Dokumentation från erfarenhetsseminariet den 23 november 2011

Migrationsverket Fondenheten 2011-12-07 1 (8) Dokumentation från erfarenhetsseminariet den 23 november 2011 Erfarenhetsseminariet startade med att tillförordnad enhetschef för fondenheten, Jonna Wetterholm, hälsade alla välkomna och berättade om syftet med dagens seminarium. Erfarenhetsseminariet är ett tillfälle för projekten att nätverka och få inspiration av varandra. Det är också en möjlighet för fondenheten att i egenskap av fondförvaltare träffa projektägare, ta del av synpunkter och svara på frågor. Fondenheten informerade om aktuella frågor. Fondenhetens controller Mikaela Frick berättade om arbetet med att avsluta programår 2008 och om reviderande myndighet Ekonomistyrningsverkets revision. Hon berättade om det förvaltning- och kontrollsystem som finns för SOLID-fonderna, hur vår kontroll sker, ESV:s arbete och deras revisionsrapport. Ekonomistyrningsverkets granskning sker samtidigt som fondenhetens granskning. Mikaela förklarade att ESV inhämtar material trots att slutgiltig granskning från fondenheten inte skett och att fondenheten skickar in kompletterande underlag allteftersom granskningen fortgår. Efter att ESV utfört sin reviderande granskning kommer revisionsrapporten att skickas till våra projektägare för eventuella synpunkter. Det är viktigt att projektägaren lämnar ut underlag och är behjälplig i revisionsarbetet. Ett tips till projektägare är att dokumentera löpande för att minimera merarbete den dagen revision är ett faktum. Fondenhetens slutrapportering av programår 2008 till Europeiska kommissionen är försenad beroende på att fondenheten och ESV har haft olika tolkningar av regelverket, bland annat i frågor om huruvida kostnader är direkta eller indirekta. Fondenheten hoppas på ett klargörande inom kort. Anne-Louise Gjuse, processanalytiker vid fondenheten, berättade om strategiska prioriteringar från kommissionen för programår 2012 och 2013. I början av juli 2011 fastställdes tre fokusområden för varje fond. Medlemsstaterna är skyldiga att särskilt beakta dessa fokusområden och de ska redovisas särskilt i de årliga programmen. Bfd41 080929 Migrationsverket Europeiskt och internationellt samarbete, fondenheten Besöksadress Slottsgatan 82 Postadress 601 70 Norrköping Telefon 0771-235 235 Telefax 011-10 81 55 E-post migrationsverket@migrationsverket.se Hemsida www.migrationsverket.se Organisationsnr 202100-2163

2 (8) Anne-Louise Gjuse berättade om nuläget på fondenheten. Fondenheten är inne i den mest intensiva fasen just nu då olika processer från nästan alla programår, från 2008 till 2013, är igång samtidigt. Därför har fondenheten för närvarande långa handläggningstider och det uppstår tyvärr förseningar som kan påverka projekten. Fondenheten arbetar dock intensivt med att komma i balans. Projekterfarenheter från Svenska Röda Korset Förmiddagen avslutades med en föreläsning av Maria Stålgren, projektledare och rådgivare i hälsa, migration och mänskliga rättigheter. Hon berättade om sina projekterfarenheter från Röda Korset och förmedlade viktiga lärdomar och gav råd och tips. En av de viktigaste lärdomarna är att samtliga involverade i projektet måste ha en gemensam målbild och en samstämmig bild av det identifierade problemet, projektmålet och en definition av de metoder som projektet ska använda sig av för att uppnå målet. Maria Stålgren betonade vikten av förankring så tidigt som möjligt samt tid att uppnå både förankring och projektmål. Det är också viktigt med en tydlig ansvarsfördelning inom projektet och mandat åt projektledaren, särskilt vid gränsöverskridande verksamhet. Maria Stålgren förmedlade att det är viktigt att länka samman aktiviteter i projektplanen till budgeten i finansplanen. Det är fördelaktigt och även effektivt att hålla fast vid detta i all projektdokumentation. I det ekonomiska rapporteringssystemet kan man ha samma koder som i den Maria Stålgren föreläste.

