1. Administrativa föreskrifter

Förfrågningsunderlag 2012-10-04 Upphandlingsansvarig LANDSTINGET GÄVLEBORG Upphandling Handledning Psykosocial personal Charlotte Lövblom LS 2012/460 Sista anbudsdag: 2012-11-02 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Administrativa föreskrifter 1.1. Allmän orientering 1.1.1. Inledning Landstinget Gävleborg, org. nr. 232100-0198, inbjuder er att inkomma med anbud på Handledning till Psykosocial personal, dnr LS 2012/460. Gävleborgs län har ca 275 000 invånare. Länet består av två landskap, Gästrikland och Hälsingland. De större tätorterna i Hälsingland är Hudiksvall, Bollnäs, Ljusdal och Söderhamn. I Gästrikland är tätorterna Gävle, Sandviken, Ockelbo och Hofors. Sjukhusvård bedrivs i Gävle, Hudiksvall och Bollnäs. Utöver detta ingår hälsocentraler och tandvårdsenheter inom länet. För mer information om Landstinget Gävleborg organisation och verksamheter se Landstinget Gävleborgs hemsida, www.lg.se. 1.1.2. Omfattning Denna upphandling avser handledning till personal inom Vuxenpsykiatri, Familjehälsan, Barn- och ungdomspsykiatri, Habilitering samt Primärvården. För att kunna tillgodose berörda personalgruppers behov kommer landstinget att träffa ramavtal med ett större antal leverantörer. Ramavtal är en förutsättning men ger ingen garanti för att handledare kommer att anlitas. Verksamheten som är i behov av handledning kommer att göra avrop från ramavtalet utifrån en avropsmall. 1.1.3. Syfte Landstingets verksamheter ska utmärkas av god kvalitet och professionellt bemötande. Handledning är därför en viktig del i verksamheternas kvalitetssäkringsarbete. Handledning syftar till att utveckla och förbättra vården, bibehålla och höja personalens kompetens samt stärka personalens förmåga att arbeta i processen i det konkreta patientarbetet. 1.1.4. Landstinget Gävleborgs miljöansvar och miljöarbete Människor ska kunna leva ett gott liv i en god miljö och därför medverkar Utskrivet: 2012-10-04 13:43 Sida 1 av 6

Landstinget Gävleborg aktivt till en ekologiskt hållbar utveckling i länet. Vid utgången av 2012 kommer hela landstinget att vara miljöcertifierat enligt ISO 14 001. Landstinget Gävleborg har betydande miljöaspekter som uppstår genom transporter, energianvändning, kemikalier, materialval och avfall samt strategiska beslut. Att ställa miljökrav på våra leverantörer är därför ett av flera viktiga verktyg för att minska vårt landstings miljöpåverkan. Läs gärna mer om vår miljöpolicy och våra miljömål i Miljöprogram för 2009-2012: http://www.lg.se/upplev-och-utveckla/tank-miljo/miljoprogram/. 1.2. Upphandlingsföreskrifter 1.2.1. Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett förenklat förfarande enligt 15 kap i Lagen om Offentlig Upphandling, LOU, (2007:1091). Upphandlingsformen innebär att tilldelningsbeslut får föregås av förhandlingar med anbudsgivare. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling, varför det är av största vikt att detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet. 1.2.2. Obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal obligatoriska krav. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna utvärderas och antas är att dessa krav är uppfyllda. Kraven avser såväl krav på leverantören och anbudet som på efterfrågad tjänst. 1.2.3. Helt eller delat anbud Anbud kan lämnas på samtliga områden, 1-7 eller enbart utvalda områden. Se bilaga 1. De olika områdena, 1-7, kommer att utvärderas var för sig. Dessutom kan anbud lämnas på handledning i Gästrikland och Hälsingland eller enbart Gästrikland eller Hälsingland. Den upphandlande myndigheten har rätt att anta anbud i sin helhet eller i delar. 1.2.4. Anbudets form och innehåll Anbud ska vara på svenska och lämnas elektroniskt via upphandlingssystemet TendSign. Anbudsgivaren ska fylla i de uppgifter som efterfrågas i förfrågningsunderlaget och svar på frågor ska lämnas i avsedda fält. 1.2.5. Upplysningar under anbudstiden Frågor, förtydliganden och kompletteringar angående upphandlingen Om förfrågningsunderlaget behöver förtydligas eller kompletteras med anledning av frågor till den upphandlade myndigheten eller av någon annan anledning, lämnas skriftlig information genom Visma TendSign. Om förfrågningsunderlaget upplevs som otydligt eller om några av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende ska ansvarig upphandlare kontaktas i ett så tidigt skede som möjligt, för att undvika Utskrivet: 2012-10-04 13:43 Sida 2 av 6

