Frånvarande: Jon Nilsson, Bergsbyn. Adjungerade: Eva S Bäckström, ek Kristoffer Hedman, df

Transkript

1 EFS Västerbotten Protokoll ST Konstituerande styrelse EFS Ånäset Närvarande: Marianne Berglund, Sävar Christina Bjerle-Johansson, Sävar Rune Hedman, Bureå Matts Hägglund, Flarken Hans Jakobsson, Ersmark Skellefteå Eva Lundeborg-Karlsson, Strömbäck Karin Paulsson, Bjurholm Katrine Ruuth, Umeå Frånvarande: Jon Nilsson, Bergsbyn Adjungerade: Eva S Bäckström, ek Kristoffer Hedman, df Inledning Meddelande om utfall av styrelsevalet Ordförande Vice ordförande Protokollssekreterare Justerare 65 Marianne Berglund läser text från bönboken över Heliga Trefaldighets dag, I relationen synliggörs människan, blir person, får ett ansikte. Vi ber tillsammans. Kristoffer Hedman förklarar sammanträdet öppnat. 66 Styrelsen väljer df som interimistisk ordförande därefter meddelas att årsmötet för andra gången beslutat att minska antalet styrelseledamöter från 12 till 9 och därmed fastställt de nya stadgarna. Karin Paulsson har omvalts för en treårs period. Df påminner om styrelsens arbetsformer, styrelsens arbetsordning samt uppmanar ledamöterna att lämna in underlag för reseersättning. 67 att välja Rune Hedman till ordförande för styrelsen under verksamhetsåret 15/16. Valet sker med slutna sedlar. 68 att välja Marianne Berglund till vice ordförande för styrelsen under verksamhetsåret 15/16. Valet sker med slutna sedlar. 69 att välja Eva S Bäckström till sekreterare 70 att välja Rune Hedman och Christina Bjerle-Johansson att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll.

2 Dagordning Föregående styrelseprotokoll Fullmakt 71 Dagordningen fastställs med följande tillägg: Rapport Medvandrarprojekt 72 Föregående styrelseprotokoll läggs till handlingarna. 73 att befullmäktiga distriktsföreståndare Kristoffer Hedman ( ), ekonom Eva S Bäckström ( ) och administratör Margita Sundell ( ) för tiden t o m att två i förening utkvittera medel tillhörande EFS i Västerbotten på plusgiro, postkontor, bank, postens serviceenheter eller andra penninginrättningar att befullmäktiga Kristoffer Hedman och Eva S Bäckström att var för sig äga tillträde till bankfack för tiden t o m att befullmäktiga Margita Sundell och Eva S Bäckström att var för sig utkvittera rekommenderade brev och paket för tiden t o m Denna paragraf förklaras omedelbart justerad. Firmatecknare 74 att EFS i Västerbottens firma ska tecknas antingen av styrelsen i sin helhet eller av styrelsens ordförande Rune Hedman ( ) distriktsföreståndare Kristoffer Hedman ( ) och ekonom Eva S Bäckström ( ), två i förening, för tiden till och med Denna paragraf förklaras omedelbart justerad. Delegeringsregler 2015/ att för verksamhetsåret 2015/2016 fastställa följande delegeringsregler, utöver vad som anges i PM för EFS Västerbottens distriktsorganisation: Df (distriktsföreståndare) leder distriktets operativa och strategiska arbete för styrelsens räkning beslutar om anställningar inom ramen för fastställd budget och bemanningsplan beslutar om tjänstledigheter beslutar om gemensam fortbildning inom ramen för fastställd budget beslutar om lån till föreningar eller

3 motsvarande upp till 5 basbelopp beslutar om bidrag upp till 1 basbelopp beslutar om personallån upp till 2 basbelopp beslutar om inköp upp till 2 basbelopp Df kan delegera beslutsrätt. Alla beslut rörande anställningar, tjänstledigheter, bidrag och lån skall protokollföras i Ledningsgruppens personalprotokoll. Kapitalplacering Distriktsföreståndare och ekonom i förening äger rätt att enligt styrelsens dokument Riktlinjer för EFS Västerbottens kapitalplacering (ST 56/2015) handla med värdepapper på penningmarknaden. Utskott och råd 76 att välja utskott och råd enligt nedanstående lista att utskottet och råden inom sig väljer ordförande att utskottet och råden inom sig beslutar om vem som sitter för 1 år respektive 2 år: AU ER VR KR IR Arbetsutskottet Rune Hedman styrelsen Bureå Marianne Berglund styrelsen Sävar Karin Paulsson styrelsen Bjurholm Ekonomirådet Hans Jakobsson styrelsen Ersmark Ske-å Helene Hedman Umeå Christer Lindgren Skellefteå Verksamhetsrådet Christina Bjerle-Johansson styrelsen Sävar Katrine Ruuth styrelsen Umeå Mats Lindberg Ursviken Gunilla Stenberg Åkullsjön Emil Djärf Oskar Eriksson Umeå Lillkågeträsk/ Umeå Kommunikationsrådet Matts Hägglund styrelsen Flarken Lena Björkman Täfteå Evelina Miderfjäll Holmsund Peter Lundström Djäkneboda Internationella rådet Eva Lundeborg-Karlsson styrelsen Strömbäck Mats Bohman Umeå Birgit Hedman Umeå