3 (8) ekonomiska rapporten för att underlätta för sig själv vid slutrapporteringen. Så långt det är möjligt är det viktigt att projektledare och controller stämmer av budgeten mot aktiviteterna så ofta det går. För att kunna hålla ordning på alla aktiviteter, möten och tidrapporter så är det bra att projektledaren själv för korta noteringar, förslagsvis i tidrapporten. Då finns det ett dokument att gå tillbaka till om det är oklarheter vid rapportering och en eventuell revision. Dessa noteringar är även bra för att påminna projektdeltagarna och ge stöd när det gäller att få in alla deltagares rätta uppgifter i tidrapport och slutrapport. Maria Stålgren betonade att samverkan är en viktig del i projektarbetet. Hennes erfarenhet från tidigare projekt är att samverkan är mycket viktigt men kan ta lång tid initialt att få till. Samverkan är både mål och metod och påverkar förmågan att nå resultat i slutet. Under eftermiddagen var seminariedeltagarna uppdelade i tre diskussionsgrupper med olika teman. Ett eller två projekt i varje grupp hade fått i uppdrag att leda diskussionen och inledde med en kort presentation av sitt eget projekt. Dagen avslutades med en återsamling då diskussionsledarna gav en kort summering av diskussionerna som hade förts i grupperna under eftermiddagen. Diskussionsgrupp asylprocess och introduktion Deltagarna i diskussionsgruppen kom från Göteborgs stad, Eskilstuna kommun, Migrationsverket och Svenska Röda korset. Diskussionen leddes av projektledare Karin Derestam och projektekonom Andreas Malmgren från Migrationsverkets projekt Film i asylprocessen. Karin Derestam inledde med en kort presentation av projektets nuläge och de aktiviteter som genomförts. Projektets huvudsakliga målsättning är att med hjälp av informationsfilmer om asylprocessen i Sverige möjliggöra att asylsökande, exempelvis analfabeter och personer med läs- och skrivsvårigheter, kan ta till sig och tillgodogöra sig information kring asylprocessen och därmed få en förbättrad och ökad förståelse för vad asyltiden innebär för dem. Projektet avslutas i februari 2012 och inom projektet arbetar man nu med att färdigställa filmerna och planera utvärdering av projektet. En av de frågor som diskuterades i gruppen var hur projekten kan omvandlas eller införlivas i ordinarie verksamhet efter projektets slut. Karin Derestam beskrev hur filmprojektet kommer att förvaltas och betonade vikten av att ha en väl fungerande styrgrupp och stöd i ledningen. En representant från ett av Röda Korsets projekt berättade att flera delar av deras projekt kommer att implementeras i det ordinarie arbetet efter projektslut. Sammantaget upplevde diskussionsgruppen inte några större problem med att implementera resultaten från deras projekt i det ordinarie arbetet.

4 (8) Diskussionen i gruppen asylprocess och introduktion. Samtalet i gruppen handlade också om hur projekten arbetar för att inkludera målgruppen. Diskussionen visade att det kan vara problematiskt att tillfråga målgruppen med hjälp av enkäter eller fokusgrupper. Svaren som målgruppen lämnar blir oftast alltför personliga och individbaserade. Det är också problematiskt att göra den typen av undersökningar som representant för en myndighet, eftersom det är svårt att få ärliga svar från målgrupper i en beroendeställning till myndigheten. Dessutom kan personer ha erfarenheter från kontakter med myndigheter i sina forna hemländer, vilket påverkar både deras inställning till att besvara frågor och de svar som ges. Det konstaterades således att det är svårt att få fram kunskap om vad målgruppen efterfrågar för insatser och att undersöka vad målgruppen tycker om insatserna. En fråga var hur den slutliga målgruppen får nytta av resultatet av projekten och hur man säkerställer att resultaten gynnar målgruppen även i framtiden. Ett sätt att säkerställa att resultaten gynnar målgruppen är att genomföra kompetenshöjande insatser i verksamheten under projekttiden, då sker implementeringen av projektresultaten kontinuerligt. Frågor gällande upphandling diskuterades också i gruppen. För offentliga organisationer är det oftast inte ett problem då det finns upphandlingsavdelningar eller annan kompetens som kan bistå i arbetet. För andra organisationer, exempelvis Röda Korset, gäller principen att arbeta affärsmässigt. En annan viktig fråga var hur arbetet i projekten dokumenteras och hur materialet görs tillgängligt i upp till tio år efter projektets upphörande. Det gavs exempel på att vissa projektägare har dubbla kopior av dokumentationen, en uppsättning som arkiveras och en uppsättning som finns tillgänglig. Gruppen betonade hur viktigt det är att spara all information (loggböcker och veckobrev etc.) i projektdatabaser. Vikten av att ha ett väl fungerande administrativt stöd lyftes också fram. Projekt-

