Förfrågningsunderlag 2016-05-11 Upphandlande organisation Region Jönköping Upphandling Ätstörningsvård Annika Stöök RJL 2015/1374 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: 2016-06-13 Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Administrativa föreskrifter 1.1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1.1 Upphandlingsobjekt Upphandlingen omfattar ätstörningsvård innefattande medicinsk och psykologisk behandling av barn, ungdomar, deras familjer samt vuxna med ätstörning som huvuddiagnos enligt DSM-IV/ICD 10. 1.1.1.1 Bakgrund Ätstörningsvård bedrivs vid Region Jönköpings läns egna enheter inom främst barn- och ungdomspsykiatrin och vuxenpsykiatrin. Avseende vård av barn och ungdomar med lindrig ätproblematik handläggs dessa på primär vårdnivå, i allmänhet inom primärvård, skolhälsovård, Barn- och Ungdomshälsan, Ungdomsmottagningen eller Barn- och Ungdomsmedicinska mottagningen/bum. Vid misstanke om allvarlig ätstörning som AN, BN eller Ätstörning UNS ska remiss med tillväxtkurva gå direkt till närmsta BUP-mottagning. För vuxna ansvarar primärvården främst för somatisk utredning och information om kost och enklare stödinsats. Vid svårare tillstånd remitteras till vuxenpsykiatrisk enhet. 1.1.1.2 Syfte och mål Syftet med upphandlingen är att säkerställa ett kompletterande vårdutbud utöver den specialiserade ätstörningsvård som drivs i regionens egen regi. Kravspecifikationen preciserar målgrupp, vårdinnehåll, krav på kvalitet och samverkan. Upphandlad vård blir aktuell först när samtliga interna resurser inom länet använts. Syftet med specialiserad psykiatrisk vård är att uppnå förbättrad psykisk hälsa och social funktionsförmåga, bli fri från sin ätstörning samt minska dödligheten på grund av psykisk sjukdom hos patienterna. 1.1.1.3 Antal leverantörer För att erhålla den kompetens som önskas för varje patientbehov kan fler än en leverantör att komma antas för uppdraget. Utskrivet: 2016-05-11 15:07 Sida 1 av 7
1.1.1.4 Antagande av anbud Region Jönköpings län kommer att anta det anbud som utifrån mervärdesmodellen är det ekonomiskt mest fördelaktiga. 1.1.1.5 Typ av kontrakt Ramavtal enligt detta förfrågningsunderlags Kommersiella villkor. Avtalsvillkoren kan komma att justeras med text från anbud, övrigt förfrågningsunderlag och/eller resultat av eventuella förhandlingar innan avtalstecknande. Anbudsgivare medger i och med att anbud lämnas, att Region Jönköpings län inför avtalstecknande lyfter in valfria delar ur förfrågningsunderlag och/eller anbud till avtalstexten. 1.1.1.6 Avtalsperiod Ramavtal gäller för perioden två (2) år från avtalets undertecknande av båda parter, dock tidigast från och med 2016-08-01 Vid avvikelse mellan i avtalshuvudet angiven avtalsperiod och i detta stycke angiven avtalsperiod, äger i detta stycke angiven avtalsperiod företräde. En förlängning av avtalets avtalsperiod kan uppgå till högst 36 månader och ske vid flera tillfällen. Maximal avtalstid är fem (5) år. Vid utnyttjande av denna förlängningsmöjlighet meddelar Region Jönköpings län senast tre (3) månader före avtalsperiodens utgång sin avsikt att förlänga avtalet. Om regionen väljer att inte förlänga upphör avtalet att gälla vid avtalstidens utgång. 1.1.1.7 Avtalsvärde Det totala värdet av avtalet under hela avtalsperioden, inklusive total förlängningsmöjlighet, uppskattas till SEK ca: 11875000 Leverantören garanteras inga volymer i denna upphandling. Region Jönköpings läns avrop enligt kommande avtal står i relation till regionens behov vid varje tidpunkt under avtalsperioden. 