att missförstånd uppstår kring upphandlingen. Det är viktigt att synpunkter på förfrågningsunderlaget framförs under anbudstiden. Om synpunkter/frågor med anledning av föfrågningsunderlaget inte inkommit inom angiven tid, förutsätts anbudsgivaren ha förstått och godkänt samtliga delar i förfrågningsunderlaget. Eventuella frågor, begäran om förtydligande eller komplettering ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast 2012-10-22, svar lämnas senast 2012-10-25. Samtliga frågor och begäran om förtydliganden eller kompletteringar ska ställas via det elektroniska upphandlingsstödet Visma TendSign, funktion frågor och svar. Eventuella förtydliganden, kompletteringar och frågor/svar under anbudstiden kommer endast att redovisas i upphandlingsstödet VismaTendSign. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad via Visma TendSign är bindande för både upphandlande myndighet och anbudsgivaren. Den som har tagit ut förfrågningsunderlaget ska själv bevaka eventuella förtydliganden, kompletteringar och frågor och svar. 1.2.6. Frågor om det elektroniska upphandlongsstödet TendSign Frågor om det elektroniska upphandlingsstödet TendSign ställs till supportfunktionen hos OPIC TendSign, telefonnummer 013-47 47 520 eller e-support via mail tendsignsupport@visma.com. 1.2.7. Elektroniskt anbudsgivning Anbud ska lämnas elektroniskt via upphandlingssystemet Visma TendSign. Anbud lämnade på annat sätt accepteras inte. Det är kostnadsfritt för leverantören att använda systemet och att lämna anbud. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom en enkel registrering på www.tendsign.com. Efter genomförd registrering får anbudsgivaren omedelbar tillgång till systemet. Vid frågor eller support kring hanteringen av systemet ska ni kontakta Visma TendSigns support per e-post tendsignsupport@visma.com eller per telefon 013-47 47 520. Supporten har telefontid vardagar under normal arbetstid. Om anbudsgivaren inte registrerar sig på www.tendsign.com, utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, kan landstinget inte garantera att all information om frågor och svar under anbudstiden kommer er tillhanda. Anbudsgivaren ansvarar då själv för att kontrollera och hämta tillkomna upplysningar via Visma TendSign. I upphandlingsverktyget TendSign registrerar en kontaktperson som användare av systemet och därmed också som kontaktperson för upphandlingen. Kommunikation under upphandlingen, inkluderande utskick av tilldelningsbesked, sker till denna kontaktperson hos anbudsgivaren. Den e-postadress som anbudsgivaren uppgett i upphandlingsverktyget kommer att användas. Anbudsgivaren uppmanas kontrollera att rätt e-postadress är angiven och att denna e-postadress bevakas löpande. 1.2.8. Behörighet att lämna anbud Anbudsgivarens registrerade användare i TendSign ska vara behörig att lämna anbud för företagets räkning. På begäran ska detta kunna styrkas. Utskrivet: 2012-10-04 13:43 Sida 3 av 6

Är anbudsgivarens registrerade användare i TendSign behörig att lämna anbud för företagets räkning? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 1.2.9. Sista anbudsdag Anbud som inkommer för sent eller på annat sätt än begärt kommer inte att tas upp till prövning. Anbudet ska vara Landstinget tillhanda senast 2012-11-02 1.2.10. Anbudets giltighetstid Anbud ska vara bindande till och med 2013-02-02 Accepteras ovanstående krav? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 1.2.11. Tid och plats för anbudsöppning Anbudsöppning kommer att ske via Visma TendSign efter sista anbudsdag. 1.2.12. Ersättning för upprättande av anbud Landstinget Gävleborg medger inte vid något tillfälle ersättning för upprättande av anbud. 1.2.13. Rättelse eller förtydligande av anbud Den upphandlande enheten kan medge att anbudsgivare får rätta en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet. Den upphandlande enheten kan också begära att ett anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydliganden och kompletteringar ska bekräftas skriftligt. 1.2.14. Avbrytande av upphandlingen Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar för höga priser eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Upphandlingen kan också komma att avbrytas om politiska beslut fattas avseende omorganisation, strukturförändring och/eller annan driftsform av verksamheter helt eller delvis. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta. I underrättelsen anges anledningen till beslutet att avbryta upphandlingen. 1.2.15. Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) till dess tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Vissa uppgifter kan omfattas av sekretess även efter denna tidpunkt. Leverantör som vill att sekretess ska råda även efter det att anbudssekretessen upphört ska skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt hur leverantören skulle skadas om uppgifterna röjs. Utskrivet: 2012-10-04 13:43 Sida 4 av 6

