Definitivregistrering av Leverantörsfaktura Gå till Bearbeta-Grundboksregistrering-Leverantörsfaktura (Affärssystem: Bearbeta-Reskontra- Leverantör-Leverantörsfaktura). Om du inte har inställt för ankomstregistrering hamnar du automatiskt i fliken Definitivregistrering leverantörsfaktura, annars klickar du på fliken för att hamna där. Längst upp i fliken har du funktionsfältet Spara faktura - När fakturan balanserar kan du spara den genom att klicka på ikonen för Spara, Ctrl + S eller genom att i fältet Konto trycka. (punkt) och Enter eller, (komma) och Enter. Rensa faktura - Har du registrerat in helt fel uppgifter och vill registrera leverantörsfakturan från början igen klickar du på Rensa och formuläret rensas från alla uppgifter. Har du enbart registrerat in fel på en transaktionsrad är det bättre att klicka på det röda krysset efter raden eller kortkommandot Ctrl+T. Moms - Här bockmarkerar om automatkontering av moms ska utföras. Begär du automatkontering av moms innebär det att då du registrerar din försäljning brutto (inklusive moms) på ett intäktskonto kommer momsen att räknas av och bokföras på det momskonto du angivit. Inhemsk moms - Är detta val förbockat kommer du inte till fältet Moms, momskod 61-63. Övriga - Automatkonteringar - Har du i Företagsinställningar på kortet Grundbok valt att dessa automatkonteringar ska utföras kommer valet här vara förvalt. Om du inte vill att automatkonteringar ska utföras på en viss verifikation tar du bort markeringen. 1
Observera att bocken och därmed automatkonteringen förblir borta tills du på nytt klickar i rutan. Förändringen ligger kvar till dess att du går ur funktionen. Nästa gång du går in i funktionen kommer rutan att vara förvald igen. Faktura. Klickar du pilknappen under ikonen får du upp följande val: Vilande moms - Om du får en förskottsfaktura (aconto) från en leverantör som innehåller moms så får du enligt lag inte lyfta momsen på denna förrän betalning sker. När du får denna typ av faktura sätter du en bock i rutan Vilande moms. Registrera in fakturan som vanligt och momsen kommer då att hamna på det momskonto som du har angett i Företagsinställningar i rutan för Vilande moms. När du sedan betalar fakturan så kommer momsen automatiskt att bokas om från det tillfälliga momskontot (för vilande moms) till det riktiga. Visa momskod - markerar du rutan kommer en kolumn för Momskod att läggas till och du kan ändra momskoden när du registrerar konteringsraderna. Klicka på nedåtpil när du står i fältet Momskod för att få upp listan med momskoderna. Klicka på önskad momskod eller markera momskoden och tryck på Enter. Autogiro - Är leverantören uppsatt för Autogiro så kommer Autogiro att vara förvalt här. Betalspärr - När du befinner dig i fliken för ankomstregistrering kommer rutan att bockmarkeras automatiskt för att fakturan inte ska kunna komma till betalning. När du definitivregistrerar en ankomstregistrerad faktura kommer betalningsspärren att försvinna automatiskt. Här finns även möjlighet att vid en vanlig definitivregistrering kunna sätta en betalningsspärr om du vill spärra en faktura mot betalning. Om du spärrat en definitivregistrerad faktura kan spärren tas bort i Verktyg-Registervård- Leverantörsfaktura-Ändra spärrade fakturor (Affärssystem: Register-Registervård-Leverantörsfaktura- Ändra spärrade fakturor). Uppdatera endast reskontran - Normalt uppdateras redovisningen fortlöpande men skulle du av någon anledning vilja registrera en faktura enbart i reskontran utan att det skapas en verifikation i redovisningen, kan valet markeras och endast reskontran kommer att uppdateras. Datum. Klickar du på pilknappen under ikonen för Datum får du upp följande val: 2
Förfallodatum - bankdag. När du registrerar en leverantörsfaktura och förfallodatumet ligger på en helgdag kommer programmet att flytta förfallodatumet till närmast föregående bankdag. Vill du inte få upp meddelande om detta tar du bort markeringen vid det här alternativet. Verdatum - mot fakturadatum. Kontrollerar så att verifikationsdatumet inte ligger före fakturadatumet. Snabbsök - För dig som är riktigt snabb vid registrering av konto, dimensioner med mera i grundboken finns alternativet Snabbsök. Tar du bort markeringen för Snabbsök får du inte längre upp listan när du skriver in en del av numret eller namnet. Detta innebär att du måste veta det exakta numret eller namnet av t ex konto eller dimension. Registreringsarbetet