Styrelse Församlingsgården, Robertsfors

Transkript

1 EFS Västerbotten Protokoll ST Styrelse Församlingsgården, Robertsfors Närvarande: Astrid Sjöström, ordf Johan Andersson 1-21 Ulf Andersson Marianne Berglund Cathrine Eiderhäll Åke Hägglund Roger Lidman 1-21 Anita Lundqvist Karin Paulsson Gunilla Stenberg Roland Wiklund Frånvarande: Håkan Holmlund Adjungerade: Monica Andersson, pch Eva S Bäckström, ech Inledning och öppnande 1 Styrelsevärd Gunilla Stenberg hälsar alla välkomna till Robertsfors och inleder med tankar om vad är framgång och för vem, för Gud, för EFS?. Text ur Tack för livet du gav mig, av Eva Spångberg. Ordförande förklarar sammanträdet öppnat. Val av protokolljusterare Val av protokollsekreterare Godkännande av dagordningen Föregående protokoll ST att välja Catherine Eiderhäll och Roger Lidman att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. 3 att välja Eva S Bäckström till dagens sekreterare. 4 Föredragningslistan godkänns med följande tillägg och förändringar: - Val av sekreterare, 3 - Fördelning av styrelseledamöters arbetsuppgifter, 6 tillägg - Punkt 15 om Salt Västerbotten utgår - Dokumentet Uppföljningen av genomlysningen, 23 - Rapport från VUR södra, 24 5 att lägga protokollet till handlingarna.

2 BESLUTSPUNKTER/ ALLMÄNNA ÄRENDEN Riktlinjer för distriktsorganisation en ST 168/2012 PAU 19/ Arbetsgruppen redovisar sitt dokument och presenterar förslaget till nya riktlinjer för distriktsorganisationen. att uppdra till pch att göra en översyn med beaktande av offentlighetsprincip, tillgänglighet mm eftersom styrelseprotokollen sedan en tid tillbaka läggs ut på EFS Västerbottens webbplats att presenterat dokument Riktlinjer för distriktsorganisationen godkänns som ett arbetsdokument för fortsatt arbete med organisationsstrukturen att distriktets samtliga råd och utskott ges möjlighet att lämna synpunkter på riktlinjerna innan de fastställs att riktlinjerna tas upp till behandling vid styrelsens kommande sammanträde att riktlinjerna träder i kraft i samband med styrelsens konstituerande sammanträde under förutsättning att ett beslut finns att den interna valberedningens uppdrag förändras utifrån de nya riktlinjerna och PM:et revideras att uppdra till df att arbeta vidare med de sk beslutsbefogenheterna mellan tjänstemän och råd, och att dessa ska infogas i dokumentet att frågan om förändringar av tjänster på EFS Västerbottens kansli bordläggs Styrelsen noterar att PAU uppdragit till df att samråda med Vision ekumeniska, klubb EFS Västerbotten, om besparingskrav och förutsätter att samråd sker med fackförbundet om organisationsförändringarna att fördelning av arbetsuppgifter mellan styrelseledamöter måste ses över Bemanning inom EFS Västerbotten EFU 61/2012 ST 179/2012 PAU 20/ Den budgetinriktning för 2014 som styrelsen antog i november 2012 innebär en kostnadsminskning med 500 tkr. Utfallet på gåvor för 2012 visar att EFS Västerbotten inte når budgetmålet vilket kan få till följd att ytterligare besparingar är aktuella inför budget att uppdra till df att göra en konsekvensanalys med hänsyn tagen till gåvomedelsutfall och beräknade kostnadsbesparingar att LG arbetar vidare med underlaget till budget 2014 med hänsyn tagen till df s konsekvensanalys och med beaktande av dokumentet om EFS Västerbottens ekonomistruktur framöver. Budgetförslaget för 2014 kommer att presenteras vid styrelsens sammanträde den 23 mars.

3 Bibelfjälls framtid och samverkanspart PAU 22/ Styrelsen har fått en skriftlig rapport om nuläget i frågan om Bibelfjälls framtid from läsåret 2013/2014 då Lidingö Utbildningscentrum inte längre har ekonomiska möjligheter att stå som utbildningsansvarig. Representanter från Bibelfjälls referensgrupp har fört samtal med landstingsägda Storumans folkhögskola om att vara medarrangör i Bibelfjälls Fjälldel, samt med Solvik- och Strömbäcks folkhögskolor. EFS Västerbottens styrelse är positiv till att ännu en aktör är intresserad och ser inga ideologiska hinder med Storumans folkhögskolas ägarskap. Styrelsen konstaterar att det är viktigt att hitta en trygg, bred och långsiktigt hållbar ekonomisk bas för verksamheten. Rådslag ht I stället för storsamlingar under ht 2013 har LG tidigare föreslagit ett rådslag om EFS Västerbottens resurser och verksamhet. Df föreslår, på förslag från EFS Västerbottens informatör, att rådslaget förläggs i samband med Nära Jesus-konferensen i Skellefteå, och att storsamlingarna fortsätter som planerat under höstterminen. att rådslaget förläggs i samband med EFS- och Salt Västerbottens Nära Jesus-konferens i Skellefteå att uppdra till konferenskommittén att beakta detta vid planeringen av konferensen. EFS- och Salt Västerbottens konferens 2014 i Umeå Fadderkontakt med EFS-föreningarna 10 att EFS- och Salt Västerbottens konferens, Nära Jesus, genomförs den 29-31/ i Tegs kyrka, Umeå. att uppdra till df att se över konferenskommitténs PM 11 Styrelseledamöterna ger ett antal rapporter från de telefonkontakter man haft med föreningar i Västerbotten. Konstateras att gåvorna inte är några pålitliga pengar, stor osäkerhet råder om vad som kan ges till EFS Västerbottens arbete och många föreningar har ingen budget. Många föreningar har inte någon uppfattning om vad EFS Västerbottens personal kostar. Styrelsen konstaterat att någon slags samordning av gåvomedel mellan distrikt och riks kanske skulle vara önskvärt. att styrelseledamöternas skriftliga rapporter skickas till df senast 25/2. Nominering till 12 EFS Västerbotten har att utse en ordinarie och en suppleant till EFS riks

