PM 2006-03-09 Dnr 0602-0137-53 Förfrågningsunderlag upphandling avseende rekryteringstjänster till Arbetsgivarverket Härmed inbjuds Ni att lämna anbud enligt nedan angivna förutsättningar. Upphandlande enhet Arbetsgivarverket Box 3267 103 65 Stockholm Kontaktperson Andrea Mesko Jurist, administrativa enheten Tel. 08-700 13 51 E-post: andrea.mesko@arbetsgivarverket.se Presentation av Arbetsgivarverket Arbetsgivarverket är en arbetsgivarorganisation för statliga myndigheter. I organisationen ingår också andra arbetsgivare med anknytning till det statliga området. Arbetsgivarverkets uppgift är att ansvara för centrala förhandlingar med de fackliga organisationerna samt att utveckla och samordna den statliga arbetsgivarpolitiken. Arbetsgivarverket har cirka 65 anställda. Mer information finns på Arbetsgivarverkets hemsida www.arbetsgivarverket.se. Upphandlingens syfte och uppdragets omfattning Arbetsgivarverket avser att teckna ramavtal med en eller flera leverantörer avseende rekryteringstjänster. Uppdraget kan komma att omfatta hela eller delar av rekryteringsprocessen. Avtalsperioden skall vara två år med möjlighet till förlängning med ett år. Vissa rekryteringar kommer Arbetsgivarverket att hantera på egen hand. Behovet av konsultstöd varierar mellan olika år. Under 2005 anlitade Arbetsgivarverket konsultstöd avseende hela eller delar av rekryteringsprocessen i samband med tillsättning av fyra tjänster. Antal tjänster för 1
avtalsperioden där behov och stöd kan bli aktuellt kan för närvarande inte anges. Arbetsgivarverket kan heller inte lämna några bindande utfästelser om avrop av viss volym. Upphandlingsform Detta är en förenklad upphandling enligt 6 kap. lagen (1992:1528) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Prissättning Pris skall anges i svenska kronor, SEK, exkl. moms. Samtliga med uppdraget förenade kostnader skall ingå i priset. Anbudsgivaren skall ange priser i de kommersiella villkoren (bilaga 2). Ersättning för rese- och andra omkostnader i samband med uppdrag utgår endast efter särskild överenskommelse i varje enskilt fall. Formella krav på anbud Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare och innehålla företagsnamn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, faxnummer, e-postadress, kontaktperson under anbudstiden inklusive kontaktuppgifter, uppgift om behörig avtalstecknare samt adress till företagets hemsida om sådan finns. Anbud skall vara skrivna på svenska. Anbudet skall lämnas i ett original och två kopior. Om anbudet lämnas per fax skall det omgående bekräftas av anbudsgivaren med en egenhändigt undertecknad handling. Detta innebär i princip att den egenhändigt undertecknade handlingen skall skickas samma dag som fax skickats. Anbud via e-post accepteras ej. Anbudet skall vara Arbetsgivarverket tillhanda senast den 10 april 2006. Anbudsgivare svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. Anbud som inkommer för sent beaktas ej. Anbud skall vara bindande t.o.m. 31 augusti 2006. Bekräftelse att anbudet gäller t.o.m. 31 augusti 2006 skall anges i anbudet. Om anbudsgivaren anser att anbudsuppgifter bör sekretessbeläggas skall anges vilka uppgifter som avses samt skälet härtill. Det skriftliga anbudet skall lämnas i dubbla kuvert varav det inre märks med Anbud - rekryteringstjänster - Dnr 0602-0137- 53. Försändelsen bör inte ha någon företagsbeteckning. Anbudet skall sändas till följande adress: 2
Arbetsgivarverket Box 3267 103 65 Stockholm Besöksadress: Kungsgatan 12-14, plan 8 Observera att Arbetsgivarverkets öppettider är 08.00-17.00 vardagar och att det inte är möjligt att lämna anbud direkt på Arbetsgivarverkets gatuadress på andra tider. Disposition av anbudet m.m. För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud ombedes anbudsgivaren att följa dispositionen i detta förfrågningsunderlag. Samtliga ställda krav skall kommenteras. Om ställt krav inte kommenterats äger Arbetsgivarverket rätt att tolka detta som att kravet inte är uppfyllt. Tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget måste vara skriftliga för att vara gällande. Om detta blir aktuellt meddelas samtliga som har rekvirerat förfrågningsunderlaget från Arbetsgivarverket. Observera att de leverantörer som erhåller förfrågningsunderlaget från annan än Arbetsgivarverket skall anmäla sig till Arbetsgivarverkets kontaktperson för att få del av information. Frågor med anledning av upphandlingen som inte är av allmän karaktär, besvaras skriftligen av Arbetsgivarverket. Frågor och svar skickas samtidigt till samtliga som har fått förfrågningsunderlaget från Arbetsgivarverket. Krav på leverantören Beskrivning av företaget Anbudsgivaren skall i anbudet lämna en kort beskrivning av företagets affärsidé och antal anställda. Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter m.m. Anbudsgivaren skall kunna dokumentera att denne uppfyller kraven enligt 6 kap. 9 tredje stycket LOU avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Arbetsgivarverket kommer att kontrollera att anbudsgivaren är: registrerad i aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter, om registreringsskyldighet föreligger 3
