FORMsoft AB 2016 Användarmeddelande Ny programversion Flex HRM Employee, version 171 Bäste kund! På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i Flex HRM Employee, version 171 under 2017. Bland nyheterna kan nämnas möjligheten att skriva ut anställningsavtal, nya funktioner för hantering av kompetenser och kompetenssökning samt möjlighet att exportera personuppgifter till externa system via fil. Med vänlig hälsning Flex Applications
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 2 Innehåll NYHETER FLEX HRM EMPLOYEE, VERSION 171... 3 ANSTÄLLNINGSAVTAL... 3 Företagsuppgifter... 3 Anställningsformer... 3 Egna fält... 4 Företagets logga... 4 Utbetalningsgrupper... 4 Utskrift av anställningsavtal... 4 LÖNEREVISION NYA FUNKTIONER... 6 Graf för jämställdhet... 6 Nya urval i filtret... 6 Genväg till anställdaregistret... 6 Export till Excel... 6 KOMPETENSER OCH KOMPETENSSÖKNING... 7 Kompetensgrupper... 7 Nya inställningar på kompetenser... 7 Kompetenser i anställdaregistret... 8 Kompetenssökning... 8 Kompetenssökning Behörigheter... 10 NYHETER FLEX HRM GEMENSAMT, VERSION 171... 10 DESIGNFÖRÄNDRINGAR I HRM... 10 ÄNDRINGSLOGG FÖR ANSTÄLLNINGSUPPGIFTER... 11 EXPORT AV PERSONUPPGIFTER TILL FIL VIA EXPORTMALLAR... 11 Skapa exportmall... 11 Utför export... 11 Schemalägg export... 11 IMPORT AV ANSTÄLLDA FLER UPPGIFTER... 12 INTEGRATION KONTEK LÖN PERSONUPPGIFTER... 12 Inställningar... 12 Massexport... 12 Exportera nya löner från lönerevisionen... 12 TYPNING AV EXTERN PERSONAL... 13 SKICKA E-POST VID SKAPANDE AV NY ANVÄNDARE MED ANVÄNDARMALL... 13 ÅTERSTÄLL ANVÄNDARES LÖSENORD... 14 STYRFÖRETAG KOPIERA LÖNEARTER... 15 INTEGRATION MED FORTNOX... 18 Programlänk... 18 STATISTIK PÅ STARTSIDAN... 23 FJÄRRMAPPAR... 23 BAKGRUNDSJOBB INFORMATION VID MISSLYCKAD KÖRNING... 25 DATUMSTYRNING AV KONTERINGSREGISTER... 26 TA BORT SESSION PÅ SERVERN VID UTLOGGNING... 26 FLER FORMAT FÖR INSTRUKTIONSFILMER... 27
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 3 Nyheter Flex HRM Employee, version 171 Tänk på att du kan behöva utföra vissa inställningar för att få vissa funktioner tillgängliga. Anställningsavtal När du har lagt in grundläggande anställningsuppgifter finns nu möjlighet att skriva ut ett anställningsavtal direkt från Flex HRM. Detta är praktiskt för att undvika att lägga in samma uppgifter flera gånger på olika ställen. För att ett komplett anställningsavtal ska kunna skrivas ut behöver du lägga in följande uppgifter i systemet. Företagsuppgifter Under Administration Allmänt Företag lägger du in företagets grunduppgifter, såsom företagets namn, organisationsnummer och adressuppgifter. Anställningsformer Under Administration Inställningar Allmänt Anställningsformer definierar du de olika anställningsformerna som ska användas i företaget. För att systemet ska veta hur olika anställningsformer ska hanteras anger du också vilken typ av anställningsform det är. Anställningsformen av typen Vikariat aktiverar en funktion för att ange för vem och varför man vikarierar. Denna information krävs på anställningsavtalet enligt Lagen om anställningsskydd (LAS). Uppgifterna anges i anställdaregistret vid vald anställningsform Vikariat enligt nedan:
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 4 Egna fält På anställningsavtalet finns det tre inställningar där du själv kan styra vilka uppgifter som visas i respektive ruta i anställningsavtalet. Detta gör du genom att skapa ett eller flera egna fält som styr till dessa rutor under Administration Inställningar Allmänt Anställningsregistret egna fält. Om du t.ex. vill visa uppgifter om gällande kollektivavtal i rutan Övrigt på anställningsavtalet markerar du bockrutan enligt bilden. Uppgiften du har lagt in för den anställde i detta fält i anställdaregistret kommer då att visas på anställningsavtalet. Företagets logga Om företagets logga har lagts upp under Administration Allmänt Färgteman så att den visas högst upp till vänster i Flex HRM kommer den också visas på anställningsavtalet. Utbetalningsgrupper För att få med uppgift om utbetalningsintervall på anställningsavtalet lägger du upp utbetalningsgrupper under Administration Inställningar Utbetalningsgrupper samt anger tillhörande utbetalningsgrupp för den anställde i anställdaregistret, fliken Anställning. Utskrift av anställningsavtal Du kan skriva ut anställningsavtalet antingen via knappen direkt i anställdaregistret eller under Rapporter Personal. Kom ihåg att aktivera behörigheterna för de användare som ska kunna skriva ut rapporten. När du gör utskriften väljer du för vilken anställd och vilken anställningsperiod du skriver ut anställningsavtalet. Du kan också ange uppgifter om vem som är handläggare och namn på den som ska underteckna avtalet för arbetsgivarens räkning.