Information - Projekt drift och inköp

TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) Barn- och utbildningsförvaltningen 2014-01-21 Dnr: 2013/1536-UAN-059 Christel Modin - p6cm01 E-post: christel.modin@vasteras.se Kopia till Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Information - Projekt drift och inköp Ärendebeskrivning I budget 2013 togs ett särskilt beslut om ett projekt som skulle ha fokus på att identifiera, föreslå åtgärder samt genomföra åtgärder för att minska kostnader inom el, värme, städ, kopiatorer, kaffe på enhetsnivå. Dessutom skulle projektet ge en översyn inköpsrutiner med målsättning att handla rätt produkter från rätt leverantörer på rätt sätt. Det leder till besparing i både tid och pengar. Projektet bör också etablera rutiner för framtiden för att säkerställa att resurserna kring dessa delar används så effektivt som möjligt. Projektet har nu drivits under ett år och genomförandet är klart för gymnasieskolan. Projektledaren kommer att redovisa effekterna för gymnasieskolan och en del förslag till fortsatt arbete. Victor Nanni, projektledare upphandlingsenheten konsult och service, är inbjuden till nämnden för att informera. Bilagor Uppföljning av effektmål för projektet Think inside th box (TITB) delrapport 1 Uppföljning av effektmål för projektet Think inside th box (TITB) delrapport 1 Skickad av: Carin Miehling - an979

1 Dnr:2013/1536-UAN-059 Uppföljning av effektmål för TITB projekt delrapport 1 Idag spenderar verksamheterna relativt mycket tid och resurser på löpande driftsfrågor. Genom att effektivisera arbetet med den löpande driften kan därmed både tid och resurser omfördelas till pedagogisk verksamhet. Med drift avses avtalshantering och inköpsrutiner ex skolmåltider, media, IKT-utrustning. Dessa effektmål återfinns i projektplanen: Beskrivning med mätbarhet E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 Förutsättning för årlig potentiell besparing på driften för skolverksamheterna med 3Mkr (besparing år 1: 1Mkr, besparing år 2: 3Mkr) Minskade kvalitetsbristkostnader Årlig besparing i tid motsvarande 2åa för skolverksamheterna Effektivare organisation/styrning Bättre internkontroll Bättre ramavtalstrohet Minskat antal köp från icke avtalsleverantörer Följande är en delrapport gällande gymnasieverksamheter inom Barn- och utbildningsförvaltningen. Sammanfattning Inköp, kännedom av gällande avtal och analys av förbrukning och kostnader är ett område som inte ligger i fokus. Enheter köper utifrån behov och den information som beställaren har fått senast. I visa fall så har beställaren inte fått eller tagit del av information kring gällande avtal och har därför handlat där de anser vara bäst i stunden, för verksamheten. Detta har lett till att inköp görs utanför avtal och även om det görs via rätt leverantör så allt för ofta väljs fel produkt till en högre kostnad. Analys av kostnader görs utfall mot budget på enhetsnivå, alltså ingen helhetsbild finns. Ingen analys av förbrukning (driftkostnader) kunde hittas. Det finns en planeringsenhet och en avtalscontroller inom Barn- och utbildningsförvaltningen som kan/bör ansvara för kontroll och analys av driftkostnader. De har då möjlighet att se en helhetsbild och kan göra jämförelser mellan enheter. Arbetsuppgifter bör vara att sammanställning av information, uppföljning och analys (kostnader, förbrukning och avtal) och att även agera tillsammans med respektive enhet.