fri från skulder för svenska skatter och socialförsäkringsavgifter Enligt ovan nämnda bestämmelse kan en leverantör uteslutas från deltagande i upphandlingen om denne: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraftvunnen dom, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter Som bevis för att ovan ställda krav uppfylls skall anbudsgivaren bifoga följande handlingar: Skatteverkets blankett Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling SKV 4820 ifylld och undertecknad av Skatteverket. Blanketten kan hämtas från Skatteverkets hemsida, www.skatteverket.se. Uppgifterna i blanketten får inte vara äldre än tre månader. Uppgifterna återspeglar förhållandena den dag då kontrollen äger rum hos Skatteverket. Kopia av företagets registreringsbevis, utfärdat av behörig myndighet, (för svenska företag utfärdas bevis av Bolagsverket) Sanningsförsäkran (bilaga 1) som visar att de personer som har inflytande över företagets verksamhet inte har näringsförbud, inte är dömda för brott i yrkesutövningen eller gjort sig skyldiga till allvarligt fel i yrkesutövningen. Intyget skall omfatta de fysiska personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget är behörig att fatta beslut som berör företagets verksamhet. Sanningsförsäkran skall vara undertecknad av företagets firmatecknare. Observera att för utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från myndigheter i det egna landet enligt följande: intyg om registrering i yrkes- och handelsregister i det land där leverantören är etablerad intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad som visar att leverantören där betalat föreskrivna sociala avgifter 4
intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad som visar att leverantören där betalat föreskrivna skatter och avgifter Ekonomisk ställning Anbudsgivarens riskklassificering enligt affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB skall vara minst 3 enligt värden redovisade vid utgången av senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret. 1 I det fall lägre riskklassificering redovisas kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar ekonomisk stabilitet. Sådan förklaring skall bifogas anbudet. Som bevis för att ovan ställda krav uppfyllts skall anbudsgivaren bifoga: kopia av utdrag från UC som visar anbudsgivarens riskklass. Uppgifterna får inte vara äldre än tre månader. Anbudsgivaren skall ha bedrivit verksamhet inom området rekryteringstjänster i minst två avslutade räkenskapsår. Som bevis för att detta krav uppfylls skall anbudsgivaren bifoga: årsredovisningar avseende de två senaste avslutade räkenskapsåren. Kommersiella villkor Anbudsgivaren skall acceptera de kommersiella villkoren för upphandlingen. Som bevis för detta krav skall anbudsgivaren bifoga: Kopia av det bifogade avtalsförslaget (bilaga 2) kompletterat med offererade priser och undertecknat av behörig firmatecknare. Ansvarig för uppdragets genomförande Anbudsgivaren skall ha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra rekryteringstjänster. En huvudkonsult skall anges i anbudet. Leverantören får använda annan konsult efter Arbetsgivarverkets godkännande under förutsättning att konsulten har likvärdig kompetens som huvudkonsulten. 1 Svenska företag och enskilda näringsverksamheter får av UC en riskklass från 1 till 5, där 1 anger högsta och 5 lägsta risk för obestånd (prognos för tolv månader). 5
