FAQ / Vanliga frågor Idrifttagning av tjänsten Vilka investeringar och anskaffningar krävs? Sonera Fakturera är en webbaserad faktureringstjänst som inte kräver investeringar i utrustning och inte heller nerladdning av program. Tjänsten används via webbläsare med antingen dator eller mobiltelefon med Internetanslutning. Vi rekommenderar i första hand webbläsarna Firefox, Opera och Safari. Om du använder Internet Explorer rekommenderar vi version IE 8. Cookies-funktionen måste vara aktiverad för att tjänsten ska kunna användas. Sporadisk användning av tjänsten kräver inga investeringar, men om du vill registrera dig som användare måste du betala en månadsavgift som ger dig tillgång till extra funktioner för registrerade användare. Kan tjänsten sammankopplas med t.ex. andra ekonomiförvaltningsprogram? Nej, tjänsten kan inte sammankopplas med andra ekonomiförvaltningsprogram. Kan jag överföra ett befintligt kund- och/eller produktregister till tjänsten? Om du vill överföra ett register till tjänsten, kontaktar du oss via kundsupportblanketten så kan vi komma överens om överföringen. Välj Kundfeedback som ämne för responsen.
Registrering och användarkonto Vad gör jag om jag glömt mitt användarnamn? Ditt användarnamn är den e-postadress du gav i samband med registreringen. Jag har glömt mitt lösenord. Vad ska jag göra? Om du glömt ditt lösenord, går du till ingångssidan och trycker på Logga in och därefter på länken Har du glömt ditt lösenord? Skriv den e- postadress du registrerade dig med för tjänsten. Funktionen sänder en länk till din e-post. Tryck på länken så kan du byta lösenord. Kan övriga medarbetare på vårt företag använda mitt användarnamn och lösenord? Användarnamnet och lösenordet är personliga och användaren är själv ansvarig om de överlåts till andra medarbetare inom företaget. Hur kan jag fylla på saldo på mitt konto? Du kan fylla på saldo på ditt konto genom att i verktygsraden uppe på sidan gå till Mitt företag, fliken Användarkonto detaljer och Köp kredit. Betalningsalternativen är kreditkorts- och sms-betalning. Du kan betala antingen månadsavgift för användarkonto eller engångsavgift på basis av sända fakturor. Vad händer när en månadsavgiftsperiod löper ut? Registrerade användare kan kontrollera sina uppgifter i tjänsten sex månader efter att en månadsavgiftsperiod löpt ut. Däremot går det inte att skapa eller sända fakturor efter att den senaste betalda månadsavgiftsperioden löpt ut. När du betalat månadsavgiften kan du igen använda ditt användarkonto normalt. Se även följande fråga om samma ämne. Om du inte använt ditt konto på sex månader kan du inte längre logga in. Kontakta kundsupporten om du vill ta ditt användarkonto i bruk igen. Om tjänsten inte alls används, sparas data som en registrerad kund lagrat i tjänsten i 12 månader varefter användarkontot raderas från tjänsten.
Hur gör jag för att avsluta användningen av tjänsten? Om du vill avsluta användningen av tjänsten, kontaktar du oss via kundsupportblanketten. Se följande fråga om du har kvar saldo på ditt användarkonto. Om jag upphör med användningen av tjänsten, vad händer då med de pengar som jag sparat på mitt användarkonto? Om du vill avsluta användningen av tjänsten eller säga upp den och du på ditt användarkonto har saldo som ska återbetalas (mer än 5,00 euro), ska du meddela detta med den kontaktblankett som finns på tjänstens sidor. Ingen ränta betalas på medlen på användarkontot. Användargränssnitt Vilka webbläsare fungerar tjänsten med? Vi rekommenderar främst webbläsarna Firefox, Opera, Chrome och Safari. Om du använder Internet Explorer rekommenderar vi version IE 8. Skapa faktura och fakturauppgifter Hur påverkar en bifogad fil den sända fakturans pris? För bifogade filer till fakturor som sänds via posten debiteras en avgift för extra sida enligt prislistan. När fakturan sänds i elektroniskt format påverkar en bifogad fil inte priset, men den bifogade filen går endast fram om den sänds i TEAPPS format. Hur laddar jag ner en logotyp på en faktura? Oregistrerade användare laddar ner en logotyp på fakturan i samband med att de skapar fakturan. Logotypen fogas till fakturan genom att man trycker på Bläddra/Browse-knappen (beror på webbläsarens språkinställningar). Registrerade användare kan spara sitt företags logotyp på sitt användarkonto. De kan sedan välja den tidigare sparade logotypen och foga den till fakturan i samband med att fakturan skapas.
