EFS Västerbottens styrelse Videosammanträde Umeå/Skellefteå/Stockholm

Transkript

1 1 EFS Västerbottens styrelse Protokoll ST Videosammanträde Umeå/Skellefteå/Stockholm Närvarande: Astrid Sjöström, ordförande Johan Andersson Ulf Andersson Marianne Berglund Cathrine Eiderhäll Åke Hägglund Roger Lidman Anita Lundqvist Karin Paulsson Gunilla Stenberg Roland Wiklund Frånvarande: Håkan Holmlund Adjungerade: Monica Andersson, pch Eva S Bäckström, ech Kristoffer Hedman, df Inledning och öppnande Val av protokollsekreterare Val av protokolljusterare Godkännande av dagordningen 97 Styrelsens ordförande inleder med bön och förklarar sammanträdet öppnat. 98 att välja Eva S Bäckström till protokollsekreterare. 99 att välja Johan Andersson och Karin Paulsson att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 100 Föredragningslistan godkänns med följande justeringar och kompletteringar: - Förslaget att utöka Offensiva fonden avser ht 2012 och Årsmötesprotokollet behandlar under egen punkt, inte under rubriken utsända protokoll Föregående styrelseprotokoll och Styrelsen lägger protokollen till handlingarna.

2 2 Årsmötesprotokoll Kompletterande val till EFU 102 Styrelsen lägger protokollet till handlingarna. 103 Interna valberedningen föreslår att Håkan Holmlund väljs till en av styrelsens representanter i EFU. enligt förslaget. Kompletterande val till Vännäs samverkanskommitté. Pensionering Bernth Alexandersson Pensionering Kersti Karlsson Mottagande av uppsägning Anna Forslund Mottagande av uppsägning Johan Holmgren 104 PAU och LG föreslår att Kristoffer Hedman väljs att representera EFS Västerbotten i samverkanskommittén i Vännäs församling. enligt förslaget. 105 Bernth Alexandersson, präst i Tegskretsen samt i distriktets bönetjänst, fyller 67 år i juni. Bernths anställning upphör den Bernth varit anställd av EFS Västerbotten. 106 Kersti Karlsson, missionsinspiratör, fyller 65 år i juli. Kerstis anställning upphör Kersti varit anställd av EFS Västerbotten. 107 Från Anna Forslund, musiker i Carlskyrkan,, föreligger ett meddelande om uppsägning. Uppsägningen träder i kraft Anna har under våren övergått till en tillsvidaretjänst som kantor i Sävar församling. Anna varit anställd av EFS Västerbotten. 108 Från Johan Holmgren, präst i Bjurholmskretsen, föreligger ett meddelande om uppsägning. Uppsägningen träder i kraft då Johan övergår till en tjänst som komminister i S:t Örjans församling, Skellefteå. Johan varit anställd av EFS Västerbotten.

3 3 Mottagande av uppsägning Gustav Jacobson Mottagande av uppsägning Senitha Olsson Bemanningsplan 2013 PAU 113/ Från Gustav Jacobson, musik- och ungdomskonsulent i Skellefteå EFS, föreligger ett meddelande om uppsägning. Uppsägningen träder i kraft Gustav övergår till en tjänst i Pingstkyrkan, Skellefteå. Gustav varit anställd av EFS Västerbotten. 110 Från Senitha Olsson, utvecklingskonsulent på distriktsexpeditionen, föreligger ett meddelande om byte av tjänst. Den övergår Senitha till en tjänst som präst i Vasakyrkan, Umeå. Senitha arbetat som utvecklingskonsulent. 111 Pch föredrar det påbörjade arbetet med bemanningsplan som ska fastställas i september. Styrelsen bereds möjlighet att redan nu kommentera förslaget: att inte inrätta en blåsmusikkonsulenttjänst 25% i norra länsdelen att inte inrätta en missionsinpiratörstjänst 50% att inte bemanna diakontjänsten 50% på Norrlands universitetssjukhus samt ta bort den ur bemanningsplanen att uppdra till pch att tillfråga någon av kretsprästerna att ansvara för 10% prästtjänst i Vindelnkretsen Styrelsen kommenterar PAU s tankar om bemanningsplanen. att uppdra till df att redogöra för ett förslag där tjänster enligt bemanningsplanen kopplas samman med kostnaden för dessa tjänster att redovisning sker vid styrelsens sammanträde i september. Handlingsplan 2012/ Df presenterar ett förslag till handlingsplan som innehåller utskottens och rådens bidrag, kontinuerligt distriktsarbete samt nya verksamheter. att fastställa handlingsplanen enligt förslaget att redovisning av handlingsplan görs vid styrelsens sammanträde i juni 2013 att ny handlingsplan fastställs i september 2013 Genomlysningen Arbetsgrupp 113 Anita Lundqvist redogör för gruppens arbete och förslag. Uppdraget har varit att fundera över begreppet distriktet, om det behöver definieras för att lättare kommuniceras.