2 Under projekttiden har en del åtgärder genomförts såsom, beställning av upphandling av idrottsmateriel, kopiatorer har byts ut till den nya avtalsleverantören på två enheter och analysverktyg har tagits fram för att kunna arbetas vidare med. En inköpsorganisation inom Barn- och utbildningsförvaltningen har etablerats för att säkerställa att upphandlingar och avtal sker med våra verksamheter i fokus. Metod Enligt Verksamhetens beslutsunderlag (VBU) är syftet med projektet att genom optimerad drift frigöra tid och resurser för att öka kvalitén i den pedagogiska verksamheten. Genom att ta fram en samlad bild på gymnasieskolorna har vi kunnat genomföra nyckeltalsanalys och identifiera potentiella förbättringsområden. Sammanställning av information och analys har försvårats av organisationsförändringar, interna omfördelningar mellan enheter och osäkerheten kring grundfakta. Framtagning av nyckeltal har skett utifrån redovisning i ekonomisystem samt inköpssystem. Enhetsspecifika fokusområden grundas på inköpsbeteende och återkopplingsbesök med berörda chefer och beställare/granskare på respektive enhet. Ett sätt att systematiskt överföra erfarenheterna från projektet har varit att ha med ekonomisekreteraren Helen Skoglund på dessa besök. Framtagning av grundfakta har skett i samarbete med ekonomer inom gymnasiet. Vår utgångspunkt i projektet är: 1. Hur kan vi bidra till att enheter kan drivas mer självständigt? 2. Vad behöver de för stöd och information för att kunna fatta beslut? Resultat Övergripande produktmål Nr Beskrivning Effektmål P1 Nyckeltal på nuvarande förbrukning: städ, värme, el, vatten och avlopp E1 P2 Identifiera möjlig besparingspotential och presentera möjliga åtgärder för E1,E2,E3 verksamheten P3 Genomföra, av verksamheten, beslutade åtgärder E1,E2,E3 P4 Översyn av nuvarande avtal (IKT, sophantering, skolgård, mat, kaffemaskiner, E1,E2,E3 kopiatorer, telefoni) P5 Utbyte av avtal för kaffemaskiner E1,E2,E3 P6 Utbyte av kopiatorer E1,E2,E3 P7 Översyn av inköp E2,E3 P8 Tydliga rutiner för avtalsfrågor så att de hanteras på ett enhetligt sätt E2,E3 P9 Tydliga rutiner och lathund för inköp och kontering för respektive enhet E2,E3

3 P1 Nyckeltal på nuvarande förbrukning: städ, värme och el, per kvm och år (utfall janjuni 2013) * Hässlö och Edströmska har sk externt avtal där El ingår i hyran och därför redovisas inte här I nyckeltalsanalysen framgår att Elförbrukningen kan tyckas vara relativt homogen. Den enhet som sticker ut är Rudbeckianska som med sina 12 134 Kvm betalar ca 268 000 kr/år mera än genomsnittet. Carlforsska, Carlforsska IM och Rudbeckianska sticker ut relativt övriga enheter gällande Fjärrvärme. Tillsammans betalar de 972 000 kr/år mer än genomsnittet. Städkostnader är också ett område som bör analyseras vidare då stora skillnader mellan enheterna finns. Carlforsska som bör vara jämförbart med Rudbeckianska betalar 51,45 kr/kvm mera. Detta blir 511 000 kr/år mer. Det finns årligen 20 Mkr på Fastighetskontoret avsatta för energibesparande åtgärder. Planering och utnyttjande av dessa medel sker helt på Fastighetskontoret. Vi anser att BUF bör kunna påverka hur medlen investeras och även kunna redovisa resultatet.

4 P2, P4 Identifiera möjlig besparingspotential och presentera möjliga åtgärder för verksamheten och Översyn av nuvarande avtal (IKT, sophantering, skolgård, mat, kaffemaskiner, kopiatorer, telefoni) För att kunna följa upp besparingspotential gällande inköp bör rapporter ur Västerås Inköps Portal(VIP) utnyttjas. I rapport 6301 visas både vilka leverantörer som används samt vilka produkter vi handlar (om vi får e-faktura). Uppföljningsrutiner behöver etableras inom de befintliga centrala resurserna. Utnyttjande av VIP för beställningar leder också till att vi har bättre underlag för framtida upphandlingar då vi lättare kan identifiera produkterna som verksamheterna har behov av. Att säkerställa att vi inte bara har ett avtal utan att vi har rätt avtal leder i genomsnitt till besparingar på cirka 30 % på leverantörens prislista. För att få ut information om rätt leverantör till beställarna så behöver rollen som avtalscontroller även inkludera ansvar för att informera om nya avtal inom organisationen. VIP kan användas som den naturliga sökvägen för att få information om vilka leverantörer vi har avtal med. Avtalstrohet Lista på inköpsområde där vi är avtalslösa, där befintligt avtal inte täcker behov eller där vi inte följer avtal (förväntad besparing på BUF via genomförd upphandling): o Euromaster rätt däck till Edströmskas fordon o Läromedia, Adlibris, BTJ, Digitala läromedel o Tvätt (100Tkr/år) o Idrottsmateriel (500Tkr/år) o Skyddskläder (200Tkr/år) o Aba-skol/Lekolar (500Tkr/år) o Ikea o Leasing av fordon på Edströmska o Bageriprodukter o Slöjdmaterial När det gäller inköp från Läromedia så har vi fått höra från i stort sett samtliga enheter vi har pratat med att det behöver vara lärarna som beställer var för sig. När VIP projektet börjades så var det sagt att alla förvaltningar skulle försök att minska antal behöriga beställare. Detta för att organisera inköpsrutiner bättre och ha bättre kontroll över inköp. Inköp blir svårt att kontrollera om vi fortsätter tillåta ALLA att beställa vad de vill. Nu vill vi jobba lösningsfokuserad och hitta ett sätt som både passar verksamhetens behov och är fortfarande inom ramen för VIP projektet av att minska antal beställare. Just med Läromedia (eftersom det beställs via punch-out ) så kan man logga in på deras webbshop (som lärarna bruka göra) och lägga sin beställning. Skillnaden blir att istället för att skicka den så kommer de att sparas i webbshopen. Då kan en VIP beställare logga in via VIP och hämta den till VIP där den går det vanliga attestflödet.