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 5 Så här kan anställningsavtalet se ut. Företagets logga visas högst upp till vänster.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 6 Lönerevision Nya funktioner Vi har fortsatt att utveckla lönerevisionen med ytterligare några användbara funktioner. Graf för jämställdhet Under 2016 har reglerna för företagens jämställdhetsplan skärpts. För att göra det möjligt att enkelt jämföra lönenivåerna mellan män och kvinnor har vi lagt in en enkel graf som visar den genomsnittliga lönen per kön före och efter lönerevisionen. Du kan också se hur stor differensen är före och efter lönerevisionen för att enkelt se om lönerna blir mer eller mindre jämställda i lönerevisionen. Statistiken beräknas på de anställda som visas i listan. Om du vill se statistik för en grupp anställda, t.ex. en avdelning, väljer du i filtret vilka som ska visas i listan. Nya urval i filtret När man arbetar med lönerevisionen kan det vara praktiskt att kunna se vilka som inte är granskade eller verkställda ännu. För att du ska kunna göra detta har vi nu kompletterat filtret med möjligheten att filtrera på granskningsstatus och om lönen är verkställd eller ej. Genväg till anställdaregistret Alla uppgifter om den anställde visas inte i lönerevisionen. För att göra det enkelt att ta fram alla uppgifter om den anställde kan du nu klicka på den anställdes namn i listan för att öppna anställdaregistret. Där finns sedan en knapp i knappraden som du kan klicka på för att komma tillbaka till lönerevisionen. Om du vill öppna den anställde i en ny flik i webbläsaren kan du hålla inne CTRL när du klickar på länken. Export till Excel Ibland kan det vara bra att kunna exportera underlaget i lönerevisionen till Excel eller något annat kalkylprogram för att göra analyser eller andra beräkningar. Det kan också vara ett smidigt sätt att skicka underlaget till fackförbundet vid en facklig förhandling, eller om du vill skriva ut underlaget på papper. I knappraden i lönerevisionen har vi lagt in en funktion för att exportera underlaget som en.csv-fil. En.csv-fil är ett generellt filformat som kan öppnas i t.ex. Excel. Observera dock att filformatet är ett rådataformat och därför inte innehåller någon formatering. Därför kommer kolumnerna inte att vara anpassade i bredd efter innehållet.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 7 Kompetenser och kompetenssökning Vi har nu tagit nästa steg gällande administrationsstöd för de anställdas kompetenser samt utvecklat en sökfunktion för att du enkelt ska kunna hitta anställda med efterfrågad kompetens. Kompetensgrupper För att du ska kunna organisera kompetenserna på ett mer överskådligt sätt har vi byggt möjligheten att skapa egna kompetensgrupper. På så sätt kan du skapa olika grupper för t.ex. språkkompetenser, datorkompetens, körkort eller certifikat. Kompetengrupperna hittar du under Administration Register Kompetensgrupper. Nya inställningar på kompetenser Under Administration Register Kompetenser finns det två nya inställningar för kompetenserna. Kompetensgrupp Här anger du vilken kompetensgrupp kompetensen ska tillhöra. Kompetenser som är upplagda i tidigare versioner kommer att läggas in under kompetensgruppen Övriga kompetenser som standard. Vill du flytta kompetensen till en annan grupp gör du det här. Typ av skala Kompetensens skala används för att gradera den anställdes nivå för den aktuella kompetensen. I tidigare versioner hade alla kompetenser en skala på 1-5 stjärnor. Nu kan du välja bland flera olika skalor som passar bäst för ert behov att följa upp kompetenser. o På/av switch (0-1) Används för t.ex. certifikat eller andra kompetenser som man antingen har eller inte har, utan någon gradering. o Stjärnor (1-5) Gradering med stjärnor. Välj skala mellan 1-5 stjärnor. o Stjärnor med halvsteg (1-5) Gradering med stjärnor som tillåter halva steg. Välj skala mellan 1-5 stjärnor. o Skjutreglage (1-100) Gradering med skjutreglage. Välj skala mellan 1-100 steg. Användbart då man vill bedöma kompetensen i procent.