Författningssamling i Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen Beslutad av kommunfullstyrelsen 2016-10-04, 189
Metadata om dokumentet Dokumentnamn Dokumenthanteringsplan - kommunstyrelsen Dokumenttyp Plan Omfattar Kommunen Dokumentägare Verksamhetschef nämndservice Dokumentansvarig Nämndsekreterare Publicering Författningssamling, Insidan Författningsstöd 4-6 arkivlagen (1990:782), samt 4:e kapitlet i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Beslutad 2016-10-04, 189 Bör revideras senast Uppdateras kontinuerligt Beslutsinstans Kommunstyrelsen Diarienummer 2016/2042 Revidering 1 2017-0 Komplettering av konsumentrådgivarens dokumenthanteringsplan Revidering 2 Revidering 3 2 (12)
Serie, Handlingar Administration Antal år Namn IT-system i Till Centralarkiv Gallras/Bevaras Anmärkning Protokollsutdrag från ephorte/papper kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, utskott och nämnder Skrivelser från andra myndigheter ephorte/papper Registrerade handlingar till utskott ephorte/papper och nämnd Tjänsteskrivelser ephorte/papper Författas i tjänste-skrivelsemallen i ephorte. Kallelse & ärendelistor till utskottens sammanträden Protokoll från kommunstyrelsens utskott ephorte Läggs in manuellet i ephorte i separata ärenden. ephorte/papper Arkivbeständigt papper. Kallelse & ärendelistor till kommunstyrelsen Tre veckor + 1 dag. Bevaras genom protokollets bevarande. Ordförandebeslut ephorte/papper Anslagsbevis för utskottens Papper Nej Efter protokoll överklagandetidens utgång ephorte Läggs in manuellt i ephorte i separata ärenden. 3 (12)
Serie, Handlingar Administration fortsättning Antal år Namn IT-system i Till Centralarkiv Gallras/Bevaras Anmärkning Kommunstyrelsens protokoll ephorte/papper 3 år Ja Arkivbeständigt papper. Anslagsbevis för kommunstyrelsens protokoll Papper Nej Efter överklagandetidens utgång Delegationsbeslut ephorte/papper Arvodesunderlag och ersättning för förlorad arbetsförtjänst för politiker Tre veckor + 1 dag. Bevaras genom protokollets bevarande. Heroma/Papper 1 år Ja 10 år Attesteras av behörig chef. Övriga protokoll ephorte/papper Läggs in i diariet. Utgående brevkopior ephorte/papper Läggs in i diariet. Svar på enkäter ephorte/papper Läggs in i diariet. Inkommande e-post eller brev av viktigare betydelse, samt svar Inkommande enklare förfrågningar via e-post eller brev, samt svar ephorte/papper Läggs in i diariet. Outlook/Papper Nej Vid inaktualitet 4 (12)
Administration fortsättning Inkommande synpunkter i särskilda ärenden Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse ephorte/papper Läggs in i diariet/akt. Outlook/Papper Nej Vid inaktualitet T.ex. kopior, reklam, meddel, förfrågningar. Diarieförda handlingar ephorte/papper Handlingar som saknar värde för ärendet rensas innan arkivering. PUL - Administration Anmälan av behandling till personuppgiftsombud Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Förordnanden av personuppgiftsombud Allmänt Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan ephorte/papper Ingår i de diarieförda handlingarna. ephorte/papper Ingår i de diarieförda handlingarna. ephorte/papper Ingår i de diarieförda handlingarna. ephorte/papper Uppdateras kontinuerligt. 5 (12)
