Sammanträdesdatum 1 (7) Kyrkorådet

Transkript

1 Sammanträdesdatum 1 (7) Plats och Tid Sjöliden Beslutande Christoffer Nathanson, ordf Birgitta Schöllin Johan Broms Jenny Danielsson Gunilla Arbrink Britt-Marie Rasmussen Carl-Erik Roos Camilla Lien Kyrkoherde Hans Gårdh Ersättare Fritz Mannich Agneta Kling Per-Olov Johansson Föredragande Olivier Guillard /Kanslichef Ulf Boström / Kyrkogårdsföreståndare Åhörare Utses att justera Justeringens Plats och tid Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Gunilla Arbrink och Camilla Lien Sjöliden måndagen den 28 april 2014 Annika Ludvigsson Christoffer Nathanson Gunilla Arbrink Camilla Lien Paragrafer Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Kyrkorådet Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för nedtagand Pastorsexpeditionen, Sjöliden e Underskrift /Annika Ludvigsson/

2 Sammanträdesdatum 2 (7) KYRKORÅDET Innehåll 18 Sammanträdets öppnande Upprop och dagordning Val av ledamot att justera protokollet och tidpunkt för detta Rapporter Verksamhetsberättelse Årsredovisning Detaljplan Kyrkogård Detaljplan Kolvik K Arbetsgruppen medlemmar Tidsplan budget och verksamhetsplan Övriga frågor Avslutning... 7

3 Sammanträdesdatum 3 (7) 18 Sammanträdets öppnande Ordförande hälsade välkommen och förklarade sammanträdet öppnat. 19 Upprop och dagordning Ordförande förrättade upprop och dagordningen godkändes. 20 Val av ledamot att justera protokollet och tidpunkt för detta utse Gunilla Arbrink och Camilla Lien för justering av protokoll, samt justering sker måndag 28 april Rapporter Kyrkoherdens rapport; - Kristina Lethin är åter i tjänst efter sin föräldraledighet och arbetar 80 %. - Kerstin Bellander är anställd som ny Kyrkomusiker efter Björn Borseman och Susanne Gustafsson är anställd som ny Pedagog efter Eva Nordquist. Båda är anställda med 6 mån provanställning och Kerstin börjar den 23 juni och Susanne 11 augusti. - Enligt uppdrag av Kyrkorådets arbetsutskott kommer en fortsättning av Körskolan under ledning av Björn Borseman fortsätta vid tio tillfällen under hösten Sommarplaneringen pågår. Rapport Kyrkogården; - Två säsongsanställda arbetar över sommaren. Tre sommaranställda genom Värmdö Kommun arbetar tre veckor var. En vikarie är anställd under Emma Wedbergs föräldraledighet. - Utbildning av personal i små- och stora maskiner enligt Arbetsmiljöverket kommer ske under våren och hösten. - Provodling av perenner kommer ske för att eventuellt erbjuda det i gravskötselavtal. - Askgravplatsen kommer slutföras under våren.

4 Sammanträdesdatum 4 (7) Rapport om ekonomi: Kanslichefen redogjorde för ekonomin per : Likvida medel: tkr vara tkr på Nordea affärsgiro Summa lån: tkr Driftbudget: utfallet följer i stort sett budgeten. Nettointäkter från kyrkoavgiften (intäkter minus utjämningsbidrag) kommer att bli 100 tkr lägre än budgeterat, men intäkter för uthyrning av präst vid Ängsholmen samt lägre kostnader för konfirmandläger kommer att kompensera detta. Underbudget ser ut att kunna följas men det finns en viss osäkerhet för renovering av Klockstapeln, målning av Sjöliden och renovering av köket. Utdelning för prästlönetillgångar föreslås bli dubbelt så stor som budgeterat (2 x 557 tkr). Beslutet tas i stiftfullmäktige i Juni. I så fall kommer församlingen få en extra intäkt på 557 tkr. godkänna informationen. Större underhåll och investeringar: Kanslichefen informerar om större underhåll och investeringar för 2014 Klockstapeln Arbetet är beställt och kommer utföras maj-augusti 2014 Balkong Sjöliden Nedtagning av balkong är klar Bygglov från Värmdö Kommun för uppsättning av ny eller ändring av fasad är klar Ny balkong, beslut kvarstår, offerter tas Fönster Sjöliden Arbetet är beställt och kommer utföras i maj 2014 Målning Sjöliden Arbetet är beställt och kommer utföras maj juni 2014 Kök Sjöliden Arbetet är beställt och påbörjas maj 2014 Brandlarm Kyrkan, Bredband Sjöliden, Ljudanläggning Kyrkan kvarstår till hösten. Kyrkorådet diskuterar om en ny balkong ska sättas upp eller inte vid Sjöliden. Offerter måste tas för bägge alternativ för att ett beslut ska kunna tas.

