3. Upphandlingsföreskrifter

Förfrågningsunderlag 2013-04-22 Upphandlande organisation Sundbybergs Stad Upphandling Drift av särskilt boende Ekbacken Hus F Mari-Ann Samuelsson 13/8 Sista anbudsdag: 2013-05-27 23:59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 3. Upphandlingsföreskrifter 3.1. Upphandlingsföreskrifter 3.1.1. Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU), kapitel 15. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling 3.1.2. Anbudets form och innehåll Anbudet ska vara skriftligt och avfattat på svenska språket. Anbudet ska lämnas i enlighet med förfrågningsunderlagets krav. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Om det inte framgår av registreringsbevis eller annan handling vem som är behörig företrädare ska en fullmakt bifogas anbudet. Samma krav ställs för eventuella komplet-teringar. Anbudsgivaren ska i förfrågningsunderlaget lämna efterfrågade uppgifter. 3.1.3. Elektronisk anbudsgivning Staden strävar efter att förenkla anbudsarbetet både för anbudsgivare och upphandlande myndighet. Därför använder staden i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystem VISMA Tendsign. Anbudsgivare som vill delta i upphandlingen ska lämna in elektroniskt anbud via system VISMA Tendsign. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom en enkel registrering på www.tendsign.com. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet ska ni kontakta VISMA Tendsigns support på e-post: tendsignsupport@visma.com eller på telefon 013-47 47 570. Anbudsgivaren får genom VISMA Tendsign: Utskrivet: 2013-04-22 13:20 Sida 1 av 6

- tillkommande information - kontroll av att ställda frågor i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet av anbuden - en tydlig information ifall inte alla obligatoriska krav (ska-krav) är uppfyllda Om anbudsgivare inte registrerar sig på www.tendsign.com utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt kan staden inte garantera att all information om frågor och svar under anbudstiden kommer er till handa. Anbudsgivare ansvarar själva för att kontrollera och hämta tillkomna upplysningar via VISMA Tendsign. 3.1.4. Upplysningar, frågor och svar under anbudstiden Under anbudstiden ska eventuella frågor om oklarheter i förfrågningsunderlaget skriftligen ställas genom fråge- och svarsfunktionen i VISMA Tendsign. Frågor ska vara staden tillhanda senast sex vardagar(6) dagar innan anbudstidens utgång för att svaren ska hinna delges samtliga presumtiva anbudsgivare. Enbart frågor som om bedöms ha relevans för upphandlingen kommer att besvaras. Det åligger anbudsgivaren att löpande under anbudstiden kontrollera om tillkommande information har lämnats. Endast skriftliga uppgifter lämnade av staden är bindande för både staden och anbudsgivare. De svar och förtydliganden som lämnas är en integrerad del av förfrågningsunderlaget och utgör tillsammans med detta grunden för anbudsgivarens anbud och därefter följande anbudsprövning. Frågor avseende format och funktionalitet för avgivande av anbud ska ställas direkt till VISMA Tendsign anbudstjänst; support@tendsign.se. 3.1.5. Tidsplan i upphandlingen Upphandlingen ska vara genomförd så att äldrenämnden kan fatta tilldelningsbeslut 2013-09-12 alternativt 2013-10-17. 3.1.6. Sista anbudsdag Anbud ska vara staden tillhanda senast 2013-05-27 3.1.7. Anbudets giltighetstid Anbud ska vara bindande till och med 2014-05-31 Accept av anbudets giltighetstid: (/ svar) 3.1.8. Sekretess Enligt sekretesslagen (Offentlighets- och sekretesslag 2009:400) gäller absolut sekretess till dess att tilldelningsbeslut om fattats. Därefter blir anbud med tillhörande handlingar normalt allmän handling. Anser anbudsgivare att vissa uppgifter i inlämnat anbud ska sekretessbeläggas måste anbuds-givaren precisera vilka uppgifter det gäller. Anbudsgivaren ska även motivera på vilket sätt anbudsgivaren skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut. Staden vill samtidigt framhålla att det är myndigheten, dvs. Sundbybergs stad, som enligt offentlighets- och sekretesslagen ska besluta om en uppgift ska sekretessbeläggas. Sekretess kan inte utlovas. Prövning sker varje gång handlingar begärs utlämnade. Utskrivet: 2013-04-22 13:20 Sida 2 av 6

