EFS Vasakyrkan, Umeå

Transkript

1 EFS Västerbotten Protokoll ST EFS Vasakyrkan, Umeå Närvarande: Marianne Berglund, Sävar Christina Bjerle-Johansson, Sävar Viktoria Holmström, Skellefteå Hans Jakobsson, ordförande, Ersmark Skellefteå Zakarias Liljemark, Umeå Jon Nilsson, Bergsbyn Karin Paulsson, Bjurholm Malin Åström, Umeå Frånvarande Matts Hägglund, Västerhaninge Adjungerade: Eva S Bäckström, ekonom (ek) Inledning Val av justerare Godkännande av dagordning Föregående styrelseprotokoll Ideologisk fråga: Årsmötet i Robertsfors 21/4 Verksamhetsberättelse Ordförande Hans Jakobsson hälsar alla välkomna och förklarar sammanträdet öppnat. Malin Åström läser ur Tomas Sjödins bok: Jag lutar åt Gud Vi kan inte göra några stora saker, bara små saker med stor kärlek. Vi ber över ämnen i vår bönelåda. 30 att välja Zakarias Liljemark att tillsammans med mötesordförande justera dagens protokoll. 31 Dagordningen fastställs med följande tilläggsärenden: - Nedlagda föreningar och medlemmar - PM EFS Västerbotten gällande Klippenkamraterna 32 Styrelsen går igenom protokollet från , protokollet läggs därefter till handlingarna. 33 Styrelsen för ett samtal om hur årsmötet i Robertsfors ska genomföras och fördelar arbetsuppgifter mellan de inblandade. Missionsföreståndare Kerstin Oderhem kommer att vara med under eftermiddagen. 34 Ordförande redogör för föreslagen verksamhetsberättelse för Texten har i år kompletterats med uppföljning av målen enligt verksamhetsplanen för 2017.

2 AU 38 Bokslut 2017 ER (Ekonomirådet) 5 att fastställa verksamhetsberättelsen för Ek redovisar förslag till EFS Västerbottens balans- och resultaträkningar för Balansomslutningen redovisas till 20,3 miljoner kr. Tillgångar Anläggningstillgångarna avser utlånade medel till EFS-föreningar och anställda (2,6 milj kr) samt de nybyggda fastigheterna på Klippengården (3,4 milj kr). De korta tillgångarna består av kundfordringar, fordran skatteverket, interima fordringar samt likvida medel och kortfristiga placeringar (14,3 milj kr). Skulder och eget kapital Skulder och eget kapital består av balanserade resultat inklusive årets resultat (7,3 milj kr), Testamentsfond (6,5 milj kr efter årets avsättning), Offensiva fonden (1,6 milj kr efter årets avsättning), interna fonder, inlånade medel från föreningar och privatpersoner samt leverantörsskulder och olika personalanknutna skulder (4,9 milj kr). Intäkter och kostnader Omsättning bestående av gåvor, anslag och verksamhetintäkter uppgår till 22,9 miljoner kr. Kostnaderna uppgår till 22,1 miljoner kr där 19,5 miljoner avser personalkostnader. Resultatet före bokslutsdispositionerna redovisas till kr vilket är ca 2 miljoner kr bättre än budgeterat. På grund av flera vakanta krets- och distriktstjänster är utfallet på personalkostnaden betydlig lägre än budgeterat. Efter planmässig avskrivning och ett finansiellt tillskott från värdepapper redovisas ett positivt resultat före bokslutsdispositioner med kr. Styrelsen föreslår årsmötet att ett uttag ur Offensiva fonden görs med kr att en avsättning till Offensiva fonden görs med kr att en avsättning till testamentsfonden görs med kr att årets resultat 60 tkr balanseras i ny räkning Klippengårdens underhållsplan ER 6 36 Ordförande redogör för Klippengårdens senaste underhållsplan för åren 2018 och Planen gäller renoveringsbehovet i den s.k. storstugan. Under hösten 2018 vill Klippenstyrelsen ersätta nuvarande duschar i källarplanet med nya duschar på övre plan, där det idag helt saknas duschar. Duscharna byggs i nuvarande toalettutrymmen och i nära