5 Resultat blir att: Alla kan fortsätta göra sina beställningar VIP beställarna kan hämta och KONTERA varje beställning innan den skickas Chefen har möjlighet att se över vad som beställs och godkänna/neka innan en beställning skickas till leverantören Alla gymnasieenheter är informerade om ovan möjlighet. Gårdsskötsel Gårdsskötsel utförs av olika entreprenörer även om möjligheten att utnyttja resurser inom Västerås stad finns (TIF). Här finns det samordningsvinster både i form av ett mer strukturerat arbetssätt och minskade kostnader via ett bättre samarbete med TIF. Här bör möjligheten av att Fastighetskontoret tar över ansvar för samtliga gårdsskötselavtal gentemot TIF undersökas. Identifierade exempel: Skolledarnas tid används ineffektivt inom ett område där kunskap saknas Leder till sämre planeringsmöjligheter hos TIF och eventuellt högre pris Skötselområde väljs bort av verksamheter utan kunskap eller hänsyn till konsekvenser för fastigheten. I sin tur leder detta till högre hyreskostnader för verksamheten i form av underhåll. Konsekvent säkerhetsnivå i alla verksamheter (Säkerhetstillsyn) Planering av skolgården fel planering leder till högre kostnader för skötsel Uppstart och avslut av avtal anses vara mer lätthanterligt med intern leverantör Driftkostnader Att som enskild enhetschef ha kunskap och kompetens för att kunna påverka kostnader rörande driftsfrågor är svårt. Även om de kan tyckas ha kontroll på sitt, har de ingen möjlighet att veta hur de ligger till relativt andra likvärdiga enheter. För att bidra till att enheter kan drivas mer självständigt och se till att de får den information de behöver för att kunna fatta beslut så bör centrala resurser utnyttjas bättre. Information och analys bör göras centralt och presenteras för enheter för beslut. Rutiner för att etablera ansvar vid införande av eventuella åtgärder behöver tas fram. Vårt förslag är att den befintliga Planeringsenheten och avtalscontrollern inom Barn- och utbildningsförvaltningen får ett utökat ansvar i denna roll. P5 Utbyte av avtal för kaffemaskiner Sedan januari har 13 maskiner byts ut (inom BUF) vart efter avtalsperioden har gått ut. Det innebär att de kommer att leasa maskiner under 48 månader och sedan äga den utan vidare hyreskostnader. De kommer också kunna handla förbrukningsmaterial till ett mer förmånligt pris via Mälardalens frukt och grönt. (Se bilaga 1, Maskinpark via KoS)

6 P6 Utbyte av kopiatorer Sedan januari har 38 maskiner byts ut (inom BUF) vartefter avtalsperioden har gått ut. Det innebär att dessa enheter nu har en maskin där toner och klickkostnader ingår till merpart och kostnader är lägre mot tidigare. (Se bilaga 1, Maskinpark via KoS) P3, P4, P5, P6 P7 Genomföra, av verksamheten, beslutade åtgärder samt översyn av avtal Avtalshantering och administrativa uppgifter är två områden där enheter har flaggat om hjälp och där vi anser att det inte fungerar optimalt. Framtagna åtgärder: Offert från Konsult och Service för att ta över administration av samtliga kopiatorer och kaffemaskiner togs fram och beslutades av VC för implementering. Har identifierat och fastställt plan för byte av maskiner till rätt avtal Abonnemangsfunktion infördes och förklarades för samtliga enheter för att kunna effektivisera fakturahantering och säkerställa korrekt redovisning. o Redan nu hanteras 28 % av alla fakturor via abonnemangsfunktion. Det leder till att det frigörs tid för granskarna och attestanter. o VIP Lokaladministratör inom BuF (Helen Skoglund) presenterades för verksamheterna som kontaktperson för att genomföra förändringar kring abonnemangsfakturor. Upphandlingsområde har identifierats tillsammans med verksamheten. Listan har lämnats till Bengt Karlsson för vidare beställning av upphandling via Upphandlingsenheten. Karoline Lindström på upphandlingsenheten har utsetts till Förvaltningsansvarig för BUF Med nuvarande möjlighet via VIP bör en analys göras av antal telefonabonnemang per verksamhet för att säkerställa att de har rätt abonnemang och att rätt antal abonnemang betalas för. Sophantering hanteras på olika sätt. Ibland ingår det i hyra och ibland betalas det av verksamheten. Även där det ingår i hyra så ingår inte all sophantering. Finns det krav från Västerås stad att källsortering ska finnas bör denna rutin ses över och säkerställas att den är enhetligt. Inköp av IT varor och utrustning bör struktureras upp, informeras om och göras tillgängligt i VIP. En del projekt pågår kring detta varför detta projekt inte går djupare in i problematiken. Bättre information till verksamheten är viktigt.

7 Inköpsstatistik har tagits fram och kan presenterats till verksamhetsledning för att kunna diskutera och genomföra förändringar kring inköpsbeteende. Exempel som framkommer är att vi handlar fel produkt hos rätt leverantör till dyrare pris samt att vi handlar hos fel leverantör överhuvudtaget. VIP är idag inte ett naturligt verktyg för att genomföra inköp där det är möjligt då den används endast i 5 % av fallen för att genomföra inköp från VIP-anslutna leverantörer. Nedan statistik bör vara en del av den månatliga ekonomiska uppföljningen. P8 Tydliga rutiner för avtalsfrågor så att de hanteras på ett enhetligt sätt Vid genomgång av inköpen blev det tydligt att avtal saknades inom ett flertal område där verksamheterna behöver göra inköp. En del befintliga avtal täcker inte nuvarande behov. Utöver det så saknades kunskap om befintliga avtal. Förslag på förändring har lämnats och diskuterats med Bengt Karlsson, enhetschef ekonomi och även inköpsansvarig för BUF. En inköpsorganisation bör etableras med mandat och samordningsansvar för hela förvaltningen. Det innebär att samtliga avtalsfrågor och beställningar på upphandlingar bör skötas av avtalscontrollern. På detta sätt kan en upphandlingsplan verkställas mer effektivt och kontrolleras centralt så att verksamhetens tid och resurser utnyttjas på bästa möjliga sätt. Det ställer även krav på att en förvaltningsansvarig upphandlare finns hos Konsult o Service (KoS) som motpart i dessa frågor. Detta möjliggör ett effektivare och tydligare arbetssätt för upphandlingsenheten inom KoS.

8 P9 Tydliga rutiner och lathund för inköp och kontering för respektive enhet Beställningsmallar för inköp av hygienartiklar kommer att tas fram per verksamhetsområde då behovet skiljer sig. Godkända produkter tas fram i samråd med avtalsleverantör och medarbetarna som använder produkterna. En mall för inköp av kontorsmaterial bör tas fram men detta kommer att kräva en större insats då avtalet inte motsvarar verksamhetens nuvarande inköpsmönster. Med övergång till Raindance (nytt ekonomisystem) så kommer även VIP strukturen göras om. Detta kommer att underlätta för ekonomienheten att tilldela endast nödvändiga kontoplan till respektive verksamhet. På detta sätt kan kontering och uppföljning förbättras. Nedan diagram visar att under tiden projektet har körts inom gymnasieskolor så har andelen inköp i VIP ökat. Diagramen också visar tydligt att det finns mycket mera som kan och bör handlas genom VIP som inte görs idag. I samband med att flera beställninar har gjort via VIP så har valet av Anbuds (Tummen upp ) produkter också ökats.trenden pekar uppåt och med arbetet som pågår nu med att göra flera upphandlingar och ansluta flera leverantörer till VIP så bör det underlätta ytterliggare för beställarna att beställa rätt.

9

Kund-ID (Alla) Dnr:2013/1536-UAN-059 Kolumnetiketter Fordon Kaffemaskiner Kopiatorer Totalt Antal Objekt Totalt Summa av Årskostnad Radetikett Antal Objekt Summa av Årskostnad Antal Objekt Summa av Årskostnad Antal Objekt Summa av Årskostnad BN 1 10 536 1 10 536 BU 1 29 484 1 29 484 PL 18 1 463 992 17 145 140 141 2 605 489 176 4 214 621 SL 2 18 708 3 88 752 5 107 460 UN 1 24 660 1 24 660 Totalsumm 18 1 463 992 20 174 384 146 2 748 385 184 4 386 761