FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Revisionstjänster, d-nr 11/271 SRV återvinning AB 2011-12-12
1. Allmänna förutsättningar och administrativa bestämmelser 1.1 Upphandlande enhet Upphandlande företag är: SRV återvinning AB Box 1173 141 24 Huddinge. SRV återvinning AB är ett återvinnings- och avfallshanteringsföretag verksamt i och ägt av fem kommuner på Södertörn, nämligen Huddinge, Haninge, Botkyrka, Salem och Nynäshamn. Verksamheten omfattar insamling och förädling av återvinningsmaterial samt insamling och deponering av avfall. Omsättningen uppgår till cirka 380 MSEK och bolaget har omkring 170 medarbetare. 1.2 Upphandlingsform Upphandlingen sker som förenklad upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan antas utan föregående förhandling med anbudsgivare. 1.3 Sista dag för anbud Sista anbudsdag är 2012-01-31. Anbud som inkommer efter detta datum kommer inte att prövas. 1.4 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt för antagande under tiden fram till bolagsstämman i maj 2012. Till dess beslut fattats eller upphandlingen avslutats på annat sätt är upphandlingen belagd med sekretess. 1.5 Anbudets omfattning Anbudet skall även omfatta SRV:s helägda dotterbolag, Ecoferm AB, som är ett vilande bolag som inte bedriver någon verksamhet samt SRV:s till hälften ägda intressebolag Miljösortering på Södertörn AB (MSS). MSS omsätter cirka 10 msek per år och har omkring 10 medarbetare. MSS administration sköts i sin helhet av SRV återvinning. 1.6. Beslut om val av revisionsbyrå och revisorer Formellt fattas beslut om byte av revisionstjänster i samband med bolagsstämman 2012. Detta innebär att de revisorer som väljs kommer att kunna påbörja sitt uppdrag först efter denna tidpunkt. 1.6 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag beställs skriftligen hos beställarens ombud (se punkt 1.1) Anbudsgivare kan enbart åberopa uppgifter som erhållits av beställarens ombud. 1.7 Anbudets form Anbudet skall avges skriftligt på svenska i två exemplar i tillslutet kuvert märkt: Anbud revision, d-nr 11/271 och sändas till adress enligt ovanstående punkt 1.1. Anbud skall vara undertecknat av anbudsgivarens firmatecknare. Samtliga belopp skall anges i svenska kronor. Anbud som lämnas genom telefax eller elektronisk post skall omgående bekräftas genom en egenhändigt undertecknad handling. Bilagda intyg, referenser m m skall liksom själva anbudshandlingen vara skrivna på svenska.
Anbudsgivare skall ange om några uppgifter i överlämnade handlingar är att betrakta som affärshemligheter med motivering till varför sådana uppgifter bör skyddas även efter avslutad upphandling. 1.8 Frågor om underlaget Frågor om underlaget som är av allmän eller principiell karaktär kan ställas till SRV via e-mail till: Ingela Sandström, ingela.sandstrom@srvatervinning.se. Märk e-mailmeddelandet Fråga; Revision Frågor och svar kommer att publiceras till samtliga inbjudna leverantörer, på SRV:s hemsida www.srvatervinning.se/upphandling utan att ange vilken anbudsgivare som ställt frågan. Samtliga anbudsgivare är själva skyldiga att kontrollera annonsplatsen för eventuella kompletteringar kring frågor och svar. Sista dagen för frågor är den 23 januari 2012. 1.9 Förutsättningar för att anbud prövas Anbud skall innehålla: Redovisning av anbudsgivarens förmåga att utföra efterfrågade uppdrag och garantera leveranssäkerhet, kvalitet och tillgänglighet Referenser från tidigare liknande uppdrag Tydlig redovisning av hur de olika punkterna under avsnitt 2, kravspecifikation, uppfylles Kostnadsspecifikation enligt bilaga 1 för anbudsjämförelse Skiss över revisionsplan Därtill krävs senaste årsredovisningen som bilaga till punkten 2.3. (Allmän företagsbeskrivning). Anbudsgivare som är eller som på goda grunder kan antas komma på obestånd kommer ej att antas. Inte heller kommer de anbudsgivare att antas som är i tvist med någon av SRV:s ägare. Anbud som innehåller ej prissatta reservationer upptas inte till prövning. Anbudsgivare skall genom skriftligt intyg från behörig firmatecknare visa att anbudsgivaren: inte är i konkurs, likvidation eller under tvångsförvaltning, inte heller föremål för ackord eller annat liknande förfarande eller tills vidare inställt sina betalningar eller underkastad näringsförbud, inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, inte gjort sig skyldig till allvarliga fel i sin yrkesutövning. Anbudsgivare skall lämna referenser från tidigare liknande uppdrag. Anbudsgivare skall bifoga F-skattebevis. Anbudsgivaren skall lämna beskrivning av sin verksamhet, resurser, miljö- och kvalitetsarbete samt senaste årsredovisning. 2. Kravspecifikation omfattning och priser 2.1 Övergripande avtalsstruktur Uppdraget omfattar en fast och en rörlig del enligt nedan: Fast del bestående av revision i form av: o Löpande granskning av verksamheten o Granskning av årsbokslut och årsredovisning Rörlig del bestående av