Godkända filformat för logotyper är.jpg.gif.tiff och.pgn. Rekommenderad storlek på bilder som laddas ner är 1024 x 275 pixlar. Tjänsten förminskar automatiskt större bilder. Hur skapas nummer och refernsnummer för en faktura? Oregistrerade användare matar in ett fakturanummer för fakturan. För registrerade användare skapar tjänsten automatiskt fakturanummer med början från ett nummer som användaren ger. Fakturanumret skapas först när en registrerad användare skickat iväg en faktura. Referensnumret måste användaren alltid själv mata in. Vad är fältet Fri text avsett för? I fältet Fritext kan du skriva önskad text, exempelvis en hälsning, ett meddelande eller en reklam. Det ryms högst 400 tecken i fältet. Texten visas under produktraderna. Vad är fältet Orderreferens avsett för? I fältet Orderreferens kan du skriva närmare upplysningar om den beställning som faktureras. Det ryms högst 40 tecken i fältet. Vad är IBAN? IBAN är ditt bankkontonummers internationella format. Du hittar det enkelt på ditt kontoutdrag. Du kan också kontrollera det på din banks webbsidor. Från 1.1.2011 blir det obligatoriskt att ange IBAN på nätfakturor och e-fakturor. Vad är nätfakturakod? I denna tjänst avser nätfakturakod både EDI-koden och en nätfakturakod som börjar på FI. Hur skapar man en krediteringsfaktura? Krediteringsfakturor skapas genom att man bokför antingen priset eller antalet med ett minus. Om en fakturas summa är på minus, får fakturan automatiskt rubriken Krediteringsfaktura. Vad är BIC? BIC (SWIFT) är en unik identifieringsuppgift för bankerna. De finländska bankernas BIC-koder är:
NDEAFIHH Nordea Bank Finland HELSFIHH Aktia OKOYFIHH OKO Bank Abp AABAFI22 Ålandsbanken DABAFIHH Sampo Bank Abp HANDFIHH Handelsbanken ESSEFIHX Skandinaviska Enskilda Banken DABAFIHX Danske Bank DNBAFIHX DnB NOR Bank TAPIFI22 Tapiola Bank SWEDFIHH Swedbank SBANFIHH S-Banken Var får jag tag på mottagarens IBAN eller BIC? Dem hittar du enklast på mottagarens banks webbsidor. Vad är Grupper avsedda för och hur används de? Som registrerad användare kan du skapa kund- och produktgrupper som du använder för att underlätta organiseringen av produkter och kunder. Hur får jag reda på en kunds nätfakturaadress? Som registrerad Fakturera-kund kan du få fram din kunds nätfakturaadress på basis av FO-numret. När du matar in kundens uppgifter i kundregistret, fyller du i kundens FO-nummer i avsett fält. Efter det trycker du på Sökknappen vid nätfakturaadressen, så hämtar tjänsten automatiskt den nätfakturaadress som hänför sig till FO-numret. Om det finns flera adresser, får du en adresslista och kan välja önskad adress. Jag sökte efter en kunds nätfakturaadress via tjänsten. Tjänsten visade en lista över adresser, men det gick inte att välja någon av dem. I stället visade tjänsten meddelandet Explicit e-fakturalösning kontrakt behövs. Vad betyder detta? Om din kund anlitar en nätfakturaoperatör för förmedling av nätfakturor, kan du sända kunden nätfakturor direkt, utan särskilt avtal. Om din kund anlitar en bank för förmedling av nätfakturor, måste även den som sänder nätfakturor ingå ett särskilt avtal med banken. I sådana fall kontaktar du banken i fråga (syns i listan över nätfakturaadresser vid punkten operatör) och ingår avtal med banken. Efter att du ingått avtalet meddelar du detta till Fakturera-tjänstens
