Adjungerade: Eva S Bäckström, ek Kristoffer Hedman, df

Transkript

1 EFS Västerbotten Protokoll ST Styrelsen EFS Sävar Närvarande: Marianne Berglund, Sävar Christina Bjerle-Johansson, Sävar Viktoria Holmström, Skellefteå Matts Hägglund, Flarken Hans Jakobsson, Ersmark Skellefteå Zakarias Liljemark, Umeå Jon Nilsson, Bergsbyn Karin Paulsson, Bjurholm Katrine Ruuth, Umeå Adjungerade: Eva S Bäckström, ek Kristoffer Hedman, df Inledning och öppnande Val av justerare Dagordning Föregående STprotokoll Ideologiskt samtal: Missionsstrategi kopplat till verksamhetsmål Mötesordförande Hans Jakobsson hälsar alla välkomna och inleder med text från Bibeln idag, vi använder bönekort och ber tillsammans. Sammanträdet förklaras öppnat. 30 att välja Jon Nilsson och Zakarias Liljemark att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. 31 att fastställa föreslagen dagordning med följande tillägg: - Val av ytterligare ombud till EFS riks årsmöte 32 att lägga protokollet till handlingarna. 33 Df inleder med att anknyta till den video styrelsen tog del av vid föregående sammanträde. Vad tar vi med oss till vårt eget sammanhang och vår verksamhetsplan? Styrs vår verksamhet av verksamhetsplanen eller blir den en checklista i efterhand? Styrelsen samtalar om verksamhetsplan för och detaljmålen för 2018 på lokal- och distriktsgemensam verksamhet. Målet med verksamhetsplaner är att arbeta för att stärka och utrusta föreningar och grupper så att Jesus blir känd, trodd, älskad och efterföljd. Nästa års redovisning av verksamheten bör inkludera uppföljning av delmålen för året. När nästa 3-årsplan görs är det viktigt att synliggöra att uppdraget sitter ihop med verksamheten.

2 Bokslut Ek redovisar förslag till EFS Västerbottens balans- och resultaträkningar för Balansomslutningen redovisas till 19,8 miljoner kr. Anläggningstillgångarna har ett bokfört värde på 7,1 miljoner kr där de nybyggda tvillingstugorna på Klippengården utgör 3,5 miljoner kr efter årets avskrivning. Omsättningstillgångarna är bokförda till 12,7 miljoner kr och av dessa utgör likvida medel 10,7 miljoner kr. Skulder och eget kapital består av balanserade resultat inklusive årets resultat på 7,2 miljoner kr, långfristiga skulder till 10,3 miljoner kr och kortfristiga skulder till drygt 2,3 miljoner kr. Omsättning bestående av gåvor, anslag och verksamhetintäkter uppgår till 22,8 miljoner kr. Kostnaderna uppgår till 22,7 miljoner kr där 19,5 miljoner avser personalkostnader. Resultatet före bokslutsdispositionerna redovisas till kr, vilket är ca 1,5 miljoner kr bättre än budgeterat. På grund av flera vakanta krets- och distriktstjänster är utfallet på personalkostnaden betydlig lägre än budgeterat. Efter planmässig avskrivning och ett finansiellt tillskott från värdepapper redovisas ett positivt resultat före bokslutsdispositioner med kr. Styrelsen föreslår årsmötet att ett uttag ur Offensiva fonden görs med kr att en avsättning till Offensiva fonden görs med kr att en avsättning till testamentsfonden görs med kr att en återföring görs av reserverade medel med kr att årets resultat 58 tkr balanseras i ny räkning Budget Ett längre samtal förs om ekonomirådets förslag på budget I förslaget har fastighetskostnaden på Klippengården utökats enligt Klippenstyrelsens underhållsplan för Styrelsen vill förändra förslaget och i stället lägga den utökade fastighetskostnaden till personalkostnader. Styrelsens förslag innebär ett gåvomedelsmål på 7,7 miljoner kr ett uttag ur kassakistan med max 1 miljoner kr där kr används till offensiva satsningar en balanserad budget för 2018 Styrelsen föreslår årsmötet att fastställa föreslagen budget.

3 Rapport bemanningsplan Df redogör för arbetsverktyget bemanningsplan och ger en ögonblicksbild av hur det ser ut idag samt hur det kan se ut En liten minskning på krets görs till förmån för distrikt och kansli. Utmaningen är att fylla vakanta tjänster fullt ut. Insamlingsstrategi 2017 Kapitalplaceringspolicy Ek redogör för EFS Västerbottens insamlingsstrategi för att anta föreslagen insamlingsstrategi för Ek redogör för dokumentet Riktlinjer för EFS Västerbottens kapitalplacering att anta dokumentet Riktlinjer för EFS Västerbottens kapitalplacering Verksamhetsberättelse Df redogör kort för föreslagen verksamhetsberättelse för Uppdras till informatör Lotten Markström att minska texten så att verksamhetsberättelsen blir luftigare och även kan ge plats för bilder och diagram. Samtal förs om en ny struktur på verksamhetsberättelse till kommande år där verksamhetsplanens mål speglas i texten. att efter föreslagna justeringar fastställa verksamhetsberättelsen för Verksamhetsplan Delmål 2018 Motion om integrationslotsar Svar från styrelsen 40 att fastställa delmålen för 2018 i verksamhetsplanen för Df föredrar förslag till svar på inkommen motion till EFS Västerbottens årsmöte. Df har kontaktat motionärerna för att få ett förtydligande i intentionerna. Styrelsen samtalar om motionen och formulerar sedan följande svar. Styrelsen håller med motionärerna i deras önskan att fler sammanhang i EFS ska ta steg för ökad integration i EFS verksamhet. Styrelsen gläds åt de exempel som finns runt om i distriktet där föreningar aktivt försöker bygga nya relationer med utlandsfödda. Genom Offensiva fonden har styrelsen bidragit till ett par lokala satsningar av denna