4 4 angående distriktsbegreppet Genomlysningen Arbetsgrupp angående resursanvändning att EFS Västerbottns expedition byter namt till EFS Västerbottens kansli att anställda och förtroendevalda i muntlig och skriftlig kommunikation ska sträva efter att använda sig av EFS Västerbotten i stället för distriktet att anta begreppen gemenskap- utbildning- utveckling för att förtydliga vad EFS Västerbotten har som huvuduppgifter att uppdra till df att jobba vidare med formuleringar och beskrivningar av begreppen. 114 Åke Hägglund redovisar gruppens arbete och förslag. Uppdraget har varit att se över hur vi använder våra resurser och hur vi kan ta tillvara, utveckla och kommunicera dem. att uppdra till df att jobba vidare med förslaget om ett tidsredovisningssystem att uppdra till df att jobba vidare med mötesstrukturen för att använda anställdas tid på rätt sätt och med repekt för frivilligas fritid Styrelsen noterar att resursanvändningen bör ses över när det gäller fastigheterna Roseniusgården och Klippengården. Offensiva fonden 115 Styrelsen har beviljat bidrag till olika projekt i fondens macrodel vilka överstiger budgeterade medel för 2012 och Ledningsgruppen menar att detta skapar svårigheter att inspirera föreningar till att söka medel ur Offensiva fonden samt att för styrelsen bevilja bidrag ur macrodelen och för ledningsgruppen att bevilja bidrag ur microdelen. LG föreslår styrelsen att till Offensiva fondens microdel avsätta ytterligare kr för 2012 och kr för att beviljade medel i fondens macrodel som överstiger budgeterade medel, fortsättningsvis inte berör microdelens budgeterade medel. att uppdra till EFU att förbereda frågan både när det gäller ytterligare avsättningar och fördelning macro- och microbidrag. Kommande sammanträden 116 Styrelsen repeterar och fastställer kommande sammanträden: Datum Plats Ansvariga 28-30/9 Strömbäcks Marianne Berglund

5 5 folkhögskola Johan Andersson 17/11 Skellefteå EFS Roger Lidman 26/1 Robertsfors församlingsgård 23/3 EFS Västerbottens kansli Gunilla Stenberg Monica Andersson Riktlinjer för EFS Västerbottens kapitalplacering 117 Styrelsen fastställde nya riktlinjer för kapitalplacering den 31 mars SEB, som förvaltar våra fonder, föreslår en mindre justering i texten kring vad lågrisk/alternativa placeringar ska avse. En anpassning till verkligheten. Förändring under punkt 5 Restriktoner: Av distriktets samlade likvida medel skall 4 miljoner finnas tillgängliga som rörelsekapital. Detta bör avstämmas i början av verksamhetsåret. Resterande likvida medel får placeras dels i aktiefonder med maximalt 30% och dels i sk lågrisk/ alternativa placeringar (räntefonder, strukturerade innehav, fastighets-, hedge- och valutafonder) med maximalt 70%. enligt förslaget. Läsprojekt Skytte 118 Styrelsen har mottagit slutrapport från Robertforskretsen för projektet Läsprojekt Skytte där Göran Berglund varit projektledare på 25%. Styrelsen lägger rapporten till handlingarna. Hemsidesprojekt Robertsforskretsen 119 Projektgruppen inom Robertsforskretsen önskar nästa år ett hemsidesprojekt som bland annat innebär att Göran Berglund tillsammans med föreningarna skapar en gemensam hemsida för kretsen. Tanken är även att en multimediapresentation tas fram för Roseniusgården. Styrelsen bekräftar det nya projektet inom ramen för tidigare beslutad omfattning och projekttid 25% Patrullriks Df meddelar att Göran Berglunds insats i ovan beskrivna hemsidesprojekt inom Robertsforskretsen är mindre än 25% tjänst och föreslår att Göran bereds tid för att vara lägerchef för Patrullriks 2014 som genomförs i Västerbotten. Kretsen är positiv till förslaget. Styrelsen bekräftar att EFS Västerbotten tillskjuter resurser i form av