5 Sammanträdesdatum 5 (7) uppdra åt förvaltningen att ta fram offerter för att sätta upp en ny balkong alternativt att göra en fasadändring på Sjösidan, samt i övrigt godkänna informationen. 22 Verksamhetsberättelse 2013 Kyrkoherden presenterar Verksamhetsberättelse för år 2013 och att det är ett bra dokument som speglar församlingens verksamhet under året. Ett förord kommer skrivas av Kyrkoherde Hans Gårdh. Kyrkorådet föreslår Kyrkofullmäktige besluta; till protokollet notera verksamhetsberättelse för år Årsredovisning 2013 Kanslichefen redogjorde ingående för årsredovisningen för år Årsredovisningen visar en underkott på 396 tkr som är främst relaterat till återköp av mark. Balansomsättningen uppgår till tkr. Revisorerna rapporterade vid möte med Kyrkorådets arbetsutskott vissa avvikelser och förbättringsområden: estreglementet måste ses över Dualitetsprincipen vid utbetalningar bör införas för att förstärka intern kontroll Ekonomisk uppföljning saknas i verksamhetsuppföljning Kyrkorådet föreslår Kyrkofullmäktige besluta att anta årsredovisning för år 2013, samt punkten förklaras omedelbart justerad 24 Detaljplan Kyrkogård Kanslichefen redogjorde om Detaljplan för utvigning av kyrkogården. Ett möte har ägt rum med kommunen där underlag för detaljplanen fastställdes. Församlingen var representerad av Johan Broms ( Kyrkogårdsutskottets ordförande), Christoffer Nathanson ( Kyrkorådets ordförande), Hans Gårdh ( Kyrkoherde), Ulf Boström ( Kyrkogårdsföreståndare) och Olivier Guillard ( Kanslichef).

6 Sammanträdesdatum 6 (7) Underlaget har överlämnats till nämnden i Värmdö Kommun. En utställning kommer presentera detaljplanen och därefter sker ett politiskt beslut. Detaljplanen beräknas vinna laga kraft under vinter 2014/2015. Därefter kan arbetet påbörjas. Detaljplanen ger förutsättning till framtida utvidgning av kyrkogården men också till förbättring av tillgänglighet, utbyggnad av verksamhetslokaler och allmän försköning av kyrkogården. Förvaltningen lägger förslag till planering av utförandet till Kyrkogårdsutskottet och även i samarbete med Kyrkorådets arbetsutskott och Kyrkorådet inom budgetram, samt godkänna informationen. 25 Detaljplan Kolvik K3 Förvaltningen har enligt beslut i Kyrkorådets arbetsutskott skickat en skrivelse till Peter Frej, ordförande i Samhällsplaneringsnämnden i Värmdö Kommun, underskrivet av Kyrkoherde Hans Gårdh och Kyrkorådets ordförande Christoffer Nathanson angående processen och risken att vår fastighet ( Hemmesta 29:1) undantas från detaljplansområdet. Förvaltningen väntar på besked från Värmdö Kommun. godkänna informationen. 26 Arbetsgruppen medlemmar En arbetsgrupp är bildad efter initiativ av Christoffer Nathanson ( Kyrkorådets ordförande) som aktivt skall öka inträdet i Värmdö församling under mandatperioden där Hans Gårdh ( kyrkoherden) är sammankallande. Det första mötet kommer äga rum den 8 maj och en rapport kommer i september. Christoffer Nathanson önskar gruppen Lycka till! godkänna informationen.

7 Sammanträdesdatum 7 (7) 27 Tidsplan budget och verksamhetsplan 2015 Kanslichefen presenterar förslag till tidsplan för budgetarbetet år 2015, Verksamhetsplan 2015 samt ansökan Kyrkoantikvarisk ersättning (KAE) godkänna tidsplanen budget Övriga frågor Det 7 maj är det utbildning för förtroendevalda i Värmdö kontrakt. Plats är Ingarö församlingsgård. Målgrupp är Kyrkoråd. Anmälan för deltagande till Annika Ludvigsson Carl-Erik Roos redogjorde från Arbetsgivarkonferensen den 8 april. Gunilla Arbrink redogjorde från Presidiekonferensen den 1-2 april. Kyrkoherden Hans Gårdh berättar hur Krisberedskapen fungerar i Värmdö Församling och att Stockholmspolisen och en polispräst anställd i Stockholms stift har direktnummer till Hans Gårdh och diakon Jenny Holmberg. Även samarbete med Värmdö Kommun finns Avslutning Kyrkorådets ordförande avslutade sammanträdet och tackade ledamöterna. Mötet avslutades kl.20.15