Anbudsbegäran 1 (9) Upphandling av Pelletsleverans för gällande Hultsfred och Högsby kommuner
2 (9) 1 INFORMATION OM UPPHANDLINGEN 1.1 Upphandlingen Leverans av träpellets till följande anläggningar: Anläggning Beräknad årsförbrukning Kapacitet Strandskolan, Virserum ca 20 ton ca 12 ton Silverdalens skola ca 70 ton ca 20 ton Hemgården, Målilla ca 90 ton ca 15 ton Tallåsskolan, Ruda ca 90 ton ca 11 ton Fagerhults skola ca 45 ton ca 7 ton Den årliga förbrukning är lämnad som upplysning utan förbindelse. På respektive plats finns en silo för pellets. Leveranser avser bulktransport till lagringssilor med påfyllnadsrör. Det är upp till varje anbudslämnare att på plats förvissa sig om omständigheter på leveransplatsen för tillgänglighet för leveranser. 1.2 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling enligt lagen om offentlig upphandling. Detta innebär bland annat att anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Det är därför viktigt att anbudsgivare lämnar sitt bästa anbud. 1.3 Typ av kontrakt Ramavtal för köp. 1.4 Upphandlande enhet Upphandlande enhet är, org. nr 222000-2899. 1.5 Avtalsperiod Avtalsperioden är 2011-10-24-2013-09-30 med möjlighet för förbundet att förlänga avtalet i ytterligare 1 år fram till 2014-09-30. 1.6 Tidplan Utvärdering av anbuden kommer att påbörjas omgående efter anbudsöppning.
3 (9) Tilldelningsbeslut kommer att fattas snarast därefter. 1.7 Komplettering av förfrågningsunderlag Om anbudsgivare anser att underlaget är otydligt eller oklart i någon del, bör ni omgående kontakta oss. Om förfrågningsunderlaget skulle behöva kompletteras eller förtydligas kommer skriftligt meddelande att skickas till samtliga övriga kända anbudsgivare. Det är upp till anbudsgivare att se till att Östra Smålands Kommunalteknikförbund har korrekta kontaktuppgifter i ett sådant fall. Skriftlig begäran om förtydligande eller komplettering skall vara oss tillhanda senast 10 dagar före anbudstidens utgång. 1.8 Upplysningar under anbudstiden Handläggare för denna upphandling är: Förbundschef Helena Grybäck Svensson e-post: helena.grybacksvensson@osk.hultsfred.se tfn: 0495-24 08 05 fax: 0495-24 19 06 Tekniska frågor besvaras av: Byggnadsingenjör Walde Pettersson e-post: walde.pettersson@osk.hultsfred.se tfn: 0495-24 15 05 fax: 0495-24 19 06 1.9 Ersättning för upprättande av anbud lämnar inte ersättning för upprättande av anbud. 2 ANVISNINGAR TILL ANBUDSGIVARE 2.1 Ska krav Notera att alla ska krav måste vara uppfyllda för att ett anbud skall kunna utvärderas.
4 (9) 2.2 Anbudets form Anbudet ska vara skriftligt, skrivet på svenska språket och innehålla de uppgifter som angetts i förfrågningsunderlaget samt vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. För att underlätta anbudsbedömningarna ska anbudsgivare besvara, alternativt acceptera/kommentera förfrågningsunderlaget i den ordning och med den rubriksättning som framgår av förfrågningsunderlaget. Leverans ska ske dagtid mellan kl. 07.00 och 18.00 för att minska störning för närboende. Om anbudet saknar klar och tydlig redovisning eller inte helt överensstämmer med förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att förkastas. De svar som anbudsgivaren lämnar på de ställda kraven är underlag för den sammanställning och utvärdering av anbud som kommer att genomföras. För sent inkommet anbud kommer inte att beaktas. 2.3 Anbudsavlämnande Anbudet ska vara tillhanda senast 2011-09-21. Anbudet ska vara giltigt 90 dagar efter anbudstidens utgång Anbudet ska lämnas i tillslutet kuvert till: Box 507 577 26 Hultsfred Anbudet märks med Anbud Pellets. Anbud via fax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess inte kan garanteras. 2.4 Bilagor till anbudet Följande dokumentation ska bifogas anbudet: Ifylld blankett SKV 4820 Ansvarsförsäkring
5 (9) 2.5 Rättelse och förtydligande av anbud enligt LOU En upphandlande enhet får medge att en anbudsgivare eller anbudssökande rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet eller ansökan att få lämna anbud. Enheten får begära att ett anbud eller ansökan förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Rättelse och förtydliganden av anbud skall ske skriftligt. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE 3.1 Ekonomi Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk bas och kunna styrka sin riskklass enligt information i UC:s databas eller motsvarande kreditupplysningsföretag. (UC= Upplysningscentralen, www.uc.se) 3.2 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter SKV 4820 Begäran om upplysning vid upphandling, ifylld av Skattemyndigheten, skall bifogas anbudet. Intyget får inte vara äldre än 2 månader. Blanketten kan hämtas från www.skatteverket.se. 3.3 Teknisk förmåga och kapacitet Ange om möjligt minst två referenser som styrker utförda leveranser av pellets. För varje referens anges: Företag Kontaktperson Telefonnummer Andra referenser än de som anbudsgivaren uppger kan komma att kontaktas. Förbundets egna erfarenheter kommer att tas i beaktande. 4 PRODUKT BESKRIVNING KRAV 4.1 Bränslespecifikation Bränslepellets skall minst uppfylla SS 18 71 20 grupp 1 eller motsvarande. Bränslepellets skall vara tillverkad av förädlad träråvara. Energiinnehåll skall vara lägst 4,7 KWh/kg. Fukthalten skall vara maximalt 10 %.