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 8 o Radioknappar (1-5) Gradering med radioknappar. Välj skala mellan 1-5 steg. Om du väljer att ändra skalan på en kompetens som används kommer systemet att anpassa den anställdes aktuella nivå till den nya skalan. Om man t.ex. först har 4 av 5 stjärnor, och byter graderingen till skjutreglage med 100 steg, så kommer nivån 4 stjärnor att omvandlas till 80 av 100 med hjälp av procentberäkning. Notera att beroende på hur skalan förändras kan den aktuella nivån bli mer eller mindre förändrad procentuellt. Du bör därför inte ändra skalan utan att först analysera konsekvenserna. Kompetenser i anställdaregistret I anställdaregistret låg kompetenserna tidigare under fliken Bemanning. Vi har nu lyft ut kompetenserna till en egen flik för att underlätta administration och behörighetsstyrning. De användare som tidigare hade behörigheter till fliken Bemanning kommer automatiskt att ges behörighet till fliken Kompetenser. Här lägger du in och uppdaterar den anställdes olika kompetenser. Om du vill visa eller arbeta med en specifik kompetensgrupp kan du ovanför listan välja att filtrera på kompetensgrupp. Då visas endast de kompetenser som tillhör denna kompetensgrupp i listan. Lägger du till en ny kompetens i listan har du endast möjlighet att välja bland kompetenserna i den kompetensgrupp som specificerats i filtret. Du kan också lägga in ett giltighetsdatum för kompetensen. Detta är användbart för t.ex. certifikat som behöver förnyas efter en viss tid. I kolumnen för nivå anger du enligt kompetensens skala hur hög den anställdes kompetens är på området. Du kan också lägga in en kommentar om du så önskar. Kompetenssökning När du har lagt in de anställdas olika kompetenser kan det ju vara önskvärt att kunna söka efter anställda med respektive kompetens. Det kan också vara användbart vid en kompetensöversyn att kunna se alla kompetenser för en grupp anställda på ett överskådligt sätt. För att lösa dessa behov har vi byggt en funktion för kompetenssökning.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 9 Denna sökfunktion finns dels tillgänglig från startsidan, dels via Personal Kompetenssökning, där det finns utrymme för en större sökvy. Dessa sökfunktioner har i övrigt samma funktionalitet. För att söka efter anställda med önskad kompetens gör du först ett urval på kompetenser. I exemplet enligt bilden ovan vill vi hitta någon med kompetensen för engelska nivå mellan 3 och 5, samt tyska nivå mellan 2 och 5. Du kan antingen börja med att välja kompetensgrupp, eller direkt söka på kompetens. Ställ in önskad kompetensnivå med reglaget. Du kan välja både minsta och högsta nivå. För att lägga till fler kompetensurval klickar du på knappen högst upp. För att endast få träff på kompetenser som är giltiga under en önskad tidperiod kan du välja ett datumintervall för kompetensernas giltighetsperiod. På så sätt kan du undvika att en krävd kompetens eller certifikat saknas när det planerade arbetet ska startas. När du klickar på knappen Sök visas resultatet enligt bilden nedan. Kompetenserna visas som kolumner med uppgift om den anställdes kompetensnivå för att du enkelt ska kunna hitta en lämplig kandidat.