Manual för tidsredovisning och fakturering Kommunal Dagverksamhet Innehåll 1. Att komma igång s. 2 Det här behöver du Ändra inställningar i Excel Ladda ner mallen Spara mallen Mallens flikar 2. Att redovisa i den nya mallen s. 3 Viktig information Att lägga in kunder och dagar Knappar s. 4 3. Att spara s. 4 Att spara för egen del Att spara för Nacka Kommun Vad betyder namnet på filen? s. 5 4. Att fakturera s. 6 Att maila redovisningen till Nacka Kommun Att fakturera Bilagor 1 Kontaktinformation, vem kan man fråga? s. 7 2 ID-lista s. 8 3 Biståndshandläggare aktuell lista våren 2007 med förändringar s. 9 uppdaterad 2007-01-30
1. Att komma igång Det här behöver du: Dator Office Excel 2000, xp, 2003 Internet, e-mail, egen e-mail adress Ändra inställningar i Excel För att kunna använda den nya mallen behöver du kanske ändra inställningarna i Excel för att den ska kunna klara makron. Gör så här: Öppna Excel Välj Verktyg > Makro > Säkerhet Pricka för Medel Klicka Ok Ladda ner mallen Mallarna ligger på Nacka Kommuns hemsida www.nacka.se. Välj Äldre>Dagverksamhet>Information till anordnare. Följ instruktionerna i punktform om hur man gör när man laddar ner en fil. Här ligger också denna manual som en pdf-fil. Spara mallen En ruta kommer upp när du försöker öppna mallen. Välj Aktivera makron. En ny ruta kommer upp. Klicka på Skrivskydd. Nästa ruta säger att du ska spara mallen i ett nytt namn. Detta är för ditt eget bruk. Spara mallen som ex Tidsredovisning-januari. Nu är den färdig att användas! Mallens flikar Blankett 6 Dagverksamhet Sammanställning Fakturaunderlag Dagverksamhet och matavgift Sammanställningsblad Ett underlag för faktura som ska skickas med fakturan i papper Nacka Kommun 2
2. Att redovisa i den nya mallen Viktig information Nu är du inne i den nya mallen. Börja med att fylla i den viktiga informationen på den första fliken, Blankett 6. Den följer sedan med till sammanställningen och fakturaunderlaget. ID är en siffra som du får från kommunen för att databasen ska veta vilken dagverksamhet som rapporterar in tid. Ansvar nr Skriv dagverksamhetens ansvars nr, som blir motpart på fakturan. Månad väljer du från dropplistan. Det är den månad som timmarna är utförd i du ska välja. Att lägga in kunder och dagar Börja med att föra in personnummer och namn på dina kunder. Personnummer Första gången personnummer läggs in är det bra att skriva in dem för hand. Obs. Använd inte bindestreck mellan siffrorna. Skriv ex 2602130652. Bindestrecket kommer automatiskt. Nästa gång du uppdaterar mallen går det bra att kopiera och klistra in. Namn Skriv in för och efternamn på kunden. Dessa går bra att kopiera från gamla arbetsböcker. Område Välj under område det område som kunden bor i. Detta för att underlätta för avgiftshandläggaren som ska debitera kunden. Biståndshandläggare Välj den Biståndshandläggare som din kund har. I listan finns bara biståndshandläggare som är aktuella på Äldreenheten. Antal dagar Fyll i antal närvarodagar under rätt checknivå. Nacka Kommun 3
Knappar I den nya mallen finns några knappar du kan klicka på. Rensa mallen All information om dagar och matavgifter rensas bort. Praktiskt när det är dags att börja fylla i en ny månads redovisning. Ny rad En ny rad med plats för en ny person läggs till längst ner. Ta bort rad Klicka på personnumret på personen du vill ta bort. Klicka sedan på knappen och raden försvinner. 