Uppföljning Drift och Inköp

Transkript

1 Slutversion Dnr 2015/178-GSN-646 Uppföljning Drift och Inköp Ett år efter avslutat projekt Barn- och utbildningsförvaltningen Västerås Anna-Lena From

2 Inledning Under perioden mars 2013 till december 2014 genomfördes ett projekt inom Barnoch utbildningsförvaltningen. Projektet handlade om Drift och Inköp och dess fokus låg på att identifiera och genomföra åtgärder för att minska kostnader, öka kvaliteten samt ge tidsbesparingar inom dessa områden. Projektet genomfördes på kommunala Gymnasieenheter, Förskoleenheter samt Grundskoleenheter. Vid rapportering av projektet Drift och Inköp till Grundskolenämnd den 17 februari 2015 beslutades att en uppföljning skall ske våren Sammanfattning Projektet ledde till en ökad medvetenhet inom hela förvaltningen om vikten av att följa avtal för att därigenom spara tid och pengar. För att kunna göra bättre avtal fastställdes en organisationsstruktur med syftet att tydliggöra och prioritera upphandlingar samtidigt som verksamhetens behov fångades upp. Projektet gav vidare ett fokus på de driftkostnader som enskilda enhetschefer upplevde som arbetsbetungande samtidigt som en modell för jämförelse mellan enheter infördes. Arbetet med dessa frågor har fortsatt efter projektets slut vilket lett till flera arbetsbesparande och kvalitetshöjande åtgärder. 2

3 Organisation I samband med projektet etablerades en inköpsorganisation inom Barn- och utbildningsförvaltningen. Verksamhetschefen för Beställarverksamheten är beslutsfattande för nya upphandlingar och inköpsfrågor. Till sin hjälp har denne en avtalscontroller som är kontaktperson gentemot Inköpscenter/Servicepartner. Avtalscontrollern arbetar framåtsyftande och har bland annat startat upp råd inom Förskola och Grundskola med representanter från verksamheterna för att fånga upp behov och öka möjligheterna för samordning och lärande. Planeringsgruppen tar fram underlag för strategier och riktlinjer för att säkra långsiktig lokalplanering och är verksamheternas stöd i det dagliga arbetet med inom- och utomhusmiljö. I projektet framkom önskemål om att avlasta enhetschefer från administration av t ex gårdsunderhåll för att frigöra tid till pedagogisk verksamhet. Planeringsgruppen ingår numera i Ekonomi- och planeringsenheten för att ytterligare öka möjligheterna till ett strukturerat arbetssätt. Ekonomgruppen ansvarar för regelbunden uppföljning av inköp och jämförelser mellan enheter. Inom Barn- och utbildningsförvaltningen finns cirka beställare, medarbetare som beställer varor från våra leverantörer. 3

4 Drift Flera förändringar som påverkar verksamheternas drift och den tid som behöver läggas ner på dessa kostnader har genomförts. Ett genomgående tema har varit ambitionen att förenkla enhetschefernas administrativa åtaganden samt öka likvärdigheten bland enheterna. Ny lokalersättningsmodell Fr o m den 1 januari 2016 har Barn- och utbildningsförvaltningens Grund- och Förskolor en ny ersättningsmodell för lokalkostnader. Den tidigare modellen gav enheterna ersättning med 50% för de fasta kostnaderna och resterande 50% i rörlig ersättning utifrån antal barn/elever. Drivkraften för enhetschefer var således att anpassa sina lokaler utifrån volymförändringar. Den nya modellen ger enheterna ersättning utifrån den faktiska lokalkostnaden. Bakom beslutet finns flera viljeriktningar: Förenkla de administrativa sysslorna för enhetschefer så att de kan fokusera på verksamhetsarbetet Ökad enhetlighet och kompetens i lokalfrågor Öka långsiktigheten i besluten utifrån hela förvaltningens behov, inte enskild enhet Mer lättförståelig redovisning För att få till en kostnadseffektiv styrning krävs långtidsplanering med tillhörande delegering, strukturerad uppföljning samt gemensam målbild med Fastighetskontoret. Gränsdragningslista Under år 2015 har ett stort arbete genomförts för att tydliggöra ansvarsförhållanden mellan Barn- och utbildningsförvaltningen och Fastighetskontoret gällande förvaltningen av våra fastigheter. Fr o m den 1 januari år 2016 börjar den nya s k Gränsdragningslistan gälla. Det är medarbetare på Planeringsgruppen som arbetat med frågan, i linje med de önskemål som enhetschefer förde fram under projekttiden. Det är nu tydligare vem som ansvarar och betalar för vad. Fastighetskontoret har numera ett helhetsansvar för inne- och utemiljön, vilket bland annat innebär att de har tagit över avtalshanteringen gällande gårdsunderhåll samt snö- och halkbekämpning. Den tydligare ansvarsfördelningen frigör tid för enhetschefer och leder till mindre administration för Barn- och utbildningsförvaltningen. Full effekt fås år