5 (8) ekonomen bör anställas på en tillräcklig tjänstgöringsgrad för att kunna vara delaktig i projektet. Ekonomen bör vara involverad i projektarbetet så att ekonomin inte särskiljs från den löpande projektverksamheten. Gruppen upplevde att det är viktigt att ha en väl sammansatt projektgrupp och att det finns gott om tid avsatt för förberedelse och efterarbete från projektet. Diskussionsgrupp hälsa och stöd till utsatta grupper I denna grupp fanns deltagare från bland annat FoU i Väst, FoU-Södertörn, Malmö Högskola, Mittuniversitetet, Eskilstuna kommun, Härnösands kommun och Migrationsverket. Live Stretmo och Piaa Stenbäck från FoU i Väst inledde med att berätta om deras projekt Ensamkommande barn och ungdomar i Göteborgsregionen. Projektet är ett forsknings- och utvecklingsprojekt som genomför en studie i syfte att förbättra mottagandet av ensamkommande barn och ungdomar i Göteborgsregionen. Studien är uppdelad i två delar, en registerstudie och en intervjustudie. I registerstudien har akter från Migrationsverket och Socialtjänsten studerats och i intervjustudien intervjuas ensamkommande ungdomar över 15 år, myndighetspersoner inom skola, socialtjänst, vården (skolhälsovård, barn- och ungdomspsyikiatrin, vårdcentraler m.m.) samt resurspersoner som gode män och boendepersonal. Det har funnits vissa svårigheter med att genomföra studien, berättade Live Stretmo. En livlig diskussion uppstod mellan deltagare från forskningsprojekten om bland annat den etiska prövningen och det etiska dilemmat. Live Stretmo poängterade svårigheten med att få en etikansökan godkänd. Enligt henne hade det inte gått utan det starka chefsnätverk inom Göteborgsregionen som deras organisation hade. Live Stretmo berättade att de till skillnad från andra forskningsprojekt gärna delar med sig av sina resultat under studiens gång för att få långsiktighet i resultaten. Det är viktigt att studien inte blir en hyllvärmare. De har träffat politiker och för dem presenterat siffror och fakta från studiens urval. Får resultaten genomslag i praktiken? Några från kommuner tyckte inte att resultaten används i praktiken. De upplevde svårigheter med att förankra resultaten långsiktigt bland politiker och chefer. Nämnden känns väldigt nära men för att nå fram med sitt budskap till kommunstyrelsen är det en lång hierarkisk väg att gå. Mycket fokus hamnar på verksamheten och inte så mycket på nätverkande med andra kommuner. Andra i gruppen kände däremot inte igen sig i detta med svårigheter i förankringen. Vilka lärdomar och resultat har projekten fått? Eva-Marie Åkerlund från FoU-Södertörn berättade att av de 28 kvalitativa barnintervjuer som de genomfört har de uppmärksammat att det inte finns någon som har ett samlat begrepp om helheten. Dessa barn har ofta upplevt svåra separationer från nära relationer under barndomen. När de sedan kommer till Sverige får de utstå fler separationer i form av att de flyttas runt till olika boenden, byter gode män och så fort de fyller 18 år försvinner det sociala nätverket. Detta

6 (8) är något Anna Hallblom från Eskilstuna kommun kan bekräfta. Socialtjänsten där har lagt fram förslaget att god man och kontaktperson bör vara densamme för barnet för att öka kontinuiteten i det sociala nätverket. Det enligt Katarina Löthberg mest utmärkande resultatet av deras projekt IMHAd:s studie var den sociala utsattheten. Många i studien uppgav att de inte hade någon att anförtro sig till här i Sverige. Ungdomsmottagningar kanske borde ta ett större ansvar. Diskussionen i gruppen hälsa och stöd till utsatta grupper. I den fortsatta diskussionen togs problematiken med språkbarriärer upp. Alla intervjupersoner vill inte ha en tolk. Det kan ibland vara lättare att få intervjupersoner att acceptera en telefontolk som inte upplevs som så närvarande. Andra frågor som diskuterades var vad som är ett gott bemötande och det etiska dilemmat. Det svåraste, tyckte någon som varit aktiv i många år, var att man inte kan lova någon skillnad. Det är fortfarande är samma saker som diskuteras. Avslutningsvis visade Piaa Stenbeck från FoU i Väst hur de gör löpande avstämningar i projektet, för att lättare kunna slutrapportera till fondenheten när det är dags. Piaa Stenbeck gör kvartalsvisa bokslut av projektets kostnader. Då kontrolleras bl.a. tidredovisningen, så att underskrivna tidrapporter finns för de kostnader som ska rapporteras. Diskussionsgrupp metodutveckling och samverkan Diskussionsledare var Shoresh Ibrahim och Marina Vershovsky från projektet Språkstöd för nyanlända och Anders Heimer och Monika Holmström från projektet STANNA. Shoresh Ibrahim inledde med att visa en film om projektet. Projektet har arbetat med en metodutveckling för att påskynda språkinlärning hos nyanlända flyktingar och introducera dem i den svenska arbetsmarknaden i ett tidigt skede. Projektet drivs av Stockholms stad och Jobbtorget Stockholm och samarbetar med Arbetsförmedlingen. Deltagarna har gått på

