Semesteravtal 22, Byggnads Plåt, timavlönade Det beräknas fram betalda dagar, en semesterlön per dag, som den anställde får vid semesteruttag, och en semesterlön engångsbelopp, uträknat på intjänandeårets semesterlönegrundande inkomst. Semesterlönen utgörs av 13,2 % av lönesumman under intjänandeåret (bruttolönen). Av nämnda 13.2 % ska 1.2 % utbetalas som en engångsutbetalning innan huvudsemestern tas ut och 12 % fördelas som en semesterlön per dag Sparade semesterdagar ska ej räknas om utifrån den sysselsättningsgrad som de är intjänade till. Använd aktuell semesterlön per dag (som Semesterlagen). Semesterårsskifte 1. Definitiv avräkning av aprils löner med mars avvikelser När avvikelserna för mars är definitivt avräknade är det dags för semesterberäkning. Detta innebär att om du alltid lönebereder avvikelserna månaden efter, ska du göra semesterberäkning när aprils lön är klar. Du kan vänta med att skriva och skicka ut lönespecifikationerna till efter semesterberäkningen. 2. Viktiga inställningar inför semesterberäkningen Det är viktigt att du är konsekvent hur du anger datum vid semesterberäkning. Ta fram underlagen från förra årets semesterberäkning och kontrollera vilka datum som användes då. Behöver du hjälp med datumangivelserna kan du läsa vårt dokument om detta genom att klicka här» Det finns en hel del inställningar i programmet som påverkar semesterberäkningen. Vi har samlat alla inställningarna i separata dokument. Läs mer om inställningar på nedan länkar. Läs om inställningar under menyn Arkiv Inställningar fliken Semester genom att klicka här» Läs om allmänna inställningar i semesterberäkningen genom att klicka här» 3. Semesterskuldlista för 2014-04-01-2015-03-31 Skriv ut en semesterskuldlista per 31 mars med datum 2014-04-01 2015-03-31 innan du börjar med semesterberäkningen. Läs om rutinen Semesterskuld genom att klicka här» 4. Säkerhetskopia före semesterberäkning En säkerhetskopia ska tas före semesterberäkningen. Om någonting skulle gå fel vid semesterberäkningen är återläsning av säkerhetskopia det enda sättet att återställa programmet. Säkerhetskopian kan vara antingen automatiskt eller manuellt tagen. Läs om inställningar för automatiska säkerhetskopior genom att klicka här» Läs om manuella säkerhetskopior genom att klicka här» 5. Semesterberäkning Avtal 22, Byggnads Plåt, timavlönade för 2015-04-01-2016-03-31 Gå in under menyn Verktyg - Semesterrutiner - Semesterberäkning och välj Semesteravtal 22 Byggnads Plåt, timavlönade. Fyll i datum för Intjänandeperiod och Läs transaktioner, det vill säga från 2015-04-01 till 2016-03-31. Det är viktigt att du anger datumintervall på samma sätt som du gjorde vid föregående semesterårsskifte. 1
Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: Observera att om du använder dig av brutna perioder, som inte överensstämmer med intjänandeåret, måste du justera intjänandeperiodens datum så att de överensstämmer med löneperioderna eftersom semesterlönegrundande frånvarotimmar kontrolleras mot intjänandeperiod trots att de handlar om transaktioner. Exempel Företaget har löneperioden 2015-03-13 2015-04-12 och vill ta med de avvikelser som löneberetts under den perioden. Intjänandeperioden är 2015-04-01 2016-03-31. För att få med frånvarotransaktionerna räcker det inte med att ange att transaktionerna ska läsas från 2015-03-13-2016-03-12. Du måste även ändra intjänandeperioden till samma datum för att semesterlönegrundande frånvarotransaktioner ska tas med. Semesterlön I rutan för Semesterlön anges 12 % (semesterlön/dag)och i rutan Sem-lön eng-belopp anger du 1,2 %. 2
Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: Räkna om sparad semester Vid uttag av sparad semester betalas aktuell semesterlön/dag ut (hämtas från angivet P-fält). På semesterfliken skrivs även vilken semesterlön de sparade dagarna tjänades till. Väljer du Räkna om sem-lön för sparade sem-dagar kommer semesterlön vid sparade dagar att räknas om utifrån den nya framräknade semesterlönen och sysselsättningsgraden som de sparade dagarna tjänades in till. Utbetalning av semesterlönen Du kan välja om semesterlönen ska betalas ut som semesterlön per dag (vilket avtalet säger) eller om beloppet ska utbetalas vid ett tillfälle. Väljer du Utbetalas vid ett tillfälle kommer semesterlön/dag räknas fram som en totalsumma. Semesterlön skrivs till Längst ner till höger i bilden ovan väljer du det P-fält som den framräknade semesterlönen per dag och semesterlön engångsbelopp ska skrivas till. Den framräknade semesterlönen sparas i det angivna P- fältet i anställdaregistret. Om det redan finns ett belopp i det fält du väljer, skrivs detta över eftersom P-fältet inte töms med automatik i anställdaregistret genom att du betalar ut semesterlönen. För att beloppet i P-fältet ska tas bort och för att semesterskuldslistan ska bli