Begärs sekretess för anbudsdelar eller bilagor?om JA, precisera vilka uppgifter som ska sekretessbeläggas samt motivering till detta i kommentarsfältet nedan: (/ svar) 3.1.9. Öppning av anbud Anbud kommer snarast efter anbudstidens utgång att öppnas och protokollföras. Efter anbudsöppningen sker granskning, prövning och utvärdering av de anbud som kommit in i rätt tid. 3.1.10. Rättelse, förtydligande och förhandling Anbudsgivare kan medges att rätta uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Den upphandlande myndigheten kan begära att ett anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning (15 kap 12 LOU). Alternativa anbud och/eller reservationer accepteras inte. Granskningsoch utvärderingsarbetet utförs av en utvärderingsgrupp. Om utvärderingsgruppen finner att intervjuer eller förhandlingar är erforderliga kommer sådana att upptas med en eller med flera anbudsgivare. Förhandlingar får föras om samtliga relevanta omständigheter. Förhandlingarna får dock inte rubba förutsättningarna för upphandlingen. 3.1.11. Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen Anbudsgivaren ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Det innebär att staden kan komma att utesluta anbudsgivaren från deltagande i upphandlingen om förhållanden enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. 3.1.12. Kontroller som genomförs av staden Staden kommer vid behov att göra en leverantörskontroll hos Skatteverket (blankett SKV 4820) eller hos motsvarande myndighet för utländska anbudsgivare. Kontrollen ska visa om anbudsgivaren har fullgjort sina åligganden avseende socialför-säkringsavgifter och skatt. Staden kommer vid behov att kontrollera om företaget är registrerat hos Bolagsverket. Kontroll av utländsk anbudsgivare kommer att göras enligt det landets regler om aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register. Leverantör som vid överlämning av anbudet är ett bolag under bildande ska senast vid avtalstecknandet kunna styrka att ett bolag finns registrerat hos Bolagsverket eller enligt annat lands regler för registrering. 3.1.13. Prövning av ekonomisk och finansiell ställning samt teknisk förmåga och kapacitet (steg 2) Kvalifikationskraven anger de krav som ställs på anbudsgivaren i denna upphandling. Upplysningarna skall ge information om anbudsgivaren och om dennes juridiska, ekonomiska och finansiella ställning samt om teknisk förmåga och kapacitet. Det är således obligatoriskt för anbudsgivaren att lämna svar på samtliga begärda uppgifter. Observera att anbudsgivaren kan komma att uteslutas från att delta i upphandlingen om denne inte uppfyller samtliga kvalifikations- och så kallade skallkrav. De uppgifter som lämnas i anbudet skall så långt det är möjligt beskriva situationen vid anbudslämnandet såvida inte annat uttryckligen angivits. 3.1.14. Ekonomisk och finansiell ställning Utskrivet: 2013-04-22 13:20 Sida 3 av 6

Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk ställning. Risken för att anbudsgivaren företag skall hamna i konkurs, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande skall var mycket låg. Ett krav är att anbudsgivaren bedöms ha en kreditvärdighet med minst 3 hos Upplysnings-centralen (UC) eller motsvarande kreditvärdighet hos annat kreditupplysningsföretag. Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga bevis från kreditupplysningsföretaget som styrker detta. Enligt 15 kap. 15a lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) får en leverantör vid behov och när det gäller ett visst kontrakt åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Leverantören skall genom att tillhandahålla ett åtagande från företagen ifråga eller på annat sätt visa att leverantören kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet skall fullgöras. Om annat företags kapacitet åberopas skall det framgå av anbudet. I det fall lägre kreditvärdering redovisas skall anbudsgivare ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivare i anbudet lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivare, själv eller genom åberopande av annans kapacitet, innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. I det fall anbudsgivare åberopar annans kapacitet skall anbudsgivaren till anbudet bifoga en handling som utvisar hur denne förfogar över de åberopade resurserna. Staden skall ha möjlighet att kontrollera anbudsgivares uppgifter. För nystartade företag eller företag under bildande kan åberopande av annans kapacitet vara bankgaranti/motsvarande. Till anbudet skall bifogas ett förhandsbesked på en bankgaranti/motsvarande om 10 procent av det årliga kontraktsvärdet. Garantin skall vara kopplad till ett eventuellt avtal med staden om drift av Ekbacken hus F. Garantin skall gälla för 12 månader räknat från tillträdesdagen. Har bevis från kreditupplysningsföretag som styrker kreditvärdighet bifogats anbudet? (/ svar) Åberopas annat företags kapacitet? Om JA ska bevis för åtagandet från företaget/n ifråga eller annat bevis som visar att leverantören kommer att förfoga över nödvändiga resurser bifogas anbudet. (/ svar) Har förklaring till låg kreditvärdighet bifogats anbudet om krav på kreditvärdighet eller motsvarande inte uppfylls? (/ svar) Uppfylls kraven på ekonomisk och finansiell ställning? (/ svar) 3.1.15. Krav på teknisk förmåga och kapacitet m m De anbudsgivare som uppfyller de juridiska kraven och som har en stabil och finansiellt stark ställning kommer att bedömas vad gäller företagets tekniska förmåga och kapacitet. Anbudsgivaren skall vara verksam inom det upphandlingsområde som denna upphandling Utskrivet: 2013-04-22 13:20 Sida 4 av 6