1.1.2 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Region Jönköpings län, genom område inköp, http://www.rjl.se/om-regionen/verksamheter/ledning-och-stodverksamheter/verksamhets stod-och-service1/inkop/ 1.1.2.1 Beskrivning av verksamheten Region Jönköpings län har både en politisk organisation och en verksamhetsorganisation. Regiondirektör Agneta Jansmyr är högsta chef för regionen. Regiondirektören rapporterar till regionstyrelsen och är ytterst ansvarig för att verksamheten fungerar. Regionens verksamhet i egen regi är organiserad i tolv verksamhetsområden. Det finns fyra medicinska områden fördelade på tre sjukhus. Regionen bedriver även barnhälsovård (BVC), familjecentraler och kvinnohälsovård. De regiondrivna vårdcentralerna samlas under namnet Vårdcentralerna Bra Liv. Folktandvården innehåller allmäntandvård och specialisttandvård. Regional utveckling ansvarar för det regionala tillväxtarbetet och planeringen av infrastrukturen. Utbildning och kultur ansvarar för folkhögskolor, naturbruksgymnasier och kultur. Länstrafiken ansvarar för kollektivtrafiken då Region Jönköpings län är regional Utskrivet: 2016-05-11 15:07 Sida 2 av 7
kollektivtrafikmyndighet (Jönköpings länstrafik). Dessutom finns ett regionledningskontor och verksamhetsområden för kommunal utveckling, fastigheter, IT samt verksamhetsstöd och service. Mer information om Region Jönköpings läns verksamheter finns på www.rjl.se. 1.1.3 Region Jönköpings läns miljöansvar Region Jönköpings läns verksamhet är certifierad enligt ISO 14001. All upphandling ska grundas på regionens krav om klokt resurstänkande, klimatsmart användning och främjande av en sund livsmiljö. Regionen köper in stora mängder varor och tjänster från många leverantörer. Genom miljöanpassad upphandling påverkas både miljön och marknaden i positiv riktning. Upphandling ska göras i enlighet med Miljöstyrningsrådets kriterier (www.msr.se). Region Jönköpings läns policy för hållbar utveckling utifrån ett miljöperspektiv innebär bland annat att: - Regionen ska med god hushållning, ändamålsenligt och kostnadseffektivt bedriva verksamheten för att nå en hållbar utveckling och uppfylla visionen: För ett bra liv i ett attraktivt län. - Regionen tar ett samhällsansvar, uppmärksammar och kommunicerar sambanden mellan människors hälsa och yttre miljö för att främja folkhälsa, god vård och regional utveckling. - Regionen uppfyller kraven i miljölagstiftningen samt väljer produkter, utrustning och tjänster som ger minsta möjliga hälso- och miljöbelastning. - Regionen arbetar för en hållbar miljöutveckling som är hälsofrämjande och jämlik med barnens bästa i centrum. Vi agerar klimatsmart och har ett klokt resurstänkande. Det ger bra förutsättningar för en sund livsmiljö och ett bra liv i ett attraktivt län. Region Jönköping läns program för hållbar utveckling finns i sin helhet att läsa på: http://www.rjl.se/tillvaxt-och-utveckling/miljo-och-hallbar-utveckling/policy-for-hallbar-utve ckling/ 1.2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.2.1 Upphandlingsförfarande 1.2.1.1 Förenklat förfarande Tjänsten är definierad som en s.k. B-tjänst enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Denna upphandling genomförs därför som förenklat förfarande enligt 15 kap samma lag. Upphandlingsformen innebär att upphandlingsbeslut får föregås av förhandlingar med leverantör. Anbud kan emellertid komma att antas utan föregående förhandling. 1.2.1.2 Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas för hela uppdraget 1.2.1.3 Kvalificering och utvärdering Anbudsprövning av inkomna anbud sker i denna upphandling i två (2) steg: 1. Kvalificering av Anbudsgivare och anbud 2. Utvärdering av anbud. Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal krav som är obligatoriska. Kvalificeringen innebär en kontroll av att Anbudsgivaren uppfyller samtliga obligatoriska Utskrivet: 2016-05-11 15:07 Sida 3 av 7
krav avseende både företaget och efterfrågad tjänst. Därutöver kontrolleras att anbudet uppfyller samtliga formella krav. De anbud som uppfyller kraven i kvalificeringsfasen kommer gå vidare till utvärderingsfasen. Utvärderingen prövar vilket/vilka anbud som bäst uppfyller utvärderingskriterierna. 1.2.1.4 Presentation av anbud Anbudsgivare ska, på Region Jönköpings läns begäran, muntligen kunna presentera sitt anbud och offererad tjänst för regionen. Presentationen ska visa tillgängliga resurser samt kompetens och erfarenheter samt förutsättningarna för uppdragets genomförande. 