Huvudkonsulten bör ha högskole- och/eller universitetsutbildning. Huvudkonsulten skall ha minst tre års erfarenhet av att självständigt hantera kompletta rekryteringsprocesser. Det är en fördel om huvudkonsulten har utfört uppdrag angående rekrytering för statlig myndighets räkning. Som bevis för huvudkonsultens kompetens skall anbudsgivaren bifoga: ett CV avseende aktuell huvudkonsult som ställs till förfogande för genomförande av uppdrag Referensuppdrag Anbudsgivaren skall redovisa minst två referenser avseende namngiven huvudkonsult som bevis för tidigare genomförda uppdrag av liknande art. Om konsulten har utfört uppdrag för statlig myndighets räkning skall minst ett av referensuppdragen avse ett sådant uppdrag. Av referenserna skall följande framgå: kort beskrivning av varje uppdrag en kontaktperson för varje uppdrag med uppgift om referentens befattning och telefonnummer. Uppgifterna avseende angivna kontaktpersoner skall vara aktuella. Förstärkningsresurser Anbudsgivaren skall kunna tillhandahålla flera konsulter med likvärdig kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Anbudet skall innehålla: en bekräftelse på att ställda krav uppfylls en beskrivning över hur detta krav tillgodoses Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren skall inneha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under hela avtalstiden. Anbudet skall innehålla: kopia av giltig ansvarsförsäkring, med uppgift om försäkringsbolag och försäkringsnummer Kvalitetssäkring Anbudsgivaren skall tillämpa dokumenterade kvalitetssäkringsrutiner. Anbudet skall innehålla: bekräftelse på att detta krav uppfylls 6
Miljöarbete Anbudsgivaren skall ha en dokumenterad miljöpolicy, som visar att miljöhänsyn tas i verksamheten. Anbudet skall innehålla: bekräftelse på att detta krav uppfylls Krav på tjänsten Uppdragets omfattning och innehåll Anbudsgivaren skall lämna uppgifter om pris avseende komplett rekryteringsuppdrag och delar av rekryteringsuppdrag (punkt 2-4) i bilaga 2 - Kommersiella villkor - förslag till avtal, sid. 2. För att säkerställa behovet av konsultstöd vid rekrytering kan Arbetsgivarverket komma att anta anbud från flera leverantörer. 1. Komplett rekryteringsuppdrag Ett komplett rekryteringsuppdrag för Arbetsgivarverkets räkning kan innehålla följande delar: a) Behovsanalys b) Ta fram kravprofil c) Annonsutformning d) Annonsering 2 e) Systematisk sökning av kandidater f) Göra urval g) Genomföra intervjuer h) Genomföra tester och personbedömningar i) Referenstagning j) Kandidatpresentation k) Administration av ansökningshandlingar l) Uppföljningsintervjuer efter sex månader (tillsatt kandidat och Arbetsgivarverket) 2. Sökning Ett uppdrag som innebär att leverantören systematiskt skall söka igenom marknaden för att på ett professionellt sätt kunna hitta personer med kompetens i olika branscher, företag och organisationer, som kan söka utlysta tjänster hos Arbetsgivarverket. 3. Tester och personbedömningar Ett uppdrag som innebär att leverantören skall testa kandidater med valda test. Kandidaterna skall få en muntlig återkoppling av testresultatet och leverantören skall redovisa sin bedömning till Arbetsgivarverket. 2 Mediakostnader kommer att betalas av Arbetsgivarverket. 7
4. Rekryteringsadministration Ett uppdrag som innebär att leverantören, i anslutning till annonsering, skall arbeta med rekryteringsadministration. Med detta avses muntlig och skriftlig återkoppling till sökande. Uppdraget innefattar att gå igenom och bedöma samtliga ansökningshandlingar som dels värderas gentemot kravprofilen, dels sinsemellan. En lista på mellan 10 och 15 kandidater som bedöms som kvalificerade skall presenteras för Arbetsgivarverket. Samarbete Anbudsgivaren skall lämna en kort beskrivning avseende hur samarbetet med Arbetsgivarverket kan utformas i samband med att uppdrag genomförs. Garanti Om leverantören inte presenterar någon kandidat som Arbetsgivarverket kan anställa skall leverantören presentera nya kandidater utan extra kostnad. Anbudet skall innehålla: bekräftelse på att detta krav uppfylls Avrop Arbetsgivarverket skall kunna avropa rekryteringstjänster under hela avtalstiden till angivna priser. Verket förbehåller sig rätten att vid varje tillfälle bestämma vilka delar av rekryteringsprocessen som leverantören skall medverka i samt omfattningen av insatserna. Avropsförfarandet innebär att innan ett uppdrag påbörjas skall ansvarig befattningshavare hos Arbetsgivarverket och leverantören bl.a. komma överens om uppdragets syfte, omfattning, tidplan inklusive leveransdatum, person/er som skall utföra uppdraget och samarbete/återrapportering. Inställelsetid Tiden som löper från det att uppdraget mottagits av leverantören till dess att arbetet påbörjas skall inte överstiga tio arbetsdagar. Anbudet skall innehålla: bekräftelse på att detta krav uppfylls Personbedömning genom tester Anbudsgivaren skall kunna genomföra arbetspsykologiska tester. Test som används i rekryteringsprocessen skall ha en vetenskaplig grund. Anbudet skall innehålla: bekräftelse på att dessa krav är uppfyllda 8
