PM Organisering och bedömd besparingspotential

Transkript

1 Rapporten upprättad av: Roger Bengtsson, Seniorkonsult Per Nilsson, Seniorkonsult PM Organisering och bedömd besparingspotential Ängelholms kommun

2 Innehållsförteckning Sid 1 INLEDNING Metod och tillvägagångssätt Samordningsförslagen innebär Övergripande nyckeltal för dimensionering och resurssättning DIMENSIONERING, RESURSSÄTTNING, ORGANISERING Dimensionering och resurssättning samordningsalternativ Organisation samordningsalternativ Dimensionering och resurssättning samordningsalternativ Organisation samordningsalternativ NYCKELTALSANALYS KR/KVM, BENCHMARKING Förutsättningar Kommentarer till nyckeltalsanalys KOMMENTARER SAMT BEDÖMD BESPARINGSPOTENTIAL Sammanfattning av bedömd besparingspotential Kommentarer, bedömd besparingspotential, samordningsalternativ Kommentarer, bedömd besparingspotential, samordningsalternativ

3 1 Inledning 1.1 Metod och tillvägagångssätt Nedanstående analyser gällande dimensionering och resurssättning baseras på en jämförelse av nuläget inom respektive fastighetsförvaltande verksamhet och bolag dvs. AB Ängelholmshem, AB Munkaljungbybyggen samt Fastighetsavdelningen inom Tekniska kontoret. Detta nuläge har sedan ställts i relation till Fasticons organisationsförslag för samordningsalternativen 2 och 3, vilka ingår inom ramen för den genomförda utredningen gällande samordning av kommunens fastighetsförvaltande verksamheter och bolag, se Fasticons slutrapport. Jämförelsen omfattar samtliga tjänster dvs. både ledning, administration och förvaltning samt drift och köpta tjänster externt gällande markskötsel, lokalvård. ( Gällande Fastighetsskötseln i relation till Verksamhetsservice inom Fastighetsavdelningens verksamhet ingår denna ej i nedan analyser och bedömningar. Detta då behoven av omfattningen av denna verksamhet helt styrs av brukarna i sin helhet. ) I utredningen ingår också en övergripande nyckeltalsanalys och benchmarking av kostnader per kr/m2. Detta för att tydligöra den bedömda besparingspotentialen utifrån nuvarande kostnadsbaser för de fastighetsförvaltande enheterna. Utifrån ovan analyser motiveras och kommentars slutligen en bedömd besparingspotential utifrån respektive samordningsalternativ. Som faktaunderlag för bedömningen har Fasticon utgått från nuvarande bemanningsstrukturer och befintliga lönenivåer inom samtliga verksamheter och bolag samt kostnadsnyckeltal utifrån årsredovisningar för 2009 och Samordningsförslagen innebär Alt 2: Kommunen och de kommunala bolagens verksamhetslokaler organiseras och överförs till nytt bolag eller alternativt till ett av kommunens bostadsbolag. Organisationsförslaget bygger på en total förvaltningsvolym som motsvarar dagens volymer, d.v.s. ca m 2 bostäder och lokaler samt ca m 2 verksamhetsfastigheter (Varav m 2 inom ramen för AB Munkaljungbybyggen). Bostadsfastigheterna i detta alternativ kvarstår i AB Munkaljungbyggen Alt 3: Kommunen och de kommunala bolagens verksamhetslokaler och bostäder organiseras och överförs till nytt bolag eller alternativt till ett av kommunens bostadsbolag. Organisationsförslaget bygger på en total förvaltningsvolym som motsvarar dagens volymer, d.v.s. ca m 2 bostäder och lokaler (Varav m 2 AB Munkaljungbybyggen) samt ca m 2 verksamhetsfastigheter (Varav m 2 inom ramen för AB Munkaljungbybyggen).