4 Åke Hägglund Svarttjärn Kersti Karlsson Kåge Styrelsen uppdrar till interna valberedningen att, om möjligt, komplettera VR med ytterligare en ledamot från norra länsdelen till kommande sammanträde. Klippenkamraterna Distriktsmissionsombud Ledamöter till Luleå stifts samrådsgrupp för internationella frågor Ledamot i AFFI Sensus Norra Norrlands årsstämma 2016 Stiftelsen Solviks folkhögskola Nomineringskommitté Stiftelsen Strömbäcks folkhögskola Nomineringskommitté 77 att välja Johan Andersson till styrelsens representant i Klippenkamraternas styrelse för ett år, samt Jon Nilsson som kontaktperson. 78 att välja Torbjörn Arvidsson, Umeå till missionsombud för södra länsdelen att välja Kersti Karlsson, Kåge till missionsombud för norra länsdelen. 79 att välja Mats Bohman, Umeå och Kersti Karlsson, Kåge till ledamöter i Luleå stifts samrådsgrupp för internationella frågor. 80 att välja Håkan Lundberg, Jörn till ledamot i AFFI (Luleå stifts Arbetsgrupp för flykting och invandrarfrågor). 81 att välja Hans Jakobsson, Ersmark Skellefteå, till representant till Sensus Norra Norrlands årsstämma. 82 att till nomineringskommittén för val av styrelse för Stiftelsen Solviks folkhögskola utse: Rune Hedman, (smk) Bureå för 2 år Anita Lundqvist, Boliden för 1 år 83 att till nomineringskommittén för val av styrelse för Stiftelsen Strömbäcks folkhögskola utse: Berit Öberg, Umeå för 1 år Styrelsen uppdrar till interna valberedningen att komplettera nomineringskommittén med en sammankallande person som sitter på

5 två år. Stiftelsen Solviks folkhögskolas huvudmannamöte Stiftelsen Strömbäcks folkhögskolas huvudmannamöte Folkrörelsearkivets styrelse 84 att till distriktsrepresentanter på huvudmannamöte för Stiftelsen Solviks folkhögskola utse: Kristoffer Hedman, Jon Nilsson, Bergsbyn och Rune Hedman, Bureå. 85 att till distriktsrepresentanter på huvudmannamötet för Stiftelsen Strömbäcks folkhögskola utse: Eva S Bäckström, Marianne Berglund, Sävar och Karin Paulsson, Bjurholm. 86 att välja Lars-Olov Sjöström, Holmsund som ledamot i styrelsen för Folkrörelsearkivet. Ägarrepresentant i Din Bok i Umeå AB 87 att välja Rune Hedman, Bureå att vara ägarrepresentant vid bolagsstämman i Din Bok i Umeå AB samt övriga sammanträden där ägare kallas. Samarbetsrådet EFS-Svenska kyrkan i Luleå Stift 88 att välja följande personer till samarbetsrådet EFS Svenska Kyrkan i Luleå stift: Ordinarie ledamöter Kristoffer Hedman EFS Västerbotten Anita Lundqvist Boliden Hans Jakobsson Ersmark, Skellefteå Suppleanter Åke Hägglund Svarttjärn Representanter i lokala samarbetskommitéer, samarbetsråd och samverkansråd EFS- Svenska kyrkan 89 Styrelsen uppdrar till ledningsgruppen att utse representanter i lokala samarbetskommitéer, samarbetsråd och samverkansråd i EFS-Svenska kyrkan. 90 Bibelfjälls styrgrupp att utse Kristoffer Hedman och Jon Nilsson till representanter i Bibelfjälls styrgrupp.