o o Särskilda uppdrag beställda av bolagets själv eller dess ägare Rådgivande konsultation Revisionsplan med arbetets fördelning över året samt tillvägagångssätt utarbetas av uppdragstagaren i samråd med SRV. Denna föreslås i stora drag följa den tidsplan som anges i 2.6. Varje granskat avsnitt skall kortfattat och med inriktning mot slutsatser avrapporteras i separat PM till revisorsgruppen, d v s de kommunvalda lekmannarevisorerna, och till företagsledningen. 2.2 Utförande Revisionen skall utföras inom ramen för kommunal- och aktiebolagslagarna med iakttagande av rekommendationer från FAR och Bokföringsnämnden. Uppdragstagaren skall härvid ansvara för granskning och som auktoriserat revisionsbolag även ansvara för revision och revisionsberättelse för verksamhetsåret. Revisionsplanen diskuteras med uppdragstagaren, varefter en strategi för hur arbetet skall fortskrida fastslås. Efter genomförd granskning rapporteras respektive uppdrag skriftligt och muntligt. När arbetet är klart fastställs den slutliga revisionsrapporten. Uppdragstagaren skall under avtalsperioden löpande hålla kontakt med företagsledningen. 2.3 Allmän företagsbeskrivning Anbudsgivaren skall redovisa: En allmän företagsbeskrivning, ägarformer, associationsformer Antal anställda i Sverige och i Stockholmsregionen, inom de aktuella segmenten Inriktning och affärsidé Ledningsorganisation Omsättning fördelad på affärsområden och totalt Referenser från tidigare uppdrag och uppdragsgivare 2.4 Kompetens Förutom generell erfarenhet av praktiskt revisionsarbete i större företag, skall anbudsgivaren i synnerhet dokumentera sin erfarenhet från avfalls-/återvinningsbranschen: o Erfarenhet av revision i aktiebolag av liknande typ o Erfarenheter av konsultinsatser och utbildning inom aktiebolag av liknande typ o o Genomförda utvecklingsinsatser inom aktiebolag av liknande typ Antal företag av liknande karaktär i Sverige och i Stockholmsregionen, där anbudsgivaren har huvudansvar för revisionen Följande kompetensrelaterade faktorer är också av betydelse: o Erfarenhet av praktiskt redovisningsarbete i medelstora och större företag o Kompetens inom skatteområdet o Kompetens inom IT-området o Kompetens inom miljöområdet o Kompetens att värdera företag och verksamheter Följande kompetensrelaterade faktorer avseende de medarbetare som avses utföra uppdraget enligt nedan. Två av revisorerna skall vara auktoriserade. Följande är av särskilt intresse för de personer som avses leda arbetet: o Personlig presentation samt kompetens, tänkt ansvarsområde, timkostnad, referenser av liknande uppdrag, samt aktuella övriga revisionsuppdrag för uppdragsansvarig som kan bli aktuell för uppdraget o Personlig presentation samt kompetens, tänkt ansvarsområde, timkostnad och referenser samt erfarenheter av liknande uppdrag för övriga konsulter som kan bli aktuella för uppdraget o Beräknad tidsinsats specificerad på medverkande personalkategorier o Kompetenssäkring vid ev. byte av revisorer under pågående avtalsperiod
2.5 Kvalitet och ansvar Uppdragstagaren skall ha insikt i och erfarenhet av redovisning och ekonomiska förhållanden, som med hänsyn till arten och omfånget av uppdragsgivarens verksamhet, fordras för uppdragets fullgörande. Uppdragstagaren ansvarar för att revisionen sker med den kvalitet som erfordras enligt god revisionssed och är ansvarig för de personer, vilka används i uppdraget. Om medarbetare inte har de kvalifikationer som erfordras skall denne bytas ut. Vidare skall anbudsgivaren redovisa: Metoder och metodutveckling inom redovisningsområdet Kvalitetssystem och miljöledningssystem Revisionsarbete med datorstöd (IT-revisor eller liknande) Säkerhetsrutiner Ansvarsförsäkring Uppdragsgivaren skall ha möjlighet att intervjua den