korrekt, efter att du betalat ut semesterlönen, måste du ta bort beloppet i P-fältet i anställdaregistret genom att gå in under menyn Register - Registervård och klicka på knappen Rensa under Personliga löneuppgifter. Tar du inte bort beloppet får du istället ta bort det valda P-fältet i beställningsbilden för semesterskuldslistan, alltså i rutan längst ner till höger i bilden ovan. På så sätt kommer det inte med på semesterskulden längre. Ej intjänad semester sparas som förskottsdagar för nyanställda Om semesterdagar, som ej tjänats in, ska sparas som förskottsdagar för de anställda som anställts under intjänandeåret, markerar du rutan Ej intjänad semester sparas som förskottsdagar för nyanställda. Exempelvis om en anställd hunnit tjäna in 17 betalda dagar, har en semesterrätt på 25 dagar och du vill att dagarna upp till 25, alltså 8 dagar, ska sparas som förskottsdagar. Ej uttagen betald semester ligger kvar i betalda dagar upp till semesterrätten Om en anställd inte tagit ut alla sina betalda semesterdagar kan du markera denna ruta om du vill att dessa ska ligga kvar i rutan Betalda dagar i anställdaregistret upp till semesterrätten. Läs transaktioner i första hand på from/tom datum Om du markerar denna ruta kommer programmet i första hand använda sig av inmatat datum på transaktionerna (löneraderna) i löneberedningen. Har du inte löneberett med datum och då inte heller markerar ovanstående bockruta så delar programmet istället in dessa efter vilken löneperiod de tillhör. Löneperiod anges i samband med definitiv avräkning. 3
Enbart lista När du är klar med dina inställningar klickar du på knappen OK för att påbörja semesterberäkningen. Börja med att välja Enbart lista och stäm av uppgifterna innan du går vidare och låter programmet beräkna nya dagar. Semesterberäkningsurval Här har du möjlighet att göra vissa val, exempelvis hur semesterdagar ska avrundas, flytta kvarvarande betalda dagar till sparade etc. Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: Beräkning av antalet semesterdagar person för person När semesterdagarna beräknas utgår programmet från: Den anställdes anställningsdatum i förhållande till det intjänandeår man beräknar. Ej semesterlönegrundande frånvaro som beretts med datum. Infaller datumet inom intjänandeperioden reduceras antalet intjänande dagar. Den anställdes semesterrätt. 4
Exempel: En anställd har varit föräldraledig från första februari till 15 juni. Programmet känner av att 135 dagar tagits ut och att de 120 dagar som är semestergrundande har passerats samt att det är 15 dagar som inte är semesterlönegrundande. I stället för 25 semesterdagar får den anställde 24 dagar med 25 dagars semesterrätt; 350/365*25 =23,97=24 semesterdagar. I den här bilden kan du korrigera manuellt om något skulle vara fel. Observera att korrigeringen ska göras när du genomför punkten Kontrollera och godkänn varje person. För att detta ska ske med automatik måste lönearten för frånvaron vara inställd på Typ av frånvaro Föräldraledighet (gräns:120) och Typ av inkomst Semlönegrundande ersättn/avdrag. För att ha kontroll på när du ska sluta lönebereda semesterlönegrundande frånvarotimmar använder du dig av inställningen Kontrollera semestergrundande frånvaro under menyn Arkiv - Inställningar i löneberedningen. Varningen visas i löneberedningen när antalet semesterlönegrundande frånvarodagar har överskridits. Kontrollen sker semesterårsvis, det vill säga att kontrollen startar om när nytt semesterår påbörjas. Beräkning av semesterlön Semesterlönegrundande inkomst Semesterlönegrundande inkomst hämtas från lönearter som har inställningen Typ av inkomst: Semlönegrundande ersättn/avdrag på semesterfliken. Det kan gälla både ersättningar och avdrag. När det gäller personer med månadslön är det viktigt att även avdragen ligger som semesterlönegrundande ersättning/avdrag enligt nedan bild. 5
Exempel, Löneart 010 Timlön som finns i Övningsföretaget, har nedan inställning i semesterfliken: Programmet läser transaktioner som har datum inom den period som angetts i rutorna för Läs transaktioner. Saknas datum på transaktionerna går programmet på de transaktioner som infallit inom angiven löneperiod. Arbetad tid För att semesterberäkningen ska kunna beräkna snittlön behövs uppgift om arbetad tid. Det är i normalfallet arbetade timmar men kan också vara arbetade dagar. Det är viktigt att du genomgående håller dig till samma enhet. Inställningen på lönearten under Typ av enhet ska vara Arbetade timmar/dagar för semesterlönegrundande ersättning. Programmet läser transaktioner som har datum inom den period som angetts i rutorna för Läs transaktioner. Saknas datum på transaktionerna går programmet på de transaktioner som infallit inom angiven löneperiod. Observera att om du inte har arbetsschema på anställda måste du lönebereda den arbetade tiden för dina månadsanställda. I Övningsföretaget finns löneart 031, som har följande inställning i semesterfliken: Semesterlönegrundande frånvarotimmar/dagar För att få en korrekt framräkning av semesterlönegrundande belopp behövs uppgift om antalet semesterlönegrundande frånvarotimmar. Dessa hämtas från lönearter med inställning Typ av enhet Semestergrundande frånvarotimmar/-dagar. Oftast använder man en passiv löneart för detta men det kan också vara en löneart som genererar pengar/avdrag, som man då lönebereder frånvarotimmarna med, som ska kan ha ovanstående inställningar. 6