4 valberedning för EFS riks Val av ombud till EFS konferens 2013 valberedning inför årsmötet att uppdra till df och ordförande att föreslå nomineringar till valberedningen inför EFS riks årsmöte att som ombud för EFS Västerbotten till EFS riks årsmöte 11/ välja Marianne Berglund och Karin Paulsson. RAPPORTER OCH DELGIVNINGAR Gåvomedelsrapport 2012 EFU 8/2013 EFU 10/ Ech delger rapport för insamlade gåvor under Från föreningar och grupper samt enskilda givare har ca 7,4 miljoner kr insamlats. Gåvomedelbudgeten var av årsmötet beslutat till 8 miljoner kr. Till insamlade medel från föreningar kan i år läggas ytterligare 584 tkr som inkommit som gåvomedel men avser ett statligt stöd som betalas ut till trossamfund i Sverige. Bidraget finns som intäkt i EFS Västerbottens budget. Utfall för gåvor och bidrag redovisas därmed till 8 miljoner kr att jämföra med budgeterade gåvor och bidrag på 8,5 miljoner kr. Meddelas också att ytterligare gåvor motsvarande ca 300 tkr kan komma att redovisas på 2012 då inlåning från en nedlagd förening håller på att undersökas. EFS och Salt Västerbottens konferens Rapport från planeringsgruppens arbete framförs. Planeringsgruppen har delat in sig i mindre arbetsgrupper som håller på att samla fler personer till uppdragen. Funderingar finns över vilken inriktning konferensen ska ha och det konstateras också att det behövs förstärkning i gudstjänstgruppen av en tjänsteman. 16 Nedlagda föreningar Meddelas att följande föreningar lagt ner sin verksamhet under 2012: Torrböle EFS nedlagd september 2012, fem medlemmar. Ca 60 tkr har fördelats mellan EFS Västerbottens lägerverksamhet, Salt och EFS mission. Brattfors EFS nedlagd , fyra medlemmar. Bönhuset såldes i juni Ca 50 tkr har getts som gåva till EFS

5 Västerbottens arbete. Klippenkamraternas organisation ST 127/2012 Bönedag för EFS Västerbotten 17 Styrelsen har sedan tidigare uppdragit till df och Johan Andersson att arbeta med frågan om ledning och styrning och föreningsalternativ samt att presentera ett underlag till samtal. att rapporten ska redovisas till PAU senast den 26/2 inför kommande styrelsesammanträde den 23/3. 18 LG har beslutat att den bönedag som finns med i handlingsplanen för EFS Västerbottens verksamhet, ska genomföras söndagen efter distriktets årsmöte, den 28 april. Brev med information om bönedagen har gått ut till samtliga föreningar. Rapport från fortbildningsdagar 19 Rapporteras att fortbildningsdagarna i januari hade ett nytt upplägg i år då inbjudan gick ut till församlingsanställda och ideella att vara med på ett par valbara seminarier. Ett 20-tal tillkom under dessa seminarier. Seminarierna innehöll bl a, psykiskt ohälsa hos barn, Skattenmaterialet, Bibliodrama, Utlandsmission och Open Space. Rapport om tjänsteförändringar Rapport från Solviks nomineringskommitté Dokument om uppföljningen av genomlysningen 20 Pch rapporterar nyanställningar. 21 Catherine Eiderhäll rapporterar om nomineringsarbetet. 22 Ordförande redogör och skickar ut dokumentet till samtliga ledamöter. 23 Utsända protokoll Datum Kommentar ST

6 PAU EFU att uppdra till df att förmedla informationen till informatör och KR. IR KR Klippen VUR Styrelsen delges en muntlig rapport då justerat protokoll saknas. Ett viktigt ämne att arbeta med är genusfrågan. Att det bör ges utbildning i området för EFS- anställda. Frågan uppkom utifrån en aktivitet på ett av sommarens konfaläger. Kanske Sensus kan vara aktuella i utbildningen. Meddelas även att planer finns för en inspirationsdag för frivilligledare även för södra länsdelen under hösten Styrelsen mottar rapporten och uppfattar protokollet som genomgånget. att lägga protokollen till handlingarna. Rapport EFS riks Rapport LG Västerbotten Övriga frågor: Årsmöte KRs ordförande 24 Bordläggs. 25 Pch redogör för aktuella ärenden i ledningsgruppen. 26 Ur Robertsforskretsen protokoll finns frågetecken som gäller kommande årsmöte i Robertsfors. Gunilla reder ut begreppen. Kan styrelsekallelse via brev till styrelseledamöter utgå? Kan styrelsen tänka sig att hämta aktuell kallelse och bilagda dokument på annat sätt? att till nästa styrelsemöte skickas kallelse och bilagor via mail. Den som vill ha brevledes får höra av sig till df. att frågan om alternativa elektroniska möjligheter till kallelser, via mail, webbplats etc sätts upp på dagordningen inför nästa sammanträde, under beslutspunkter. Avslutning 27 Ordförande tackar styrelsevärd Gunilla Stenberg för dagens insatser. Sammanträdet avslutas med bön.

7 Dag som ovan Eva S Bäckström Sekreterare Astrid Sjöström Catherine Eiderhäll Roger Lidman ordförande justerare justerare