1.2.1.5 Utvärderingskriterier Region Jönköpings län kommer att utvärdera kvalificerade anbud utifrån följande utvärderingskriterier: - Anbudspris enligt punkt 2.3.5 Ersättning - Redovisning av individuellt anpassad behandlingsprocess enligt punkt 2.3.2.2 - Redovisning av hur samverkan med berörda parter kommer att genomföras enligt punkt 2.3.3.3 - Beskrivning av patientens delaktighet och inflytande över behandlingen enligt punkt 2.3.3.3.2 - Redovisning av implementeringsplan enligt punkt 2.3.3.1.10 Samtliga kvalitetskriterier kommer att bedömas utifrån anbudssvar, se utvärdering under respektive punkt. 1.2.1.6 Utvärderingsmodell mervärde Region Jönköpings län kommer som utvärderingsmodell att tillämpa mervärdesmodellen. Mervärdesmodellen innebär att de kvalitativa egenskaper (utvärderingskriterier) som regionen värdesätter tillmäts ett värde i kronor, d.v.s. ett fiktivt prisavdrag. Prisavdragets storlek kan utläsas vid respektive utvärderingskriterie. De Anbudsgivare som efter utvärdering inom respektive delområde har de lägsta justerade priserna (utvärderingspris) kommer att antas som Leverantörer. Samtliga angivna mervärden kan i enlighet med LOU 2007:1091 12 kap. 2, vid utvärdering komma att justeras inom intervallet +/- 5%. De priser som Anbudsgivarna lämnat i anbuden (och inte de justerade priserna) är de som kommer att tillämpas vid köp/avrop. 1.2.2 Anbudstid 1.2.2.1 Sista anbudsdag Anbud ska vara den upphandlande myndigheten tillhanda via www.tendsign.com senast 2016-06-13 23:59 Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får inte prövas. 1.2.3 Anbudets form och innehåll Upphandlande myndighet använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet TendSign. Anbudsgivare som vill delta i den aktuella upphandlingen ska därför lämna in elektroniskt anbud via TendSign. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom en Utskrivet: 2016-05-11 15:07 Sida 4 av 7
enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för anbudsgivare att använda systemet (upprätta ett grundkonto) och att lämna anbud. Efter genomförd registrering ges Anbudsgivaren omedelbar tillgång till systemet. Hela anbudsförfarandet genomförs på svenska. Har Anbudsgivaren frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta TendSigns support på 013-47 47 570 vardagar kl. 08.00 17.00. Anbudsgivare får genom TendSign: Tillkommande information rörande den aktuella upphandlingen. Kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet. En tydlig information om inte alla obligatoriska krav (ska-krav) skulle vara uppfyllda. Anbudet ska besvaras helt i enlighet med förfrågningsunderlaget. Reservationer accepteras inte, inte heller kommersiella standardvillkor som Anbudsgivare bifogar anbud och som kan strida mot detta förfrågningsunderlag. Observera att det företag (företagsnamn och organisationsnummer) som används vid registrering i TendSign är det som kommer att anses som Anbudsgivare i upphandlingen och det är mot dessa företagsuppgifter som Region Jönköping läns leverantörskontroller kommer att ske och eventuellt avtal kommer att tecknas. Det är därför av särskild vikt att Anbudsgivaren kontrollerar att samtliga uppgifter vid registrering är korrekta för det företag som lämnar anbudet. TendSign medger att en organisation upprättar flera konton. För mer information hänvisar vi till OPICs licensavtal för leverantörer. 1.2.3.1 Frågor och svar Frågor och svarsfunktionen i TendSign innebär att frågor ställs och svar besvaras enbart i denna funktion. I annonsen finns funktionen under Frågor och svar. Är Anbudsgivare registrerad i TendSign erhålls alla inkomna frågor och avgivna svar genom TendSign. Övriga anbudsgivare måste själva bevaka ställda frågor och givna svar. Frågor ställs senast tio (10) dagar innan anbudstiden utgår. Region Jönköpings län lämnar svar på ställda frågor senast fyra (4) dagar innan sista anbudsdag. I anledning av frågor kan Region Jönköpings län företa kompletteringar och förtydliganden. Anbudsgivare ska beakta dessa innan anbud inlämnas. 1.2.3.2 Förtydligande och kompletteringar Region Jönköpings län kan medge att Anbudsgivare får rätta en uppenbar felskrivning, felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Region Jönköpings län kan begära att ett anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. 1.2.4 Tid och plats för anbudsöppning Anbudsöppning kommer att ske på följande adress: Verksamhetsstöd och Service Område inköp Hermansvägen 11 551 11 Jönköping Anbudsöppningen är inte offentlig. Anbudsöppning kommer att ske 2016-06-14 1.2.5 Anbudets giltighetstid Utskrivet: 2016-05-11 15:07 Sida 5 av 7
