Scialnämndens vårbkslut 1
Nuläge Verksamhet Nämnden ansvarar för kmmunens verksamhet för persner med funktinsnedsättning, individ- ch familjemsrg samt arbetsmarknadsfrågr. Inm dessa mråden ger scialnämnden insatser i frm av råd, service ch stöd till barn, ungdmar ch vuxna samt familjer. Nämnden arbetar med myndighetsutövning sm styrs av flera lagar, till exempel lagen m stöd ch service till vissa funktinshindrade (LSS), scialtjänstlagen (SL), lagen med särskilda bestämmelser m vård av unga (LVU ch lagen m vård av missbrukare (LVM). Huvudsaklig verksamhet Scialnämndens verksamhet frtlöper i stra delar enligt plan. Fkus i arbetet ligger på nämndens åtaganden: Uppnå gd kvalitet i barn- ch ungdmsverksamheten ch Uppnå gd kvalitet inm berendeverksamheten Dck finns ett antal mråden sm avviker från plan ch får påverkan på den huvudsakliga verksamheten. Köpt vård Kstnaderna för köpt vård är i nivå med budget för berendeverksamheten ch för barn ch unga, däremt är de höga inm enheten för funktinsstöd. Det finns för närvarande ett par pågående, kstsamma externa placeringar till följd av bland annat brukare med mfattande vårdbehv. Myndighetsavdelningen ch utföraravdelningen samverkar kring tänkbara lösningar på hemmaplan i frågan ch det pågår ett arbete med att ta fram rutiner för säkerställande av mer effektiva arbetssätt kring liknande situatiner. Förvaltningen har identifierat en grupp ungdmar med grv kriminalitet, missbruk ch neurpsykiatrisk prblematik, en grupp sm ckså genererar placeringskstnader. Om inte särskilda åtgärder vidtas finns risk att denna grupp ungdmar återfinns inm vuxenenheten ch LVM-vården för en lång tid framöver. Ett tänkbart alternativ för några av ungdmarna i denna grupp är kmmunens nystartade ungdmsbende. Lösningarna på hemmaplan för vuxna missbrukare är prblematisk då de öppna insatserna sm scialförvaltningen erbjuder är begränsade samt att det finns en köprblematik till bendet på Grindgatan. I jämförelse med andra jämförbara kmmuner har Alingsås betydligt lägre kstnader för öppna insatser ch betydligt högre kstnader för 2
institutinsvård. En översyn av scialnämndens berendeverksamhet pågår ch kmmer att vägleda nämnden i det frtsatta arbetet. Dck kmmer det krävas investeringar i de öppna insatserna för att på sikt minska kstnaderna för köpt vård. Arbetet har påbörjats genm att ett LVM-förebyggande team har inrättats sm arbetar på liknande sätt sm nämndens fältsekreterare. Syftet med LVM-teamet är att på sikt minska vuxnas missbruk ch därigenm förebygga behvet av LVM-vård. Förvaltningen arbetar även med att på sikt att hitta andra alternativ till köpta placeringar såsm exempelvis att arbeta mer mt familjehem ch att förstärka det förebyggande arbetet. Sm en del i detta arbete har förvaltningen rekryterat ytterligare en familjehemssekreterare. Samverkan ch samrdnande insatser kring den enskilde (SIP) 1 En viktig kvalitetsaspekt är att det finns en helhetssyn ch en samrdning vårdgivare emellan vad gäller insatser till den enskilde. SIP:ar görs idag inte i den mfattning sm lagen kräver. Här krävs det frtsatta ansträngningar för att få till en väl fungerande samverkan mellan kmmunen, sjukvården ch primärvården. För att öka antalet SIP:ar pågår ett arbete för att öka kunskapen ch medvetenheten inm förvaltningen. Antalet SIP:ar mäts månatligen inm förvaltningen ch redvisas till nämnd. Ökat antal rsanmälningar Antalet rsanmälningar har stadigt ökat sedan 2013. 2014 skärptes ckså lagstiftningen vad gäller skyddsbedömning vid anmälan sm gäller barn ch ungdm ch en skyddsbedömning måste påbörjas inm 24 timmar från det att anmälan inkmmit. Vidare har kraven m förhandsbedömning skärpts. Ett ökat inflöde har gjrt att det under kmmer att ställas ytterligare krav på förvaltningen ch de yrkesgrupper sm arbetar med anmälningarna. Vissa yrkesgrupper är svårrekryterade En av scialnämndens utmaningar framgent blir att rekrytera ch behålla kmpetens. En svårrekryterad yrkesgrupp är myndighetsutövande scialsekreterare. Prblemen med att rekrytera myndighetsutövande scialsekreterare har eskalerat under genm att knkurrensen kmmuner emellan triggats upp. Olika sätt såsm erbjudanden m höga löner används för att lcka persnal. Ett arbete inm förvaltningen för att skapa attraktiva myndighetsutövande tjänster har inletts ch en plan för detta kmmer att tas fram under 1 SIP står för samrdnad individuell plan. Lagregeln m individuell plan finns både i 2 kap. 7 scialtjänstlagen (2001:453), SL, ch i 3 f häls- ch sjukvårdslagen (1982:763), HSL. Där står det bland annat att när någn behöver både häls- ch sjukvård ch stöd från scialtjänsten, ska landstinget ch kmmunen tillsammans upprätta en individuell plan. Alla sm behöver både häls- ch sjukvård ch stöd från scialtjänsten, ch dessutm behöver en plan för att behven ska kunna tillgdses, kan få en SIP. 3