4 1.3 Övergripande nyckeltal för dimensionering och resurssättning Fasticons förslag till dimensionering av nuvarande organisationer har gjorts genom att jämföra med relevanta nyckeltal som baseras på Fasticons samlade erfarenheter från branschen i stort, jämförelser med storleksmässigt liknande organisationer samt nyckeltal från genomförda entreprenadupphandlingar gällande förvaltning och drift. En sådan bedömning ger erfarenhetsmässigt en bra övergripande bild av personalbehovet. Nyckeltal använda vid dimensionering Funktion Övergripande nyckeltal VD m 2 Ekonomichef m 2 Fastighetschef/Förvaltningschef m 2 Projektchef m 2 Projektledare m 2 Driftingenjör, energioptimering m 2 Teknisk Förvaltare, verksamhetslokaler m 2 Teknisk Förvaltare, Bostäder Förvaltningsassistent Bovärdar, Bostäder lgh Se Teknisk Förvaltare ovan lgh Drifttekniker, Verksamhetslokaler m 2 Fastighetsskötare, Bostäder Fastighetsskötare, Verksamhetslokaler Värderas i relation till Bovärdar Värderas i relation till Drifttekniker Ekonom/Redovisning/rapportering m 2 Uthyrning Fakturahantering Kundtjänst/Felanmälan objekt per handläggare fakturor per handläggare ärenden per dag

5 2 Dimensionering, resurssättning, organisering 2.1 Dimensionering och resurssättning samordningsalternativ 2 Befattning AB Ängelholmshem AB Munkaljungbybyggen Tekniska kontoret Fasth.avd Totalt Fasticon Alternativ 2 AB Munkaljungbybyggen Bostäder Antal Antal Antal Antal Antal Antal VD ,5 Ekonomichef Ekonom, löpande 1 1 0,15 2,15 1 0,25 redovisning/bokföring Ek.ass Hyror/löner 0,6 0,6 1 0 Marknadnadsansvarig Uthyrning / kundtjänst ,75 Fastighetschef Projektchef Projektledare Driftingenjör Energioptimering Förvaltare ,5 Förvaltningsassistent 1 1,4 2,4 2 0 Driftschef Totalt tjänstemän: 9 4 9,15 22, ,0 Drifttekniker, Verks.lokaler Drifttekniker, Bostäder Bovärdar, Bostäder Fastighetsskötare, Bostäder Fastighetsskötare * Markskötsel Externt 0 Externt Externt Lokalvårdare Externt 1 1 Externt Externt Totalt kollektivare: , Totalt: ,15 52, ,0

6 2.2 Organisation samordningsalternativ 2 Samordningsalternativ VD 1.0 Marknadsansvarig 2.0 Uthyrning/kund- 1.0 Ekonomich 1.0 Ekonom AO Fastighetsutveckling AO Fastighetsförv 1.0 Fastighets 1.0 Projektledning 1.0 Energi/Miljö 1 0 Energioptimering Bostäder 1.0 Tekn.Förvaltare V 1 7,0 Bovärdar 8 Externa entreprenörer 2,0 Reparatörer Markskötsel Lokalvård Hantverkstjänster

7 Samordningsalternativ 2, AB Munkaljungbybyggen (Bostä 0.5 VD 0.75 Uthyrning 0.25 Ekonom Fastighetsförvaltning Bostäder 1.0 Bovärd 1.0 Bovärd Externa entreprenörer Markskötsel Lokalvård Hantverkstjänster 2.1 Dimensionering och resurssättning samordningsalternativ 3 Befattning AB Ängelholmshem AB Munkaljungbybyggen Tekniska kontoret Fasth.avd Totalt Fasticon Alt 3 Antal Antal Antal Antal Antal VD Ekonomichef 1 1 1

8 Ekonom, löpande redovisning/bokföring 1 1 0,15 2,15 1 Ek. assistent, hyres och löneadministration 0,6 0,6 1 Marknadnadsansvarig Uthyrning / kundtjänst Fastighetschef Projektchef 0 1 Projektledare Driftingenjör 0 1 Energioptimering Förvaltare Förvaltningsassistent 1 1,4 2,4 2 Driftschef Totalt tjänstemän: 9 4 9,15 22,15 16 Drifttekniker, Verks.lokaler Drifttekniker, Bostäder Bovärdar, Bostäder Fastighetsskötare, Bostäder Fastighetsskötare *12 0 Markskötsel Externt 0 Externt Lokalvårdare Externt 1 1 Externt Totalt kollektivare: ,0 19 Totalt: ,15 52,15 35

