EFS Västerbotten Protokoll ST Distriktsstyrelse 2011-11-19 Solbackakyrkan Holmsund Närvarande: Astrid Sjöström, ordf Johan Andersson Ulf Andersson Marianne Berglund, 162-183 Cathrine Eiderhäll Håkan Holmlund Roger Lidman Anita Lundqvist Karin Paulsson Anna Thorén, 168-192 Roland Wiklund Frånvarande: Åke Hägglund Adjungerade: Monica Andersson, pch Moniqua Bofeldt Rasmusson, 182 Kristoffer Hedman, df Inledning Val av protokolljusterare Val av protokollsekreterare Godkännande av dagordningen Föregående protokoll 162 Ordföranden hälsar alla välkomna och förklarar sammanträdet öppnat. Roland Wiklund inleder sammanträdet med bibelläsning och bön. 163 Styrelsen beslutar att välja Anita Lundqvist och Karin Paulsson att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 164 Styrelsen beslutar att välja Monica Andersson till dagens sekreterare. 165 Föredragningslistan godkänns med följande kompletteringar: - Rapport från projektet Sörmjöle/Norrmjöle - Rapport från blåsmusikprojekt - EFS folkhögskolor, fortbildning 166 Styrelsen beslutar att lägga protokollet från 110923-25 till handlingarna. IDEOLOGI/SAMTAL/DAGENS ÄMNE Vad genererar fler medlemmar i EFS? 167 I EFS Västerbottens programförklaring 2012-2015 står under ledordet; Kraft till förändring: Vi vill aktivt verka för att få fler medlemmar i EFS. Vi tror att en ökad medvetenhet om vad EFS-medlemskapet innebär,
BESLUTSPUNKTER både för den enskilde och för rörelsen bidrar till utvecklingsarbete. Ordförande inleder med reflektioner utifrån den sammanfattande foldern om EFS 2020 arbetet om vad och hur EFS når nya medlemmar idag. Styrelsen för ett samtal om medlemskap, vad som genererar fler medlemmar och hur styrelsen kan bidra till en aktiv medlemsutveckling i EFS. Ordföranden ställer frågan: Vad tror Du generar fler medlemmar i Ditt sammanhang? Följande svar ges: Körer Alphagrupper Barnverksamhet Samverkan med skolan Be personer/icke medlemmar om hjälp med praktiska frågor, erbjud sedan att bli medlem i föreningen Bjuda in till billigt fika Ungdomskör Varför brister jag i mitt engagemang? Hur föder vi ett engagemang hos oss? Inget självändamål att rekrytera medlemmar Knyta vänskapsband med bybor Våga fråga om medlemsskap!! Först tydliggöra vad EFS-medlemsskapet innebär Aktivt ledarskap behövs, anställd/styrelse/ordförande Öppnare lokal/bönhus Samarbeta ekumeniskt Knyta personliga kontakter Samtalsgrupper Utse en medlemsvärvare i föreningen Tydliggöra uppdragen i föreningen Vad kan vi lära oss av Volontärbyrån? Styrelsen konstaterar att det är viktigt att frågan hålls levande och reflekterar över på vilket sätt den kan bearbetas tillsammans med alla föreningar, små som stora, och medarbetarna. Är storsamlingar och medarbetardagar rätt forum? Styrelsen uppdrar till df att i beredningen av handlingsplan 2012, beakta samtalet. Ideologiska frågor 2012 PAU 177/11 168 Styrelsen beslutar om följande ideologiska frågor vid 2012 års sammanträden: 11 februari Genomlysningen 31 mars Idealitet i en frivilligrörelse 12 maj Konstituerande 11 juni - 28-30 september Varma hjärtan från programförklaringen
17 november Öppet Handlingsplan 2012 PAU 175/11 169 Df presenterar ett utkast till handlingsplan för 2012 med utgångspunkt från programförklaringens fyra ledord, Varma hjärtan, Kraft till förändring, I tjänst för varandra och Nå vidare och djupare. PAU har samtalat om upplägg och syfte med handlingsplanen. Styrelsen konstaterar att handlingsplanen är ett arbetsredskap för dem som har distriktsgemensamma tjänster, ledningsgruppen och utskott och råd att handlingsplanen ska gå att utvärdera att självskrivna arbetsuppgifter inte ska finnas med att styrelsen fastställer ny handlingsplan i februari samtidigt som den gamla avrapporteras Df leder ett samtal om vad som kan inrymmas i handlingsplanen under respektive ledord och följande