. Svårigheter i rekryteringen leder bland annat till försämrade arbetsförutsättningar ch därigenm sämre kvalitet i arbetet. Inför smmaren är det brist på semestervikarier, framförallt inm persnlig assistans. Detta trts att förvaltningen inför denna smmar haft en gd planering med bra framförhållning, rekryteringsprcessen har startat i gd tid ch en gedigen marknadsföring genmförts. Scialnämndens åtaganden Scialnämnden har för identifierat två åtaganden där bedömningen är att nödvändiga förändringar krävs: Scialnämnden åtar sig att uppnå gd kvalitet inm barn- ch ungdmsverksamheten Scialnämnden åtar sig att uppnå gd kvalitetet inm berendeverksamheten Scialnämnden åtar sig att uppnå gd kvalitet inm barn- ch ungdmsverksamheten Ungdmsbendet I början av startades kmmunens ungdmsbende med individuellt stöd för unga vuxna (16-21 år). Genm ungdmsbendet erbjuds ungdmar en hemmaplanslösning ch med det möjligheter till en bättre vardag. En målsättning för bendet är att säkerställa drgfrihet ch stötta till sysselsättning, vilket ckså ligger i linje med två av de riktade uppdrag sm nämnden mttg i flerårsstrategin. Hemtagningar av placerade ungdmar går enligt plan ch hittills har fem ungdmar skrivits in på bendet. Följefrskning har knutits till verksamheten där två frskare har fått i uppdrag att frtlöpande utvärdera verksamheten i syfte att bidra till utveckling ch kntinuerligt lärande. Ungdmsbendet öppnar ckså en möjlighet till att krta ner en del av de externa placeringar sm görs då flera av dessa ungdmar kan tas hem till kmmunen. Ungdmsmttagning Det finns ett strt behv av en berendemttagning för ungdmar i Alingsås kmmun. Förvaltningen för en dialg med Västra Götalandsreginen m hur ungdmsmttagningen kan utveckla verksamheten för att ge stöd till ungdmar med psykisk hälsa ch 4
riskbeteende ch missbruk, vilket ckså är någt sm idag ligger i ungdmsmttagningens uppdrag, men sm inte utförs. Evidensbaserade metder Förvaltningen arbetar med att i så str utsträckning sm möjligt att använda sig av evidensbaserade metder. En kartläggning planeras inm föräldrastödsmrådet för att upptäcka eventuella mråden där arbetsmetder behöver utvecklas ch mråden där metder inte ger önskade effekter ch sm inte går att klassificera sm evidensbaserade. Köpt vård I förvaltningen har ett arbete påbörjats för att rusta verksamheten för att i möjligaste mån undvika externa placeringar. Detta görs bland annat genm att m möjligt krta ned placeringstiden ch att på sikt öka familjehemsvården. Kstnaderna för köpt vård förväntas sjunka. På sikt kmmer detta att leda till minskade standardkstnader. Arbetet innebär bland annat att bättre samrdna de egna resurserna, utveckla kmpetensen i våra egna benden för att möta behven samt förbättra samverkan ch planering runt individen. De ungas sklgång är en utmaning Det finns ett tydligt samband mellan att inte avsluta sin sklgång med gdkända betyg ch risken att hamna i ett utanförskap senare i livet. En utmaning för förvaltningen är att tillsammans med andra förvaltningar verka för att så många ungdmar sm möjligt avslutar sin sklgång med gdkända betyg ch här görs en mängd insatser: I samverkan med barn- ch ungdmsförvaltningen bedrivs prjektet Samtidigt, sm har till syfte att tidigt samverka kring elever. Gruppen unga med hög sklfrånvar, hemmasittare, uppmärksammas bland annat genm Plug-In. AME bedriver tillsammans med Hjälmareds flkhögskla studiemtiverade förberedelsekurser för hemmasittare. Dialg förs med utbildningsförvaltningen ch kultur ch fritidsförvaltningen m hur kmmunen ska leva upp till det kmmunala aktivitetsansvaret, sm är ett ökat ansvar för kmmunen från ch med. Aktivitetsansvaret innebär att kmmunen ska erbjuda ungdmar sm inte avslutar gymnasiet med examen lämpliga individuella åtgärder. Åtgärderna ska i första hand syfta till att mtivera den enskilde att påbörja eller återuppta en utbildning. 5
Integratin I mars fattade scialnämnden beslut m att påbörja arbetet med att starta ett bende för nyanlända ensamkmmande barn. Det pågår ett arbete för att främja en gd integratin ch därigenm gda förutsättningar för ett självständigt vuxenliv för dessa ungdmar, bland annat genm att följa upp ch säkerställa att de ensamkmmande barnen får sina behv tillgdsedda vad gäller sklgång, stöd för sin fysiska ch psykiska hälsa, stimulans ch tillgång till fritidssysselsättningar. En gd integratin kmmer öka chanserna att ungdmarna kan leva självständigt med egen försörjning. Sysselsättning AME Förvaltningen bedriver ett aktivt arbete för att stödja unga till självförsörjning. Förvaltningen erbjuder varje år ferieanställningar för unga i årskurserna 9, samt i årskurs 1 ch 2 på gymnasiet. Inför smmaren har 449 unga erbjudits ferieanställning, vilket är 25 fler än 2014 ch nästan dubbelt så många sm 2013. Utifrån de natinella kmmundialgerna med Arbetsförmedlingen kmmer förvaltningen att skriva en överenskmmelse med Arbetsförmedlingen kring strategiska samverkansmråden där arbetsmarknadsinsatser för unga kmmer att utgöra en del. Ökning av handläggarresurser I nämndens flerårsstrategi fanns förstärkning av handläggarresurser inm enheten för barn ch unga ch enheten för funktinsstöd med. Svårigheter att rekrytera myndighetsutövande scialsekreterare har gjrt att denna förstärkning ännu inte kunnat verkställas. Scialnämnden åtar sig att uppnå gd kvalitet inm berendeverksamheten Åtagandet att uppnå gd kvalitet inm berendeverksamheten är ett långsiktigt arbete ch ett åtagande sm med största sannlikhet finns med sm ett åtagande även 2016. Översyn berendeverksamheten En översyn av nämndens berendeverksamhet pågår ch uppdraget ska vara slutfört ch rapprterat i augusti. Uppdraget mfattar bland annat hur brukare, anhöriga ch samarbetspartners ser på nuvarande verksamheter samt en kartläggning av befintliga insatser ch verksamheter. Översynen kmmer att resultera i förslag på hur verksamheter ska bedrivas för att uppnå en effektiv verksamhet med gd kvalitet sm möter brukarnas behv utifrån scialnämndens uppdrag. 6