7 (8) SFI-undervisning på förmiddagen och haft arbetsplatsförlagd praktik på eftermiddagen. Projektet erbjuder stöd till både deltagarna och arbetsplatserna/handledarna. Deltagarna får stöd i form av en fysisk person som kallas språkstödjare och språkinlärningsverktyget MyVocab. Arbetsplatserna får kompetensutveckling genom handledarutbildning, föreläsningar och nätverksträffar och får även stöd av språkstödjarna i sin kommunikation med deltagarna. Handledarutbildningen fokuserar på kommunikation och interkulturell förståelse och föreläsningar inom bland annat rekrytering och språkutveckling ska höja kompetensen på arbetsplatserna och väcka förståelse för målgruppens behov. Inom den del av projektet som kallas Språkstödscenter har projektet anställt så kallade språkstödjare som talar både aspirantens modersmål och svenska. Denna funktion har haft en coachande och språkstödjande roll. Språkstödjaren har kunnat reda ut missförstånd mellan arbetsgivaren och aspiranten och klargöra förväntningar och förutsättningar. Projektet har också tillsammans med företaget MyVocab utvecklat en ny version av språkinlärningsverktyget. Shoresh Ibrahim presenterade projektet Språkstöd för nyanlända. Anders Heimer till vänster presenterade projektet STANNA. Efter filmen berättade Shoresh Ibrahim att projektet har haft väldigt höga målsättningar. Detta har lett till att man har haft väldigt högt tempo under hela projekttiden för att hinna uppnå dessa mål och idag har projektet hunnit uppnå ca 90 % av målen. När det gäller uppföljning har projektet haft veckovisa och månadsvisa uppföljningar av verksamheten och ekonomin för att kunna styra projektet i rätt riktning. Underlag i form av veckorapporter och månadsrapporter redovisas för hela projektgruppen för att höja delaktigheten i projektgruppen. På frågan hur många personer som har fått anställning poängterade Shoresh Ibrahim att målet har varit att få ut deltagarna på lämpliga praktikplatser eftersom denna målgrupp har svårt att komma ut på praktik i ett tidigt skede av sin introduktion p.g.a. sina begränsade kunskaper i svenska. Projektet har gjort en mindre uppföljning som visar att flera personer som deltagit i

8 (8) projektet har fått en anställning, men det är svårt att veta vad som är orsak och verkan. Anders Heimer från projekt STANNA presenterade sitt projekt, där man är ungefär mitt i projekttiden och ligger något efter tidsplanen. Projektet drivs av Arbetsförmedlingen Bollnäs-Ovanåker och jobbar över tre län: Gävleborgs, Jämtlands och Västernorrlands. Projektet har många partners, tre länsstyrelser och fyra kommuner, eftersom projektet går ut på att förbättra samverkan. Totalt har projektet 65 deltagare. Då det är få deltagare i ett län behöver det kompenseras med fler i ett annat län. Projektet verkar för samsyn och synergier kring arbetslivsinriktad rehabilitering inom Arbetsförmedlingen, kommuner och länsstyrelser. Ett mål är att fler nyanlända ska få en utredning och preliminära resultat visar att det har ökat. Gruppen diskuterade samverkansfrågor och det konstaterades att på grund av etableringsreformen är det inte helt lätt att driva ett samverkansprojekt. Man har inte klargjort ansvarsfördelningen inom många organisationer, t.ex. kommuner, och då är det mycket svårt att hantera ansvarsfördelning och samverkan mellan organisationer. Någon riktig lösning på detta hade ingen, mer än att samverkan och förankringsarbete är viktigt och måste få ta tid. Under en kort genomgång av övriga projekt som var representerade i gruppen konstaterades fler utmaningar. För Rikskriminalpolisen, som arbetar med kunskapssamordning inom sitt projekt, handlar utmaningarna t.ex. om att vinsterna med kunskapssamordning inte alltid kommer alla ärenden till del. Projektet måste därför motivera effektivitets- och samordningsvinster noga. Västanviks folkhögskolas projekt för döva och hörselskadade asylsökande kunde ge det glädjande beskedet att man har skrivit på ett avtal med Migrationsverket om att permanenta verksamheten.