kunden Kundkortet innehåller detaljerad information om kunden Lista på de fakturor som den aktuella kunden har Om kunden är utanför Sverige men inom EU skall moms inte faktureras, kryssa för rutan för att hindra att moms skapas på fakturor till denna kund Sidan 0 av 8
Artiklar Här listas samtliga artiklar i systemet, härifrån kan du skapa nya artiklar och redigera befintliga. 6 7 8 9 0 6 7 8 9 0 Återgår till startskärmen. Sökfält, ange sökvillkor för att filtrera ner listan till önskad resultat. Bläddrar fram och tillbaka mellan artiklarna. Visa alla - Bortser från tidigare utförs sökning och återgår till att visa alla poster i listan. Skapar en ny artikel Skriver ut alla hittade artiklar (de som visas på skärmen) till en vanlig skrivare. Sökläge - Ställer Venturi i sökläge och låter dig ange valfria sökvillkor, avsluta med att klicka enter (vagnretur) Exporterar alla hittade artiklar (de som visas på skärmen) till excel. Klicka på en rad för att visa/redigera artikelkortet för den aktuella raden. Raderar artikeln Högerklicka och välj sätt in bild om du vill lägga till en bild på varan Sidan av 8
Inställningar Inställningsfliken har tre underflikar där du kan göra olika inställningar för programmet och ditt företag. 6 Återgår till startskärmen. Företagsinformation om ditt företag, dessa texter används bland annat vid utskrifter och som registreringsinformation för licensen. Ändra inte organisationsnummer i efterhand då programmet är licensierad till detta. 6 Har du eget brevpapper lämnar du denna ruta tom, vill du istället att Venturi skall skapa brevpapper åt dig kryssar du i här. Endast för PRO-versionen. - Låter dig skriva ut fakturor på egen layout där du själv kan designa utskriften. Endast för PRO-versionen. - Låter dig redigera utskriften. Skriv eller klistra in din licenskod här, licenskoden får du från CD Soft efter att ha betalt fakturan för programmet, kontakta CD Soft på 070-7 Sidan av 8
Inställningar - Licenser Här skapar du nya användare om du har behov av att flera användare skall kunna logga in i systemet. 6 Har du behov av mer än en användare måste du kontakta CD Soft för en ny registreringskod som ger dig rätt antal användare. Vill du använda programmet över nätverk, alltså från flera olika fysiska datorer så går detta också bra men kräver då prolicensen av Venturi - Fakturan. Kontakta CD Soft AB på 070-7 6 Byter till fliken där du kan lägga upp nya klientlicenser Visar användaren i detalj Skapar en ny användare Raderar den aktuella användaren Aktiverar kontot respektive avaktiverar det Låter dig byta lösenord på det aktuella kontot Sidan av 8
Inställningar - Exporter Härifrån kan du exportera enskilda tabeller från systemet och ta ut säkerhetskopior 6 7 Exporterar kundtabellen till excel Exporterar artikeltabellen till excel Exporterar samtliga fakturarader till excel Exporterar samtliga fakturahuvuden från systemet Skapar en komplett säkerhetskopia av systemet, spara undan denna på ett lämpligt ställe exempelvis ett bankfack eller annat säkert ställe. Använder du systemet varje dag skall du också ta en säkerhetskopia varje dag, det är vår rekommendation. 6 Om du har behov av att återställa en säkerhetskopia klickar du här. OBSERVERA! All data som finns i systemet kommer att raderas innan säkerhetskopian läses in. Viktigt om säkerhetskopiering! Det finns två sätt att säkerhetskopiera Venturi - Fakturan, antingen gör du som beskrivningen ovan alternativt som följer: Kopiera hela mappen som Venturi- Fakturan ligger i till ett externt media exempelvis ett USB-minne, glöm inte att stänga ner systemet innan du kopierar. Det är vår rekommendation att du använder denna variant då den är betydligt säkrare och enklare att återställa då hela mappen bara kan kopiera tillbaka från USB-minnet till hårddisken. Sidan av 8
ipad - Ladda programmet Venturi - Fakturan kan även köras från en ipad eller i nödfall en iphone. Innan du kan starta Venturi - Fakturan i ios måste du ladda ner gratisprogrammet FIleMaker Go från App store. Efter du laddat ner programmet behöver du synka din ipad med itunes och välja datafilen för Venturi - Fakturan Gå till itunes och markera din ipad i listan X Gå till valet program och skrolla längst ner i listan X Klicka på knappen Lägg till... X Leta upp filen Venturi - Fakturan.usd som ligger i Venturi - Faktura mappen Synka ipad igen Ovannämnda steg behöver du endast gå igenom första gången du vill starta Venturi - Fakturan. När du väl fört över filen till ipad:en finns den där för gott eller tills du avmarkerar den i listan. Om du planerar att starta Venturi - Fakturan från en server eller en desktopdator, via ett nätverk eller via internet behöver du inte först föra över filen till ipaden, i det fallet öppnar du filen direkt från servern genom att följa stegen på nästa sida. X X X X Sidan av 8
ipad - Startskärm Om du har synkat över filen på din ipad ligger den numera i listan till vänster X Vill du öppna filen från en desktopdator eller en server klickar du istället på X och anger adressen till denna dator X X X Sidan 6 av 8
ipad - Huvudmeny Startskärmen på ipad-delen av Venturi-fakturan ger dig snabb tillgång till de viktigaste delarna av systemet Fakturor - Härifrån skapas nya fakturor. Reskontra - Härifrån markeras fakturor som betalda. Från reskontravyn kan man enkelt ta fram en lista på alla kundfodringar (obetalda fakturor) Kunder - Efterhand som fakturor skapas fylls kundregistret på med nya kunder, det går bra att återanvända kunder som redan lagts upp en gång, härifrån får du en överblick över kundregistret. Artiklar - Artikellistan innehåller de varor och tjänster som ditt företag säljer, du kan antingen skapa artiklarna i samband med att fakturor skapas eller genom att gå hit. Inställningar - Härifrån görs inställningar som har med ditt företag eller själva fakturaprogrammet att göra, det är bl.a. härifrån du fyller i din företagsinformation och skapar säkerhetskopior. Sidan 7 av 8
ipad - Fakturor Startskärmen på ipad-delen av Venturi-fakturan ger dig snabb tillgång till de viktigaste delarna av systemet Backar till huvudmenyn Låter dig filtrera listan Skapar en ny faktura Backar till huvudmenyn Sidan 8 av 8