går då snabbare när programmet inte måste visa alla val i en lista. Löpnummer Numret sätts automatiskt av programmet och kan inte redigeras. Du kan däremot ändra hela löpnummerserien via Verktyg - Registervård - Leverantörsfaktura - Ändra löpnummer. Serie Programmet väljer serie A om du inte har angivit en annan serie för leverantörsfakturor i Arkiv- Företaginställningar-Reskontror-Leverantörsreskontra. Du kan också välja att själv skriva in en annan serie om du vill. Verifikationsnummer Programmet ger dig automatiskt lägsta lediga nummer i den serie du valt. Verifikationstext Vid registrering av en verifikation kan du ange en text som beskriver affärstransaktionen. Texten kan vara 30 tecken lång. Texten lagras tillsammans med verifikationen och visas i verifikationslista, huvudbok, kontoutdrag och eventuellt i kontoutdrag för specifikationer. Har du registrerat texter under Register - Hjälpregister - Verifikationstext kan du hämta in dessa genom att skriva in koden du har givit texten. Skriver du in första bokstaven i koden eller i verifikationstexten får du upp alla verifikationstexter vars kod eller text börjar på denna bokstav. + Enter ger föregående versifikationstext. Verifikationsdatum Om du har valt att inte använda periodhantering måste all registrering av verifikationer göras i kronologisk ordning inom respektive serie. Detta innebär att du aldrig kan registrera en verifikation på ett tidigare datum än det senast registrerade inom serien. Programmet föreslår det senast registrerade datumet. Godkänn datumet genom att trycka på Tabb eller Enter. När du trycker Enter och hamnar i fältet verifikationsdatum kommer hela fältet vara markerat. När du sedan slår in datum ändras fältet "bakifrån" dvs slår du in en siffra kommer sisa dagsiffran ändras, två siffror innebär att båda dagsiffrorna ändras och tre siffror betyder att sista månadssiffran och båda dagsiffrorna ändras osv. Kontroll utförs också att du inte registrerar på annat räkenskapsår än det som är aktivt. Om du har valt att använda periodhantering kan du ange ett datum bakåt i tiden inom de perioder som är öppna. 3
Leverantör När du godkänt eller registrerat verifikationsserie, text och verifikationsdatum stannar markören här. Skriv in leverantörens nummer, namn eller en del av namnet, BG, PG eller Referens. Tänkbara leverantörer visas då i en lista. Du kan också söka i fältet genom att trycka tangenten pil ner på tangentbordet. Markera rätt leverantör i listan och trycker på Enter. Leverantörens namn, adress och Pg/Bg-numret skrivs ut i fältet längst till vänster. Du kan även lägga upp en ny leverantör direkt i fältet genom att ange ett leverantörsnummer som inte redan finns. Du kan även lägga upp en ny leverantör i Register-Kontakt- Leverantör. Typ I nästa pilmarkerade fält kan du välja mellan Debet och Kredit. Rutinen är automatiskt inställd på debetfaktura. Belopp Ange totalbeloppet för fakturan inklusive moms. Detta belopp kommer automatiskt att konteras på första konteringsraden på det skuldkonto som angivits för ändamålet i leverantörsregistret. För ankomstregistrerade fakturor utförs även motkontering på kontot som angivits i Arkiv- Företagsinställningar-Reskontror-Leverantörsreskontra (Affärssystem: Inställningar-Företag-Reskontror- Leverantörsreskontra). Om du registrerar en vanlig debetfaktura kommer beloppet att krediteras på skuldkontot. Om du har valt kreditfaktura, debiteras beloppet. Finns det på leverantören angivet ett normalt momskonto, det angivna kostnadskontot är momskodat och rutan Inhemsk moms är förvald kommer automatkontering av moms att ske. Momsbeloppet flyttas upp i rutan för Moms. Är inte dessa förutsättningar uppfyllda går markören upp till momsfältet och du får fylla i momsen som vanligt. Finns det inget kostnadskonto angivet på leverantören stannar markören på kontofältet. Om du har Tidredovisning När du registrerar på ett projekt som är märkt Tidprojekt kommer funktionen för registrering av Tidkort grundbok att aktiveras när du har angivit ett belopp. Du kan nu direkt registrera in de uppgifter som behövs på tidkortet. Termin Gäller detta en terminaffär skriver du in terminnumret i detta fält. I och med att betalning av fakturan sedan görs kommer terminsbeloppet att räknas ner. Attest Skriv attestsignaturen (max 10 tecken). I Rapporter Rapportcentral - Leverantörsreskontra kan du ta fram en bevakningslista som visar vilka fakturor som inte är attesterade. För att ändra signaturen går du till Verktyg - Registervård Leverantörsfaktura - Ändra fakturor (Affärssystem: Register-Registervård- Leverantörsfaktura-Ändra fakturor). Fakturadatum Ange fakturans datum. Moms Ange fakturans momsbelopp. Beloppet konteras automatiskt på kontot för ingående moms som angivits i Företagsinställningar. Beloppet debiteras för vanliga fakturor och krediteras för kreditnotor. Komplettera med önskad motkontering tills dess att debet och kredit är lika. Valuta / Kurs När du registrerar en utländsk faktura måste valuta och kurs för fakturan anges. Programmet hämtar 4