Det finns i dagsläget ingen lättillgänglig berendemttagning i kmmunen. Möjligheten att starta sådan verksamhet utreds inm ramen för uppdraget Översyn berendeverksamheten. LVM-förebyggande team Det finns i kmmunen ett relativt strt antal missbrukare med allvarlig prblematik sm till ch från är i behv av vård enligt LVM. Ett så kallat LVM-förebyggande team är rekryterat sm ska arbeta mt målgruppen i förebyggande syfte. Teamet kmmer att vara på plats efter smmaren. På lång sikt trr scialnämnden att det förebyggande arbetet kmmer att vara ett led i att minska antalet placeringar. Effekterna av detta arbete kmmer tidigast att synas nästa år. Möjligheter att arbeta förebyggande med flera av de sm har ett missbruk eller där det finns en påfallande risk för att falla in i missbruk. Vilket i förlängningen trs kunna bidra till minskade placeringskstnader ch färre individer sm fastnar i missbruk. På sikt kmmer detta att leda till minskade standardkstnader. Natinella riktlinjer Förvaltningen arbetar med att implementera nya natinella riktlinjer från Scialstyrelsen för berendeverksamheten. Detta är ett led i arbetet med att säkerställa att förvaltningen arbetar med metder sm har bevisad effekt ch därmed medför att brukarnas behv av stöd ch hjälp minskar. Sysselsättning Förvaltningen förstärker arbetet med att erbjuda daglig sysselsättning för människr med berendeprblematik. FUNKAR-prjektet är ett prjekt där förvaltningen tillsammans med ett antal GR-kmmuner samverkar kring en ESF-ansökan med arbetsmarknadsinsatser riktade till aktuell målgrupp. Ökning av handläggarresurser I flerårsstrategin finns med en utökning av handläggarresurser på vuxenenheten för att ha bättre möjligheter att arbeta med andra alternativ än köpt vård. Samverkan ch samrdnande insatser kring den enskilde (SIP) En viktig kvalitetsaspekt är att det finns en helhetssyn ch en samrdning vårdgivare emellan vad gäller insatser till den enskilde. SIP:ar är med sm ett nyckeltal i nämndens flerårsstrategi ch antal SIP:ar mäts månatligen. SIP:ar görs idag inte i den mfattning sm lagen kräver. Här krävs det frtsatta ansträngningar för att öka kunskapen inm 7
förvaltningen ch få till en väl fungerande samverkan mellan kmmunen, sjukvården ch primärvården. Hur bidrar nämndens åtaganden ch aktiviteter till utvecklingen av kmmunen i riktning mt de pririterade målen? Scialnämnden åtar sig att uppnå gd kvalitet inm barn- ch ungdmsverksamheten Scialnämnden åtar sig att uppnå gd kvalitetet inm berendeverksamheten Genm att uppnå sina åtaganden kmmer scialnämnden att bidra till ökad måluppfyllelse bland annat genm att hålla frtsatt låg nivå på försörjningsstödskstnaderna, framför allt bland unga, ch därmed öka självförsörjningsgraden. Genm egna hemmaplanslösningar, bland annat genm det nystartade ungdmsbendet, kmmer nämnden att kunna minska kstsamma placeringar ch därigenm bidra till en mer effektiv resurshållning. Genm minskade placeringar ch köpt vård kmmer ckså scialnämnden att kunna minska de strukturårsjusterade standardkstnaderna på sikt. För att tydligare kunna följa förvaltningens arbete med de pririterade målen har ett antal målvärden för varje nyckeltal tagits fram. Grön=nämnden räknar med att målvärdet kmmer att vara uppfyllt vid slutet av år Gul=m nämnden sätter in extra insatser kan målvärdet kmma att vara uppfyllt vid slutet av år Rött=nämnden bedömer att det finns små utsikter för att målvärdet ska vara uppfyllt vid slutet av år 8
Kmmunfullmäktiges pririterade mål: I Alingsås finns gda möjligheter till arbete ch företagande För att bidra till ökad måluppfyllelse av van angivet pririterade mål utför förvaltningen bland andra följande aktiviteter: Erbjuda ferieanställningar Arbete med integratin Samverkan kring satsning på unga ch sklgång Nyckeltal Utfall Utfall Utfall Målvärde Prgns 2013 2014 Försörjningsstödskstnader ttalt, mnkr 22,3 21,4 6,0 20,7 Försörjningsstödkstnader unga, mnkr 5,5 4,4 1,3 2 4,0 2 Statistik hämtad ur förvaltningens egen uppföljning vad gäller kstnader för unga med försörjningsstöd 9
Kmmunfullmäktiges pririterade mål: I Alingsås råder gd eknmisk hushållning grundad på effektiv resursanvändning För att bidra till ökad måluppfyllelse av van angivet pririterade mål utför förvaltningen bland andra följande aktiviteter: Det nystartade ungdmsbendet Arbetet med ungdmsmttagning Säkerställande av evidensbaserade metder Arbetet med att minska den köpta vården Integratinsarbetet LVM-förebyggande team Översyn berendevården Utbildning ständiga förbättringar Analys av standardkstnader Nyckeltal Utfall Utfall Utfall Målvärde Prgns 2013 2014 Ttal köpt extern vård på institutin, barn- ch ungdmsverksamheten, mnkr 20,7 21,9 6,7 16,2 Ttal köpt extern vård på institutin, LVM, mnkr 2,0 4,1 1,5 3,8 Avvikelse från strukturjusterad standardkstnad inm individch familjemsrgen, % 11 Nämndens mål är att på sikt ha en strukturårsjusterad standardkstnad inm IFA i nivå med övriga kmmuner. Går inte att lägga en prgns 10
