Stadsarkivet Informationsförsörjning Arkivmyndighetens beslut 2016:13 Sida 1 (14) 2016-05-16 BESLUT OM BEVARANDE OCH GALLRING AV STOCKHOLMS STADS RÄKENSKAPSINFORMATION Nämnd/Bolag/Stiftel Samtliga myndigheter (förvaltningar, bolag, stiftelr) i Stockholms stad Beslutets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 5 kap. 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) att följande handlingar ska bevaras och gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp enligt bilaga 1. Beslutets gallringsfrister är teknikneutrala och systemoberoende. Beslutet gäller retroaktivt från år 2006. Gallringsbeslut SSA 1997:07, SSA 2006:34, SSA 2006:35 och SSA 2011:15, upphör att gälla i och med detta beslut. Tillämpliga delar i gallringsbeslut SSA 2005:10, SSA 2006:38, SSA 2007:32, SSA 2007:33, SSA 2009:25, SSA 2010:10, SSA 2011:17, SSA 2013:23, SSA 2015:19 och SSA 2015:20 upphävs i och med detta beslut. Datum för beslut Stockholm den 16 maj 2016 På Kulturnämndens vägnar Stockholms stadsarkiv Informationsförsörjning Kungsklippan 6 Box 22063 10422 Stockholm Telefon 0850828300 Fax 0850828301 stadsarkivet@stockholm. www.stockholm./stadsarkivet Lennart Ploom Stadsarkivarie
Sida 2 (14) Bilaga 1. Räkenskapsinformation som ska bevaras eller gallras i Stockholms stad Pengar in Myndigheter som tillämpar bestämmelr i bokföringslagen, men där informationen behövs för tillämpning av preskriptionslagen, föreslås tillämpa frist B. * Avr år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutas Handlingstyp Avstämningslistor/ underlag Frist B Lagen om kommunal Faktureringsunderlag, manuell fakturering Fellistor Exempel på handlingar/ uppgifter Sammanställningar som upprättas i samband med fakturering och inbetalningar Beställningar och annat som innehåller uppgifter som behövs för att sammanställa kundfakturor Avr bokföringsverifikationer Inbetalningsjournal Sammanställning av fakturor som inbetalats av kund Inbetalningskort, plus- eller bankgiro Inkassojournal Sammanställning av pågående inkassoärenden, antingen egenupprättad eller inkommen från inkassobolag Inkassoärenden Uppgifter och handlingar i inkassoärenden, t.ex. avbetalningsplaner Filöverföring/ integrering mellan ekonomi- och inkassosystem Filöverföring/ integrering mellan försystem/ verksamhetssystem Information som förs över för att möjliggöra uppföljning av bristande betalningar Information som förs över för att möjliggöra fakturering eller kontroll/avstämning av fakturering och inbetalning Frist A Bokförings lagen Kommentar 3 år* 3 år* Under förutsättning av att uppgifterna överensstämmer med fakturan. 3 år* 10 år* 6 månader efter avslutat ärende 6 månader efter avslutat ärende 6 månader efter avslutat ärende 6 månader efter avslutat ärende Korrespondens
Sida 3 (14) rörande kundfakturor Kundfakturajournal Sammanställning av fakturor som skickats till kund Tas fram vid behov. Kundregister Information om organisations- eller personnummer, kundnummer och kundnamn samt annat av relevans Kundnummer Kundnamn Kundreskontra Kundregister med uppgifter om utsända fakturor och betalningsstatus Kundnamn Kundnummer Reskontratyp Reskontrarie Fakturanummer Fakturadatum Förfallodatum Verifikationsnummer Verifikationsrie Bokföringsdatum Belopp Kundreskontra Manuella fakturor och kassakvitton Kvittens på skapad fil till betalinstitut Utbetalningsbekräftelr Återrapporteringar av utförda utbetalningar Bokföring av utförda utbetalningar Justeringar (krediteringar, makuleringar, omföringar, anstånd) Medgivandeblankett autogiro När autogirot När autogirot
Sida 4 (14) Utskriftsfil för fakturor Kopior av utgående fakturor upphör att gälla, dvs. när avanmälan görs av kund eller kunden avlider upphör att gälla, dvs. när avanmälan görs av kund eller kunden avlider Under förutsättning att originalinformationen sparas i kund- eller ekonomisystem