tankar noteras i samtalet: Varma hjärtan bönetjänst, anställda, anställda som lär av varandra, tillskapa goda förutsättningar och inspiration, förkunnelse, inspirationshelg, erbjuda bibelstudier genom DVD eller IRL, smågrupper, bönedag, kontakten med EFS i Ängelholm, samtala om andens frukter. Kraft till förändring släpp fram föreningsmedlemmarna, inspirera ideella krafter, släpp fram Salt, tillför energi genom t ex mötesteam (både frivilliga och anställda) som åker ut till föreningar, avsätt förändringsarbetstid för anställda, samla inspiratörer till träff (UNO utveckling, nyetablering, omstart), utbilda medarbetare och frivilliga, sprid information om goda exempel, använd storsamlingarna som ett forum för förändring, uppmuntra till nyplantering, omvärldsanalys, tillhandahålla material, mentorsutbildning, uppmuntra till deltagande i nyplanteringsakademin, NFU fler friska församlingar, ingå i nya CFU, medlemsfoldermall I tjänst för varandra inventera befintliga diakonala insatser, fortsätt med tanken på en distriktsdiakon/diakonigrupp, utveckla relationen till våra nysvenskar, utveckla relationen till våra fattiga svenskar, uppmuntra till att delta i Ideellt forum, använda medarbetardagarna för utbildning/arbete med ledorden, uppmana till att gå kursen Att leda ideella, sprida goda berättelser Nå vidare och djupare lägg ut predikningar på hemsidan, förstärk rollen som biträdande medarbetare, uppdra till anställda att predika över ett ämne i hela distriktet, utmana till nyplantering, sprid idén med nätverksträffar, ta var på inspiration från vänförsamlingar, inbjud till Alphagrupper, erbjud smågruppsstöd/tips Styrelsen uppdrar till df att presentera ett förslag till handlingsplan vid februarisammanträdet. I det inkluderas utskotten och rådens förslag till handlingsplaner.
Projekttjänst i Skellefteå PAU 159/11 170 Från Skellefteå EFS föreligger en förfrågan om förlängd projekttid för Anders Holmbom från 1 år till 1½ år. Anders är anställd 100 % 111001-120930 och tjänsten finansieras med 75 % från Offensiva fonden och 25 % av Skellefteå EFS. EFU/PAU:s förslag (110524) var att från och med år 2 på projektet fördelas finansieringen 50 % - 50 % mellan Offensiva fonden och Skellefteå EFS. Pch meddelar efter kontakt med föreningen i Skellefteå, att de i dagsläget har svårt att klara en utökning ekonomiskt efter 120930. Df föreslår att Anders Holmboms anställning 100 % i projektet förlängs till 121231 med 75 % uttag ur Offensiva fonden och 25 % från Skellefteå EFS. Styrelsen konstaterar att ursprungliga projektansökan omfattar tre år och beslut om förlängning efter 121231 måste tas vid styrelsens sammanträde senast i mars 2012. Styrelsen beslutar i enlighet med df:s förslag. Meddelande om uppsägning PAU 168/11 Strukturförändring på Mobacken PAU 176/11 EFU 45/11 171 Från Ulrica Rauhala, konsulent Ersmark kyrka, Skellefteå, föreligger ett meddelande om uppsägning från hennes anställning i EFS Västerbotten med sista anställningsdag 111231. Styrelsen mottar uppsägningen från Ulrica Rauhala och uttrycker tacksamhet för den tid som Ulrica har varit anställd av EFS Västerbotten. 172 Från styrelsen i EFS Skellefteå föreligger ett brev till distriktsstyrelsen som beskriver situationen på Mobacken. Där finns flera byggnader, vissa i sämre skick, och en samarbetskyrka som hyrs av Mobackenföreningen. Sommarverksamhet har förändrats över åren bland annat på grund av avtagande frivilligengagemang. Skellefteå EFS behöver se över Mobackenområdets framtid och erbjuder EFS Västerbotten att komma med synpunkter i ärendet. Föreningen ställer också frågan om EFS Västerbotten vill förvärva hela eller delar av Mobackenområdet. Styrelsen samtalar om ärendet och vill till Skellefteå EFS styrelse skicka rekommendation att framtiden för Mobackenområdet bör utredas grundligt innan någon förändring eller försäljning sker. Styrelsen uppmanar också Skellefteå EFS att kalla till stormöte i norra länsdelen om Mobackenfrågan. En idé som bör utredas är om någon form Mobackenförening kan bildas. Styrelsen beslutar att utse Ulf Andersson till kontaktperson i ärendet om Mobackenområdets framtid att bordlägga frågan om att förvärva hela eller delar av Mobackenområdet