Kmmunfullmäktiges pririterade mål: I Alingsås bygger välfärden på gd service, hög kvalitet ch tillgänglighet För att bidra till ökad måluppfyllelse av van angivet pririterade mål utför förvaltningen bland andra följande aktiviteter: Ökad tillgänglighet i frm av förlängda öppettider vid scialförvaltningen, IFA ch receptin Arbete med synpunkts-klagmålsrutin Säkerställande av evidensbaserade metder Utveckling av brukarundersökningar Nyckeltal Utfall Utfall Utfall Målvärde Prgns 2013 2014 Antal inkmna synpunkter 10 23 11 35 Resultat tillgänglighetsundersökning Nöjdmedarbetarindex (skala 1-5) 17% IFO 50% Handikapp 4,1 mnkr * 30 % IFO 50% Handikapp 3,7 * 3,9 *mätning sker under hösten 11
Kmmunfullmäktiges pririterade mål: I Alingsås finns det valfrihet ch självbestämmande För att bidra till ökad måluppfyllelse av van angivet pririterade mål utför förvaltningen bland andra följande aktiviteter: Lv införs under i två verksamheter Nyckeltal Utfall Utfall Utfall Målvärde Prgns 2013 2014 Antal verksamheter sm mfattas av LOV 0 0 0 2 12
Kmmunfullmäktiges pririterade mål: I Alingsås utvecklas vården ch msrgen för individens behv För att bidra till ökad måluppfyllelse av van angivet pririterade mål utför förvaltningen bland andra följande aktiviteter: Arbeta med att sprida kunskap m SIP inm förvaltningen Evidensbaserade metder Nyckeltal Utfall Utfall Utfall Målvärde Prgns 2013 2014 Antal samrdnade individuella planer (SIP), barn- ch ungdmsverksamhet antal SIPar mättes inte 16 5 30 Antal samrdnade individuella planer (SIP), berendeverksamhet antal SIPar mättes inte 14 2 30 13
Scialnämndens uppdrag I Flerårsstrategin för Alingsås kmmun -2017 tilldelades scialnämnden fyra riktade uppdrag. Att frtsatt kartlägga de höga standardkstnaderna inm individ- ch familjemsrgen ch vidta åtgärder för att minska avvikelsen. Att frtsatt utveckla valfrihetsmdeller inm ramen för lagen m valfrihetssystem. Att vidta åtgärder för att minska användningen av drger samt öka de förebyggande insatserna. Att ytterligare intensifiera arbetet med att reducera försörjningsstödskstnaderna, främst för unga. Att frtsatt kartlägga de höga standardkstnaderna inm individ- ch familjemsrgen ch vidta åtgärder för att minska avvikelsen. En knsekvens av att kstnaderna för placeringar ch köpt vård ligger högt i kmmunen blir att standardkstnaderna ligger högre än i andra jämförbara kmmuner. En del i arbetet med att på lång sikt sänka de höga standardkstnaderna är att arbeta med hemmaplanslösningar, exempelvis det nystartade ungdmsbendet. Även satsningen på ett LVM-förebyggande team kmmer att på lång sikt innebära möjligheter till minskade institutinskstnader för scialnämnden. Vidare pågår det inm förvaltningen ett arbete med att utveckla den egna verksamheten mt att i större utsträckning kunna erbjuda stöd ch hjälp samt att arbeta mt att utveckla familjehemsvården. Förvaltningen har även börjat göra mer djupgående analyser på individnivå för att få bättre kännedm m de höga placeringskstnaderna. Förvaltningen har genm detta arbete identifierat en grupp ungdmar med grv kriminalitet, missbruk ch neurpsykiatrisk prblematik, en grupp sm ckså genererar placeringskstnader. Standardkstnader IFO 2013 för Alingsås kmmun i förhållande till kstnaden för jämförbara kmmuner Kstnad individ- ch familjemsrg tt, kr/invånare högre Kstnad barn- ch ungdmsvård, kr/invånare högre - Kstnad institutinsvård barn ch unga, kr/invånare högre - Kstnad öppna insatser, barn ch unga, kr/invånare i nivå Kstnad eknmiskt bistånd, kr/invånare lägre Kstnad missbruksvård vuxna, kr/invånare högre - Kstnad institutinsvård vuxna missbrukare, kr/invånare högre - Kstnad öppna insatser vuxna missbrukare, kr/invånare lägre 14
Nämnden ser att det är nödvändigt att göra satsningar på den förebyggande vården. I en djupgående analys har förvaltningen identifierat en grupp unga vuxna sm funnits på enheten för barn ch unga under flera år. Denna grupp har missbruksprblematik ch det finns en risk att flera av dessa individer kan kmma att generera köpt vård på vuxenenheten. En satsning på mer förebyggande arbete kmmer krtsiktigt att ge högre standardkstnader. På sikt kmmer detta dck innebära att den köpta vården ch antalet LVM sjunker, vilket genererar minskade standardkstnader på sikt. Att frtsatt utveckla valfrihetsmdeller inm ramen för lagen m valfrihetssystem. Scialnämnden beslutade vid sammanträdet i ktber 2014 att LOV ska införas i två verksamheter, daglig verksamhet ch ledsagarservice. Införandet förbereds genm översyn av verksamhetsbeskrivningar ch prcesskartläggningar. Att vidta åtgärder för att minska användningen av drger samt öka de förebyggande insatserna. Se beskrivning av åtagandet att uppnå gd kvalitet inm berendeverksamheten. Att ytterligare intensifiera arbetet med att reducera försörjningsstödskstnaderna, främst för unga. Standardkstnaderna för försörjningsstöd 2013 visar att Alingsås har 7 prcent lägre kstnader än genmsnittet för jämförbara kmmuner. Diagrammet nedan visar att kstnaderna successivt har minskat även 2014 ch. Standardkstnader för försörjningsstöd 2013, krnr/invånare Skillnad Alingsås liknande kmmuner, kr Skillnad Alingsås liknande kmmuner, prcent Liknande Alingsås kmmuner Försörjningsstöd 868 927-59 -7 15
