Slutrapport 2010 Samtalsledare och reflektionsgrupper Delprojektet har utbildat samtalsledare och startat upp reflektionsgrupper på kommunens gruppboenden för personer med en demenssjukdom. Satsningen har finansierats av statliga medel för att stödja kommunen i arbetet med att utveckla vården och omsorgen av äldre personer. Siv Tagesson
Innehåll Sammanfattning 3 Syfte 3 Mål 3 Bakgrund 3 Metod 4 Måluppfyllelse 4 Erfarenheter 5 Utvärdering 5 Uppföljning 5 Framtid 7 2
1. Sammanfattning Marks kommun har sedan 2005 utbildat samtalsledare och i två omgångar, 2007 till 2009 samt under 2010 har det pågått ett delprojekt med reflektionsgrupper som modell för kompetensutveckling. Projektet är en statlig satsning och kommunen erhöll stimulansmedel för insatser för att utveckla vård och omsorg om äldre. I november 2010 fanns det 54 utbildade samtalsledare och ca. 30 av dessa är utbildade under åren 2007-2010. Samtalsledarna har genomgått en tvådagars internatutbildning med uppföljning efter ca två månader. Året efter utbildningen har samtalsledarna haft regelbundna träffar med delprojektledaren för handledning och erfarenhetsutbyte. Efter den första omgången, då tio personer utbildades, startade reflektionsgrupper upp på nio gruppboenden för personer med demenssjukdom. Ganska snart blev det dock tydligt att behovet av att samtala, reflektera och ta tillvara varandras kunskaper är lika stort oavsett om man arbetar inom demensvården eller med somatiska funktionshinder. Under det senaste året har delprojektet vänt sig till omvårdnadspersonalen på de somatiska boendena och intresset har varit stort. Efter att delprojektet är slut fortsätter reflektionsgrupperna i den ordinarie verksamheten med målet för 2010 i sikte. Att 100% av medarbetarna ska ha tid för reflektion är till största delen upp fyllt. Totalt 11 grupper, både inom hemtjänst, på demensboende och i somatiska boenden saknar fortfarande reflektionsgrupper. På något ställe har gruppen inte kommit i gång eller avstannat då något bytt arbete. 1.1 Syfte Att ta tillvara personalens kunskaper och erfarenheter genom reflektion och dialog samt möjligheten till ett kontinuerligt lärande. 1.2 Mål 100% av alla medarbetare ska ha tid för reflektion. Det verksamhetsnära innehållet i vården och omsorgen utvecklas genom att hela arbetslag reflekterar runt bemötande, värderingar och förhållningssätt. 2. Bakgrund Marks kommun hade under några år (03-06) ett gediget handledningsprogram för omvårdnadspersonalen. Handledning i grupp och samtalsgrupper erbjöds via interna handledarresurser. Erfarenheterna från projektet var mycket positiva och behovet av att få samtala och reflektera kring sitt omvårdnadsarbete var och är stort. Med statliga medel, först den s.k. Kompetensstegen, har Marks kommun genomfört ett projekt där man utbildat samtalsledare inom hemtjänsten. Slutrapporten från projektet var mycket positiv och visar att metoden tar tillvara personalens kunskaper och erfarenheter så att det sker en spridning och ett vidare lärande inom hela personalgruppen. Den positiva utvärderingen av projektet ledde till en fortsättning med start 2007 och med hjälp av nya statliga stimulansmedel. Det nya delprojektet skulle utbilda 3
fler samtalsledare och starta upp nya reflektionsgrupper på, i första hand, särskilda boenden för personer med demenssjukdom. Inom delprojektet har 26 personer utbildats till samtalsledare och de senaste 12 är omvårdnadspersonal från kommunens somatiska boenden. Behovet av att samtala, reflektera och ta tillvara varandras kunskaper är lika stort oavsett om man arbetar inom demensvården eller med somatiska funktionshinder. Se också slutrapport 2008-2009. 3. Metod Alla enhetschefer inom äldreomsorgen informerades om de goda erfarenheterna från det tidigare projektet inom kompetensstegen och syftet med fortsättningen. Därefter fick enhetscheferna i uppdrag att se ut personer som skulle kunna fungera som samtalsledare i den egna arbetsgruppen. För att ge de personer som valdes till samtalsledare en god start med flera verktyg och en ansvarig handledare (delprojektledaren) valde projektet en tvådagars internat utbildning. Under utbildningen tog man bl.a. upp; samtalsledarens roll att starta samtalsgrupper samtalsklimat människosyn och bemötande handledning och praktiskt förfaringssätt Efter genomgången utbildning utfärdades ett personligt intyg om att kursen var genomgången och godkänd. Samtalsledarna hade fått verktyg för att så snart som möjligt efter utbildningen kunna starta upp reflektionsgrupper på den egna enheten. Hur den specifika reflektionsgruppen med innehåll och upplägg skulle se ut kom varje samtalsledare överens om med sin chef. Ett utgångsläge var att enhetschefen inte behövde vara med på reflektionen men att innehållet skulle utgå från den vardagsnära omvårdnaden. 