Har du arbetsschema på dina anställda, behöver du inte lönebereda in arbetade timmar och semesterlönegrundande frånvarotimmar utan dessa hämtas från kalendariet. Markera då i semesterberäkningsbilden, under Visa underlag att rutan för Arbetad tid och semesterlönegrundande frånvarotid hämtas från kalendarium om schema finns på person. I semesterlöneskuldsbilden finns motsvarande funktion. Så här kan den lista du får se ut: Om du tycker att någonting inte stämmer på den presenterade listan kan du, efter att du skrivit ut den, klicka på knappen Visa logg, i semesterberäkningens första beställningsbild, och undersöka vad som kan vara fel. Kontrollera och godkänn varje person När du har kontrollerat listan och godkänt den är det dags för semesterberäkningen. Det är vid semesterberäkningen anställdaregistret uppdateras med nya semesterdagar. Väljer du alternativet Kontrollera och godkänn varje person kan du göra fortfarande göra ändringar på varje person innan du godkänner genom att klicka på OK & Nästa. Observera att du ska trycka Enter när du kommer in på den första anställde för att programmet ska börja sin beräkning. 7
Programmet talar om för dig hur många betalda dagar personen har kvar och hur många som kan sparas. Detta grundar sig på vad du har fyllt i för gränser under menyn Arkiv - Inställningar fliken Semester. Där anges hur många dagar per år som får sparas, hur många år dagarna får sparas, samt hur många dagar som får sparas totalt. Nästa kontroll är att se hur många semesterdagar som kan sparas per år. Du får ett meddelande om det finns dagar som sparats i fler år än du har ställt in och frågar då hur du vill göra med dessa. Om den anställde har betalda dagar kvar, får du frågan om de ska föras över till sparade. Programmet talar om hur många dagar som kan sparas, resterande betalas ut om du har lönearter för utbetalning av överskriden betald och sparad semester under menyn Arkiv - Inställningar och fliken Semester. När du godkänt förslagen så kan du se totalt antal sparade dagar fördelade per semesterår. Kvarvarande obetalda semesterdagar tas bort. 8
Till sist får du upp semesterberäkningsbilden per person där du fortfarande kan göra manuella ändringar. Alla fält kan korrigeras om det skulle behövas. När du är nöjd med beräkningen klickar du OK & Nästa för att godkänna personen. Det är då uppdatering av den anställdes semesteruppgifter sker i anställdaregistret. Semesterberäkningen presenteras i rapportformat. Spara rapporten. Uppdatera utan kontroll Har du många anställda tar det lång tid att välja alternativet Kontrollera och godkänn varje person. Då kan du istället välja alternativ Uppdatera utan kontroll. Det är viktigt att du har tagit ut Enbart lista först och kontrollerat noga att allting stämmer. 6. Skriv ut och skicka lönespecifikationer Nu kan du skriva ut och skicka dina lönespecifikationer för aprils lön. Eftersom anställdaregistret har uppdaterats med de nya semesterdagarna kommer nu dessa ut på lönespecifikationen till de anställda. 7. Semesterskuldlista för 2016-04-01-2016-04-30 När du är klar med semesterberäkningen kan du skriva ut semesterskuldlistan per 30 april. Du anger då datum 2016-04-01 till 2016-04-30 för Intjänandeperiod och Läs transaktioner. Egna anteckningar specifikt för din semesterskuld: Observera att du inte kan återskapa semesterskulden efteråt, det vill säga att det är för sent att ta ut semesterskuldslistan per 2016-04-30 efter att du registrerat uttagen semester i maj eller senare. På semesterskuldens andra sida ska du ange procentsatserna som programmet ska göra sina beräkningar med. 9
Dessa fält gäller för månadsavlönade: Dessa fält gäller för timavlönade: För att även sparad semester ska värderas enligt aktuell semesterlön/dag (finns i P-fält) måste rutan Sparad semester beräknas som betald semester (avtal 1-17, 22, 23) bockas i. I annat fall kommer sparad semester att värderas enligt den semesterlön som finns sparade vid de sparade dagarna. 10
Om du betalat ut semesterlön engångsbelopp ska du ta bort P-fältet för detta i rutan nedan, när du tar ut semesterskulden. Dagar och belopp i kolumnen Intj dgr/belopp samt Kvarv dgr/belopp innehåller både semesterlön/dag och semesterlön engångsbelopp. Plats för egna anteckningar: 11