omfattar samt ha tillräckliga resurser för att utföra uppdraget under avtalsperioden inklusive förlängningsoptioner Anbudsgivare skall ha dokumenterad erfarenhet av driftåtagande av liknande storlek och komplexitet både vad gäller genomförande och löpande drift. Företaget skall under de senaste tre åren utfört minst två liknande uppdrag som beskrivs i förfrågningsunderlaget. För nystartade företag eller företag under bildande gäller att minst två personer i företagets ledning skall under de senaste tre åren i ledande befattning utfört minst två liknande uppdrag under de senaste tre åren. Till anbudet bifogas: - Redovisning av minst tre pågående eller genomförda driftåtagande av motsvarande storlek och komplexitet och uppgift om referenspersoner. - För nystartade företag eller företag under bildande skall intyg finnas som styrker att det finns minst två personer i företagets ledning som uppfyller ovan ställda krav. Det skall även bifogas minst två referenspersoner för personerna ifråga. - Presentation av företagets organisation och kompetenser inom organisationen. Beskrivning av företagets förvaltningsorganisation både geografiskt, lokalt och kompetensmässigt. Av beskrivningen skall framgå lednings- och stödfunktioner för det boendet som leverantör lägger anbud på. Beskrivningen skall styrka att företaget klarar ett uppdrag av den storleksordning som Ekbacken Hus F innebär. Dessutom krävs dokumenterad relevant högskoleutbildning för verksamhetschef och enhetschef. För att styrka att dessa krav uppfylls ska anbudet innehålla en meritförteckning (Curriculum Vitae, CV) innehållande namn, teoretisk kompetens och erfarenhet samt examensbevis, diplom, eller annat dokument som styrker ställda utbildningskrav. I det fall verksamhetschef och/eller enhetschef inte är utsedda vid inlämning av anbud ska antagen leverantören senast 2014-01-15 lämna meritförteckning som styrker ställda krav. Uppfyller inte leverantören detta krav senast angivet datum kommer tecknat avtal att hävas. Ett nytt tilldelningsbeslut kommer att fattas som innebär att leverantör nummer två i rangordningen vid utvärderingen kommer att antas. Får staden kostnader på grund av att antagen leverantör inte uppfyller kravet om att ha en utsedd verksamhetschef vid avtalstecknandet ska leverantören ersätta staden för dessa. Maximalt kan ersättningen vara 75 000 kronor. Staden kommer att ta tre referenser. Referenserna skall styrka att företaget utfört liknande uppdrag på ett för beställarna tillfredställande sätt. För de anbudsgivare som har eller bedriver vård och omsorgsverksamhet åt staden kan staden vara en av flera referenser. All referenstagning kommer att via e-post. Referentera ska betygsätta sju olika bedömningskriterier samt för varje bedömningskriterium avge följande omdömen: Utvärdering av uppdraget enligt nedanstående skala: 1,0 Inte godkänt 2,0 Tillfredställande men inte mer 3,0 Bra 4,0 Utmärkt 5,0 Över förväntan För att en anbudsgivare ska vara kvalificerad för att få sitt anbud utvärderat måste Utskrivet: 2013-04-22 13:20 Sida 5 av 6

genomsnittsomdömet för varje referens vara bra (3). För att vara kvalificerade får dock inte alla tre referenterna avgivit inte godkänt (1,0) för ett och samma bedömningskriterium.se bilaga 14 I det fall en anbudsgivare inte utfört minst tre referensuppdrag sker ingen referenstagning för någon anbudsgivare. Accepterar (/ svar) Har redovisning av pågående eller genomförda driftåtagande av motsvarande storlek och komplexitet och uppgift om referenspersoner bifogats anbudet? (/ svar) Har presentation av företagets organisation och kompetenser inom organisationen samt meritförteckning enligt ovan bifogats anbudet? (/ svar) För nystartade företag eller företag under bildande: Har intyg bifogats anbudet som styrker att det finns minst två personer i företagets ledning som uppfyller ovan ställda krav. Det skall även bifogas minst två referenspersoner för personerna ifråga. (/ svar) Uppfylls krav avseende teknisk förmåga och kapacitet mm? (/ svar) 3.1.16. Beslut om antagande av Leverantör När staden fattat beslut om leverantör upphör den absoluta sekretessen och till varje anbudsgivare ska det lämnas upplysning om innehållet i det så kallade tilldelningsbeslutet och om skälen till varför anbud antagits. Varje leverantör som begär upplysning om tilldelningsbeslutet ska också ha rätt att få sådan information. Härigenom ges en leverantör möjlighet att få tilldelningsbeslutet prövat i förvaltningsdomstol under en föreskriven tidsfrist innan avtal slutits. Tidsfristen för rättens prövning av ansökan är 10 dagar efter det att upplysningar om tilldelningsbeslutet skickats via e- mail eller om rätten fattat ett interimistiskt beslut 10 dagar efter det att beslutet upphävts. Därefter kan, om domstolens beslut inte innebär annat, skriftligt avtal enligt LOU tecknas. Observera att tilldelningsbeslut inte utgör en accept utan att leverantören blir bunden först i och med tecknas. Tilldelningsbeskedet kommer att sändas ut med e-post till samtliga deltagande anbudsgivare. Observera att tilldelningsbeslut inte utgör en accept utan att leverantören blir bunden först i och med att avtal tecknas. Från och med den 13/9 alternativt 18/10 kan avtal komma att tecknas med antagen leverantör tecknas. Utskrivet: 2013-04-22 13:20 Sida 6 av 6