som avses bli ansvarig för uppdragets genomförande. Anbudsgivaren skall ange lämpliga referenser från motsvarande uppdrag. SRV förbehåller sig rätten att när som helst under upphandlingen kontakta dessa och andra aktuella referenser 2.6 Tider Vad gäller arbetets tidsmässiga fördelning över året har hittills följande gällt: SRV tillämpar kalenderår som räkenskapsår och merparten av revisionsarbetet sker i anslutning till årsbokslutet Viss kompletterande granskning inom ramen för den fasta revisionen äger rum under hösten Därtill skall tjänster inom ramen för den rörliga delen kunna avropas successivt under avtalsperioden efter behov 2.7 Avtalsperiod Avtalet gäller under räkenskapsåren 2012-2014. Förlängning kan därefter ske under ytterligare ett år. Formellt beslut om förlängning fattas vid bolagsstämma. 2.8 Offererat pris Offererade priser skall omfatta samtliga kostnader för fullgörandet av uppdragen. Alla lönebikostnader enligt lag och avtal, samt erforderliga rese- och traktamentsersättningar etc., skall ingå. Offererat pris skall gälla fast under hela avtalsperioden. Eventuella uppräkningsfaktorer eller teknik för beräkning av arvodet vid en eventuell förlängning under ytterligare en mandatperiod skall anges. Priset skall anges exklusive mervärdesskatt. Pris skall anges dels som ett fast pris för löpande granskning och bokslutsgranskning, dels som ett timpris för extratjänster. Dessa parametrar skall specificeras i Bilaga 1. En bilaga skall lämnas per bolag som anbudet avser. Anbud skall, för SRV återvinning AB, beräknas på ett minimum av 100 timmar avseende antal fasta timmar varav minst 20 timmar skall vara fördelat på huvudansvarig/auktoriserad revisor. Extratjänster ska alltid avropas skriftligt från företagets ekonomichef eller VD. Anbudsgivare skall klart ange om kostnader kan tillkomma, i så fall skall dessa specificeras och prissättas.
SRV har rätt att göra prisavdrag om uppdragstagaren inte fullgör sina åtaganden enligt vad som överenskommits i avtalet. Uppstår under avtalstiden väsentliga ändringar av förutsättningarna för ursprungsavtalet som medför kostnader utöver vad som avtalats, skall detta påtalas i förväg av uppdragstagaren och godkännas av uppdragsgivaren. 3. Kommersiella villkor 3.1 Fakturering och betalning Upparbetade kostnader får faktureras högst en gång per månad. Fakturor skall specificeras. I dessa eller bilagor skall tydligt framgå antalet timmar, timersättning och de personer som varit sysselsatta, nedlagd tid per person samt vilka revisions-/arbetsmoment som avses. Fakturan skall redovisa totalt upparbetad tid och kostnad per år. Särskilt överenskomna och avtalade granskningsinsatser skall specificeras och debiteras separat. SRV skall ha rätt att ta del av uppgifter från uppdragstagarens tidsredovisningssystem. 4. Utvärderingskriterier 4.1. Allmänt Anbud som inte uppfyller ovanstående administrativa bestämmelser eller andra anvisningar i denna förfrågan kan komma att förkastas. Vid anbudsprövningen antas det totalekonomiskt mest fördelaktiga alternativet. Vid bedömningen kommer hänsyn därför att tas både till pris- och kvalitetsfaktorer. 4.2 Anbudsutvärdering Anbudsutvärdering kommer att göras i tre steg; 1. Leverantörskvalificering 2. Kravuppfyllelse 3. Anbudsutvärdering Steg 1 Leverantörskvalificering I steg ett, granskas att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställs under avsnitt 1. Krav på leverantören. Om kraven inte uppfylls, upplysningar är felaktiga eller saknas kan anbud komma att uteslutas utan vidare prövning. De anbudsgivare som uppfyller kraven är godkända som presumtiva leverantörer till SRV. Steg 2 Kravuppfyllelse I andra steget kontrolleras att alla skall-krav som ställts i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Det gäller såväl de krav som ställs på tjänsten som de uppställda anbuds- och avtalsvillkoren. Uppfyller inte anbudsgivaren samtliga skall-krav utesluts anbudsgivaren från vidare prövning. Avstår anbudsgivaren från att svara på något av de ställda kraven kommer detta tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller att kravet inte kan accepteras. Steg 3 Anbudsutvärdering Av de anbud som uppfyller de första två stegen kommer det anbud att antas som är ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn tagen till nedan viktade utvärderingskriterier.