Solviks nomineringskommitté 173 EFS Västerbotten är huvudman för Solviks folkhögskola. Df informerar om rekrytering av ny rektor till Solvik. Nuvarande rektor Staffan Berglund slutar 121231. Solviks folkhögskolestyrelse har till nomineringskommittén framfört önskemål att kommittén utöver att utse styrelsekandidater även ska föreslå ordförande för styrelsen. Styrelsen uppdrar till df att i samråd med Solviks rektor utarbeta en arbetsordning för nomineringskommittén där önskemålet ovan är beaktat. Arbetsordningen fastställs därefter i distriktsstyrelsen. Fortbildningsdagar för EFS folkhögskolor 174 EFS Västerbotten har fått en inbjudan att medverka vid fortbildningsdagar för alla EFS folkhögskolor den 1-2 mars 2012 på Strömbäcks folkhögskola. Folkhögskolorna vill att EFS Västerbotten som en av skolans huvudmän delger sina visioner med folkhögskolorna i länet. Styrelsen konstaterar att EFS Västerbotten har ett dokument gällande Solviks folkhögskola och uppdrar till df att uppdatera det och presentera det för styrelsen vid februarisammanträdet. Styrelsen uppdrar även till df att medverka och närvara vid folkhögskolornas fortbildningsdagar. Återkoppling från Storsamlingarna PAU 185/11 Bibelfjäll 175 Styrelsen samtalar om tanken med storsamlingar och en kort rapport ges från genomförda samlingar. Ordföranden har PAU:s uppdrag att presentera ett förslag på hur storsamlingarna ska utvärderas samt hur återkoppling till styrelsen ska göras. Vilka frågeställningar ska belysas? Uppdraget kvarstår. 176 Df presenterar ett förslag till nytt justerat PM för Bibelfjäll. I huvudsak innebär det att Bibelfjäll förlängs med två läsår. Förslaget innebär att EFS Västerbotten och Svenska Missionskyrkan, Övre Norrlands distrikt är huvudmän för projektet Bibelfjäll. Det ekonomiska ansvaret kommer att delas mellan huvudmännen, samarbetspartners och intressenter enligt ett separat ekonomiskt avtal. Förslag till ekonomiskt avtal saknas. RAPPORTER OCH MEDDELANDEN Styrelsen beslutar att anta presenterat PM, vilket innehåller en förlängning av projektet t o m 140630, under förutsättning att en överenskommelse sker gällande det ekonomiska avtalet. Styrelsen ger delegation av det ekonomiska beslutet till EFU. Df rapporterar från Bibelfjäll innevarande läsår. Prognos 2011 177 Ulf Andersson föredrar en prognos för 2011 baserad på gåvoflödet
EFU 47/11 under tio månader och ett periodbokslut per 110930. Prognosen för gåvomedel bedöms bli 7 392 tkr mot budgeterade 8 miljoner, dvs. -608 tkr. Gåvomedelsbortfallet bedöms kompenseras med bland annat ökade personalbidrag och minskade verksamhetskostnader. Resultat före finansiella poster beräknas till -805 tkr, 525 tkr bättre än budgeterat. Gåvomedelsrapport per 111030 EFU 48/11 Remissvaren ST 5/11, 47/11, 155/11 178 Ulf Andersson meddelar att på 10 månader har 4 974 tkr insamlats varav 348 tkr från enskilda givare. Gåvomedelsresultatet ligger därmed 731 tkr under budget. 179 EFS riksstyrelse har sänt ut EFS riktlinjer på remiss och ber rörelsen om hjälp att skriva sista kapitlet om EFS framtida prioriteringar. Av distriktets 120 föreningar har 31 besvarat remissen. Df redovisar en sammanställning av remissvaren från EFS Västerbottens föreningar. Styrelsen samtalar om hur svaren kan användas och nämner några idéer. Lotten Markström skriver en artikel i VB Svaren beaktas i utformandet av handlingsplanen Svaren beaktas vid kommande storsamlingar Sammanställningen skickas per e-post till föreningsordföranden- /syrelseledamöter Styrelsen uppdrar till df att ombesörja att idéerna verkställs. Bemanningsplan 2012 PAU 174/11 Rapport från missionsinspiratör Kersti Karlsson PAU 163/11 Projekt Sörmjöle/Norrmjöle 180 Pch redogör för den bemanningsplan som PAU tagit fram för 2012. Planen beräknas omfatta ca 45 bruttoheltidstjänster varav ca 20 nettotjänster. 