3 000 Försörjningsstöd ttalt 2 500 2 000 1 500 1 000 500 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nv Dec Utfallet för årets första månader visar på en stadig minskning av försörjningskstnaderna. Försörjningsstödsnivåerna är frtsatt mycket låga för Alingsås kmmun, även för unga. Kstnaden har mellan åren 2011 ch 2014 minskat från 7,9 till 4,4 mnkr ch en viss minskning prgnstiseras ckså för. Dck finns en r för den framtida utvecklingen av antalet persner sm är i behv av försörjningsstöd, till följd av minskningen av stöd från Arbetsförmedlingen. Ungdmsarbetslösheten har legat på en hög nivå i jämförelse med övriga GR-kmmuner. Just nu sjunker dck den siffran snabbare i Alingsås än i någn annan kmmun i länet. Ett aktivt arbete krävs för att stödja unga till självförsörjning. Förvaltningen erbjuder varje år ferieanställningar för unga i årskurserna 9, samt i årskurs 1 ch 2 på gymnasiet. har 449 unga erbjudits ferieanställning, vilket är 25 fler än 2014 ch nästan dubbelt så många sm 2013. Förvaltningen har inlett ett samarbete med Försäkringskassan kring de persner sm saknar en sjukpenninggrundade inkmst. 16
Systematiskt kvalitetsarbete Scialnämnden genmför systematiskt förbättringsarbete på många nivåer inm förvaltningen. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete En GAP-analys gjrdes i förvaltningen under januari. GAP-analysen var en jämförelse mellan kraven i Scialstyrelsens SOFS ch nuläget i scialförvaltningen. Resultaten av analysen visar att flera delar i ledningssystemet finns på plats ch används såsm exempelvis att lagar är inventerade, att det finns system för rapprtering ch utredning av händelser samt att dkumentatinsskyldigheten inm verksamhetsmrådet är tydliggjrd. Ytterligare arbete krävs för att uppfylla delarna i SOFS:en. Pågående arbete är upprättande av rutiner för avvikelsehantering, utveckling av synpunkts- ch klagmålshantering, utveckling av brukarundersökningar ch utveckling av dkumenthantering. Detta arbete förväntas att resultera i ett mer effektivt resursutnyttjande ch förhöjd kvalitet på de tjänster sm förvaltningen prducerar. Synpunktshantering ch brukarundersökningar Det pågår just nu ett arbete med att ta fram rutiner för synpunktshantering/klagmål. Vidare hålls det inm förvaltningen på att ta fram rutiner för årligt arbete med brukarundersökningar. Tillsammans utgör dessa delar viktiga underlag för att utveckla ch förbättra kvaliteten i förvaltningens verksamheter ch i de tjänster sm förvaltningen tillhandahåller till kmmunens invånare. Kmpetensutveckling Under hösten 2014 ch våren genmförs utbildningar inm styrning ch ledning samt inm ständiga förbättringar för förvaltningens chefer ch delar av planeringsavdelningen. Satsningarna innebär bland annat steg mt en ytterligare effektiviserad resursanvändning ch ökad kvalitet i de tjänster sm scialförvaltningen tillhandahåller till kmmunens invånare. 17
Intern kntrll Huvuddelen av kntrllmmenten i nämndens internkntrllplan har påbörjats ch bedömningen är att kntrllmmenten kmmer att vara genmförda under. Vissa av kntrllmmenten kmmer nämnden få infrmatin m löpande under året när kntrllen är genmförd. Uppföljningen av internkntrllplanen finns i bilaga. Omedelbar åtgärd Nämnden hade i flerårsstrategin inga riskmråden vilka krävde medelbara åtgärder. 18
Eknmi Drift Belpp i tkr Budget Vårbkslut Prgns 1 Avvikelse prgns/budget Verksamhetens intäkter 168 925 60 948 165 725-3 200 Persnalkstnader -345 380-115 259-339 880 5 500 Lkalhyrr -30 279-9 350-30 279 0 Köp av tjänster -59 416-30 324-64 416-5 000 Övriga kstnader -89 699-26 293-86 999 2 700 Verksamhetens kstnader -524 773-181 226-521 573 3 200 Avskrivningar -1 150-436 -1 150 0 Verksamhetens nettkstnader -356 998-120 714-356 998 0 Kmmunbidrag 356 998 119 000 356 998 Finansnett 26 Årets resultat 0-1 688 0 0 Sammanfattning Kstnaderna för köpt vård inm funktinsstöd kmmer inte att hålla sig inm budget. Nya kstnadskrävande brukare km in i verksamheten under senare delen av 2014 ch fanns därför inte med i budgeten för verksamheten. Det krävs en samverkan mellan avdelningarna för att lyckas stävja kstnadsbilden ch ett uppdrag har getts för att sänka kstnaderna för dessa placeringar både på krt ch på lång sikt. Med handlingsplaner på individuell brukarnivå prgnstiserar förvaltningen ett undersktt för funktinsstödsplaceringar på 5 mnkr. Krttidsverksamheten har i budget för en minskad ram med 1,75 mnkr ch arbetar med att ställa m verksamheten till ett bemanningskrav sm mtsvarar behven. 19
Anpassningen av verksamheten är en lång prcess med hänsyn till persnalmställning ch kan ge svårigheter för krttidsverksamheten att hålla sig inm ram då det kmmer att få helårseffekt först 2016 Dck är prgnsen ttalt för helåret +/- 0 genm att budgeterad buffert tas i anspråk för att täcka de ökade placeringskstnaderna. Bufferten var framförallt avsatt för att klara satsningar inm berendeverksamheten samt för att hantera säkerheten sm råder kring riktade prjekt för arbetslösa sm AME hanterar i samarbete med arbetsförmedlingen. Blir dessa prjekt inte av påverkas både intäkter till AME men även försörjningsstödskstnaderna sm kan kmma att öka. Intäkter Avvikelsen från budgeterade intäkter berr till största del på förändringar inm ärenden sm upphört i assistansen där budgeterad LASS-intäkt, 5,5 mnkr, uteblir. Persnalkstnaderna sänks i samma mfattning. Avvikelsen berr ckså på en skarpare prgnstisering kring statsbidrag för extrardinära intäkter samt att förvaltningen i prgnsen frångått att hantera t.ex. försörjningsstöd sm en nettkstnad (återbetalningar av försörjningsstöd har i budgeten dragits av på bruttkstnaden för utbetalningarna). Nu ligger prgnsen för dessa återbetalningar på intäktssidan. Persnalkstnader Assistansen har förändringar inm ärenden sm upphört (se intäkter) ch där det finns en budgeterad persnalkstnad under. Persnalkstnaden har sänkts i prgnsen, 5,5 mnkr. Köp av tjänster Prgnsen för funktinsstödets placeringar visar på ett undersktt på 5 mnkr. När budgeten för tgs fram fanns inte nödvändig kunskap på individnivå för att förutse kmmande kstnader. Dessutm tillkm kstnadskrävande ärenden under slutet av 2014. Övriga kstnader Under övriga kstnader ligger förvaltningens buffert budgeterad ch för att täcka placeringskstnaderna inm funktinsstödet prgnstiseras bufferten ner till 0. 20
Investeringar Belpp i tkr Budget Vårbkslu t Prgns 1 Avvikelse prgns/budget Expansinsinvesteringar Investering -varav explatering Explatering Imageinvestering Investering Reinvestering 900 43 900 Inventarier 900 31 IT-utrustning 12 Anpassningsinvestering Investering Ttalt utgifter 900 43 Förvaltningen har påbörjat arbetet med fördelning inm förvaltningen av tilldelad investeringsram. 21
Persnal Arbetsmiljö Aktiviteter sm förvaltningen har gjrt under januari-april är: Förvaltningens samverkansgrupp, FSG, har bildat en lkal arbetsmiljögrupp vars uppgift är att fkusera på arbetsmiljöfrågrna på förvaltningsnivå Skyddskmmitté, FSG, genmförs två gånger per år för att särskilt fkusera på ch diskutera arbetsmiljöfrågrna i förvaltningen Ett säkerhetsarbete där framtagande av rutiner har genmförts för individ- ch familjeavdelning ch receptin Förvaltningen har frtsatt arbetet med att förbättra förutsättningarna för chefer att utöva sitt ledarskap Uppdrag har tydliggjrts, bland annat chefsöverenskmmelser mellan chef ch underställd chef Utökning av 1:e scialsekreterare inm individ- ch familjeavdelningen, för att avlasta chef ch ge ökat stöd till handläggare Arbetsplatsträff, APT, för chefer Rutiner för det systematiska brandskyddsarbetet har fastställts ch stödmaterial för chefer har gjrts tillgängliga Frtsatt arbete med Mätstickan för att månatligen mäta upplevd arbetsbelastning ch välmående för samtliga medarbetare Arbetsskadr ch tillbud Sex arbetsskadr är anmälda under periden januari-april. Tre händelser rör yttre faktrer såsm t.ex. halkigt väglag ch tre handlar m händelser i möte med brukare/ klient. I två av ärendena har arbetsskadan lett till sjukfrånvar. Majriteten av förvaltningens tillbud rör händelser i möte med brukare. Scialförvaltningens verksamhet rör till str del msrg m människr med funktinsnedsättning ch i dessa möten sker inte sällan tillbud. Anmälningsfrekvensen av arbetsskadr ch tillbud är låg. En genmgång av rutinen ch dess syfte gjrdes i mars för alla chefer. Under hösten kmmer frtsatt dialg att föras för att öka anmälningsfrekvensen. 22
Sjukfrånvar Sjukfrånvarn i förvaltningen är någt högre jämfört med mtsvarande perid 2014. Sjukfrånvarn sjunker inm individ- ch familjeavdelningen, men den ökar någt inm övriga avdelningar i förvaltningen. Det är främst inm vård- ch msrgsarbetet sm sjukfrånvarn är hög ch även ökar någt från tidigare år. Sjukfrånvarn januari-april är 7,85 prcent för hela scialförvaltningen. Medarbetare över 30 år har en högre sjukfrånvar (7,97 prcent) än de under 30 år (6,53 prcent). Den krta sjukfrånvarn registreras månaden efter så i april månads statistik saknas ännu tillsvidareanställd persnals krta frånvar under april månad. Åtgärder sm vidtagits är individuella berende på rsaken till den längre sjukfrånvarn. Enhetschefer har löpande kntakt med sjukskrivna medarbetare. Vid upprepad krtare sjukfrånvar hålls ett hälssamtal hs företagshälsvården efter 6 frånvartillfällen under 12 månader. Nöjd medarbetarindex (NMI) Medarbetarenkäten visar att förvaltningen behöver utveckla uppföljning ch utvärdering av mål samt planera persnalens kmpetensutveckling. Även Alingsås kmmun sm arbetsgivare är ett förbättringsmråde. Ett arbete med att utveckla nämndens ch förvaltningens styrning ch ledning påbörjades 2014 ch frtsätter under. Chefer har utbildats ch detta kmmer att leda till att målen blir tydligare för medarbetare inm förvaltningen ch uppföljningen förbättras. Ett kmmunövergripande arbete pågår vad gäller både Alingsås kmmun sm arbetsgivare (prjekt Attraktiv arbetsgivare) ch kmpetensförsörjning (inm kmpetensförsörjningsgruppen). Särskilt fkus läggs på svårrekryterade grupper sm t.ex. myndighetsutövande scialsekreterare ch enhetschefer. Persnal ch kmpetensförsörjning En av scialnämndens utmaningar framöver blir att rekrytera ch behålla kmpetens. En svårrekryterad yrkesgrupp är myndighetsutövande scialsekreterare. Ett fkuserat arbete har påbörjats för att rekrytera ch behålla denna persnalgrupp. Inför smmaren är det brist på semestervikarier, framförallt inm persnlig assistans. Detta trts att förvaltningen inför denna smmar haft en gd planering med bra framförhållning, rekryteringsprcessen har startat i gd tid ch en gedigen marknadsföring genmförts. 23