Utvärderingskriterier Viktintervall Efterfrågade priser på tjänster 45-55 % Kompetens/meriter/leveransförmåga 25-30 % Intervju 15-25 % Kvalitet/Arbetsmetodik/upplägg av revision 0-10 % Metod för utvärdering Anbuden kommer att jämföras med varandra och därefter betygsätts alla bedömningsgrunder. Värdena på respektive utvärderingskriterium kommer sedan att räknas ihop. För prisjämförelsen kommer en total räknas fram för de tre bolagen och ligga till grund för utvärderingen. Utvärdering kommer att gå till på följande sätt inom respektive kriterium: 1. För att värdena ska kunna jämföras och viktas mot varandra sätts betyg inom respektive kriterium samt priser till betyg 1-5. 2. Högsta betyg är att få betyg 5. 3. När det gäller pris får lägsta pris betyg 5, resterande anbudspriser betygssätts efter kvoten mellan lägsta pris och erbjudet pris multiplicerat med maxbetyg enligt formeln: Lägsta pris x 5 = tilldelat betyg Anbudsgivarens pris 4. Betygen från de olika kriterierna kommer att multipliceras med kriteriets vikt enligt utvärderingskriterierna. 5. Slutligen adderas de viktade värdena. 6. Om fler anbud hamnar på samma poäng kommer det anbud som har lägst pris att vinna utvärderingen. Har anbuden fått samma poäng på detta kriterium fortsätter jämförelsen i turordning efter kriteriernas vikt. 7. Ett viktintervall på 10 procentenheter kan komma att användas för att nå en relevant utvärdering. De tre anbudsgivare som får högst poäng enligt de tre övriga utvärderingskriterierna kommer att bjudas in till ett intervjutillfälle där respektive anbudsgivare får 30 minuter till sitt förfogande att redogöra för sin metodik och upplägg av revision samt presentation av sitt företag och aktuella revisorer. Efter dessa intervjutillfällen kommer uppdragsgivaren att slutföra utvärderingen där även intervjun kommer att vägas in. 4.3 Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut kommer att meddelas skriftligen till samtliga anbudsgivare snarast möjligt efter att upphandlingen anses avslutad. Anbudet skall vara giltigt fram till minst 31 maj 2012. Tilldelning är dock ingen garanti för ett slutligt avtalstecknande då det slutliga beslutet tas av uppdragsgivarens bolagsstämma i maj 2012. Avtal tecknas efter genomförd bolagsstämma, tidigast tio dagar efter tilldelningsbeslutets offentliggörande.
Bilaga 1 ANBUDSFORMULÄR FÖR KOSTNADSJÄMFÖRELSE ett formulär per bolag skall lämnas Uppdrag Fasta uppdrag Revision Kostnadsestimat: Beräknad tidsåtgång för revision Antal timmar: Timpris: Huvudansvarig Auktoriserad revisor Granskare Specialister Variabla uppdrag Debiteringssats för ev. tillkommande tjänster Huvudansvarig Auktoriserad revisor Granskare Specialister Timpris: