Integration mellan Flex Lön och Flex HRM Översikt Övergripande kan integrationen beskrivas med denna bild: Personuppgifter (valbart flöde) Lönetransaktioner och schema Flex Lön Lönespecifikationer och KU Saldon Flex Lön och Flex HRM har separata databaser för lagring av data. För överföring av personuppgifter kan man från version 15.3 välja om Flex Lön eller Flex HRM ska vara master för personuppgifter. Se avsnittet för personuppgifter för mer information. Flex Applications Drottninggatan 22, 702 10 Örebro, 019-10 39 15 www.flexapplications.se, info@flexapplications.se Org.nr 556616-1948 FORMsoft AB 2016
Innehållsförteckning 2 Inställningar 3 Allmänt... 3 Inställningar i Flex Lön... 3 Inställningar i Flex HRM... 4 Lönetransaktioner och schema...5 Personuppgifter...7 Flex Lön som master 7 Flex HRM som master....9 Visa lönespecifikationer och kontrolluppgifter i Flex HRM.11 Export av saldon från Flex Lön till Flex HRM...12
Inställningar 3 Allmänt Följande behövs för att integrationen ska fungera: Företagsnummer i Flex Lön och HRM måste vara samma. Inställningar i Flex Lön Nedan beskrivs de övergripande inställningarna i Flex Lön som krävs för integrationen. Styruppgifter/Kommunikation - Anslutningar För att personuppgifter och saldon ska kunna exporteras från Flex Lön till Flex HRM krävs följande inställningar under Inställningar Styruppgifter, flik Kommunikation, knappen Anslutningar. Under fliken Flex HRM anger man de inställningar som krävs för integrationen. Använder Flex HRM webbservice Kryssas i för att aktivera integrationen för personuppgifter. Webbservice-URL för Flex HRM Här anger du URL:en till API:et för Flex HRM (WebAPI). För att fylla i detta måste du veta vart Flex HRM finns installerat. OBS! URL:en avslutas vanligtvis med /. Denna URL hittas i det tekniska installationsprotokollet under rubriken HRM WebApi. Kundinstans Ange vilken kundinstans i Flex HRM som aktuellt företag ska kopplas till. Kundinstans är vanligtvis samma som kundnummer hos Flex. Användarnamn och lösenord Ange vilken användare i Flex HRM som ska användas vid anrop av HRMs API. Denna användare måste ha behörighet i Flex HRM för att importera personuppgifter. En rekommendation är att ha en separat användare t.ex. IntegrationLön i HRM som används i denna integration. Inställningar för integration Du kan välja att aktivera export av personuppgifter respektive export av saldon från Flex Lön till Flex HRM. För export av personuppgifter kan du också välja att ta med olika valbara uppgifter. Namnstandard i Flex Lön Tänk på att kontrollera namnstandarden under Inställningar Styruppgifter. Denna inställning krävs för att anställdas namn ska överföras korrekt till Flex HRM.
Standardschema för arbetsdag och ledig dag För att schema ska gå att importera behöver man ange standarddagschema för arbetstid respektive ledig dag för respektive tidgrupp under Inställningar Tidgrupper. 4 Inställningar i Flex HRM Nedan beskrivs de övergripande inställningarna i Flex HRM som krävs för integrationen. Programlänk till Flex Lön För att lönespecifikationer och kontrolluppgifter från Flex Lön ska kunna visas i Flex HRM samt att personuppgifter ska gå att exportera från Flex HRM till Flex Lön behöver man i Flex HRM skapa en programlänk till Flex Lön via webbservicen Flex API. Under Administration Inställningar Programlänkar lägger du upp en programlänk till Flex API. Detta krävs för att Flex HRM ska kunna kommunicera med Flex Lön. Du anger här vilken URL som Flex API är installerad på samt användare och lösenord för Flex API (det du har angivit i Flex Lön under Arkiv Systeminställningar knappen Flex API eller det företagsspecifika under Inställningar Styruppgifter, flik kommunikation, knappen Anslutningar, fliken Flex API). Det är valbart vilka delar av integrationen som är aktiverad via programlänken till Flex Lön. Du kan välja att inte hämta lönespecifikationer och kontrolluppgifter genom att kryssa ur denna inställning. När det gäller export av personuppgifter från Flex HRM till Flex Lön finns följande alternativ: Aldrig Innebär att personuppgifter aldrig överförs från Flex HRM till Flex Lön. Mina uppgifter Överför endast de personuppgifter som användaren kan ändra själv under Personliga inställningar Mina uppgifter. Detta alternativ är aktiverat som standard.
Samtliga anställningsuppgifter Detta alternativ innebär att alla uppgifter som är möjliga att överföra från Flex HRM till Flex Lön exporteras vid ändring av uppgifter i Flex HRM. 5 Behörigheter att se lönespecifikationer och kontrolluppgifter För att du ska kunna se lönespecifikationer och kontrolluppgifter behöver du också behörighet till detta. Under Administration - Allmänt Roller anger du vilka roller som ska ha behörigheten att se lönespecifikationer enligt bilden. När du för en användare sätter denna roll på en eller flera anställda kommer denna användare att få behörighet att se lönespecifikationer och kontrolluppgifter för den eller de anställda. Lönetransaktioner och schema Överföring av lönetransaktioner (tidrapporter och reseräkningar) samt schema från Flex HRM till Flex Lön sker via filer. Skapa filer i Flex HRM När tidrapporter och reseräkningar i Flex HRM är attesterade och klara för överföring till Flex Lön går man in under Administration Bearbetningar - Överföring av tidrapporter till lön resp. Överföring av reseräkningar till lön. Här startar man nya överföringar av tidrapporter och reseräkningar till Lön. Se hjälpen i Flex HRM för mer info. När bearbetningen är färdig har Flex HRM skapat filer med lönetransaktioner och schema för import i Flex Lön. Under Avslutade överföringar kan du ladda ner filerna genom att klicka på länken i kolumnen Fil. Du väljer då att via din webbläsare spara ner filen på vald plats.
Läs in schemafilen i Flex Lön Schemafilen ska läsas in innan lönetransaktionerna läses in. Schemafilen importeras via importmallen för Schemor (generell). Detta innebär att man i Flex Lön första gången måste konfigurera importmallen så att den stämmer överens med schemafilen från Flex HRM. Detta gör man under Register Importmallar. Filen är semikolonseparerad med fälten i ordningen enligt bilden: 6 För att starta importen går du in under Servicerutiner Importera schemor (generell). Läs in lönetransaktionerna i Flex Lön Under Inställningar Styruppgifter, flik Kommunikation anger sökvägen för import av lönetransaktioner samt att lönetransaktioner importeras via fil. man För att starta inläsningen av lönetransaktionerna går du sedan in under Arbeta med Importera lönetransaktioner. I listan visas alla filer i mappen som inte har importerats. När du klickar på knappen Importera läses samtliga filer i listan in i lönekörningen. För mer information om hur importfunktionen fungerar, se hjälpen för Flex Lön.
7 Personuppgifter När det gäller överföring av personuppgifter mellan Flex Lön och Flex HRM kan man välja vilket system man vill ska vara master för personuppgifter. Det system man väljer ska vara master är det system man vill lägga upp nyanställda samt ändrar personuppgifter för befintliga anställda. Flex Lön som master Om du väljer att Flex Lön är master för personuppgifter innebär det att personuppgifter ska ändras i Flex Lön. När man i Flex Lön ändrar någon av personuppgifterna enligt nedan exporteras dessa uppgifter direkt till Flex HRM via en webbservice. Följande uppgifter exporteras från Flex Lön till Flex HRM Företagsnummer Anställningsnummer Namn Delas upp i förnamn och efternamn i Flex HRM Personnummer Adress rad 1 Adress rad 2 Postnummer Postort Telefon 1 Telefon 2 Telefon 3 E-post arbete E-post privat Skattetabell Från version 15.3 Skattekolumn Från version 15.3 Jämkningsuppgifter Från Flex Lön version 16.2a och Flex HRM - Jämkning (% eller kr) version 162 - Tom belopp OBS! Inställning för att aktivera export. - Datumintervall
8 Fullständig historik på sysselsättningsgrader och arbetsmått exporteras från Flex Lön till Flex HRM. Fr.o.m. datum T.o.m. datum Sysselsättningsgrad Arbetsmått (h/vecka) Fullständig historik över anställningsperioder exporteras från Flex Lön till Flex HRM från och med version 15.3. Anställningsdatum Avgångsdatum Anställningsform Barnregister (från Flex Lön version 16.2a och Flex HRM version 162) OBS! Inställning för att aktivera export. Personnummer (Identifikationsnummer). Namn Används som ID. De måste vara likadana både i Flex Lön som HRM. Närmaste anhöriga (från Flex Lön version 16.2a och Flex HRM version 153) OBS! Inställning för att aktivera export. Namn Relation Kontakt info Löneuppgifter (månadslön och timlön) (från Flex Lön version 16.2a och Flex HRM version 153) OBS! Inställning för att aktivera export. Löneformstyp 0=Månadslön 1=Timlön Fromdatum Tomdatum Heltidsbelopp eller timlön Kommentarer Massexport Under Servicerutiner Exportera anställda till Flex HRM finns en funktion för att exportera alla eller ett urval av anställda till Flex HRM. Denna kan komma till användning om man av någon anledning behöver uppdatera anställningsuppgifter för flera anställda i Flex HRM.