4 karaktär. Styrelsen vill tillsammans med internationella rådet och intresserade missionsföreningar jobba vidare med hur ett aktivt stöd för integrationsarbete kan se ut. Styrelsen uppmuntrar missionsföreningar att ta nästa steg i sitt integrationsarbete, det kan handla om att prioritera om egna resurser så att integrationsarbetet ryms eller att söka extra resurser. Utifrån styrelsens svar föreslås årsmötet att avslå motionen. Katrine Ruuth reserverar sig mot styrelsens svar. Utvärdering styrelsearbetet 42 Styrelseledamöterna gör med hjälp av några frågor en utvärdering av det gångna årets styrelsearbete. Val av två ombud till EFS riks årsmöte 5 juni Styrelsen har tidigare valt Hans Jakobsson till ombud för EFS Västerbotten vid EFS riks årsmöte AU föreslår Marianne Berglund som ytterligare ombud för EFS Västerbotten. ST 6 Ledamot till Verksamhetsutskottet Klippengården ordning och reda ST 6/2016 AU 13/2017 Klippenkamraterna 5/2017 Rapport Kretsöversikt att välja Marianne Berglund till ombud för EFS Västerbotten vid EFS riks årsmöte att välja Andreas Granlund, Östra Falmark, som ledamot i Verksamhetsutskottet. 45 Df redogör från ett möte med representanter för Klippengårdens styrelse enligt tidigare uppdrag från styrelsen. Gruppen fortsätter sitt arbete med förslag till nya stadgar, ett förtydligande och en struktur för vad som är Klippenstyrelsens ansvar och mandat, vilken typ av förening Klippenkamraterna är och eventuell anslutning till EFS riks. Distriktsstyrelsen uppmanas att fundera över vad EFS Västerbotten vill med Klippengården. att bifalla Klippenkamraternas önskan om medel till ett bastubygge. 46 Ek redogör för uppdaterad kretssammanställning med medlemsantal och föreningar per samt bemanning per dagens datum. Dokumentet ska ses som en ögonblicksbild när det gäller bemanningen. Medlemmar och föreningar vid årsslutet är hämtat från föreningarnas årsrapporter.

5 Nedlagda föreningar under 2016 (andra årsmötesbeslutet): Bjärten-Nordansjö, Bjurholm, 5 medlemmar (160116) Byske, 24 medlemmar (160206) Hällaström, Åsele, 4 medlemmar (160329) Öre, Nordmaling, 8 medlemmar (160310) Östervik-Norrby, saknas uppgift (160911). Rapport Fri till tro 47 Df rapporterar att anmälan nu är öppen och att det är gratis deltagande och bussresa. Styrelseledamöterna uppmanas att sprida information om inspirationshelgen i sina sammanhang. 48 Rapport gåvor 1702 Ek meddelar att gåvomedelsresultatet för januari och februari redovisas till kr varav kr avser enskilda gåvor. Beräknad budget för perioden är kr. Rapport EFS 49 Df redogör för pågående processer och kommande bönevecka. Rapport EFS Västerbotten AU 19 Övrig info Utsända/lämnade handlingar 50 Df redogör för processen med Hållbart konfirmandarbete, psykosocialt arbetsmiljöarbete och vakanser på kansliet samt kommande fortbildningsdagar. 51 Katrine Ruuth pålyser om träffen för smågruppsarbetet i Vasakyrkan 26/4 och träffen om hållbarhetsfrågor på Carlskyrkan den 27/4. 52 Protokoll: Styrelsen Arbetsutskottet Ekonomirådet Kommunikationsrådet Verksamhetsrådet Personalprotokoll , Klippenkamraternas styrelse Klippengården ordning och reda anteckningar Bibelfjäll styrgrupp

6 Rapporter: Förslag bokslut 2016 Förslag budget 2018 Gåvor 1702 Bemanningsplan Kretsöversikt Salt Västerbotten skickat flera motioner som gått till VR, avvakta till dk, hänvisa till andra org som jobbar med det. Övriga handlingar: Förslag verksamhetsberättelse 2016 Förslag verksamhetsplan, delmål 2018 Förslag svar på motion om integrationslotsar Utvärdering av styrelsens arbete Avslutning 53 Ordförande tackar avgående styrelseledamoten Katrine Ruuth för allt det arbete hon lagt ned som ledamot i styrelsen och andra uppdrag kopplade till detta. Katrine avgår formellt vid årsmötet 6/5. Ordförande tackar dagens styrelsevärd Marianne Berglund. Sammanträdet avslutas med bön. Dag som ovan Eva S Bäckström sekreterare Hans Jakobsson ordförande Zakarias Liljemark justerare Jon Nilsson justerare