Serie, Handlingar Avtal Antal år Namn IT-system i Till Centralarkiv Gallras/Bevaras Anmärkning Externa avtal/interna avtal ephorte/papper Diarieförda, viktigare avtal. Avtal, rutinmässiga ephorte/papper 2 år Nej 2 år efter inaktualitet Upphandlingsunderlag Förfrågningsunderlag med bilagor Inkomna frågor och svar Antaget anbud Ej antagna anbud Öppningsprotokoll anbud Utvärdering av inkomna Tilldelningsbeslut Överprövning 5 år Nej 5 år Kaffemaskiner, ipad, kopiatorer mm. Förvaltningsrättens yttrande, beslut 6 (12)
Projekt Projektdirektiv/ Uppdragshandlingar ephorte/papper Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal. Projektplaner ephorte/papper Projektorganisation ephorte/papper Projektets sammansättning, deltagare, delprojekt, tidsplaner, budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet. Ansökan ephorte/papper Bekräftelse på att ansökan har tagits emot ephorte/papper 3 år Nej Vid inaktualitet Beslut ephorte/papper Budget ephorte/papper Delrapporter ephorte/papper 7 (12)
Projekt fortsättning Förstudier ephorte/papper Avtal Ex. samarbetsavtal, sponsoravtal. Korrespondens, rutinmässig ephorte/papper Nej Vid inaktualitet Korrespondens ephorte/papper Brev som dokumenterar avgörande betydelser, överenskommelser mm av långsiktig betydelse. Minnesanteckningar ephorte/papper Nej Vid inaktualitet Protokoll med dagordning och deltagarlista ephorte/papper Från styrgrupper, projektgrupper, referensgrupper, delprojektgrupper. Ekonomisk slutredovisning ephorte/papper Slutrapporter ephorte/papper Utvärdering ephorte/papper Om utvärdering görs. 8 (12)
Samverkan Kallelse ephorte/papper 2 år Nej 2 år Kallelse för sektorsamverkan och verksamhetssamverkan sparas i ephorte tillsammans med det inskannade protokollet. Protokoll ephorte/papper Protokoll för sektorsamverkan och verksamhetssamverkan skannas in i ephorte. Riskbedömning och handlingsplan ephorte/papper Protokoll - förhandling enligt MBL ephorte/papper Skannas in i ephorte 11-14 Framställan enligt AmL 66a ephorte/papper Skannas in i ephorte Åtgärder gällande framställan enligt AmL 66a ephorte/papper Skannas in i ephorte Bilaga ephorte/papper Bilagor som är av betydelse för ärendet Bilaga ephorte/papper 2 år Nej 2 år Bilagor som i saknar värde för ärendet 9 (12)
Säkerhet Dokument med sekretess från Länsstyrelsen Inkommande e-post eller brev, samt svar Inkommande enklare förfrågningar via e-post Papper Sekretess ephorte/papper Korrespondens från myndigheter och organisationer. Läggs in i diariet. Outlook Nej Vid inaktualitet Skadehantering Raindance Polisanmälan 10 (12)
Brottsförebyggande rådet Protokoll ephorte Ingår sedan år 2015 i hållbarhetsutskottets protokoll. Samverkansöverenskommelse med polisen i Dalarna Medborgarlöften i samarbete med polisen i Dalarna ephorte/papper ephorte/papper Rapporter ephorte Remisser och remissvar ephorte/papper Inkommande e-post eller brev, samt svar Inkommande enklare förfrågningar via e-post eller post Outlook/Papper/ ephorte Diarieförs i ephorte. Outlook Nej Vid inaktualitet Enklare förfrågningar. 11 (12)
Myndighet/Nämnd: Kommunstyrelsen Enhet/Förvaltning: Servicecenter Fastställd: 2017 Konsumentrådgivare Inkommande e-post eller brev av viktigare betydelse, samt svar Inkommande enklare förfrågningar via e-post eller brev, samt svar Registrerar ärenden, e-post, telefonsamtal, utåtriktade aktiviteter ephorte/papper Läggs in i diariet. Outlook/Papper Nej Vid inaktualitet KONSTAT Nej Nej Nej Databasen administreras av Konsumentverket. Inga personuppgifter läggs in i databasen. 12 (12)