9 Inställningar Se avsnittet Inställningar i Flex Lön för att se vad som krävs för att personexporten ska fungera. Flex HRM som master Om du väljer att Flex HRM är master för personuppgifter innebär det att personuppgifter ska ändras i Flex HRM. När man i Flex HRM ändrar någon av personuppgifterna enligt nedan exporteras dessa uppgifter direkt till Flex Lön via en webbservice. Följande uppgifter exporteras från Flex HRM till Flex Lön Företagsnummer Anställningsnummer Namn Personnummer Adress rad 1 Adress rad 2 Postnummer Postort Telefon 1 Telefon 2 Telefon 3 E-post arbete E-post privat Befattning Löneform Personalkategori Förnamn och efternamn i Flex HRM lägga in i Flex Lön i rätt ordning enligt namnstandard i styruppgifterna. Timlön eller månadslön Matchas på Kod Fullständig historik för anställningsperioder exporteras från Flex HRM till Flex Lön. Anställningsdatum Avgångsdatum Anställningsform Matchas på namn. Anställningsformen läggs upp automatiskt i Flex Lön om den saknas. Fullständig historik på sysselsättningsgrader exporteras från Flex Lön till Flex HRM. Fr.o.m. datum T.o.m. datum Sysselsättningsgrad Fullständig historik på arbetsmått exporteras från Flex HRM till Flex Lön. Fr.o.m. datum T.o.m. datum
Arbetsmått heltid (h/vecka) 10 Fullständig historik på månadslön exporteras från Flex HRM till Flex Lön. Fr.o.m. datum T.o.m. datum Månadslön heltid Fullständig historik på timlön exporteras från Flex HRM till Flex Lön. Fr.o.m. datum T.o.m. datum Timlön Massexport Under Administration - Bearbetningar Exportera anställda till Flex Lön finns en funktion för att exportera alla eller ett urval av anställda från Flex HRM till Flex Lön. Denna kan komma till användning om man av någon anledning behöver uppdatera anställningsuppgifter för flera anställda i Flex Lön. Inställningar Se avsnittet Inställningar i Flex HRM för att se vad som krävs för att personexporten ska fungera.
Visa lönespecifikationer och kontrolluppgifter i Flex HRM Om du använder Flex Lön kan du nu välja att visa lönespecifikationer och kontrolluppgifter på startsidan i Flex HRM. Flex HRM hämtar lönespecifikationer och kontrolluppgifter från Flex Lön via en webbservice. 11 Månadens lönespecifikation visas här dagen innan utbetalningsdatumet. Du ser också alla tidigare lönespecifikationer samt senaste årets kontrolluppgifter. Kontrolluppgifterna visas här från den 1 februari för den anställde. Inställningar Se avsnittet Inställningar i Flex HRM för att se vad som krävs för att visa lönespecifikationer och kontrolluppgifter från Flex Lön.
Export av saldon från Flex Lön till Flex HRM Lön är oftast master för ett antal saldon så som semestersaldon, komp m.fl. Om du i Lön gör en förändring av saldot vill du att den anställde ska se korrekta saldon även i tidredovisningen. Därför behövs denna funktion för att exportera aktuella saldon från Flex Lön till Flex HRM. 12 Export av saldon För att exportera saldon går du in under Arbeta med Exportera saldon till Flex HRM. I listan med Saldon att exportera väljer du vilka saldon som ska exporteras genom att markera kryssrutan. Därefter väljer du vilken saldokod i Flex HRM Time som saldot ska exporteras till. Du kan välja samma saldokod för flera rader. T.ex. kanske man vill att betald och sparad semester ska läggas på samma saldokod i Flex HRM. Sedan väljer du ett saldodatum vilket innebär det datum som saldona från Flex Lön ska börja gälla i Flex HRM. En saldojustering kommer att läggas på den tidrapport som datumet infaller på. Export vid periodavräkning Om du vill att saldon ska exporteras vid varje periodavräkning kan du ställa in detta genom att under Arbeta med Periodavräkning klicka på knappen Inställningar. Här ställer du på motsvarande sätt in vilka saldon som ska exporteras till Flex HRM. Vid periodavräkning är det alltid kvarvarande saldo för aktuell lönekörning som exporteras. Inställningar För att saldon ska kunna exporteras till Flex HRM krävs att kopplingen mot HRM är aktiverad i styruppgifterna. Se avsnittet Inställningar i Flex Lön för mer info hur man ställer in detta.