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 10 Om du vill se den anställdes samtliga kompetenser kan du klicka på pilen bredvid namnet, så expanderas fler uppgifter. Du kan också se den anställdes kontaktuppgifter genom att hålla muspekaren över namnet och klicka på den blå i-symbolen som dyker upp på raden. Vill du se listan med sökresultat i en större vy klickar du på knappen Utökad kompetenssökning. Då öppnas samma sökning i den stora sökvyn som du också kan komma åt under Personal Kompetenssökning. Du kan också begränsa sökningen på en grupp av anställda genom att klicka på filtersymbolen och här göra ett urval på önskad grupp. Detta kan vara användbart om du t.ex. bara vill söka på anställda från en viss avdelning. Kompetenssökning Behörigheter Naturligtvis kan du begränsa vilka användare som får tillgång till funktionen för kompetenssökning. Du kan dessutom begränsa vilka anställda en användare ska få tillgång till i kompetenssökningen. Under Administration Allmänt Roller anger du för en roll om man ska få tillgång till kompetenssökningen genom att aktivera behörigheten under Personal. Om rollen också ska få tillgång till kompetenssökningen från startsidan aktiverar du behörigheten under Hem. Vilka anställda en användare får tillgång till i kompetenssökningen styrs av rollens behörighet under Personal Kompetenssökning. Om användarna har denna roll för hela företaget kan de söka på alla anställda i företaget, men om de har rollen för t.ex. en avdelning i företaget får de endast tillgång till denna avdelning i kompetenssökningen. Nyheter Flex HRM Gemensamt, version 171 Nedan finner du information om de nyheter som är gemensamma för flera eller samtliga delsystem i Flex HRM. Designförändringar i HRM Flex HRM har i version 171 fått en uppdaterad design med bland annat ett nytt utseende för knappar som sätter lite färg på systemet. En rad mindre justeringar har även gjorts i anställdaregistret för att få en mer stilren och tilltalande design.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 11 Ändringslogg för anställningsuppgifter Det finns många uppgifter som kan vara intressant att logga när ändringar har gjorts. Att logga ändringar av anställningsuppgifter är kanske den mest grundläggande, vilket både revisorer och administratörer har stor nytta av. Vi har nu tagit ett första steg när det gäller ändringsloggar som gör det möjligt att aktivera loggning för just anställningsuppgifter. Loggen kommer att spara tidpunkt för ändring, vem som ändrat och både det gamla och det nya värdet. För att aktivera loggning går du in under Administration Allmänt Logginställningar. Som standard aktiveras loggning av anställdaregistret med inställningen att loggar ska sparas i ett år. Du kan enkelt ändra hur länge loggarna ska sparas om du vill spara dem längre än ett år. I denna version finns ingen rapport för att kunna ta ut och titta på loggarna; detta är en funktion som vi planerar att ha färdig till nästa version. Dock finns loggarna sparade i databasen, så vi har möjlighet att hjälpa er att ta fram loggarna vid behov. Export av personuppgifter till fil via exportmallar För att göra det enklare att integrera Flex HRM med andra system som använder textfiler för att importera personuppgifter har vi byggt ut exportmallarna med stöd för att exportera uppgifter om anställda och användare. Med hjälp av exportmallarna och funktionen för att schemalägga exporter kan man på så sätt t.ex. skapa en fil varje natt med personuppgifter som kan importeras till externt system. Skapa exportmall Det första steget är att under Administration Inställningar Allmänt Exportmallar skapa en ny exportmall med Exporttyp Anställda/användare. Under rubriken Urval väljer du vilka fält det ska gå att göra urval på vid exporten. Om du t.ex. bara vill ha med aktiva anställda och inte de som slutat lägger du till urval på fältet Status Aktuella anställda och/eller slutade. Om du bara vill ha med anställda för vilka det finns förändringar sedan den senaste exporten väljer du Endast nya/uppdaterade sedan senaste exporten. För att detta ska fungera krävs också att du har ändringsloggen för anställdaregistret aktiverad enligt beskrivning under föregående nyhet. Detta alternativ är användbart om man har många anställda och varje natt tar ut en fil med personuppgifter men bara vill ha med de som har förändrats sedan föregående natt. Under rubriken Exportfält väljer du sedan fältavgränsare samt vilka fält som ska komma med i filen. Vilka fält som går att välja mellan ser du enklast genom att ta upp söklistan på fält i kolumnen för Fältnamn. Utför export För att utföra en export går du in under Administration Bearbetningar Export. Här skapar du först en export där du väljer filnamn, vilken exportmall du vill använda enligt föregående punkt samt de urval du vill använda. Klicka på knappen Exportera för att starta exporten manuellt. Schemalägg export För att schemalägga exporten går du in under Administration Inställningar Allmänt Schemalagda körningar. Här skapar du en schemalagd körning genom att välja exporten du skapat enligt föregående punkt samt sökväg och tidpunkt som filen ska exporteras.