6 Kontaktperson Norrlands Universitetssjukhus (NUS) Eventuella ärenden från årsmötet Styrelseledamot i konferenskommittén 2016 Insamlingsstrategidokument 2015 AU 69 Reviderat PM för distriktskonferens AU att välja Torbjörn Arvidsson till kontaktperson för sjukhuskyrkan på Universitetssjukhuset i Umeå. 92 Styrelsen konstaterar att inga ärenden finns från årsmötet. 93 Till ledamöter i konferenskommittén 2016 ska väljas en representant från Salt Västerbotten och en från EFS Västerbotten. att välja Jon Nilsson som representant från EFS Västerbotten, under förutsättning att han tackar ja till uppdraget. 94 Ek föredrar en uppdaterad version av insamlingsdokumentet, där utfallet för 2014 redovisas samt att dokumentet anpassats till den insamlingsbudget som antagits för år att anta dokumentet Insamlingsstrategi EFS Västerbotten för år Styrelsen har uppdragit till Anita Lundqvist och Anna-Maria Niemann- Björk att se över PM för distriktskonferens Df redogör för det förslag till reviderat PM som framställts. Styrelsen för ett samtal om förslaget och uppdrar till df att göra vissa korrigeringar. att anta PM:et efter gjorda korrigeringar. Df menar att distriktskonferensen 2016 kan komma att ha en jubileumsprägel med anledning av att EFS utlandsmission firar 150 år och EFS-anställda har då genomfört en resa till Etiopien. EFS senaste två konferenser har behandlat orden älskad och rustad och till 2016 återstår ordet sänd. Offensiva fonden Bibelfjäll: Elisabet Svedberg ST 153/2014 Bilaga rapport 96 Ht 2014 startades projektet EFS i Tärna/Hemavan med utvecklat samarbete kring bibelskolan Bibelfjäll. Elisabet Svedberg har arbetat 50% i projektet. Df har sökt en samverkanslösning med Skellefteå och Umeå pastorat samt skickat in ansökningar om ekonomiskt stöd till Luleå Stift. Detta har inte resulterat i några ekonomiska medel för hösten 2015 ännu, och arbetet med fortsatt samverkan och bidrag fortgår inför 2016.

7 Df föreslår styrelsen att bevilja medel ur Offensiva fonden till en förlängning av projektet för andra halvan av att bevilja medel ur Offensiva fonden för en fortsättning av projektet med 50% för andra halvan av år 2015, upp till kr. Bemanning 2016 ST 49 AU Df presenterar en summerad bemanningsplan som visar på neddragningar på krets-, distriktsgemensamma- och kanslitjänster för Den skriftliga bemanningsplanen kommer att i sin helhet redovisas vid styrelsen sammanträde i september. Styrelsen har gett df i uppdrag att i första hand omfördela tjänsterna för att, om möjligt, undvika uppsägningar. Detta har df gjort vilket innebär förändrade kretsarbetsområden samt att vakanta tjänster och kommande pensioneringar inte ersätts fullt ut. Även kretsarnas ekonomiska bärighet och omfattning av aktivitet har varit vägledande. Förslaget innebär att kretstjänster kommer att minska med 1,45 tjänster, distriktsgemensamma tjänster med 0,35 och kanslitjänster med 0,25 tjänster. Styrelsen bejakar df s tankar om förändrad bemanningsplan. Styrelsen beslutar att uppdra till df att verkställa föreslagen förändring av bemanningsplan Styrelsen avsätter en stund för bön över arbetet med EFS Västerbottens bemanningsplan. Datum för årsmöte att EFS Västerbottens årsmöte 2016 förläggs i Robertsfors lördag 23 april. Styrelsens sammanträdesdatum vt om följande datum och värdar för vt 2016: Lördag 13/2, Sävar, Christina Bjerle-Johansson Lördag 19/3, Ånäset, Matts Hägglund Lördag 23/4, Robertsfors efter årsmötet, Ledningsgruppen Tisdag 7/6, Videosammanträde, Ledningsgruppen Utvärdering av årsmötet Meddelande om tjänster 100 Df uppmanar samtliga ledamöter att skicka erfarenheter och kommentarer om årsmötet till Rune Hedman för kännedom. 101 Meddelas att, Per Nilsson, vaktmästare i Grisbackakyrkan, Umeå, lämnat sin tjänst i samband med pensionering