4. Måluppfyllelse I projektet (09-10) har 26 personer utbildats till samtalsledare och nästan alla enheter, oavsett demens- eller somatiska boenden har en aktiv reflektionsgrupp. Även hemtjänstgrupperna är välrepresenterade. Samtalsledarna har genomgått två + en dagsutbildning med regelbunden uppföljning, 8 gånger à 2 timmar under det påföljande året. Delprojektledaren har haft handledning med gruppen och öppnat upp för erfarenhetsutbyte. I trygghetsträdet, äldreomsorgens verksamhetsplan 2010-2013, under målet Psykisk trygghet och under framgångsfaktorn medarbetare kan man läsa att alla medarbetare ska ha reflektionstid och handledning och att målvärdet är 100% med ett minimun av 8 tillfällen per år. Där samtalsledaren inte har kommit i gång med grupperna efter genomgången kurs finns det olika anledningar, bl.a. 4
för mycket annat på gång på avdelningen, inget utrymme att schemalägga träffarna, behov av stöd från enhetschefen för att komma igång. Utvärdering som gjordes efter projektet inom Kompetensstegen visade att det professionella bemötandet av vårdtagare och anhöriga förbättrades. Deltagarna beskriver en delaktighet och en meningsfullhet med sitt arbete och under projektets gång har intresset och engagemang kring samtalsledaren och reflektionsgruppen vuxit och blivit känt. 4. Erfarenheter från projektarbetet Att förankra ett nytt arbetsredskap tar tid. Det har funnits en otydlighet i hur upplägget för samtalsgrupperna ska se ut. Detta kan bero på att det under åren varit olika ledare för delprojektledare och inte helt klart vem som gör vad i processen. Förslaget till riktlinjer som bifogas till denna slutrapport är ett sätt att strukturera och tydligöra vem som gör vad för ett fortsatt hållbart arbetssätt som nu är väl prövat i organisationen. 5. Utvärdering Samtalsledarna går in i en ny roll med ett nytt förhållande till sina arbetskamrater vilket inte alltid är lätt. Det behövs lugn och ro för att landa i reflektion och det kan ta flera träffar innan samtalsledaren och gruppen är redo för det nya arbetssättet. I utbildningen fick de träna på olika övningar för att lära känna varandra och skapa tillit i gruppen. Med stöd och träning blir de trygga i sin roll och kan axla ansvaret att leda sin grupp genom reflektion. Samtalsledarna har visat hur de växer med sitt uppdrag och blir mera själständiga men det är viktigt att de initialt får tid på sej och att de upplever stöd från omgivningen. Enhetscheferna behöver stödja samtalsledarna i deras mandat att leda samtalsgruppen. De kan också behöva tips om vad som kan reflekteras över men bör själva få besluta ihop med gruppen vilket tema som är aktuellt att reflektera kring. Gruppen måste respekteras för de teman de själva väljer och som ligger gruppen varmt om hjärtat. En viss osäkerhet har framkommit kring olika tolkningar om hur samtalsgruppen ska se ut. Frågor som hur länge en reflektion ska pågå, hur ofta man ska träffas, vilka teman som ska tas upp och så vidare. En återkommande fråga är, vem som bestämmer om temat på reflektionstiden? 6. Uppföljning Under projektets gång har det blivit tydligt att det finns ett behov av en struktur för forumet och riktlinjer för att samtalsgrupperna ska fungera på ett likartat sätt inom hela äldreomsorgen. För att uppdraget ska bli tydligt, väl känt och fungera som ett stöd för samtalsledaren i sin roll har en uppdragshandling med ett antal ansvarspunkter sammanställts. Nedan syns förslag till en tydlig ansvarsfördelning inom respektive område; 5