Observera att den upphandlande myndigheten inte kan sekretessbelägga en uppgift, även om en leverantör begär det, om det inte finns stöd för det i offentlighets- och sekretesslagen. Uppgifter som rör priser och andra utvärderingskriterier är endast undantagsvis av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Ange om sekretess begärs för någon del av anbudet. Om sekretess begärs, ange vilka delar av anbudet som avses, samt vilken skada som åsamkas er som leverantör om uppgifterna röjs. (Fritextsvar) 1.2.16. Tilldelningsbeslut Upplysning om vilka leverantörer som tilldelats det aktuella kontraktet lämnas elektroniskt, via upphandlingsverktyget Visma TendSign, till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen. Tilldelningsbeslut medför inte en accept av anbudet. Alla anbudsgivare är därför bundna av sitt anbud till dess upphandlingen avslutats genom att ett upphandlingskontrakt undertecknats. Från det att tilldelningsbeslut lämnats ut löper en tidsfrist om tio (10) dagar innan avtal kan tecknas. 1.2.17. Avtal Efter tilldelningsbeslut kommer avtal att tecknas med antagna leverantörer, under förutsättning att domstol inte innan avtalets tecknande i interimistiskt beslut förklarar att upphandlingen tillsvidare inte får avslutas, eller att upphandlande myndighet efter överprövning åläggs att vidta rättelse eller att göra om upphandlingen. Avtalet utgörs av ett skriftligt kontrakt som baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Förutsättningen för att ett avtal ska vara bindande är att ett skriftligt avtal upprättats och undertecknats av alla parter i den aktuella upphandlingen. 1.2.18. Avtalstid Avtalet avses träda i kraft 2013-01-01 och gälla till 2014-12-31, med möjlighet till 1 + 1 års förlängning enligt gällande villkor. Eventuell förlängning meddelas senast sex (6) månader före avtalsperiodens utgång. För avrop som är gjorda inom avtalstiden gäller samtliga avtalsvillkor, även om handledningen helt eller delvis genomförs utanför avtalsperioden. 1.3. Prövning/Utvärdering av anbud 1.3.1. Utvärderingsprocessen Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal obligatoriska krav och föreskrifter. Underlåtenhet att följa upphandlingens villkor och krav kan innebära att anbud blir felbedömt eller måste förkastas. Förutsättningen för att ett anbud ska prövas och utvärderas är att dessa obligatoriska krav är uppfyllda. Prövningen och utvärderingen av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Arbetet med att utvärdera de inkomna anbuden kommer att genomföras i tre på varandra följande steg: Utskrivet: 2012-10-04 13:43 Sida 5 av 6

1. Kvalificering av anbudgivare 2. Kvalificering av anbudet och efterfrågad tjänst 3. Utvärdering 1.3.2. Kvalificering av leverantör I steg ett prövas att anbudsgivaren uppfyller de krav som har ställts på leverantören i förfrågningsunderlaget, inklusive att inga uteslutningsgrunder enligt LOU 10 kap föreligger. 1.3.3. Kvalificering av anbudet och efterfrågad tjänst I steg två kontrolleras att anbudet samt efterfrågad tjänst uppfyller ställda krav. Här kontrolleras också att anbudsgivaren har lämnat ett komplett anbud. 1.3.4. Utvärdering I det tredje steget görs en utvärdering av de anbud som har gått vidare från kvalificeringsfaserna. Landstinget Gävleborg kommer att anta de anbud som uppfyller samtliga obligatoriska krav som är angivna i förfrågningsunderlaget. Avropen kommer att ske enligt särskild fördelningsnyckel, vilket innebär att gruppens behov av handledning kommer att styra fördelningen mellan de antagna leverantörerna. Utskrivet: 2012-10-04 13:43 Sida 6 av 6