6 (9) Pellets skall ej innehålla främmande ämnen som ex metaller eller plaster. Pelletsdiameter skall vara 8 mm. Asksmältningstemperatur skall inte vara lägre än 1 100 grader C. Askhalt skall vara maximalt 0,7 %. Ph värde lägst 5,0 4.2 Kvalitetsredovisning Beställaren kommer att med hjälp av stickprov utföra kvalitetskontroll över bränslets egenskaper. Vid felaktighet i leverans skall ersättningsvara levereras. 4.3 Kvalitetskontroll Av beställaren begärd kvalitetsanalys skall verkställas skyndsamt. 4.4 Leveranstid Leverans ska ske fritt levererat, inklusive transportförsäkringar, direkt till av beställaren anvisad plats inom 7 veckodagar från beställningstillfället. 4.5 Leveransförsening Anbudsgivaren ska svara för den merkostnad som kan uppstå för beställaren i samband med stödköp från annan leverantör av dyrare bränsle, om leveransförsening uppstår och beställaren ej accepterat detta. Vid leveransförsening skall beställaren omgående informeras. 5 KOMMERSIELLA VILLKOR/AVTALSVILLKOR 5.1 Pris Priser ska anges i SEK exklusive moms och skall inkludera samtliga åtaganden enligt denna förfrågan. Priser skall gälla fasta t o m 2012-12-31. Eventuella prisjusteringar därefter ska anmälas senast tre månader i förväg och fastställas efter förhandling. 5.2 Fakturering Fakturering sker i samband med leverans. Fakturaadress anges vid beställning. Inga extra avgifter såsom till exempel expeditions- eller faktureringsavgifter får debiteras. 5.3 Leveransvillkor Leveranser ska ske fritt bränslesilo i beställarens anläggning.
7 (9) 5.4 Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar netto från mottagen faktura och godkänd leverans. 5.5 Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta vid försenad likvid utgår högst enligt räntelagens bestämmelser. 5.6 Allmänna bestämmelser För leveranser gäller Allmänna bestämmelser för leverans av gods till allmänna sektorn, ALOS 05. 5.7 Fel eller brist på tillhandahållen vara Anbudsgivare är skyldig att med den skyndsamhet omständigheterna kräver på egen bekostnad avhjälpa fel eller brister i tillhandahållna varor/tjänster, som består i att avtalad specifikation inte klaras. Anbudsgivarens ansvar omfattar inte fel eller brist som beror på den upphandlande enheten. Anbudsgivaren svarar endast för fel eller brister som påtalats inom skälig tid efter det att beställaren märkt felet eller bristen. 5.8 Uppsägning av köpeavtal Beställaren äger rätt att säga upp avtalet om anbudsgivaren inte uppfyller sina förpliktelser enligt det kommande avtalet och rättelse inte skett omgående efter skriftlig klagan översänts. Avtalet kan även sägas upp om anbudsgivaren försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på obestånd, eller det framkommer att anbudsgivaren lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömning och tilldelning av ramavtal. Beställaren har rätt att inom skälig tid kräva skadestånd som motsvarar de kostnader som beställaren drabbats av på grund av uppsägningen. En eventuell uppsägning skall ske skriftligt. 5.9 Befrielsegrund (Force majeure) Part befrias från sina åtagande enligt det kommande avtalet om fullgörande förhindrats på grund av omständigheter utanför dess kontroll som de skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna.
8 (9) Sådana omständigheter kan vara krig, krigsliknande tillstånd, avtalsenlig arbetskonflikt, eldsvåda, beslut av regering eller myndighet. Den part som avser åberopa denna befrielsegrund skall omedelbart skriftligen underrätta motparten. Så snart den åberopade omständigheten upphört skall parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta uppdraget i avtalad omfattning. 5.10 Tolkning av avtalshandlingar Avtalshandlingarna kompletterar varandra och är om det skulle visa sig vara motsägelsefulla gällande i den nedanstående uppräknade ordningen: 1. Skriftliga av båda parter undertecknade ändringar och tillägg till det kommande avtalet. 2. Upprättat avtal 3. Förfrågningsunderlag 4. Anbudsgivarens anbud 5. ALOS 05 5.11 Tvist Tvist mellan parter med anledning av ingånget avtal löses i första hand i samförstånd mellan parterna, kommer parterna inte överens avgörs tvisten enligt svensk lag vid domstol närmast köparens hemort. 6 ANBUDSUTVÄRDERING 6.1 Bedömning och granskning Anbudsgivarna granskas på formella grunder (allmän lämplighet) enligt 6: e kapitlet 9 Lagen om Offentlig Upphandling. 6.2 Prövning av anbud Endast de anbud som uppfyllt ställda ska krav i förfrågningsunderlaget går vidare för utvärdering. 6.3 Utvärdering av anbud kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn tagen till nedanstående utvärderingsmodell. 1. Pris 100 %
9 (9) 7.1 Avtal Avtal är slutet först när båda parter skriftligen undertecknat upprättat avtal. Välkomna in med Ert anbud Helena Grybäck Svensson förbundschef