Förfrågningsunderlag

Diarienummer 12-308 Datum 2012-02-22 Förfrågningsunderlag Posttjänster för äldre och personer med funktionsnedsättning

Förfrågningsunderlag Posttjänster för äldre och personer med funktionsnedsättning Diarienummer 12-308 ISSN 1650-9862 Författare Maria Joleby Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 Stockholm 08-678 55 00 pts@pts.se www.pts.se Post- och telestyrelsen 2

Innehåll 1 Om PTS 4 2 Upphandlingens syfte 5 3 Krav på anbudsgivaren 6 3.1 Teknisk förmåga och kapacitet 6 3.1.1 Tillstånd 6 3.2 Juridisk ställning 6 Registreringsbevis 6 3.2.1 Skattekontroll 6 3.2.2 Sanningsförsäkran 7 3.3 Ekonomisk ställning 7 3.3.1 Kreditupplysning 7 3.3.2 Försäkring 7 4 Krav på Uppdraget 8 4.1 Förutsättningar 8 4.1.1 Uppdragets utförande 8 5 Kommersiella villkor 9 5.1 Pris, betalning mm 9 5.2 Avtalsperiod 9 5.3 Kommersiella villkor i övrigt 9 6 Utvärdering 10 6.1 Pris 10 6.2 Flera anbud med samma pris 10 7 Allmänna förutsättningar för anbudet 11 7.1 Tidsfrister 11 7.2 Upphandlingsform 11 7.3 Anbudets form och antal 11 7.4 Språk 11 7.5 Bekräftelse 11 7.6 Frågor 12 7.7 Sekretess 12 7.8 Undertecknande, behörig företrädare 12 7.9 Inlämnande av anbud 12 Post- och telestyrelsen 3

1 Om PTS Post- och telestyrelsen (PTS) är den statliga myndighet som bevakar områdena elektronisk kommunikation och post i Sverige. PTS verkar för att alla i Sverige ska få tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationstjänster. För att nå målen arbetar PTS bland annat med att följa och bevaka utvecklingen inom aktuella områden, meddela föreskrifter, fördela tillstånd, kontrollera att aktuella lagar efterlevs och informera användare och allmänheten. PTS har också i uppdrag att se till att viktiga tjänster inom områdena elektronisk kommunikation och post finns tillgängliga för personer med funktionsnedsättning. PTS upphandlar tjänster för personer med funktionsnedsättning i de fall marknaden inte tillhandahåller tjänsterna. PTS arbetar utifrån fyra målområden: - konsumenternas intressen i centrum - effektiv konkurrens - effektivt resursutnyttjande - säker kommunikation - PTS består av ett huvudkontor i Stockholm och fyra lokala tjänsteställen (Kiruna, Luleå, Limhamn och Sköndal). Myndigheten har ca 250 anställda, varav de flesta arbetar vid huvudkontoret. Se vidare www.pts.se. Post- och telestyrelsen 4

2 Upphandlingens syfte Post- och telestyrelsen, PTS, har i uppdrag av regeringen att se till att viktiga tjänster för personer med funktionsnedsättning inom områdena elektronisk kommunikation och post finns tillgängliga. PTS upphandlar därför tjänster för personer med funktionsnedsättning i de fall marknaden inte tillhandahåller tjänsterna. Tjänster som upphandlas är till exempel förmedlingstjänst för texttelefoni, förmedlingstjänst för bildtelefoni, kostnadsfri nummerupplysning för personer som inte kan använda en tryckt telefonkatalog och portofri distribution av blindskiftförsändelser. PTS driver också ett antal försöksprojekt i syfte att utveckla nya tjänster, utvärdera nytta, användbarhet och nya tekniska lösningar så att möjligheterna till kommunikation förbättras för personer med funktionsnedsättning. PTS ska även garantera att posttjänster till äldre och personer med funktionsnedsättning boende i glesbygd tillhandahålls. Tjänsten innebär utdelning samt hämtning av post i glesbygd (utanför tätort) i anslutning till den äldre eller personen med funktionsnedsättnings tomtgräns/boningshus. Dessutom ingår försäljning av frimärken. Tjänsten vänder sig till personer fyllda 80 år och personer som har en funktionsnedsättning. Posttjänsten tillhandahålls fram till och med den 22 juni 2012 genom avtal med Posten Meddelande AB. PTS har beslutat att inleda upphandling av posttjänster för äldre och personer med funktionsnedsättning i glesbygd i syfte att täcka behovet efter denna tidpunkt. Post- och telestyrelsen 5