Äldreomsorgschefens uppgift Samtalsledarna behöver regelbunden handledning och ett kontinuerligt stöd för att kunna växa i sin roll som samtalsledare och kunna arbeta långsiktigt med reflektion. Utse handledare till samtalsledarna, handledare med egen kunskap och erfarenhet av handledning Ge handledaren i uppdrag att kalla samtalsledarna till en träff 2 gånger per år för utbildning, handledning och påfyllnad Vid behov avsätta resurser för utbildning av nya samtalsledare (3 tillfällen x 8 timmar och två timmar per månad vid 6 tillfällen) Enhetschefens uppgift Samtalsledaren behöver enhetschefens förtroende och stöd att tillsammans med sin grupp reflektera över vad som känns viktigt för deltagarna. Temat ska utgå från det dagliga mötet med vårdtagaren och omvårdnadsarbetets olika frågeställningar. Utse lämplig samtalsledare Se till att samtliga medarbetare får tillhörighet i en reflektionsgrupp (6-10 deltagare per grupp) Att resurser finns för att träffas regelbundet, schemalagd tid för alla Ge gruppen en ostörd plats att vara på Ge materialresurser (ex. böcker, tidningar för inspiration, dagböcker) Avsätta tid för förberedelse för samtalsledaren Samtalsledarens roll Samtalsledaren har en viktig roll i utvecklingen av omvårdnaden och det verksamhetsnära innehållet. Genom att inspirera arbetslaget till reflektion ökar möjligheten för förändring och utveckling av gruppens värderingar och förhållningssätt. Vara den som fyller på och inspirerar Vara den som förbereder och kallar till träff Inleder varje träff, ser till att hålla tråden i samtalet och står för avslutningen Klargör sin roll som den som hjälper samtalet att komma vidare Ser till att släppa in alla i samtalet och kanske dämpa de mest talföra Att vara lyhörd, behöver inte vara expert Får gruppen fungera som ett lag 6
Stimulerar nytänkande genom gruppens reflektion över den egna verksamheten Medarbetarnas roll Att reflektera är att träna sin kommunikation, bidra till ett kontinuerligt lärande och öka möjlighet att förbättra sitt professionella bemötande av vårdtagaren och dessa anhöriga. Att aktivt delta i reflektionsgruppen Att delge sina erfarenheter Se vidare bilaga Uppdragshandling/Riktlinjer för reflektionsgrupp inom äldreomsorgen. Beslut fattas under våren 2011. Den övergripande tanken med reflektion är att så mycket som möjligt prata om omvårdnaden och mötet med vårdtagaren och dess anhöriga. Genom reflektion kan medarbetarna bekräfta och utveckla den kunskap som finns i gruppen och lära av varandra. Att samtala om det egna arbetet utifrån frågor som - hur/när lär du dig saker, hur får andra ta del av det du lärt dig, vilka kunskaper behöver du i jobbet, vad är reflektion för dig - är frågor som ofta glöms bort i det vardagliga arbetet men som är så viktiga för att vi ska känna meningsfullhet och uppleva bekräftelse. 7. Framtid Det finns en vilja att fortsätta träna kommunikation och bemötande genom reflektion för att öka möjligheten till ett kontinuerligt lärande. Att kunna få fram och synligöra den tysta kunskap som finns i arbetsgruppen ses som en styrka och fungerar som direkt bekräftelse för omvårdnadspersonalen. Målet, om att permanenta reflektionsgruppen och att bibehålla en engagerad samtalsledare som växer med sin roll kräver bl.a. ett beslut i äldreomsorgens ledningsgrupp. Slutrapporten och bifogade bilagor ska ses som ett underlag för diskussions och beslut. Samtalsledarens roll och uppdragshandlingen kommer att publiceras i äldreomsorgens e-handboken. Förhoppningen är att det också ska finnas andra inspirationstips, bl.a. tips på olika teman som kan behandlas av reflektionsgruppen, intressanta länkar osv. Det är också möjligt att lägga in material och en sammanfattning av kursen med Egon Rommedahl. Utifrån förslaget till uppdragshandling och ansvarsområden syns ytterligare punkter som måste tas ställning till, t.ex; en klar förankring om schemalagd reflektionstid för alla, riktlinjer för nyutbildning (utom projektet) och aktiva handledare åt samtalsledarna med ett tydligt uppdrag. Det kan behövas flera handledare då det blir många samtalsledare att samla per gång. Förslagsvis en för hemtjänst, en för somatiskt boenden och en för demensboenden då de olika verksamheterna kanske har lite olika frågeställningar att reflektera över. 7
Finns det möjlighet att knyta samtalsledarna till givna handledare inom vår verksamhet? I slutrapporten från 2008-2009 säger man att demensteamet ansvarar för samtalsledarna på våra demensboenden. Vid något tillfällen har undersköterskan i demensteamet (höst-2009) träffat samtalsledarna från kommunens demensboende men pga. Olika omständigheter har det inte blivit några regelbundna träffar. För att få en tydlighet och sammankalla samtalsledarna till en träff, 2 gånger per år, i syfte att ge handledning och påfyllnad samt utbildning behövs ett uppdrag och en god förankring i verksamheten. Under delprojektets gång har också frågan om sjuksköterskorna behöver ett liknande forum för reflektion. Ansvariga sjuksköterskor på demensboendena har vid några tillfällen träffat och reflekterat tillsammans med demensteamets sjuksköterska (vår -10). 8