Anbudet ska vara bindande till och med 2016-09-12 Är anbudet giltigt till detta datum? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 1.2.6 Tilldelningsbeslut Upplysning om vilken anbudsgivare som kommer att tilldelas det aktuella avtalet och skälen för detta (tilldelningsbeslutet), lämnas via upphandlingssystemet TendSign (se ovan), till alla anbudsgivare i den aktuella upphandlingen så snart beslut är fattat. Tilldelningsbeslutet utgör inte en avtalsrättslig accept av anbudet. Bindande avtal kommer till stånd först när upphandlingskontraktet undertecknats av båda parter. 1.2.7 Avtalstecknande Avtal kommer att tecknas med antagna leverantörer tidigast tio (10) dagar efter fattat tilldelningsbeslut. Avtal kommer att tecknas under förutsättning att domstol inte innan avtalstecknandet genom interimistiskt beslut förklarat att upphandlingen tills vidare inte får avslutas eller att upphandlande myndigheten efter överprövning åläggs att vidta rättelse eller att göra om upphandlingen. Avtalet utgörs av innehållet i detta förfrågningsunderlag, frågor och svar samt antaget anbud. Avtalsvillkoren kan komma att justeras med text från anbud, övrigt förfrågningsunderlag och/eller resultat av eventuella förhandlingar innan avtalstecknande. Anbudsgivare medger i och med att anbud lämnas, att Region Jönköpings län inför avtalstecknande lyfter in valfria delar ur förfrågningsunderlag och/eller anbud till avtalstexten. 1.2.8 Avropsförfarande 1.2.8.1 Annan fördelningsnyckel Som tilldelningsmodell tillämpas annan fördelningsnyckel, då patienternas behov är olika och ett av målen med upphandlingen är att uppnå god patientsäkerhet. Fördelningen av volymer mellan de antagna Leverantörerna i ramavtalet styrs av det faktiska behovet hos patienten och/eller vårdgivare och val görs utifrån varje enskild patients behov av vård. 1.2.9 Avbrytande av upphandlingen Region Jönköpings län kan komma att avbryta upphandlingsförfarandet, alternativt förkasta samtliga anbud om: - Särskilda skäl föreligger för att upphandlingen inte ska fullföljas, väsentligt förändras eller senareläggas. - Om anbuden inte uppfyller ställda krav eller av annan anledning kan anses oförmånliga, alternativt prisnivån bedöms som oskäligt hög. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga Anbudsgivare att underrättas. I underrättelsen anges grunden för beslutet att avbryta upphandlingen 1.2.10 Sekretess vid upphandling Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir uppgifterna offentlig handling. Uppgifter i anbud kan dock komma att omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. Anbudsgivare som har önskemål om att sekretess ska råda även efter det att anbudssekretessen upphört, måste begära detta Utskrivet: 2016-05-11 15:07 Sida 6 av 7
och precisera vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle drabba Anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Prövningen om sekretess föreligger görs av Region Jönköpings län först när en begäran om utlämnade görs. Alla uppgifter som Anbudsgivaren vill sekretessbelägga ska enkelt kunna avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Uppgifter som rör utvärderingskriterierna kan endast undantagsvis sekretessbeläggas. Anser Anbudsgivaren att några uppgifter i anbudet bör beläggas med sekretess? Ange vilka uppgifter samt skälen för detta. (Fritextsvar) 1.2.11 Ersättning för upprättande av anbud Region Jönköpings län medger inte ersättning för upprättande av anbud. 1.3 BILAGOR Bilaga 1 Regionala vårdriktlinjer sydöstra sjukvårdsregionen Bilaga 2 Uppföljningsmall - ätstörningsvård Utskrivet: 2016-05-11 15:07 Sida 7 av 7