3 anslutning till flertalet rum till en kostnad av kr. Styrelsen har vid sitt sammanträde beviljat kr enligt en tidigare förfrågan gällande renovering av duscharna i källarplanet. Under hösten 2019 vill Klippenstyrelsen renovera köket i storstugan genom att skapa ett separat diskrum och ett beredningskök inom befintliga väggar. Ett detaljerat förslag kommer att tas fram under våren 2018, kostnaden för köksrenoveringen beräknas ligga i storleksordningen kr. Styrelsen noterar att ett längre samtal förts i ekonomirådet som konstaterar att renoveringskostnaderna under en kort tid tydligt kommer att påverka distriktets likviditet och att det är viktigt att distriktet når gåvomedelsmålen för de kommande åren. Eftersom det just nu finns en grupp villiga och kunniga ideella personer som erbjuder sig att genomföra dessa renoveringar ställer sig ekonomirådet positiva till att EFS Västerbotten använder sig av den möjligheten. att bevilja ytterligare kr, totalt kr, till nybyggnation av duschar på storstugans övre plan under hösten att, under förutsättning att Klippenkamraterna redogör för kostnadskalkyl och ritningar, bevilja köksrenoveringen med upp till kr under hösten Verksamhetsplan 2019 ST 5 Budget 2019 ER 7 37 Styrelsen korrigerar sitt föregående förslag till årsmötesbeslut (ST ) gällande verksamhetsplanen för , att gälla endast år Styrelsen föreslår årsmötet att fastställa verksamhetsplan med delmål för Ek redogör för ekonomirådets förslag till budget En inriktning för gåvomedel är att det ska grundas på de senaste årens gåvomedelsutfall samt att uttaget ur överlikviditeten ska fasas ut. De senaste åren har dock överlikviditeten ökat då bemanningen varit lägre än budgeterat. För 2019 har en beräkning gjorts på 18,15 nettotjänster inklusive löneökningar enligt avtal, och utifrån detta underlag har personalbidrag och personalkostnad räknats fram (18,10 för 2018). Med en verksamhet i ungefär samma omfattning som idag, en avskrivning på tvillingstugorna på Klippengården och storstugans renovering under 2018 och 2019 samt med ett beräknat tillskott på finansiella medel beräknas ett resultat före bokslutsdispositioner på kr. Ekonomirådet föreslår att budgeterade kostnader för offensiva

4 satsningar tas ur Offensiva fonden samt att 1,4 miljoner kr får användas ur kassakistan för att delvis täcka upp ett beräknat underskott. Styrelsen föreslår årsmötet ett insamlingsmål på 7,7 miljoner kr ett uttag ur kassakistan med 1,4 miljoner kr att fastställa en underbalanserad budget för 2019 Budget inriktning 2020 ER 8 39 Ekonomirådet meddelar att de senaste tre åren har utfallet på gåvor varit i snitt 7,7 miljoner kr. Den fortsatta satsning som EFS Västerbotten gör på Klippengården genom att nu renovera stora delar av storstugan, bör generera ett ökat intresse för att stödja den distriktsverksamhet som bedrivs både på Klippengården men också i övriga delar av distriktet. Ekonomirådet föreslår en inriktning på 7,8 miljoner kr för Den pågående planen för EFS Västerbottens uttag ur kassakistan, är att den ska minska så att verksamhetens intäkter ska bära verksamhetens kostnader utan andra tillskott. De stora renoveringarna under på Klippengården kommer att ta en stor del av EFS Västerbottens överlikviditet. Under 2020 kommer fastighetskostnader på Klippengården att återgå till normalt underhåll. Ekonomirådet beräknar ett underskott före bokslutsdispositioner till 1 miljon kronor. Den offensiva fonden, som är en del av uttaget, föreslås ligga i samma nivå som år Nordmalingsfonden (Berglundska) ER 9 40 EFS Västerbottens styrelse har vid sitt sammanträde beviljat kr från Nordmalingsfonden (Berglundska) för reparation och målning av fasaden på Levar EFS bönhus i Nordmalingskretsen. Arbetet påbörjades sommaren 2017 och föreningen beräknar att den slutförs under sommaren Från EFS Levar har inkommit en förfrågan om ytterligare medel ur Nordmalingsfonden då det tillkommit kostnader i samband med reparationerna. I fonden finns idag kr förutom beviljade kr. Ekonomirådet föreslår styrelsen att EFS Levar får återstående medel i Nordmalingsfonden (Berglundska) till att renovera bönhuset. att bevilja återstånde medel i Nordmalingsfonden (Berglundska) kr, till EFS Levar och föreningens kostnader för reparation och målning av bönhusets fasad. Insamlingsstrategi Ek redogör för EFS Västerbottens insamlingsstrategi för 2018 och dess betydelse i insamlingsarbetet.