3 Krav på anbudsgivaren 3.1 Teknisk förmåga och kapacitet Med anbud ska bifogas en beskrivning av företaget, dess verksamhet, resurser och kapacitet för uppdraget, samt uppgift om hur länge företaget bedrivit sin verksamhet. För uppdraget relevanta arbetsmetoder, modeller och processer ska redovisas. 3.1.1 Tillstånd Anbudsgivaren ska under hela avtalstiden ha tillstånd att bedriva postverksamhet från Post- och telestyrelsen eller vara ombud för sådan tillståndshavare. Om sådant tillstånd inte längre innehavs, hävs avtalet med omedelbar verkan. Tillstånd ska visas senast vid avtalstecknande. 3.2 Juridisk ställning Registreringsbevis Till anbudet ska bifogas kopia av aktuellt registreringsbevis för att visa att anbudsgivare är ett registrerat företag. Utländska anbudsgivare ska bifoga liknande dokumentation från behörig myndighet i anbudsgivarens hemland. Anbudsgivare kan även, som alternativt sätt att uppfylla kravet, till anbud bifoga ett intyg som styrker att anbudsgivaren är ett registrerat företag eller avge en utsaga på heder och samvete avseende detta. 3.2.1 Skattekontroll Anbudsgivaren ska ha fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i Sverige. För att säkerställa detta kommer PTS begära in Skatteverkets blankett 4820 Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling för samtliga svenska anbudsgivare, samt eventuella underleverantörer. Detta kommer att göras efter anbudsöppningen i samband med utvärderingen. Utländsk anbudsgivare ska intyga att denne är fri från skulder och skatter och socialförsäkringsavgifter i sitt hemland genom att till anbudet bifoga intyg från berörd instans i enlighet med praxis i anbudsgivarens hemland. Observera att det är ett ska-krav att intyg/blankett enligt detta stycke inte får vara utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag. Post- och telestyrelsen 6

3.2.2 Sanningsförsäkran Anbudsgivaren ska uppfylla kraven i bilaga 2, Sanningsförsäkran, underteckna sanningsförsäkran och bifoga den, alternativt lämna en förklaring till varför samtliga krav i sanningsförsäkran inte är uppfyllda, som ska godtas av PTS. Observera att det är ett ska-krav att sanningsförsäkran ska vara undertecknad av behörig företrädare hos anbudsgivaren. 3.3 Ekonomisk ställning 3.3.1 Kreditupplysning Anbudsgivaren ska bifoga ett utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande i anbudsgivarens hemland), som visar anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet. Sådant intyg ska även bifogas för samtliga underleverantörer av arbetskraft. Kreditvärdigheten ska vara minst tre (3) enligt UC:s skala eller motsvarande, om inte förklaring har lämnats som kan godtas av PTS. Det vill säga ett värde lägre än tre kan ändå godtas om en tillfredsställande förklaring lämnas som visar att företagets kreditvärdighet är god. Observera att det är ett ska-krav att intyget om kreditupplysning inte är utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag. Detta för att intyget ska vara relevant vid tidpunkten för anbudets inlämnande. 3.3.2 Försäkring Anbudsgivaren ska under avtalsperioden teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring omfattande allmänt ansvar samt företagsförsäkring. Dokumentation om giltig ansvarsförsäkring, med uppgift om försäkringsbolag och försäkringsnummer, ska visas senast vid avtalstecknande. Post- och telestyrelsen 7

4 Krav på Uppdraget Uppdraget ska utföras enligt vad som specificeras nedan inklusive kravspecifikationen, se bilaga 1. Anbud avseende del av uppdrag kommer inte att accepteras. 4.1 Förutsättningar 4.1.1 Uppdragets utförande Anbudsgivare ska i anbudet redogöra för hur de planerar att utföra uppdraget. Redogörelsen ska minst innefatta beskrivning av en plan för uppdragets utförande. Anbud ska innehålla en bekräftelse av att samtliga villkor för uppdraget är helt uppfyllda. Genom att fylla i svarsmallen, se bilaga 3 med Ja eller ett kryss i ja rutan för samliga villkor, vilket kommer att tolkas som att kravet kommer att uppfyllas till fullo. Post- och telestyrelsen 8

5 Kommersiella villkor 5.1 Pris, betalning mm Priset ska anges i pris per km, räknat från normalt utdelningsställe till användarens mottagningsställe. Priset ska anges i svenska kronor och vara fast under hela avtalsperioden, dock med möjlighet till prisjustering i enlighet med 10 avtalet, bilaga 4. Mervärdesskatt tillkommer till angivet pris. Ersättning för uppdraget (inkluderande alla delar) kommer endast att beräknas per km enligt ovan. För nuvarande är det ungefär 1500 användare av tjänsten och det innebär totalt ca 1100 km extra från normalt utdelningsställe. Samtliga med uppdraget förenade kostnader ska redovisas och vara inkluderade i offererat pris. Även ev. alternativa utföranden, extra tjänster, förslag på förbättringar e. dyl. ska vara inkluderade. 5.2 Avtalsperiod Avtalsperioden ska vara för en tid av två (2) år räknat från och med att avtal undertecknats av båda parter, dock tidigast från den 22 juni 2012. Avtalsperioden kan därefter förlängas med ett (1) år i taget, om PTS senast två (2) månader före avtalsperiodens utgång skriftligen begär detta. Förlängningen kan dock som mest ske för sammanlagt två (2) år. Maximal avtalstid kan således uppgå till fyra (4) år. 5.3 Kommersiella villkor i övrigt Bifogat avtalsutkast ska gälla, se bilaga 4. Endast små förändringar kan ske i avtalet samt eventuellt tillägg av branschvillkor. Lagen om offentlig upphandling medger endast marginella förändringar av det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Det är därför viktigt att anbudsgivarna accepterar avtalet i ursprungligt skick. Anbudet ska innehålla bekräftelse om att samtliga kommersiella villkor helt accepteras. Bekräftelsen kan begränsas till ordet Accepteras, vilket kommer att tolkas som att de ovan angivna kommersiella villkoren ska gälla. Post- och telestyrelsen 9