5 Städkostnader I februari 2015 började ett nytt städavtal gälla för hela staden. Avtalet ska totalt sett ge högre kvalitet och mervärde till något lägre kostnad. Syftet med upphandlingen var även att få till en mer likvärdig standard genom hela staden. För Barn- och utbildningsförvaltningens del ser städkostnaderna ut att ligga i paritet med tidigare år, med den skillnaden att det nu ingår fler tjänster. Fönsterputsning, årlig golvvård, vissa hygienartiklar med mera ingår numera i ordinarie städkostnad. Inköp av hygienartiklar har minskat med cirka 300 fakturor mellan år 2014 och Nyckeltal I projektet introducerades ett nytt sätt att analysera el-, värme- och städkostnader. Tidigare hade analysen enbart skett per kvm och varje enhet för sig. Nu infördes även parametern per elev och driftkostnaderna jämfördes med varandra på en högre nivå. Enskild enhetschef har inte möjlighet att själv kunna kontrollera rimligheten i sina driftkostnader. Under 2015 har ytterligare nyckeltal arbetats fram på Ekonomioch planeringsenheten och en särskild redovisning kommer göras på nämnderna efter första halvåret Trender I nedanstående diagram visas de trender som går att utläsa av Grundskolans kostnader år Det är en grov uppdelning på Personalkostnader, Lokalkostnader (inklusive el o värme) samt Övriga kostnader. Diagrammet visar tydligt den viljeriktning som nämnden förespråkat, en satsning på personal och ökad kostnadseffektivitet på resterande kostnader. 5

6 Inköp Genom att handla inom avtal följer vi inte bara de lagar och interna riktlinjer som vi måste, vi handlar även till ett bättre pris. Generellt brukar avtalspriset ligga ca 30% lägre än ordinarie pris. Det system som vi ska använda för våra inköp kallas VIP (Västerås InköpsPortal). Genom att använda VIP förkortas den tid som går åt till inköp och antalet fel minskar. Kostnaden för fakturahantering blir lägre och vi får ett bättre underlag till kommande upphandlingar. Under år 2015 har Barn- och utbildningsförvaltningen handlat för 401 Mkr. Inköpsprocess Grovt förenklad ser inköpsprocessen inom Barn- och utbildningsförvaltningen ut som följande: 1. Behov fångas upp genom de Råd som avtalscontrollern har initierat med representanter från verksamheten enhetschefers kontakt med avtalscontroller analys av inköpsstatistik 2. Beslut av Upphandlingschef är behovet tillräckligt viktigt så att det ska in i förvaltningens Upphandlingsplan? samråd med övriga verksamhetschefer prioritering av tid 3. Förvaltningsansvarig på Inköpscenter kopplas in kan våra befintliga avtal användas? finns avtal på andra förvaltningar som kan användas? går det att använda Direktupphandling? behövs en Upphandling med annonsering? o Förfrågningsunderlag i samarbete med representanter från verksamheten o Offerter begärs in och utvärderas 4. Avtal skrivs 5. Teknisk lösning i VIP För att avtal ska kunna följas är det mycket viktigt med lättillgänglig aktuell information. Inköpscenter ansvarar för stadens information och Barn- och utbildningsförvaltningens avtalscontroller ansvarar för förvaltningsspecifik information. 6

7 Upphandlingar Upphandlingar som genomförts under år 2015 är bl a Bageriprodukter, Namnskyltar för personal, Idrottsmaterial och Läromedel. Upphandlingar som genomförts eller planeras att genomföras under år 2016 är Däck inkl däckservice, Storkök och utensilier, Hemlika miljöer, Skolmaterial, Skydds- och personalkläder (inomhusbruk) med flera. Statistik för användning av VIP Många av förvaltningens fakturor går på så kallade abonnemang. Det är fakturor som ser likadana ut varje månad och som hanteras av systemet på ett säkert och kontrollerat sätt. Det gäller till exempel fakturor från Mälarenergi, TDC och CGI. Övriga fakturor speglar de vardagliga inköp och beteenden som förvaltningens beställare ute i verksamheten har. Halvårsvis redovisar Ekonomi- och planeringsenheten statistik för förvaltningens verksamhetschefer. Analys av enskilda enheters inköp sker regelbundet med kortare intervall och diskuteras av ekonom och ansvarig enhetschef. Statistiken gäller de leverantörer vi har avtal med och hur bra förvaltningen är på att använda VIP till dem, dvs 100 % är både möjligt och önskvärt. Genomsnittet för Barn- och utbildningsförvaltningen år 2015 ligger på 65% och för år 2014 på 54%. Övriga förvaltningar inom Västerås Stad ligger både bättre och klart sämre till. De som ligger bättre till är små förvaltningar med få fakturor. 7

8 VIP-statistik Grundskolan Grundskolan hade en stark utveckling under år 2014 då de startade på 20% användning av VIP i januari och slutade på 63% i december. Nedanstående diagram visar statistik för år Skola F-5 har överlag bättre statistik än Skola 6-9. En stor anledning till det är att de högre skolåldrarna köper mer från Mälardalens Frukt och Grönt, en leverantör som hela förvaltningen har låg andel beställningar till. Orsakerna är flera; såväl tekniska lösningar och beteenden arbetas med. I många fall rings beställningar in och då följs avtalet men fel arbetssätt används. Flest beställningar läggs hos Läromedia, dvs till inköp av läromedel. Hela 97% av alla beställningar går via VIP. Förvaltningen har ett bra avtal med en bra teknisk lösning som gör att beställarna kommer direkt in i Läromedias egen databas. Inköpen är jämnt utspridda över året med en topp i augusti. Enheterna har anpassat sig till de perioder då leverantören har rabatter. Andra stora leverantörer för Grundskolan är Staples (kontorsmaterial), Atea (IT), Hygienteknik (hygienartiklar) och Lekolar (pedagogiska lekartiklar). Användningen av VIP till beställningar är hög till alla dessa leverantörer. 8

9 Bengt Karlsson - bd477 E-post: bengt.karlsson@vasteras.se Kopia till TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) Dnr: 2015/178-GSN-646 Grundskolenämnden Information om drift och inköp i grundskolan Förslag till beslut Grundskolenämnden godkänner återrapporten om drift och inköp i grundskolan. Ärendebeskrivning Under perioden mars 2013 till december 2014 genomfördes ett projekt inom barn- och utbildningsförvaltningen. Projektet handlade om Drift och Inköp och dess fokus låg på att identifiera och genomföra åtgärder för att minska kostnader, öka kvaliteten samt ge tidsbesparingar inom dessa områden. Projektet genomfördes på kommunala Gymnasieenheter, Förskoleenheter samt Grundskoleenheter. Vid rapportering av projektet Drift och Inköp till Grundskolenämnden den 17 februari beslutade nämnden att en återrapport skulle ske våren Bilagor Uppföljning av projektet Drift och Inköp.docx Skickad av: Cecilia Wästborn - bo486