Sammanfattande analys vårbkslut Förvaltningen ser att kstnader för den köpta vården inm funktinsstöd ökar ch prgnsen är att kstnaden avviker från budget med mkring 5 mnkr. Nämnden ttalt har en nllprgns för, men avvikelsen för köpt vård gör att det krävs åtgärder för att klara en nllprgns. Vid en analys av den köpta vården inm funktinsstöd framkmmer att köp av vård i vissa fall skulle kunna undvikits m den egna verksamheten hade rustas för att möta individens behv. Här har ett arbete påbörjats för att säkerställa samsyn ch ledning för att se till att placering i den egna verksamheten görs när så är möjligt. Berendeverksamheten är nämndens mest pririterade mråde ch ett mråde där det krävs förändringar av verksamhet för att möta de behv sm finns. En översyn av berendeverksamheten görs ch kmmer att vara ett nämndärende i augusti/september. Vid kartläggning av den egna verksamheten ch vid jämförelser med andra kmmuner framkmmer tydligt att Alingsås behöver utöka ch utveckla den förebyggande, öppna verksamheten. Här är en berendemttagning en mycket viktig del av en framtida berendeverksamhet i kmmunen. En av utmaningarna är att rekrytera ch behålla kmpetens. En svårrekryterad yrkesgrupp är myndighetsutövande scialsekreterare. Svårigheter i rekryteringen leder bland annat till försämrade arbetsförutsättningar ch därigenm sämre kvalitet i arbetet. Ett arbete har påbörjats för att utveckla rekryteringsprcessen för denna grupp. 24
Framtid Verksamhet Förändrade behv Vid planering av verksamhet, persnal ch eknmi inför år 2016 ser förvaltningen behv av att anpassa verksamheten för att möta nya behv. Nämnden knstaterar att nya målgrupper kmmer till, vissa målgrupper ökar ch behven förändras. Ensamkmmande barn/ungdmar En grupp sm ökar stadigt ch påverkar såväl förskla, skla, bstäder ch scialtjänst. Utmanande beteende/neurpsykiatri En ökad förekmst av nya kmbinatiner av diagnser/beteenden. Utsatta barn Orsanmälningarna ökar i kmmunen ch i övriga riket. Hemmasittare En grupp av ungdmar har svårt att hitta sciala sammanhang ch finns representerade i den grupp sm ibland väljer att inte fullfölja årskurs ni eller sina gymnasiestudier. Det finns tydliga kpplingar mellan ungdmar sm inte har någn avslutad gymnasial utbildning ch riskerar att hamna i ett utanförskap. EU-migranter Det råder str säkerhet i hela riket hur arbetet med målgruppen ska bedrivas. Ännu finns väldigt lite praxis inm mrådet. Det finns inga indikatrer i dagsläget sm tyder på att detta arbete kmmer att minska utan snarare öka i mfattning. Nyblivna föräldrar med behv av extra stöd Gruppen nyblivna föräldrar i behv av extra stöd ökar. Nuvarande resurser tycks inte räcka till ch signaler kmmer ifrån MVC ch BVC m behv av föräldrastöd. Idag tillhandahåller inte förvaltningen stöd särskilt riktat till spädbarnsföräldrar. 25
Utvecklingsmråden Berendeverksamheten Den egna verksamheten behöver utvecklas ch i större utsträckning anpassas till behven, priritering av målgrupper behöver fastställas, analys av kstnaderna för verksamheten ch samverkan internt ch externt behöver utvecklas. Berendemttagningar för såväl unga ch vuxna behöver tillskapas. En kmmunövergripande strategi behöver tas fram sm invlverar alla berörda parter (till exempel skla, plis, flkhälsa, ungdmsmttagning, sjukvård). Strategin bör beskriva en nulägesbild, önskad bild m 5 år ch vilka åtgärder respektive part avser att vidta för att bidra till att målet nås. Samverkan kring den enskilde (SIP) En kvalitetsaspekt är att det behöver finnas en helhetssyn ch samrdning kring de tjänster sm den enskilde har behv av. Nämnden behöver intensifiera ch priritera detta arbete internt ch i dialg med samverkanpartners, sjukvård ch primärvård. IT-utvecklingen Det sker en ständig utveckling inm IT. Såväl Alingsås kmmun sm scialförvaltningen måste rusta inför framtiden där IT blir ett bättre stöd för verksamheten ch ett stöd i brukarens vardag ch underlättar för medbrgarna att ha kntakt med förvaltningen. Tillgång till bstäder Samhället ch kmmunen har ett bstadsscialt ansvar för alla kmmuninvånare. Det råder en brist på bstäder i kmmunen, dels vad gäller billiga bstäder för förvaltningens målgrupper, men även bstäder med särskild service för vuxna. Ferieanställningar Förvaltningen ser ett värde m kmmunen kan utöka målgruppen sm erbjuds ferieanställningar ch att alla ungdmar inm en viss åldersgrupp ska garanteras ferieanställning. 26
Eknmi Förslag m besparingskrav Kmmunfullmäktige har lagt fram ett förslag m besparingar för nämnden m 3 Mnkr. Med hänsyn till tidsperspektivet blir det svårt att få helårseffekter. Vidare kan besparingskraven innebära prblem i arbetet med att sänka de höga standardkstnaderna eftersm det på krt sikt är de förebyggande insatserna sm kan kmma att påverkas av ett eventuellt besparingskrav då dessa insatser inte är en del av scialtjänstens lagstadgade verksamheter. Behv av sprinklers Nya krav på säkerhet ch brandskydd ställer ökade krav på Scialnämndens benden ch kmmer trligen att resultera i ökade kstnader 2016 ch framåt. Berendeverksamheten En utökning av de förebyggande insatserna för vuxna med missbruksprblematik är av största vikt. En berendemttagning för unga, gärna i ungdmsmttagningsens regi, samt en för vuxna behöver tillskapas i samarbete med regin ch primärvård. Bendesituatinen för denna målgrupp behöver ses över där en utökning av antalet platser kan bli aktuell. 27