8 Per Nilsson Hanna Lindholm Per Bäckman Hans Eriksson Anna Näslund Hanna Lindholm, musiker i Bergsbykyrkan, Skellefteå lämnat sin tjänst Per Bäckman, diakoniassistent i Ersmarkskyrkan, Umeå, lämnat sin tjänst Hans Eriksson, vaktmästare i Sörbölekyrkan, Skellefteå, lämnar sin tjänst Anna Näslund, konsulent i Skellefteå missionsförening, lämnar sin tjänst Styrelsen mottar beskeden om att Per Nilsson, Hanna Lindholm, Per Bäckman, Hans Eriksson och Anna Näslund lämnat, respektive kommer att lämna, sina tjänster och uttrycker sitt tack för den tid de arbetat för EFS i Västerbotten. Anna Evertsson Johannes Dencker Magnus Soräng Jörgen Klingstedt Staffan Lindström Meddelas att, Johannes Dencker, samarbetskyrkopräst i Grisbackakyrkan, Umeå, lämnat sin tjänst i september 2014 Jörgen Klingstedt, samarbetskyrkopräst i Mobackenkyrkan, Skellefteå, lämnat sin tjänst i februari 2015 Styrelsen mottar beskeden om att Johannes Dencker och Jörgen Klingstedt lämnat sina tjänster och uttrycker sitt tack för den tid de arbetat i Grisbackakyrkan, Umeå och Mobackenkyrkan, Skellefteå. Meddelas att, Anna Evertsson, samarbetskyrkopräst i Solbackakyrkan, Holmsund, börjat sin tjänst i januari 2015 Magnus Soräng, samarbetskyrkopräst i Grisbackakyrkan, Umeå, börjat sin tjänst i februari 2015 Staffan Lindström, samarbetskyrkopräst i Mobackenkyrkan, Skellefteå, börjat sin tjänst i juni 2015 Styrelsen mottar beskeden om att Anna Evertsson, Magnus Soräng och Staffan Lindström börjat sina tjänster i Solbackakyrkan, Grisbackakyrkan och Mobackenkyrkan och välkomnar dem till dessa tjänster. Rapport föreningskontakter vt 2015 Bilaga ST 17 Rapport Lutherjubileum Rune Hedman läser upp den sammanfattning han gjort utifrån inlämnade rapporter från de föreningskontakter som genomförts av ledamöter under våren. Sammanfattningen biläggs protokollet. 103 Df meddelar att år 2017 är det 500 år sedan reformationen. Biskop Hans Stiglund har meddelat att det kommer att bli ett stort firande i den världsvida lutherska kyrkan. Biskopens önskan är en stiftsfest för alla kyrkans folk i Luleå stift i augusti Df menar att då bör EFS Västerbotten överväga att ställa in distriktskonferensen för att

9 möjliggöra delaktighet i stiftsfesten i stället. Rapport Kretsöversikt vt 2015 Rapport gåvor 5 månader 104 Df redogör för uppdaterad kretssammanställning vt Ek meddelar att gåvomedelsresultatet för januari-maj 2015 har utfallit med kr varav kr avser enskilda gåvor. Beräknad budget för perioden är kr vilket innebär att utfallet är kr under budget. Rapport Strömbäcks huvudmannamöte 106 Karin Paulsson redogör för det huvudmannamöte som genomfördes den 6 maj. Samtliga huvudmän var representerade. Rektor Lars Johansson redogjorde för skolans utmaningar och glädjeämnen. Rapport Din Bok 107 Rune Hedman rapporterar om möten som varit. Rapport EFS 108 Df meddelar att årskonferensen nu genomförts med hjälp av många frivilliga händer, att han invalts i Ideellt Forums styrgrupp samt om nyrekryteringar i distriktsföreståndargruppen. Rapport EFS i Västerbotten 109 Df meddelar att han närvarit vid Bibelfjälls femårsjubileum, där det var mycket bra uppslutning av före detta elever och god stämning, samt för kommande fortbildningsdagar i Sverige och Etiopien. EFS organisationsutredning 110 Hans Jakobsson, som numera sitter i riks organisationsutredningsgrupp, informerar om det löpande arbetet med utredningen och det material som kommer att skickas ut till styrelseledamöterna. Styrelsen ges möjlighet att kommentera dokumentet inför arbetsgruppens träff den18/8 och uppmanas att skicka eventuella synpunkter till Hans.

10 Medvandrarprojekt ST Från Salt Västerbottens styrelse har inkommit en önskan om att få prova Salt riks medvandrarmaterial tillsammans med EFS Västerbottens styrelse. Tanken bakom materialet är att man träffar en person av samma kön som en själv, under tre tillfällen för att dela tro och liv med varandra. Önskemålet är också att man ska vara från olika generationer för att på detta sätt stärka vårt utbyte med varandra. Meddelas att Hans Jakobsson och Christina Bjerle-Johansson påbörjat kontakter med representanter från Salt Västerbotten. 112 Bilagda dokument: ST AU KR VR-Klippen VR IR Samarbetsrådet Luleå Stift Årsberättelse Sjukhuskyrkan Skellefteå Df uppmanar styrelseledamöter i råden att uppmärksamma AU på paragrafer i rådens protokoll som gäller ärenden till styrelsen, så att detta kan beredas i AU. Avslutning 113 Sammanträdet avslutas med bön. Dag som ovan Eva S Bäckström sekreterare Marianne Berglund ordförande Christina Bjerle-Johansson justerare Rune Hedman justerare