181 Från Kersti Karlsson föreligger en rapport från hennes arbete som missionsinspiratör. Kersti arbetar i ett projekt finansierat av EFS Norrbotten, EFS Västerbotten, Sensus, Luleå stift och Hela Världen. Styrelsen mottar rapporten och framför ett tack till Kersti för utfört arbete. Df uppmärksammar styrelsen på det beslut som tagits i PAU 111027 att förlänga Kerstis anställning t o m 120630. Sensus ger ett bidrag till EFS Västerbotten vilket möjliggör en förlängning av Kerstis anställning. 182 Moniqua Bofeldt Rasmusson rapporterar från ett projekt i Sörmjöle/Norrmjöle mellan Hörnefors församling, Luleå stift, EFS, Umeå kommun och landstinget. Projektet startade för två år sedan och
ST 126/09 avslutas 111231. Projektet har i första hand vänt sig till nyinflyttade barnfamiljer, daglediga och arbetssökande. Syftet har varit att stärka sammanhållning, gemenskap och livskvalitet för boende i kommundelen/församlingen. Styrelsen mottar rapporten och framför ett tack till Moniqua för utfört arbete. Blåsmusikprojekt ST 178/10, 128/09 183 Styrelsen tar del av en delrapport från blåsmusikprojektet i Boliden/NMU. Projektet var beviljat t o m 110630 men förlängdes t o m 111231 på grund av att projektledaren varit sjukskriven en termin. Inspirationshelg ST 140/11 Webbplats EFU 79/10 184 Styrelsen har föreslagit att genomföra inspirationshelgen 24-26/8 eller 31/8-2/9. Styrelsen uppdrar till df att i samråd med Salt fastställa datum för inspirationshelgen. 185 Df meddelar att ett externt företag har påbörjat processen att arbeta fram en ny webbplats för EFS Västerbotten. Målsättningen är att presentera den i december. 186 Rapport bemanning Pch ger en sammanfattning av de personalförändringar som skett den senaste tiden och hänvisar till PAU:s protokoll 111027. Riks valberedning Riksstyrelsen 187 Df uppmanar ledamöterna att till Anita Lundqvist föreslå personer till riks valberedning inför årsmötet 2012. 188 Anna Thorén rapporterar från riksstyrelsens senaste sammanträde. Margareta Westin Olsson, blir ny df i Mittsverige Konferensen 2012 i Uppsala har temat Jesus förnyar Viktoria och Jonas Nordén är antagna för missionärstjänst i Etiopien Nya normalstadgar finns för EFS-förening/grupp LG riks 189 Df rapporterar från riks ledningsgrupp. LG distrikt 190 Df och pch rapporterar från distriktets ledningsgrupp.
191 Samarbetskyrkoträff Df rapporterar från en samarbetskyrkoträff i Uppsala. Utsända protokoll 192 Styrelsen har mottagit följande protokoll ST 110923-25 PAU 110923, 111027 EFU 111108 IR 110926 KR 111019 NMU 110905 Klippen Klippens årsmöte 111022 Styrelsen har till dagens sammanträde fått norra musikutskottets protokoll NMU, vilket inte brukar vara fallet. Styrelse samtalar om vilka protokoll som ska presenteras för styrelsen och beslutar att protokollen från EFU, IR, KR, Klippen, PAU, VUR-n och VUR-s delges styrelsen. Styrelsen uppmanar scoutråden att skicka sina protokoll till VUR-n respektive VUR-s samt att NMU skickar sitt protokoll till VUR-n. Från Klippens årsmöte: Kristina Jonsson är ny ledamot. Eric Bergström sköter bokningen av Klippengården Styrelsen beslutar att lägga samtliga protokoll till handlingarna. Avslutning 193 Styrelsen riktar ett tack till Solbackakyrkan och Roland Wiklund för värdskapet under dagens sammanträde. Ordföranden avslutar sammanträdet och df leder oss i bön. Dag som ovan Monica Andersson Justeras: Astrid Sjöström Anita Lundqvist Karin Paulsson ordförande justerare justerare