automatiskt leverantörens valuta och aktuell kurs ur valutaregistret. Du kan ändra kursen vid registreringen. Du kan också byta valuta temporärt. Har du en svensk leverantör som normalt skickar fakturor i SEK så kan du ändra till Euro tillfälligt. RB-kod Programmet föreslår riksbankskod 101. En förteckning över de olika Riksbankskoderna finner du på baksidan av valutaanmälan. För att ändra riksbankskoden tar du bort den förinställda koden och skriver in en annan. Vill du ändra koden permanent gör du detta i Arkiv-Företagsinställningar-Reskontror- Leverantörsreskontra. OCR-ref Här kan du skriva in det OCR-nummer som finns på leverantörens faktura. Det nummer du anger här är det nummer som kommer med i betalfilen. Om OCR är markerat på leverantören så kommer du automatiskt till OCR-fältet. OCR-numret du skriver in här läggs automatiskt i fältet Fakturanr som förslag. Du har möjlighet att ta bort markeringen om du vill. Fakturanr Ange leverantörens fakturanummer, max 25 alfanumeriska tecken. Du kan använda samma fakturanummer flera gånger. Förfallodatum Som förslag får du fakturadatumet + leverantörens betalningsvillkor som registrerats i leverantörsregistret. Du kan ändra det föreslagna förfallodatumet om så behövs. (För information om detta se Ändra fakturor ). När du registrerar en leverantörsfaktura och förfallodatumet ligger på en helg kommer programmet att flytta förfallodatumet till nästkommande vardag. Vill du inte få upp meddelande om detta tar du bort bockmarkeringen i menyn Övrigt - Förfallodatum - Kontroll på helgdag. SEK moms När du registrerar en faktura i t ex Euro kommer momsbeloppet omräknat till svenska kronor att visas i det här fältet. Fakturakommentar Om du klickar på denna knapp visas en dialogruta där du kan skriva tilläggsinformation om fakturan. Informationen visas i menyn Visa, Fakturor - Leverantör och kommer med i betalfilen till BG/PG. Obs! Det är endast de 80 första tecknen som kommer med i betalfilen. Undantaget är om du skickar Plusgiro via Bankgiro då 315 tecken totalt kommer med i filen. Konto/Dimension/Spec/Text Ange det konto som konteringsraden ska registreras på. Du kan också skriva in kontonamn eller del av kontonummer/namn. Om du har valt Visa kontosaldo i Arkiv- Företagsinställningar-Redovisning-Grundbok (Affärssystem: Inställningar-Företag-Redovisning-Grundbok) kommer aktuellt kontosaldo att visas under fältet med leverantörsinformation till vänster. Kontosaldot förändras direkt efter att du skrivit in och godkänt ett nytt belopp på kontot. Ange sedan eventuell dimension, spec och text. Om du har Anläggningsredovisning och registrerar på ett anläggningsmärkt anskaffningskonto kan du nu registrera din anläggning. Om du anger ett periodiseringsmärkt konto kan du lägga in en periodiseringsfördelning. Om du har angett en giltighetsperiod på dim 1/dim 2 kommer de dimensioner som ligger utanför perioden (verifikationsdatum styr) inte att synas i listan när du registrerar verifikationer i grundboken. Tot deb / Tot kred / Diff I fältet Diff visas det belopp som fattas för att debet och kredit ska bli lika. När verifikationen balanserar kommer summan 0,00 att visas i fältet. Fälten Tot debet och Tot kredit visar summeringen för debet och kredit och är till för att du lättare ska kunna se var differensen ligger något som är speciellt användbart då 5
verifikationen innehåller många rader. När konteringen balanserar sparar du fakturan och leverantörsreskontra och redovisning uppdateras. Du kan därefter börja på en ny faktura eller gå ur registreringsbilden. Omvänd skattskyldighet När du registrerar en faktura där omvänd skattskyldighet gäller att momskod 71, 72 eller 73 ska användas på kostnadskontot när det gäller varor och momskod 74, 75 eller 76 när det gäller tjänster beroende på momssats. 6