6 6 Göran Berglund som lägerchef på Patrullriks 2014 inom ramen för tidigare beslutad omfattning och projekttid 25% Bokslut 2011 Din Bok i Umeå Gåvomedelsrapport jan-maj Styrelsen lägger rapporten, som finns på EFS Västerbottens webb-plats, till handlingarna. 122 Meddelas att under januari-maj har 2,45 miljoner kr samlats in till EFS Västerbottens arbete. Utfallet ligger 328 tkr under budget för Erfarenheten säger att om underskott uppstår under våren är det svårt att ta igen det innan årets slut. Strömbäcks folkhögskola Huvudmannamöte Bokslut 2011 Samarbetskyrkoträff ar 123 Roland Wiklund och ech återger samtalet under huvudmannamötet samt redogör utfallet för samverkanskortkurser och årsresultat. Skolan redovisar ett underskott på -683 tkr. 124 Meddelas att under maj månad har samarbetskyrkoträffar genomförts i Umeå och Skellefteå. Vid samlingarna har inbjudits representanter från föreningarnas styrelser och samarbetskyrkoprästerna i respektive samarbetskyrka. Behoven i de olika samarbetskyrkorna ser väldigt olika ut och det är inte självklart hur EFS Västerbotten kan stötta i de olika sammanhangen. Konstateras att det ändå är ett viktigt relationsskapande möte både mellan föreningarna och för samarbetskyrkoprästerna, samt att EFS Västerbotten har en viktigt funktion i att kalla till dessa träffar. Revisionsrapport för 2011 Nomineringskommitté för Stiftelsen Strömbäcks folkhögskola Nomineringskommittén för Stiftelsen Strömbäcks folkhögskola meddelar utfallet i val till styrelsen. Ny ledamot vald för 3 år är Johanna Björkman och omval 3 år Helena Karlsson. Sedan tidigare är Göran Isacsson och Katarina Jonsson valda 2011 för 3 år och Erik Lundgren, Katarina Glas och Jan-Erik Ögren valda 2010 för 3 år. Klippengården byggnationer 127 Johan Andersson redogör för Klippenkamraternas planer med nybyggnationer på Klippengården. Klippenkamraternas styrelse har

7 7 arbetat med några förslag från en arkitekt och även med möjligheten att flytta ett objekt till platsen. Klippenkamraternas styrelse önskar ett samtal om strukturen för Klippenkamraternas arbete. Styrelsen upplever att de sitter i kläm mellan Klippenkamraterna och EFS Västerbottens styrelse och därför finns tankar på att bilda en Klippenförening med ett tydligare handlingsutrymme. Styrelsen uppdrar till df och Johan Andersson att arbeta vidare med frågan om ledning och styrning och föreningsalternativ att presentera ett underlag till samtal vid ett kommande styrelsesammanträde att, om möjligt, plantera någon tanke om detta vid Klippenkamraternas årsmöte den 6 oktober Mobackens fastigheter 128 Ulf Andersson meddelar att det nu finns ett kontraktsförslag för behandling och att det förhoppningsvis finns ett beslut om Mobackens fastigheter till årsskiftet. EFS Västerbottens ledningsgrupp Bibelfjäll 129 Pch rapporterar från senaste sammanträdet. 130 Df rapporterar från Bibelfjälls arbetsutskott samt meddelar att till hösten kommer en ny grupp till Bibelfjälls folkhögskolekurs på SMUgården, vilket då är det tredje året i Bibelfjälls historia. 131 Utsända protokoll Sammanträde Datum Kommentar PAU VUR-n/ VUR-s /Klippen VUR-n/VUR-s Samtal om organisationen och vem som bestämmer lägerutbudet. 6 Salts representanter vill bara delta på två möten per år VUR-s IR

8 8 Klippenkamraterna Salt konstituerande Bibelfjälls styrgrupp Viktigt med satsning på annonsering och affischering då antalet gästnätter och lägerdeltagare minskat För kännedom Protokollen läggs till handlingarna. Avslutning 132 Df avslutar med ett bibelord, vi ber tillsammans. Dag som ovan Eva S Bäckström sekreterare Justeras: Astrid Sjöström Johan Andersson Karin Paulsson ordförande justerare justerare