6 Utvärdering Kvalificering och utvärdering av inlämnade anbud sker i flera steg. Först genomförs den så kallade leverantörskvalificeringen, som innebär att PTS kontrollerar om samtliga ställda ska-krav i avsnitt 3 uppfylls. Om anbudsgivare klarat leverantörskvalificeringen genomförs den så kallade anbudsprövningen, som innebär att PTS kontrollerar huruvida ställda ska-krav i avsnitt 4 (dvs. kraven på uppdraget) samt i kravspecifikationen, bilaga 1, uppfylls. Först i tredje steg, om anbud klarat båda de tidigare stegen, kommer anbud att utvärderas i enlighet med vad som framgår nedan under avsnitt 6.1. 6.1 Pris Grund för tilldelning av kontrakt är lägsta pris. Priset som kommer att utvärderas är totalpriset per km. 6.2 Flera anbud med samma pris I det fall att två eller flera anbudsgivare har offererat samma pris kommer lottning att genomföras för att utse det vinnande anbudet. Lottningen kommer att genomföras med tre personer närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet. På begäran av en anbudsgivare kan en av en handelskammare utsedd person att närvara. Kostnaden för detta ska betalas av den som framställt begäran. Post- och telestyrelsen 10

7 Allmänna förutsättningar för anbudet 7.1 Tidsfrister Skriftligt anbud ska vara PTS tillhanda senast den 11 april 2012 och ska vara bindande t.o.m. den 11 oktober 2012. I det fall att upphandlingen begärs överprövad ska anbud vara bindande ytterligare sex (6) månader. 7.2 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som en öppen upphandling enligt lagen om offentlig upphandling. Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Anbud som inte är kompletta kan komma att förkastas. 7.3 Anbudets form och antal Anbudet ska uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag med bilagor. Anbud med reservationer kan komma att förkastas. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas. För att PTS ska ha möjlighet att utvärdera anbudet är det av stor vikt att det innehåller samtliga begärda uppgifter. Anbudet bör upprättas i lika ordningsföljd och enligt samma struktur som förfrågningsunderlaget, och bör hänvisa till de punkter som anges i detta. Anbud och informationsmaterial bör lämnas i två exemplar, ett original och en kopia. Handlingar och intyg enligt avsnitt 3 kan lämnas i ett exemplar. 7.4 Språk Anbud ska avlämnas på svenska. All dokumentation och korrespondens i ärendet ska ske på svenska. 7.5 Bekräftelse Anbudsgivaren ska i anbudet bekräfta att villkoren i detta förfrågningsunderlag accepteras, genom att fylla i bifogad svarsmall, bilaga 3. Post- och telestyrelsen 11

7.6 Frågor Frågor angående förfrågningsunderlaget och övriga däri ingående handlingar ställs skriftligen eller via e-post till upphandlingsjuristen Maria Joleby, e-post: maria.joleby@pts.se. Sista dag för att ställa frågor är den 29 mars 2012. Samtliga frågor kommer att besvaras genom publicering på PTS webbplats www.pts.se/upphandling snarast möjligt efter detta datum, om inte särskilda skäl föranleder annat. 7.7 Sekretess Anbud som lämnas in till Post- och telestyrelsen omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats (se 6 kap. 2 3 st. sekretesslagen (1980:100). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 8 kap. 10 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Ni ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som Ni anser känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning Ni kan antas lida skada om dessa röjs. Observera dock att PTS inte är bunden av Er bedömning utan kommer att företa en självständig prövning. 7.8 Undertecknande, behörig företrädare Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare. Om behörig företrädare inte framgår av bifogat registreringsbevis, ska behörighet styrkas med annan erforderlig handling, t.ex. fullmakt, som ska bifogas anbudet. 7.9 Inlämnande av anbud Anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud upphandling av uppdrag avseende tjänsten Posttjänster för personer med funktionsnedsättning i glesbygd, dnr 12-308 insändes till: Registrator Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 STOCKHOLM Post- och telestyrelsen 12

Anbud kan även lämnas till PTS reception som har öppet kl. 08.00-17.00 varje helgfri vardag, med undantag för vissa vardagar före helgdag. Stockholm den 22 februari 2012 Maria Joleby Upphandlingsjurist Charlotte Murray Upphandlingschef Bilagor: 1. Kravspecifikation 2. Sanningsförsäkran 3. Svarsmall 4. Avtal 5. PTS definitioner och villkor för tjänsten Posttjänster för äldre och funktionsnedsatta boende i glesbygd. 6. PTSFS 2008:6, Post- och telestyrelsens allmänna råd om utdelning av post vid tillhandahållandet av samhällsomfattande posttjänst. Post- och telestyrelsen 13

Förfrågningsunderlag Post- och telestyrelsen 14