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 12 Import av anställda Fler uppgifter Vi har kompletterat importmallarna för anställda med fler uppgifter som nu går att importera via fil samt via vårt webservice - API. Närmast anhöriga Det går nu att importera uppgifter om närmast anhöriga med namn, relation samt kontaktuppgifter. Om du importerar via textfil (importmallar) behöver varje anhörig komma på en egen rad i filen. En anställd som har flera anhöriga behöver därför flera rader i filen. Egna fält Om du har HRM Employee kan du numera importera uppgifter till de egna fält du lagt upp i anställdaregistret. Du kan både importera värdet samt värdets giltighetsdatum vid import. Om du vill importera historikvärden behöver filen vara uppdelad i flera rader, där varje rad motsvarar en historikpost. Integration Kontek Lön Personuppgifter Det finns nu möjlighet att automatiskt exportera personuppgifter till Kontek Lön (web) när uppgifter ändras i Flex HRM. Inställningar För att aktivera exporten behöver du en programlänk till Kontek Lön som läggs upp under Administration Inställningar Allmänt Programlänkar. Här behöver du fylla i uppgifter om URL till Kontek Löns webservice samt användarnamn och lösenord som krävs för anrop till denna. Observera att det också finns en programlänk till Kontek Lön (win). Denna programlänk används för att kunna visa lönespecifikationer på startsidan och ska inte förväxlas med programlänken för export av personuppgifter. Massexport När inställningarna enligt ovan är aktiverade exporteras personuppgifter löpande vid ändring. Om du vill göra en export av samtliga eller en grupp anställda kan du göra det under Administration Bearbetningar Exportera anställda. Exportera nya löner från lönerevisionen Om du har aktiverat denna integration kan du också exportera nya löner från lönerevisionen till Kontek Lön.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 13 Typning av extern personal Det är inte helt ovanligt att man på företag har inhyrd personal som man vill ska rapportera sin tid men som man inte ska betala ut lön till. Sedan tidigare finns ett val i anställdaregistret för att styra om den anställdes tidrapporter och reseräkningar ska bli lönetransaktioner vid överföring till Lön. För att ytterligare förtydliga vilka som är anställda och vilka som är extern personal har vi nu byggt in en typning för detta. De anställda som sedan tidigare inte har markeringen Skapa lönetransaktioner blir markerade som extern personal vid uppdatering till version 171. Anställda som är markerade som extern personal kommer inte att räknas med i personalöversikten på startsidan, och de kommer också att visas som externa i organisationsschemat. Det finns även möjlighet att i filtret i anställdaregistret göra urval på anställda eller extern personal. Skicka e-post vid skapande av ny användare med användarmall Om du använder användarmallar för att automatiskt skapa nya användare vid upplägg av nya anställda i HRM finns nu möjlighet att ställa in så att Flex HRM skickar e-post med inloggningsuppgifter till den nya användaren. E-postmeddelandet innehåller användar-id och ett tillfälligt lösenord som måste bytas första gången användaren loggar in. För att använda funktionen måste bockrutan Skicka inloggningsuppgifter vara ibockad i användarmallen och den anställde måste ha en e-postadress registrerad.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 14 Återställ användares lösenord Det finns nu möjlighet att återställa en användares lösenord i användarregistret. När du återställer ett lösenord skickas e-post med ett tillfälligt lösenord till användaren. Det tillfälliga lösenordet är giltigt enligt företagets inställningar under Inställningar Allmänt Säkerhet. Användaren måste byta det tillfälliga lösenordet vid inloggning. För att kunna återställa en användares lösenord krävs det att det finns en registrerad e-postadress på användaren eller på anställd kopplad till användaren.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 15 Styrföretag Kopiera lönearter I Flex HRM finns från och med version 162 möjlighet att använda funktionen Styrföretag för att kunna kopiera inställningar från ett företag till ett eller flera andra företag. Detta kan vara användbart om du har många företag med likadana inställningar och behöver ändra någon inställning. I ett första steg kom möjligheten att kopiera tidkoder till styrda företag., och i version 171 tillkommer möjlighet att kopiera lönearter. Framöver kommer funktionen att vidareutvecklas ytterligare, med möjlighet att kopiera fler inställningar. För att använda funktionen måste du börja med att markera vilket eller vilka företag i databasen som ska vara styrföretag. Du kan ha ett eller flera styrföretag, och varje styrföretag kan styra ett eller flera företag. Ett styrt företag kan inte vara styrföretag. För att markera att ett företag ska fungera som styrföretag går du in under Administration Allmänt Företag och markerar inställningen Företaget är styrföretag. Du kan sedan hantera styrda företag och kopiering av inställningar under Administration Allmänt Styrföretag. I listan till vänster ser du de företag som i företagsregistret är markerade att vara styrföretag. När du väljer ett styrföretag ser du under fliken Allmänt de företag som är styrda av styrföretaget och de företag som är tillgängliga för styrning. Tillgängliga är alla företag som inte redan är styrda av ett styrföretag. Här kan du lägga till eller ta bort styrda företag från ditt styrföretag.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 16 Under fliken Kopiera inställningar kan du sedan kopiera valda inställningar till styrda företag. Om du lägger till eller tar bort ett styrt företag måste du spara innan du kan kopiera inställningar. Du kan välja från vilket styrföretag du vill kopiera, vilka inställningar du vill kopiera och till vilka styrda företag du vill kopiera. När du har valt vad du vill kopiera och sedan klickar på Utför gör systemet först en testkopiering av valda inställningar. När testkopieringen är slutförd får du en temporär logg, där du kan kontrollera vilka eventuella fel och varningar som kommer att uppstå om du genomför kopieringen.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 17 Genom att klicka på ikonen i kolumnen Logg får du detaljerad information om kopieringen. Rader med fel visas i rött, rader med varningar i gult och rader som kommer att kopieras utan problem visas utan färgmarkering.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 18 Fel innebär att det finns problem som gör att kopieringen av en inställning inte kommer att kunna göras. Varningar innebär att kopieringen kommer att göras men att det t.ex. saknas en kopplad kontering i det mottagande företaget. När du har granskat loggen kan du välja att slutföra kopieringen eller att avbryta den. En logg motsvarande den temporära skapas vid kopieringen medan den temporära loggen tas bort. Inga inställningar raderas vid kopiering från styrföretag; endast inställningar med samma kod kommer att läggas upp eller uppdateras. Integration med Fortnox Från version 171 har funktionaliteten för integration med Fortnox utökats. Det går nu att hämta konteringsregister från Fortnox till Flex HRM och det är möjligt att överföra bokföringsinformation med bilagor från Flex HRM Travel till bokföring i Fortnox. För att använda de nya funktionerna måste du först skapa en ny integration i Fortnox för Flex HRM för att integrationen ska få rätt behörigheter i Fortnox. Programlänk Om du sedan tidigare har en programlänk under Administration Inställningar Allmänt Programlänkar för att föra över fakturaunderlag till Fortnox behöver du bara byta integration till den som nu skapats i Fortnox. Det kan du göra med knappen Byt integration på den befintliga programlänken. Finns det ingen programlänk till Fortnox i Flex HRM sedan tidigare behöver du lägga upp en ny programlänk i. För att skapa en ny länk börjar du med att välja att den ska vara av typen
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 19 Fortnox. Ange sedan namn för programlänken och om den ska vara aktiv. Klicka därefter på Spara. När programlänken är sparad är nästa steg att aktivera programlänken genom att klicka på knappen Aktivera. Du får då upp ett fönster där du kan klistra in API-koden från Fortnox. Inställningar för programlänk När programlänken i Flex HRM är aktiverad kan du välja till vilken verifikationsserie i Fortnox du vill skicka bokföringsdata från Flex HRM. Med inställningen Exportformat väljer du om du vill att fakturaunderlag ska hamna under Faktura (Invoices) eller under Order i Fortnox. Markerar du inställningen Lås frisläpp efter överföring kommer frisläpp inte att gå att backa efter det att informationen är överförd till Fortnox.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 20 Under Mappning av fält väljer du vilka konteringsdimensioner i Flex HRM som motsvarar de listade fälten från Fortnox. Här kan du också välja vilka konteringsregister du vill kunna synkronisera med Fortnox. Då konteringsregister synkroniseras hämtar Flex HRM registret från Fortnox och lägger upp det på den valda konteringsdimensionen i Flex HRM. Under Administration Bearbetningar Frisläpp till fakturering kommer det nu att finnas en ny kolumn med namnet Fortnox i listan över avslutade frisläpp. När du klickar på ikonen i kolumnen överförs informationen från det aktuella frisläppet till Fortnox. De konteringsregister du valt att synkronisera kommer under Administration Register [konteringsregistrets namn] att få två nya knappar i menyraden; en för att hämta registret och en för att visa logg över hämtningar. När du klickar på knappen Synkronisera startas ett bakgrundsjobb som hämtar samtliga nya och ändrade konteringar från Fortnox. När hämtningen är klar visas ett meddelande om detta i den övre kanten av fönstret. Genom att klicka på Visa logg får du upp ett fönster med en lista på alla historiska synkroniseringar. Om du klickar på information för en synkronisering får du detaljerade uppgifter om vad som hämtats från Fortnox. Synkroniseringen hämtar bara de ändringar som skett sedan den senaste synkroniseringen.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 21 Det finns också möjlighet att schemalägga synkroniseringen. Detta gör du under Administration Inställningar Allmänt Schemalagda körningar. Här anger du den schemalagda körningens namn, om den är aktiv och att den ska vara av typen Konteringsregister från Fortnox. Du kan sedan schemalägga att den ska köras t.ex. varje natt kl. 03:00. Den schemalagda körningen synkroniserar samtliga konteringsregister som är inställda att synkroniseras. Överför till bokföring För att överföra reseräkningar till bokföring behöver du först aktivera behörighet till funktionen under Administration Allmänt Roller.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 22 Du får då en ny menyingång, Administration Bearbetningar Överför till bokföring (Fortnox). Här kan du göra urval på anställd och verifikationsnummer för överföring. Som standard överförs alla granskade reseräkningar som inte är avräknade. Det finns också möjlighet att överföra redan avräknade reseräkningar genom att markera rutan Överför även avräknade, men då måste verifikationsnummer för dessa anges. Du kan välja till vilket finansår reseräkningarna ska bokföras och du kan även välja verifikationsserie ifall den ska avvika från standardinställningen. När urvalet är klart klickar du på knappen Överför till bokföring för att starta överföringen. Överföringen görs som ett bakgrundsjobb. I listan till höger kan du se status för överföringen, och genom att klicka på Info får du detaljinformation om överföringen av den valda reseräkningen. I överföringen medtas, förutom bokföringsinformation, även eventuella bifogade bilagor på reseräkningen samt en utskriven reseräkningsspecifikation i PDF-format, vilka bifogas verifikationen i Fortnox.