Sida 5 (14) Pengar ut Myndigheter som tillämpar bestämmelr i bokföringslagen, men där informationen behövs för tillämpning av preskriptionslagen, föreslås tillämpa frist B. * Avr år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutas ** Avr år efter utgången av det räkenskapsår under vilken de har mottagits Handlingstyp Avstämningslistor/ underlag Frist B Lagen om kommunal Fakturahanteringssystem Fellistor Exempel på handlingar/ uppgifter Sammanställningar som upprättas i samband med bokföring och utbetalningar Uppgifter om hantering av skannade filer, kontering och attestering Avr bokföringsverifikationer Frist A Bokförings lagen Kommentar Integrering mellan fakturahanteringsoch ekonomisystem Information om överföring och mottagning 1 år 1 år Korrespondens rörande leverantörsfakturor Leverantörsfakturor, elektroniska och digitalirade Leverantörsfakturor, inkomna på papper 4 år* Enligt 7 kap. 6 BFL 4 år** Efter beslut från Skatteverket enligt KRL 2 kap. 13 Under förutsättning att de digitaliras och lagras digitalt. Leverantörsregister Organisationsnummer Företagskod Kundnummer Kundnamn
Sida 6 (14) Leverantörsreskontra Underlag för utbetalningar Utbetalningsjournaler Leverantörsnamn Kundnummer Reskontratyp Reskontrarie Fakturanummer Fakturadatum Förfallodatum Verifikationsnummer Verifikationsrie Bokföringsdatum Belopp Kvittens på skapad fil till betalinstitut Utbetalningsbekräftelr Återrapporteringar av utförda betalningar Bokföring av utförda betalningar Justeringar (krediteringar, makuleringar, omföringar, anstånd) Attesterade lönefiler Körjournaler Kundrabatter Återbetalningar Överföringsuppdrag Sammanställning av genomförda utbetalningar
Sida 7 (14) Skatte Myndigheter som tillämpar bestämmelr i bokföringslagen, men där informationen behövs för tillämpning av preskriptionslagen, föreslås tillämpa frist B. * Avr år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades Handlingstyp Ansökningar och beslut om frivillig skattskyldighet Exempel på handlingar/ Uppgifter Inklusive underlag som styrker att kostnad förelegat Frist A Bokförings lagen 17 år, Frist B Lagen om kommunal 17 år, Kommentar Gäller i uppförandeskedet efter lagändring från 2014. Handlingar som utvisar när man påbörjar uthyrning av lokal som omfattas av frivillig skattskyldighet Ansökningar och beslut om jämkning av moms Ansökningar och beslut, omprövning av arbetsgivaravgifter Fastighetsdeklarationer Handling som styrker avdragsrätt avende ingående moms vid fastighetsköp och försäljning Kontoutdrag Skatteverket T.ex. Hyreskontrakt Faktura (hyresavi eller motsvarande) som utfärdats nast x månader från den första dagen som hyresperioden i fakturan avr Kopior (analoga eller digitala) av inlämnade deklarationer 17 år, 17 år, med avtalet med avtalet Gallringsfristen räknas efter beslut från Skatteverket. Gäller när det inte finns beslut från Skatteverket, lagändering från 2014. Gallringsfristen räknas från första hyresdebiteringen. Kopior. Original hos Skatteverket.
Sida 8 (14) Momsrapporter/ momsdeklarationer 17 år 17 år Skattedeklarationer, moms och arbetsgivaravgift Skattedeklarationer, slutlig skatt Ansökan och beslut om skattekompensation Kopior (analoga eller digitala) av inlämnade deklarationer Kopior (analoga eller digitala) av inlämnade deklarationer
Sida 9 (14) Löpande Myndigheter som tillämpar bestämmelr i bokföringslagen, men där informationen behövs för tillämpning av preskriptionslagen, föreslås tillämpa frist B. * Avr år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades Handlingstyp Avstämningslistor/ underlag Grundboksposter Huvudboksposter Exempel på handlingar/ Uppgifter Månadsvisa rutinkontroller vid genomgång av en Organisationsnummer Företagskod Verifikationsdatum Verifikationsnummer Verifikationsrad Verifikationstyp Kontonummer Verifikationstext Belopp Kund- /Leverantörsnummer Bokföringsdatum Verifikationsrie Verifikationsnummer Belopp Fri text Ansvar Fastighet Verksamhet Projekt År Årets ingående balanr Årets utgående balanr Årets utfall Frist A Bokförings lagen Frist B Lagen om kommunal Kommentar
Sida 10 (14) Koncern Med bilagor Årlig version ingår i bokslutet. Gällande Ingår i bokslutet. ekonomimodell (kontoplan och konteringsdimensioner) Beskrivningar av automatkonteringar Låneförteckningar, äldre lån Lånereskontra, äldre lån Plus- och bankgirolistor Räntefakturor Projektregisterinformation Verifikationsrapporter, löpande 7 år 10 år För bolagen är detta handlingar som fasas ut. Sedan 2006 sköts lånehanteringen av staden. 7 år 10 år För bolagen är detta handlingar som fasas ut. Sedan 2006 sköts lånehanteringen av staden. Kontoutdrag från bank 10 år* 10 år* Sparas i 10 år för att kunna visa transaktioner i händel av inkassokrav från leverantör. Uppgifter om avslutade projekt Fakturor där myndigheten fakturerar kunden dröjsmålsränta på en förnad betalning. Avräkningslistor vid inläsning från interna och externa försystem, t.ex. Rättad avräkningslista Ej korrigerade verifikat Bokföringsorder Skapas vid huvudboksrelaterade händelr (i ekonomisystem). Verifikationsrapporter vid periodavslut/årsavslut Verifikationsspecifikationer, t.ex. Bokföringsorder Reverringar i leverantörs - eller kundreskontran Periodisk automatkontering Överföring av ingående balans
Sida 11 (14) Systemförvaltning Myndigheter som tillämpar bestämmelr i bokföringslagen, men där informationen behövs för tillämpning av preskriptionslagen, föreslås tillämpa frist B. * Avr år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades Handlingstyp Behandlingshistorik och systemdokumentation Exempel på handlingar/ Uppgifter Nödvändig dokumentation för att förstå de enskilda posternas behandling och överblicka bokföringskedjan/system Beskrivningar Samlingsplan Redovisningsplan Frist A Bokförings lagen Frist B Lagen om kommunal Kommentar/ Avstämning mot Agresso beslutet Behörighetsuppgifter Systemloggar Systemloggar Beställningar och annan hantering av behörigheter till system Förändringar i systemet såsom: Förändrad kontoplan, andra begrepp och relationer Kund- och leverantörsuppgifter Användar- och behörighetsuppgifter Projektuppgifter Anläggningsregister In- och utloggningshistorik 7 år*, 10 år*, 1 år 1 år Gallringsfristen gäller efter att behörigheten upphört gälla.
Sida 12 (14) Ekonomistyrning Myndigheter som tillämpar bestämmelr i bokföringslagen, men där informationen behövs för tillämpning av preskriptionslagen, föreslås tillämpa frist B. * Avr år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades Handlingstyp Attest- och utanordningsbehörigheter Bokslut Balansräkning och resultaträkning Exempel på handlingar/ Uppgifter Frist A Bokförings lagen Avr beslut om attest Helårsbokslut med bilagor Tertialbokslut med bilagor, enligt lagkrav Tertialbokslut med bilagor, ej enligt lagkrav Frist B Lagen om kommunal 7 år 10 år Som ingår i bokslutet Månadsvisa sammanställningar 1 år 1 år Resultatrapporter Som ingår i bokslutet Kommentar Budget Helårsbudget med bilagor Treårsplan Med bilagor Underlag till treårsplan, budget och delårsrapporter Internkontrollplan med uppföljning Underlag från avdelningar/enheter som ligger till grund för samlad rapport 3 år 3 år Årsar Tryckt eller digital version om tryckt version inte upprättas.
Sida 13 (14) Anläggningar och fastigheter * Avr år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades ** Avr år efter utgången av det räkenskapsår under vilken de har mottagits Handlingstyp Anläggningsregister Exempel på handlingar/ uppgifter Frist A Bokförings lagen, Frist B Lagen om kommunal, Kommentar Avr anläggningsregister av ekonomisk art. Anläggningsspecifikation Värdejustering av anläggningar (bekräftel) Avskrivningar, avskrivningsbekräftel Leverantörsfakturor, elektroniska och digitalirade Leverantörsfakturor, inkomna på papper Verifikationsrapporter, avräkningslistor vid inläsning från interna och externa försystem Skapas vid aktivering av anläggning Inträffar vid t.ex. försäljning, utrangering, värdeöverföring, nedskrivning och uppskrivning avskrivning av fastigheter Fellistor Rättade avräkningslistor Ej korrigerade verifikat Bokföringsordrar Aktivering och värdejustering av anläggningar Avskrivningar av anläggningar Uppdateras kontinuerligt. Årlig version ingår i bokslutet. Ingår i bokslutet. 17 år*, 17 år*, 10 år* 10 år* 17 år* 17 år* 4 år* Enligt 7 kap. 6 BFL 4 år** Efter beslut från Skatteverket enligt KRL 2 kap. 13 10 år* 10 år* Efter att objektet upphört att vara aktuellt för staden (t.ex. har sålts eller utrangerats). Under förutsättning att de digitaliras och lagras digitalt.
Sida 14 (14) Inventarieförteckningar,, Uppdateras kontinuerligt. Årlig version ingår i bokslutet