/23 Strömbäcks folkhögskola

Transkript

1 EFS Västerbotten Protokoll ST /23 Strömbäcks folkhögskola Närvarande: Marianne Berglund, Sävar Viktoria Holmström, Skellefteå Matts Hägglund, Flarken Hans Jakobsson, Ersmark Skellefteå Zakarias Liljemark, Umeå Jon Nilsson, Bergsbyn Karin Paulsson, Bjurholm Frånvarande: Christina Bjerle-Johansson, Sävar Malin Åström, Umeå Adjungerade: Eva S Bäckström, ekonom Leif Holm, utvecklingskonsulent 116, Magdalena Sandberg 116 Lotten Markström 116 Anna-Maria Niemann-Björk 116 Oscar Richardsson 116 Birgit Hedman 116 Inledning Val av justerare Godkännande av dagordning Föregående styrelseprotokoll Samtal med tjänstemän och råd 112 Ordförande Hans Jakobsson hälsar alla välkomna och Marianne Berglund läser ur Naturens katedral Bron- att vara brobyggare. Vi ber tillsammans. Sammanträdet förklaras öppnat. 113 att välja Viktoria Holmström att tillsammans med ordförande justera protokollet. 114 Dagordningen fastställs med följande tilläggsärenden: - Klippengården - EFS-gården Backen - Konferens Fri till tro 115 Styrelsen går igenom protokollet från , protokollet läggs därefter till handlingarna. 116 Utvecklingskonsulent Leif Holm inleder med att läsa delmålen för 2017 ur antagen Verksamhetsplan för EFS Västerbotten Därefter följer ett samtal om missionsstrategi, vilka fokusområden vi har i vår

2 Bilaga foto verksamhet och dessa kopplade till uppdraget. Mission (sändning), lärjungaskap (lär dem, döp dem) och bygga kristna gemenskaper (bygg församling). Information ges om att EFS riks snart har det nya verktyget Sänd klart, att användas i föreningarna. När det gäller medlemsbegrepp och informationsmaterial om samarbetskyrkor ligger ansvaret på EFS riks. Från och med 2019 ska EFS Västerbotten ha en ny verksamhetsplan och nya mål bör sättas utifrån det arbete som görs idag. Sammanfattning av råds- och kanslibesöket: Det var få ideella ledamöter med, men att kansliets tjänstemän närvarar fyller en viktig funktion i styrelsens arbete. Till nästa år bör det gå ut en tydligare kallelse, gärna med vilka frågeställningar som kommer att tas upp. Ordförande tackar Leif Holm och övriga deltagare för samtalet. Stöcke missionshus AU 79 Bilaga träff Bilaga värdering 117 Meddelas att i juni hade ek och df en träff med företrädare för Stöckebygdens utveckling ekonomisk förening. Föreningen planerar för ett allaktivitetshus i Stöcke och behöver en lokal i avvaktan på detta. De vill hyra fastigheten och tar gärna på sig fullt ansvar för skötsel och övrig uthyrning. Föreningen önskar därför att EFS Västerbotten kan dröja med försäljningen. Meddelas att en enkel besiktning genomförts i augusti av en auktoriserad fastighetsmäklare. Slutpriset är mycket beroende på om köparen är en privatperson eller en förening/företag. Avslutning av bönhusverksamheten planeras till den 1 oktober då även skyltar och symboler kommer att avlägsnas från husets in- och utsida. att avvakta med försäljning av Stöcke missionshus att hyra ut fastigheten till Stöckebygdens utveckling ekonomisk förening efter genomförd avslutningsgudstjänst och när skyltar och symboler avlägsnats från fastighetens in- och utsida att hyresavtal och hantering kring uthyrningen delegeras till Hans Jakobsson och Eva S Bäckström. Hållbart konfirmandarbete AU 52, 80 Bilaga: Hållbart konfirmandarbete 118 EFS Västerbotten och Salt Västerbotten har en mångårig tradition av att bedriva bra konfirmationsläger. Konfirmationslägren är ett viktigt led i att fullfölja uppdraget som missionsrörelse. Under året beslöt ledningsgruppen att tillsätta en arbetsgrupp med uppgiften att ge förslag på hur EFS Västerbotten ska bedriva konfirmandarbete från 2018 och framöver. Magdalena föredrar utsänt dokument om Hållbart konfirmandarbete