redovisning av vilka arbetspsykologiska tester som kan komma att användas i samband med rekrytering till Arbetsgivarverket Offentlighet och sekretess Arbetsgivarverket är en statlig myndighet och omfattas därmed av reglerna om offentlighet och sekretess. Det är därför av vikt för Arbetsgivarverket att aktuell leverantör/er har rutiner för att tillgodose reglerna om offentlighet och sekretess. Anbudsgivarens personal skall ha grundläggande kunskaper om reglerna om offentlighet och sekretess. Anbudet skall innehålla: bekräftelse på att detta krav uppfylls 9
Leverantören skall utföra följande moment vid utförande av uppdrag: Inkomna ansökningshandlingar skall datummärkas och hållas ordnade hos leverantören. Leverantören skall upprätta en lista som innehåller namn på sökande samt ankomstdatum för ansökan. Listan skall skickas till Arbetsgivarverket efter slutfört rekryteringsuppdrag. Vid förfrågan om utlämnande av handlingar skall leverantören vidarebefordra sådan fråga till Arbetsgivarverket, som i sin tur tar ställning till utlämnande av handlingarna. De ansökningshandlingar som inte överlämnas till Arbetsgivarverket skall arkiveras hos leverantören i två år efter att rekryteringsuppdraget är slutfört. En kopia på de mallbrev som leverantören skickat till sökande skall överlämnas till Arbetsgivarverket när rekryteringsuppdraget är slutfört. Utvärderingskriterier Vid prövning av anbud kommer Arbetsgivarverket att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet/de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden utifrån nedanstående utvärderingskriterier. Samtliga skall-krav i förfrågningsunderlaget måste vara uppfyllda för att ett anbud skall kunna antas. Utvärderingskriterier A Kompetens och erfarenhet av liknande uppdrag B Pris Viktning 50 procent 50 procent Kompetens och erfarenhet av liknande uppdrag Vid utvärdering av detta kriterium kommer hänsyn tas till huvudkonsultens kompetens och erfarenhet av liknande uppdrag. Högsta poäng för detta utvärderingskriterium är 60. Poängen för de två delområdena summeras och därefter multipliceras summan med viktningsfaktorn 50 procent. Huvudkonsultens kompetens Arbetsgivarverket kommer att bedöma huvudkonsultens kompetens genom referenstagning utifrån nedanstående frågor. Högsta poäng för denna del är 30. Varje fråga är värd högst 5 poäng enligt betygsskalan 1-5 där 1=lägst och 5=högst. Hur väl har konsulten kunnat anpassa uppdraget till era specifika behov? Hur kompetent anser du att konsulten är? Hur väl har överenskommen tidplan kunnat hållas? Hur bedömer du konsultens resursbas? 10
Hur nöjd är du sammantaget med konsultens insats? Hur sannolikt är det att du kommer att anlita konsulten igen? 11
Huvudkonsultens erfarenhet av liknande uppdrag Arbetsgivarverket kommer att bedöma huvudkonsultens erfarenhet utifrån den CV som bifogats anbudet. Högsta poäng för denna del är 30. Poäng tilldelas enligt skalan nedan. Flerårig erfarenhet av att självständigt hantera rekryteringsprocesser 3-6 års erfarenhet ger 15 poäng 7 eller fler års erfarenhet ger 20 poäng Erfarenhet av uppdrag angående rekrytering för statlig myndighets räkning Erfarenhet ger 10 poäng Pris Pris kommer att utvärderas utifrån anbudsgivarnas angivna priser, som framgår av bilaga 2 Kommersiella villkor - förslag till avtal. Poäng kommer att tilldelas inom respektive område (se sid. 6). Högsta poäng för detta utvärderingskriterium är 60. 1. Komplett rekryteringsuppdrag 2. Sökning 3. Tester och personbedömningar per kandidat 4. Rekryteringsadministration per sökande Det anbud som erbjudit det lägsta priset för komplett rekryteringsuppdrag kommer att erhålla 30 poäng. Det anbud som erbjudit det lägsta priset inom ett eller flera av områdena 2-4 kommer att erhålla 10 poäng för resp. område. De övriga anbuden erhåller en lägre poäng relaterat till den procentuella differensen till lägsta pris. Som exempel kommer den som erbjuder ett 10 procent högre pris att erhålla 54,5 poäng och den som erbjuder ett 50 procent högre pris kommer att erhålla 40 poäng. Poängen för de fyra områdena summeras och därefter multipliceras summan med viktningsfaktorn 50 procent. Summan av viktningspoängen för ovanstående utvärderingskriterier utgör grunden för jämförelse av inkomna anbud. Upplysningar om tilldelningsbeslut Arbetsgivarverket kommer att skicka upplysningar om tilldelningsbeslutet till anbudsgivarna så snart tilldelningsbeslut har fattats. På Arbetsgivarverkets vägnar 12
Bernt Johnsson Administrativ chef 13