9 2.3 Organisation samordningsalternativ 3 Samordningsalternativ VD 1.0 Marknadsansvarig 2.0 Uthyrning/kund- 1.0 Ekonomich 1.0 Ekonom AO Fastighetsutveckling AO Fastighetsförv 1.0 Fastighets 1.0 Projektledning 1.0 Energi/Miljö 1 0 Energioptimering Bostäder 1.0 Tekn.Förvaltare V 1 9,0 Bovärdar 8 Externa entreprenörer 2,0 Reparatörer Markskötsel Lokalvård Hantverkstjänster

10 3 Nyckeltalsanalys kr/kvm, benchmarking 3.1 Förutsättningar I nedan nyckeltalsanalys och benchmarking av kostnader per kr/m2 ingår jämförelser av AB Ängelholmshem, AB Munkaljungbybyggen och Fastighetsavdelningens nuvarande kostnader. De kostnadsslag som ingår är hämtade ur bolagens årsredovisningar för 2009 och 2010 samt övriga faktaunderlag. Jämförelser har sedan genomförts i relation till SABO s genomsnittliga kostnader för liknande organisationer samt i relation till Fasticons nyckeltal för branschen. De kostnader och nyckeltal som ingår i jämförelsen är ledning och administration, fastighetsskötsel, reparationer och planerat underhåll. Administration Ledning, administrativa resurser, overhead Totalt ledning/administration: Fastighetsskötsel, markskötsel, Felavhjälpande uh, lokalvård Tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll av byggnad inre/yttre, tekn.inst, tomtmark mm. Totalt Drift (FSK, LOK, Mark): Reparationer Lägenhetsunderhåll mm Planerat underhåll Större underhållsarbeten ingående i underhållsplan AB Ängelholmhem Kr/m 2 Fasticon nyckeltal Kr/m 2 AB Munkaljungbybyggen Fasticon nyckeltal Kr/m 2 Fastighetsavdelningen Kr/m 2 Fasticon nyckeltal Kr/m 2 Kr/m 2 79 (55-60) (55-60) (70-75) (70-75) Exkl. mark och lokalvård (40-45) Ingår i nedan (130) (130) Totalt planerat underhåll: Rött= Sabo genomsnitt storleksmässigtliknande organisationer 3.2 Kommentarer till nyckeltalsanalys Nyckeltalsanalysen ovan visar på att det finns en betydande besparingspotential utifrån nuvarande kostnadsnivåer gällande ledning och administration inom Bostadsbolagen.

11 Även inom Driften och Fastighetsskötseln finns generellt sett en god besparingspotential utifrån nuvarande kostnadsnivåer inom både bostadsbolagen samt Fastighetsavdelningen, detta i relation till både SABO s median och Fasticons nyckeltal för liknande verksamheter. Kostnader för Planerat underhåll i relation till Bostadsbolagen är väldigt höga i relation till både SABO s och Fasticons nyckeltal, vilka utgår från en mera normaliserad nivå. Under senare år finns dock en medveten strategi inom AB Ängelholmshem och AB Munkaljungbybyggen att förstärka nuvarande fastighetsstatus vilket syns i nuvarande nyckeltal. Ovan genomförd nyckeltalsanalys understryker Fasticons bedömda besparingspotential vilken framgår i sin helhet under avsnitt 4. En annan kommentar är att de stora investeringarna vilka genomförts under senare år i att höja fastighetsstatusen inom bestånden borde få ett större genomslag i lägre kostnadsbild för den löpande driften av fastigheterna.

12 4 Kommentarer samt bedömd besparingspotential 4.1 Sammanfattning av bedömd besparingspotential Verksamhet Samordningsalternativ 2 Samordningsalternativ 3 Minskade årliga personalkostnader Tjänstemän Kollektivanställda Minskade årliga verksamhetskostnader Verksamhetskostnader, markskötsel AB Munkaljungbybyggen Övriga personal- och verksamhetskostnader Totalt/år: Övriga besparingspotentialer Effekter av gemensamma upphandlingar och genomförande av underhållsprojekt och övriga investeringar för energieffektiviseringar etc (Fasticons bedömning utifrån nuvarande projektvolymer) 4.2 Kommentarer, bedömd besparingspotential, samordningsalternativ 2 I relation till Fasticons förslag till organisering utifrån samordningsalternativ 2 är den totala bedömda besparingspotentialen ca 5,7 mkr. Av detta ingår kostnadsbesparingar från lägre verksamhetskostnader med ca 800 tkr, se fördelning nedan. Effekter av gemensamma upphandlingar och genomförande av underhållsprojekt och övriga investeringar ingår ej i bedömd besparingspotential, men uppskattas till ca 3,5 7,0 mkr utifrån nuvarande projektvolym. Fasticons kostnadsbas för samtliga tjänstemän ingående i alternativ 2, dvs. lönekostnader inkl sociala avgifter och lönebikostnader uppgår till ca 11,3 mkr år. För tjänstemän tillkommer lönekostnader relaterade till AB Munkaljungbybyggen med ca 1,1 mkr. Total kostnad för tjänstemannasidan samt AB Munkaljungbybyggen uppgår till ca 12,4 mkr. Detta skall ställas i relation till nuvarande kostnadsnivå vilken uppgår till ca 14,5 mkr. Besparingen för tjänstemannasidan uppgår således till ca 2,1 mkr gällande totala lönekostnader och motsvarar ca 4 heltidstjänster.

13 Fasticons kostnadsbas för kollektivsidan ingående i alternativ 2, dvs. lönekostnader inkl sociala avgifter och lönebikostnader uppgår till ca 8,1 mkr. För kollektivanställda tillkommer lönekostnader relaterade till AB Munkaljungbybyggen med ca 1,0 mkr. Även kostnader för externt upphandlade tjänster gällande Markskötsel och Lokalvård tillkommer med ca 1,5 mkr. Detta för att anpassa AB Munkaljungbybyggens organisationsstruktur och arbetssätt till AB Ängelholmshems, dvs. gränssnitt gällande egenregi vs outsourcad verksamhet samt för att skapa högsta kostnadseffektivitet. Fasticons och AB Ängelholmshems nyckeltal för upphandling av liknande driftsentreprenader i närtid har använts. Total kostnad för kollektivsidan samt AB Munkaljungbybyggen uppgår till ca 10,6 mkr. Nuvarande kostnadsbas för kollektivsidan uppgår till ca 13,4 mkr. I kostnaden ingår inte externt köpta tjänster för Markskötsel och Lokalvård inom AB Ängelholmshem vilka uppgår till ca 4,9 mkr, detta för att göra alternativen jämförbara. Besparingen för kollektivsidan uppgår således till ca 2,8 mkr gällande totala lönekostnader och motsvarar ca 6,5 heltidstjänster. I relation till att Markskötseln outsourcas inom AB Munkaljungbybyggen kan krav på övertag av befintlig maskinpark ställas. Detta kan erfarenhetsmässigt genomföras till goda villkor för säljaren. Merparten av driftskostnader för att löpande hantera befintlig maskinpark dvs. kostnader för investeringar, service och reparationer, drivmedel mm marginaliseras. Även kostnader för att ta in säsongsanställd personal under växtsäsong minimeras då verksamheten läggs ut externt. Intäkter för försäljning av maskinpark ingår ej i bedömd besparingspotential. Kostnadsbesparingar i relation till minskade verksamhetskostnader i relation till markskötseln inom AB Munkaljungbybyggen bedöms till ca tkr per år. Övriga kostnadsbesparingar gällande verksamhetskostnader i relation till en lägre bemanning gällande t.ex. IT-kostnader, telekostnader, personlig utrustning, lokaler, utbildning mm bedöms till totalt ca tkr per år. Den sammantagna årliga projektvolymen för utförande av underhållsprojekt och större investeringar uppgick under 2010 till ca 129 mkr. Genom att tillsätta en gemensam Fastighetsutvecklingsverksamhet för att hantera både upphandling och genomförandet av projekt för underhåll och investering skulle en försiktig uppskattad kostnadseffektiviseringspotential vara 2,5 5,0 %, vilket skulle motsvara ca 3,5 7,0 mkr. 4.3 Kommentarer, bedömd besparingspotential, samordningsalternativ 3 I relation till Fasticons förslag till organisering utifrån samordningsalternativ 3 är den totala bedömda besparingspotentialen ca 7,0 mkr. Av detta ingår kostnadsbesparingar från lägre verksamhetskostnader samt stordriftsfördelar med ca 1,0 mkr, se fördelning nedan. Effekter av gemensamma upphandlingar och genomförande av underhållsprojekt och övriga investeringar ingår ej i bedömd besparingspotential, men uppskattas till ca 3,5 7,0 mkr utifrån nuvarande projektvolym.