Persnal Kmpetens sm mtsvarar framtiden behv Vissa yrkeskategrier är svårrekryterade, exempelvis myndighetsutövande scialsekreterare, chefer ch persnliga assistenter. För att möta framtida ökade krav på kmmunala insatser kmmer en av kmmunens framtida utmaningar vara att säkerställa kmpetensförsörjningen. 28
Uppföljning Internkntrllplan, Scialnämnden Internkntrllplanen följs upp i samband med vårbkslut, delårsbkslut ch årsredvisning. Område Prcess Prcessen ska säkerställa Kntrllmment Metd Uppföljning Vårbkslut VBrukare Att ta hand m synpunkter från brukare/kunder. Att vi mhändertar synpunkter ch idéer från brukare/anhöriga, vilket innebär att vi har möjlighet att rätta till brister ch tar möjligheten att utveckla verksamheten. Att det finns en förvaltningsspecifik rutin för hur klagmål ch synpunkter mhändertas. Kntrll att rutin finns. Rutin för avvikelsehantering, inklusive synpunkter ch klagmål, är under upprättande ch kmmer att finnas på plats under. Brukare Lex Sarah Lex Maria Att vi rapprterar avvikelser. Att det finns en rutin för avvikelsehantering. Kntrll att rutin finns. Rutin för avvikelsehantering, inklusive lex Sarah, är under upprättande ch kmmer att finnas på plats under. Brukare Standardiserade handläggningsprcesser Likabedömning ch rättssäkerhet. Att kartlägga prcessen. Att kartläggning är gjrd. Standardisering av handläggningsprcessen är inte påbörjad. 29
Område Prcess Prcessen ska säkerställa Kntrllmment Metd Uppföljning Vårbkslut Verksamhet Att registrera i våra verksamhetssystem. Att våra verksamhetssystem, eknmidatasystem, persnaladministratins-system m.fl. innehåller krrekt data, så att beslut fattas på rätt grunder. Granska att registrering görs enligt definitiner. Eventuell köp av extern granskning i samband med Kstnad per brukare. Granskning är inte beställd. Medarbetare Att bemanna på benden Att säkerställa bemanningskraven. Vårdtyngdsmätning Beställa från extern leverantör. Utföraravdelningen har utrett möjligheten att införa vårdtyngdsmätning ch har två lika mätningar sm alternativ. Ett av alternativen kmmer att införas i piltprjekt. Målet är att vårdtyngdsmätning ska vara införd under vid utföraravdelningen ch delar av serviceavdelningen. 30
Område Prcess Prcessen ska säkerställa Kntrllmment Metd Uppföljning Vårbkslut Medarbetare Kmpetensförsörjning Att förvaltningen attraherar ch rekryterar rätt kmpetens, ch behåller ch utvecklar kmpetens. Kmpetensförsörjningsplan upprättas. Granska att plan finns. Kmpetensförsörjningsplan kmmer att upprättas under hösten. Eknmi Att göra inköp. Att inköp görs inm avtal. Vid internkntrll 2014 framkm brister. Att inköp görs enligt avtal. Granskning att inköp av livsmedel ch kntrsmaterial görs inm avtal. Granskning av inköp av kntrsmaterial januari-mars är genmförd. Inköp görs hs andra leverantörer än upphandlade, rsaken till detta är ännu inte klarlagd. Eknmi Att betala sjuklönekstnader för persnlig assistans. Att förvaltningen betalar kstnader sm förvaltningen ska stå för. Att fakturr till externa utförare betalas ut på rätt grunder. Eventuellt en extern granskning. Planering av uppdrag för att utföra uppdraget pågår där detta kntrllmment kmmer att ingå sm en del i ett större uppdrag kring ersättning ch kstnader för persnlig assistans. 31
Område Prcess Prcessen ska säkerställa Kntrllmment Metd Uppföljning Vårbkslut Eknmi Att betala ut pengar. Att utbetalningar sker till de sm beviljats medel ch till leverantörer. Att utbetalningar sker till rätt persn ch med beslut sm underlag. Granskning av prcessen. Dialg förs med revisrer för eventuell granskning. Eknmi Att intäkter rekvireras Att förvaltningen får in de intäkter sm vi har rätt/möjlighet till. Att förvaltningsledningen månatligen följer prgnsen för utfall av intäkter i förhållande till budget. Befintligt inbyggt kntrllmment. Följs månatligen i förvaltningsledningsgruppen Att Planeringsavdelningen har kartlagt vilka lika slag av intäkter sm förvaltningen har rätt till, ch vem sm ansvarar för att vi erhåller intäkten. Kntrllera att förteckning finns Arbetet med att kartlägga intäkter är ännu inte påbörjat. 32
Område Prcess Prcessen ska säkerställa Kntrllmment Metd Uppföljning Vårbkslut Eknmi Att göra prgnser för eknmi Att förvaltningen, avdelning ch enhet gör krrekta prgnser för att kunna använda nämndens resurser ch att beslut fattas på rätt grunder. Utfallet 2013 ch 2014 för några enheter har avvikit från prgnsen utan förklaring till avvikelsen. Att chefer månatligen gör skriftliga kmmentarer till sin eknmiska prgns. Att de eknmiska prgnserna är tillförlitliga. Befintligt inbyggt kntrllmment. Granskning av avvikelser mellan prgns under året jämfört med utfall, tillsammans med kmmentarer till avvikelser. Från ch med gör varje chef månatliga skriftliga rapprter. Prgnsernas tillförlitlighet görs i samband med årsbkslutet. Eknmi Eknmirutiner Att administratinen är effektiv, att nämnden får stå för kstnader utifrån beslut på krrekta grunder. Att eknmiska rutiner är dkumenterade. Granska vilka rutiner sm är dkumenterade ch vilka sm saknar dkumenterad rutin. Arbetet med att kartlägga eknmiska rutiner har inte påbörjats. 33