3 som beskriver för- och nackdelar med nuvarande upplägg, missionsföreningarnas åsikter samt ett nytt förslag på konfirmationsläger och uppföljning. Förslaget tar hänsyn till distriktets ekonomiska- och personella resurser och vad som gäller för konfirmandläger generellt. Det nya konceptet är tänkt att gälla från 2018 års konfirmationsarbete. De relativt nya är lite av förläger där deltagarna peppar varandra att delta på konfirmationsläger. Styrelsen noterar att man mottagit ett brev från ungdomar som deltog på som vill att EFS Västerbotten ska fortsätta att ha konfirmandläger med en längd på 3,5 vecka och motiveringen till detta. att EFS Västerbottens konfirmationsläger från och med 2018 är ett sommarläger på 2,5 veckor inklusive för- och efterträffar enligt förslaget att lägeravgiften för 2018 sätts till kr per deltagare med en årlig uppräkning beslutad av ekonomi- eller arbetsutskottet att det nya konfirmationsupplägget prövas i tre år, därefter görs en utvärdering. Distriktskonferens Nära Jesus Distriktskonferensen är förlagd till Umeå 24-26/ I programkommittén, som leds av Leif Holm, skall ingå en styrelseledamot som länk till styrelsen. att utse Zakarias Liljemark som styrelsens representant i programkommittén. Ledamöter till kommunikationsrådet och verksamhetsrådet Delegering i frånvaro av df AU 87 Bilaga: Tillfällig delegering Styrelsesammanträden våren 2018 AU Interna valberedning har arbetat med frågan men inte fått ytterligare ledamöter till råden. Styrelsen mottar rapporten och konstaterar att interna valberedningens uppdrag i och med dagens styrelsesammanträde är avslutat. 121 Styrelsen har per capsulam beslutat om tillfällig delegeringsordning i frånvaro av distriktsföreståndare, se bilaga. Gäller från och med om följande sammanträden: Datum Plats Värd Lördag 3/2 Ånäset Matts Hägglund Lördag 17/3 Umeå Malin Åström Lördag 21/4 Robertsfors kansli

4 Torsdag 7/6 Ånäset eller video kansli/ ordförande Rapport integrations- och missionsprojekt AU 58, 82 Bilagor: Förstudie Delrapport 123 Leif Holm rapporterar om arbetet med integrations- och missionsprojektet som är ett resultat av en motion på EFS Västerbottens årsmöte. Motionen avslogs i den utformning den hade, men intentionerna bejakades av årsmötet. Leif har träffat motionärerna som också är en del av internationella rådet. Nu pågår en förstudie med att samla information om vad som händer i föreningarna i distriktet. Föreningarna har olika ingångar i arbetet med integration och kan berika det nätverk som finns i Västerbotten idag. Styrelsen mottar delrapporten. Rapport studieresa London AU 50,83 Bilaga: Projekt London 124 Leif Holm rapporterar om arbetet med en studieresa till London. Studieresan är tätt sammankopplat med Sänd-verktyget från EFS riks. Personerna som kommer att delta på studieresan kommer sen att bli bärare av inspirationen till sitt eget föreningssammanhang, handledare till Sänd-grupperna i distriktet. Rapport analys föreningskontakt vt 2017 Bilaga: Analys rundringning Verktyget Sänd 125 Leif Holm har analyserat sammanställningen av styrelsens rundringning till missionsföreningarna under våren 2017 och menar att det är ett bra verktyg för distriktets arbete. Slutsatser av detta är: att förstärka smågruppsarbetet och gärna se en avknoppning, fortsätta välkomna nya människor i vår verksamhet och hjälpa dem till efterföljelse och medlemskap samt jobba vidare med missionsstrategin. Styrelsen uppmanas att använda tydliga frågeställningar till föreningarna vid nästa rundringning. Styrelsen får ta del av en kortfilm om Alphakurser och det material med föreläsningar som håller på att arbetas fram. Sänd-verktyget är ett redskap till hjälp för lokala sammanhang. Man träffas ett dygn per termin under en tvåårsperiod. Verktyget ska passa alla sammanhang och innehåller fem moduler (visionsfokus, missionsfokus, lärjungaskap, vandringen med Gud och vägen vidare). Varje modul innehåller fyra filmer. Styrelsen mottar rapporten och uppmanas att hitta handledare i föreningarna som har erfarenhet från aktivt församlingsarbete och som har förtroende i sitt sammanhang. Rapport gåvor 1708 Bilaga gåvor 126 Ek meddelar att under 8 månader har kr samlats in till vårt gemensamma distriktsarbete. Föreningar och grupper har samlat in kr och enskilda kr. Styrelsen noterar att utfallet på