3. Att spara Att spara för egen del När du laddade ner mallen fick du välja att spara den i ett nytt namn, ex Tidsredovisningjanuari. När du nu vill spara den information du fört in i mallen väljer du som vanligt: Arkiv > Spara (Ctrl + s) En ruta dyker upp som frågar om du vill spara kalkylen normalt. Klicka där. Tidsredovisningen sparas. Nu kan du ta en paus, gå ifrån datorn och öppna filen igen och fortsätta när du vill. Att spara för Nacka Kommun När du är färdig med månadens redovisning sparar du igen, men denna gång väljer du att spara kalkylen som version till Nacka Kommun. En ruta dyker upp där du får välja att spara din redovisning som Debet eller Kredit. Vid Debet är det inga konstigheter, vid Kredit ska du ha fyllt i dagarna med ett minustecken, -, framför de dagar som ska krediteras. Då blir också summan negativ. Ex. Nu får du en fråga om du vill fortsätta, välj Ja om du vill det. Välj Nej om du vill avbryta. Nästa fråga lyder: Vill du skriva ut arbetsboken? Välj Ja eller Nej. Nacka Kommun 4
Mallen skapar automatiskt en katalog med namnet NACKATIDRED i Mina Dokument. I den katalogen finns ytterligare 2 kataloger; Tidredovisning_Nacka samt Fakturaunderlag. Tidredovisning_Nacka innehåller de sparade arbetsböckerna för Nacka Kommun. Dessa är låsta med ett individuellt filnamn och kan inte öppnas. Dessa ska mailas till Nacka Kommun. Fakturaunderlag går att öppna. Här kan du titta på dina fakturaunderlag, men inte ändra något i dem. Du kan också maila dessa filer till ex en ekonomiavdelning utan problem, eftersom de inte innehåller några sekretessuppgifter om dina kunder. Vad betyder namnet på filen? Ett filnamn kan se ut ex så här: D91-KA0701-2411DV.xls D betyder Debet 91 är ID-numret på företaget. K betyder Kommunal A står för Äldre 0701 betyder att filen innehåller data för januari 2007 2411 betyder att filen är sparad dag 24 mellan klockan 11 och 12. Detta är för att ge filen ett unikt namn. DV står för dagverksamhet Nacka Kommun 5
4. Att fakturera Att maila redovisningen till Nacka Kommun Skapa ett nytt mail och lägg till filen från mappen Tidredovisning_Nacka. Skicka den till Äldreenheten. E-mailadressen är: aldre@nacka.se Att fakturera Utgå ifrån fakturaunderlaget i mappen Fakturaunderlag när du gör din faktura. Skicka med fakturaunderlaget i papper tillsammans med fakturan till kommunen. Fakturaunderlaget kan kopplas ihop med din tidsredovisning genom filnamnet. Inga sekretessuppgifter får finnas med. Skicka fakturan, så att den är inkommen till Nacka kommun senast den 5:e arbetsdagen varje månad, till: Nacka kommun 16500 Äldre xlisk Lycka till! / Linnéa Skog, 2007-01-24 Nacka Kommun 6
Bilaga1 Kontaktinformation, Vem kan man fråga? Insända fakturor för Äldre. Frågor om hur tidsredovisningsmallen fungerar Linnéa Skog, fakturahandläggare Tel: 718 89 56 Mån-ons 10.00-16.30 Frågor om utbetalning Nacka Partner Support Tel: 718 92 50, tryck 3 för Ekonomi Nacka Kommun 7
Bilaga 2 ID-lista Dagsländan (Sofiero SC) 91 Dagtäppan (Sjötäppan SC) 92 Ektorpet (Ektorp SC) 93 Fyrklövern (Sofiero SC) 94 Sjösala (Sjötäppan SC) 95 Solängen (Sofiero SC) 96 Träffpunkten Älta 97 Nacka Kommun 8
Bilaga 3 Biståndshandläggare aktuell lista våren 2007 med förändringar Biståndshandläggare Äldre Tel: 718 xx xx Västra Sicklaön och Älta Lotta Lindholm xahli 89 02 Maria Pettersson vikarierar Michaela Eriksen mcer 75 65 Yvonne Melin yem 89 65 Sol-Britt Österlund solost 89 55 tagit över efter Cecilia Schönewald Maria Ekberg marbru 75 62 hette tidigare Maria Brunnberg Boo och Östra Sicklaön Eva Lindqvist evlin 89 53 hette tidigare Eva Strandberg Jeanette Rosenberg jaro 75 02 Ove Lindroth pol 76 36 Lena Enberg leg 87 82 Fisksätra, Saltsjöbaden och Västra Sicklaön Eva-Marie Johnsson eejo 84 12 Kerstin Andersson kerand 89 09 Kerstin Melkersson krme 75 76 Ann Persson anpr 75 64 Obs! Om biståndshandläggaren har en vikarie ska du ändå välja ordinarie biståndshandläggares id i listan. Nacka Kommun 9