5 ER 13 Kapitalplaceringspolicy 2018 ER 14 Rapport bemanningsplan 2019 AU 37 att anta föreslagen insamlingsstrategi för Styrelsen går igenom dokumentet Riktlinjer för EFS Västerbottens kapitalplacering. att dokumentet Riktlinjer för EFS Västerbottens kapitalplacering antas utan förändringar. 43 Ek redogör för kansliets förslag till bemanningsplan Planen ligger i nivå med de senaste åren och ligger som en del av föreslagen budget. Samtal förs om vilka tjänster som finns i planen och vilka personer som idag innehar tjänsterna. Konstateras att knappt 42 tjänster fördelas på ca 60 personer. Styrelsen fastställer bemanningsplanen för Rapport gåvor jan-feb Ek meddelar att gåvomedelsresultatet för januari och februari redovisas till kr. Från föreningar inkom kr och från enskilda kr. Av enskilda gåvor avser minnesgåvor till Salt Västerbotten. Rapport EFS LG Rapport från Göran Berglund, EFS Västerbottens representant i EFS riks ledningsgrupp. Rapport EFS Vbn Tärna församling Londonresa Distriktskonferens Nära Jesus Meddelas att nytt avtal är på gång med Tärna församling och köp av tjänst 40% för perioden EFS Västerbottens inspirationsresa till London och den anglikanska kyrkan har samlat en grupp på personer i blandade åldrar och kön, anställda och ideella. Marianne Berglund och Zakarias Liljemark redogör för planerade seminarier och övrigt upplägg av konferensen. att fastställa temat för distriktskonferensen Nära Jesus till På djupt vatten, med olika underrubriker.

6 Nedlagda föreningar 2017 (beslut två) 47 Ek meddelar nedlagda föreningar under 2017 (andra beslutet). Antal föreningsmedlemmar hämtat från föreningarnas årsrapporter: - Baggård-Ledusjö, Nordmalingskretsen, 12 medlemmar - Hökmark, Lövångerskretsen, 8 medlemmar - Renström, Jörn-Bolidenkretsen, 8 medlemmar - Röbäck, Tegskretsen, 12 medlemmar PM För EFS Västerbottens utskott och råd: Klippenkamraterna Utsända handlingar Avslutning 48 Meddelas att Klippenkamraternas styrelse har synpunkter på texten om hur Klippenkamraternas uppdrag ska utformas. Styrelsen uppdrar till Hans Jakobsson att kontakta Klippenkamraternas ordförande i frågan. Hans har även fått en inbjudan till ett byggmöte med representanter ur Klippengårdens styrelse och byggruppen, angående kommande renoveringar på Klippengården. 49 Protokoll Styrelsen Arbetsutskottet Ekonomirådet Kommunikationsrådet Internationella rådet Ledningsgruppens personalprotokoll Bibelfjälls styrgrupp Distriktskonferens NJ Rapporter Gåvor Bemanningsplan 2019 Offensiva fonden Övrigt Verksamhetsberättelse 2017 Verksamhetsplan 2019 Bokslut 2017 Budget 2019, inriktning 2020 Insamlingsstrategi 2018 Kapitalplaceringspolicy 2018 Rapport från EFS riks LG Marianne Berglund avtackar avgående ledamöterna Malin Åström, Karin Paulsson och Matts Hägglund (i sin frånvaro). Ett tack framförs till styrelsevärd Malin Åström och sammanträdet avslutas.

7 Dag som ovan Eva S Bäckström sekreterare Hans Jakobsson ordförande Zakarias Liljemark justerare