14 Fasticons kostnadsbas för samtliga tjänstemän dvs. lönekostnader inkl sociala avgifter och lönebikostnader uppgår till ca 11,3 mkr år. Detta skall ställas i relation till nuvarande kostnadsnivå vilken uppgår till ca 14,5 mkr. Besparingen för tjänstemannasidan uppgår således till ca 3,2 mkr gällande totala lönekostnader och motsvarar ca 6 heltidstjänster. Fasticons kostnadsbas för kollektivsidan dvs. lönekostnader inkl sociala avgifter och lönebikostnader uppgår till ca 10,6 mkr. I kostnaden ingår ca 1,5 mkr för externt upphandlade tjänster gällande Markskötsel och Lokalvård för AB Munkaljungbybyggen. Detta för att anpassa AB Munkaljungbybyggens organisationsstruktur och arbetssätt till AB Ängelholmshems, dvs. gränssnitt gällande egenregi vs outsourcad verksamhet samt för att skapa högsta kostnadseffektivitet. Fasticons och AB Ängelholmshems nyckeltal för upphandling av liknande driftsentreprenader i närtid har använts. Nuvarande kostnadsbas för kollektivsidan uppgår till ca 13,4 mkr. I kostnaden ingår inte externt köpta tjänster för Markskötsel och Lokalvård inom AB Ängelholmshem vilka uppgår till ca 4,9 mkr, detta för att göra alternativen jämförbara. Besparingen för kollektivsidan uppgår således till ca 2,8 mkr gällande totala lönekostnader och motsvarar ca 6,5 heltidstjänster. I relation till att Markskötseln outsourcas inom AB Munkaljungbybyggen kan krav på övertag av befintlig maskinpark ställas. Detta kan erfarenhetsmässigt genomföras till goda villkor för säljaren. Merparten av driftskostnader för att löpande hantera befintlig maskinpark dvs. kostnader för investeringar, service och reparationer, drivmedel mm marginaliseras. Även kostnader för att ta in säsongsanställd personal under växtsäsong minimeras då verksamheten läggs ut externt. Intäkter för försäljning av maskinpark ingår ej i bedömd besparingspotential. Kostnadsbesparingar i relation till minskade verksamhetskostnader i relation till markskötseln inom AB Munkaljungbybyggen bedöms till ca tkr. Övriga kostnadsbesparingar gällande verksamhetskostnader i relation till en lägre bemanning gällande t.ex. IT-kostnader, telekostnader, personlig utrustning, lokaler, utbildning mm bedöms till totalt ca tkr per år. Den sammantagna årliga projektvolymen för utförande av underhållsprojekt och större investeringar uppgick under 2010 till ca 129 mkr. Genom att tillsätta en gemensam Fastighetsutvecklingsverksamhet för att hantera både upphandling och genomförandet av projekt för underhåll och investering skulle en försiktig uppskattad kostnadseffektiviseringspotential vara 2,5-5%, vilket skulle motsvara ca 3,5 7,0 mkr.