5 enskilda gåvor bara uppgår till hälften av budget. Styrelsen är tacksam för alla gåvor och till den större föreningsgåva om inkom i mars och som gör att distriktet totalt ligger över gåvomedelsbudget för perioden. Rapport prognos Bilaga prognos 127 Ek meddelar att en prognos för redovisas till kr. Gåvor beräknas inkomma enligt budget med ett tillskott på kr i testamentsmedel. Utfallet på bidrag kopplade till samarbetskyrkor och samverkan med svenska kyrkan beräknas till ca tkr under budget. Detta beror på att bemanningsplanen i Lycksele minskat med 1 tjänst samt att arvodering i samarbetskyrkorna tillkommit som intäkt. Arvoderingar i samarbetskyrkor finns inte med i bemanningsplanen och påverkar därför både intäkts- och kostnadssidan, utöver budget. Av budgeterat uttag från Offensiva fonden beräknas max kr att användas under hösten. Förutom minskad bemanningsplan i Lycksele påverkas personalkostnaderna av att ca 1,5 tjänst beräknas vakant på distrikts- och kretstjänster samt att kostnader för arvoderingar i samarbetskyrkorna. Bokslutsdispositionerna redovisas till kr och gäller uttag ur Offensiva fonden. Styrelsen konstaterar att det är bra med en positiv prognos men noterar att det beror på en lägre personalkostnad är beräknat. Rapport missionsföreningar 128 Ek meddelar att EFS i Jörn och EFS i Renström håller på att avyttra sina fastigheter, att ett halvårsavtal med Tärna församling nu är underskrivet samt att nytt samarbetsavtal i Skellefteå pastorat snart är klart för tre samarbetskyrkor (Mobacken, Bergsbyn och Ersmark). Samtal pågår om arbete på Sörböle och Sunnanå och där fortsätter det gamla avtalet att gälla tillsvidare. Rapport EFS riks Rapport bildarmöte Strömbäcks fhs 129 Ek meddelar att valberedningen för nominering av ledamöter till EFS riks styrelse 2018 har påbörjats sitt arbete. Förslag på ledamöter från Västerbotten kan meddelas till Kristoffer Hedman. 130 Karin Paulsson och Marianne Berglund rapporterar från bildarmötet på Strömbäcks folkhögskola. Det positiva resultatet beror på ökade anslag från Folkbildningsrådet, förstärkningsbidrag till s.k. behovspersoner samt folkhögskolespåret.

6 Rapport bildarmöte Solviks fhs 131 Ordförande rapporterar från bildarmötet på Solviks folkhögskola. Köksrenovering under året har direktavskrivits och därmed påverkat resultatet. Verksamheten i övrigt har följt planen. En tillsammanskör har bildats under året och i kapellet har gemensamma gudstjänster med Byske församling och EFS-föreningar fortsatt. Klippenkamraterna Backen Fri till tro Vårt Budskap 132 Meddelas att förslag till Riktlinjer för Klippenkamraterna har skickats till Klippenstyrelsen. Dokumentet kommer att behandlas på Klippenkamraternas årsmöte och sen fastställas på EFS Västerbottens styrelsemöte i november. 133 Meddelas att EFS Västerbottens kansli har fått förfrågan om att hyra röda längans lokaler på EFS-gården Backen. Gården ägs av EFS Vasakyrkan och nuvarande hyresavtal går ut vid årsskiftet. Ordförande har svarat Vasakyrkan att det inte är aktuellt med en flytt av kansliet idag med avseende på ansträngd arbetssituation i avsaknad av distriktsföreståndare och nuvarande hyresavtal. 134 Styrelsen reflekterar över konferensen Fri till tro som genomfördes med Luleå Stift, EFS Norr- och Västerbotten i augusti. Styrelsen har också fått ta del av en utvärdering som sammanställts av ansvariga. 135 Matts Hägglund väcker frågan om hur effektivt tidningen används i offentliga lokaler? Idag trycks tidningen i ca 1800 exemplar, hur många exemplar är lägsta nivå? Ska vi jobba med QR-koder? Det är viktigt att säkerställa tidningens framtid. Styrelsen uppdrar till kommunikationsrådet att återkomma med en uppfattning i dessa frågor. 136 Medlemsutveckling Matts Hägglund väcker frågan om medlemsutveckling utifrån det som kommit fram i organisationsutredning och årsrapporter om minskat antal medlemmar. Vad gör vi åt problemet med medlemsminskningen? Varför är vi medlemmar? Styrelsen reflekterar över frågan. 137 Utsända handlingar Analys styrelsens föreningskontakt vt 2017 AU protokoll , Delegering i frånvaro av distriktsföreståndare Brev angående konfirmandläger 2018 EFS Vbn prognos 2017

7 EFS Vbn personalprotokoll , , EFS Vbn representation i samarbetskyrkokommittéer ER protokoll Gåvor Hållbart konfirmandarbete, svar, analys, förslag Integrationsprojekt, förstudie och delrapport Klippenkamraternas verksamhetsberättelse 16/17 Klippenkamraternas årsmöte , inbjudan KR protokoll Projekt London Salt Västerbottens styrelse protokoll Sammanträdesschema 17/18 ST protokoll ST kallelse Styrelsedygn program Stöcke missionshus, möte med Stöckebygdens utveckling förening Stöcke missionshus, möte med auktoriserad mäklare Utvärdering Fri till tro VR protokoll Avslutning 138 Ett tack framförs till styrelsevärd Zacke Liljemark. Sammanträdesdygnet avslutas med bön. Dag som ovan Eva S Bäckström sekreterare Hans Jakobsson ordförande Viktoria Holmström justerare