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 23 Statistik på startsidan I statistikcentralen har det i version 171 tillkommit möjlighet att publicera statistik i en panel på startsidan. I panelen visas alla statistiker som du publicerat på startsidan samt statistiker som andra användare delat med dig och publicerat på startsidan. För att publicera statistiken på startsidan markerar du inställningen Publicera på startsidan. Du kan också ange en rubrik som visas som rubrik i grafen och en beskrivning som visas under en egen flik. I panelen på startsidan dubbelklickar du på raden eller väljer statistiken du vill visa och klickar på knappen för att visa. Statistiken öppnas då i en popup. Du kan exportera statistiken till bild eller till Excel, och du kan se värden och beskrivning under respektive flik. Fjärrmappar I Flex HRM finns det från och med version 171 möjlighet att använda en extern FTP-, FTPSeller SFTP-server som mål för importer och exporter som schemaläggs i systemet. Funktionen i Flex HRM heter Fjärrmappar.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 24 För att kunna redigera fjärrmappar måste användare ha en roll med behörigheten Behörig att redigera fjärrmappar ibockad. Om du är behörig att redigera fjärrmappar visas under Administration Inställningar Allmänt Schemalagda körningar vid fältet Sökväg en knapp för fjärrmappar. Under inställningarna för fjärrmapp anger du vilket typ av FTP-server som används, adress till servern, port, inloggningsuppgifter samt eventuellt sökväg och filnamn. För SFTP finns möjlighet att hämta nyckelfil med privat nyckel om detta används för autentisering samt serverns RSA-fingerprint. Observera att serverns RSA-fingerprint krävs för att inloggningen ska fungera.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 25 När du har sparat inställningarna för fjärrmappen kan du testa anslutningen genom att klicka på knappen Testa fjärrmapp. När inställningarna för fjärrmapp är klara kommer värdnamnet att visas i fältet Sökväg. Användare som är behöriga till Schemalagda körningar men inte är behöriga att redigera fjärrmappar kommer att kunna se värdnamnet men inte redigera fjärrmappen. De kan också ta bort en schemalagd körning som är uppsatt med fjärrmapp. Bakgrundsjobb Information vid misslyckad körning Från version 171 kan Flex HRM automatiskt skicka e-post till fördefinierade e-postadresser om körningen av något bakgrundsjobb misslyckas. För att ställa in funktionen anger du e-postadress under Administrativa kontakter under Administration Allmänt Systemregister Bakgrundsjobb. Som standard är e-postadresser till Flex Applications support upplagda som Administrativa kontakter. Dessa kan tas bort, och du kan även lägga till valfritt antal e-postadresser.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 26 Om ett bakgrundsjobb misslyckas skickas ett meddelande med information för felsökning till samtliga upplagda adresser. Datumstyrning av konteringsregister Det finns nu möjlighet att ange datumintervall för när en kontering i ett konteringsregister ska vara aktiv. Konteringen går endast att använda vid registrering om registreringen sker inom det intervall som angetts. Du kan även välja ett endast ange ett fr.o.m.- eller ett t.o.m.-datum. Anges inget datum är konteringen aktiv. Inaktiva konteringar kan fortfarande användas vid urval och visas i rapporter. Ta bort session på servern vid utloggning Det finns nu möjlighet att på webbservern som kör Flex HRM ange att användarens session vid utloggning inte enbart ska tas bort från klienten utan att den även ska tas bort på servern. För att aktivera denna funktion behöver du göra inställningar på webbservern där Flex HRM körs. Dessa inställningar finns dokumenterade separat.
Användarmeddelande Flex HRM Employee, version 171 27 Fler format för instruktionsfilmer Från och med version 171 finns det möjlighet att använda filmer som instruktionsfilmer i HRM utan att lägga upp dem på YouTube. Du kan nu peka URL:en till valfri film som är av formatet mp4 eller m4v. Det har också tillkommit en testknapp med vilken du kan testa att länken fungerar innan du sparar.