kundtjänst via kundresponsblanketten, så aktiveras funktionen för sändning av nätfakturor till kunder som använder ifrågavarande bank för förmedling av nätfakturor. Hur gör jag för att spara en faktura på min dator? Oregistrerade användare sparar fakturorna på sin dator via förhandsgranskning innan fakturorna sänds. Kundkorgen töms när fakturorna sänds. Registrerade användare kan även ta utskrifter av fakturorna efter att de sänts. Observera den lagstadgade skyldigheten att arkivera fakturorna i sex år utöver innevarande år. Kan jag själv ta en utskrift av fakturorna? Se föregående fråga. Du kan ta en utskrift av en faktura som öppnats i förhandsgranskning. Då syns en vattenstämpel på fakturan. Tjänsteleverantören sänder också alltid fakturan till kunden. På fakturor som tjänsteleverantören sänt syns ingen vattenstämpel. Är sidantalet begränsat för fakturor som sänds med posten? Maximiantalet sidor för fakturor som ska sändas med posten är sex sidor, av vilka bilagan kan bestå av fyra sidor. Hur länge tar det för en faktura som sänds med posten att nå mottagaren? En faktura som är markerad som sänd på en vardag före kl 11 går till utskrift och Itella Abp (Posten Finland) för utdelning. Fakturan levereras som första klassens brev. För brevutbärningen i Finland ansvarar Itella Abp (Posten Finland) i enlighet med normal postningspraxis. Ett första klassens brev delas ut till mottagaren i regel följande arbetsdag efter postningen. Hur sänder man i tjänsten gjorda fakturor till en bokföringsbyrå? Som oregistrerad användare kan du spara och skriva ut fakturor via förhandsgranskning och sända dem på önskat sätt till bokföringsbyrån. Som registrerad användare kan du dessutom spara och skriva ut fakturor via flikarna Avvaktar, Öppna och Stängda.
Faktureringssätt Går det att sända fakturor till utlandet? Ja, det går att sända fakturor till utlandet. Fakturaformaten följer emellertid finländsk praxis. Endast pappers- och e-postfakturor kan sändas till utlandet från Finland.
Betalning Vilka är betalningssätten för användningen av tjänsten? Betalningssätten för Sonera Fakturera-tjänsten är sms och kreditkort. Närmare anvisningar om betalning finns i tjänstens användarguide. Tjänstens pålitlighet och dataskydd Var lagras data och säkerhetskopior inom ramen för Sonera Faktureratjänsten? Tjänsten fungerar i en datasäker miljö och tjänstens data lagras i en redundant (dubblerad) databas. Dessutom har tjänsten säkerhetskopiering för att säkerställa tillgången till data. Kan fakturor försvinna? Allt material som kommer till tjänsten kan följas upp individuellt, allt från utskriften till Itella Abp:s (Posten Finlands) utdelningscentral. Den manuella brevutbärningen fungerar i enlighet med normal postningspraxis. Vad kan jag göra om mottagaren påstår att han eller hon inte fått den faktura jag sänt via tjänsten? Om du är registrerad användare kontrollerar du först om fakturan syns i ditt användarkontos fakturaarkiv. Om inte fakturan finns där eller om den syns som sänd, kontaktar du vår kundsupport. För felutredningen behöver du uppge användarnamn, lösenord och fakturauppgifter (referensnummer, fakturans slutsumma, fakturanumret, den fakturerade kunden, sändningsdag, klockslag och sändningssätt). Om du är oregistrerad användare rekommenderar vi att du sparar fakturorna innan du sänder dem. Då är det mycket lättare att utreda eventuella fel och du har kvar ett verifikat på sända fakturor. Kontakta även vår kundsupport. För felutredningen behöver du uppge användarnamn, lösenord och fakturauppgifter (referensnummer, fakturans slutsumma, fakturanumret, den fakturerade kunden, sändningsdag, klockslag och sändningssätt).
Kan någon ta del av datatrafiken mellan min dator och tjänsten? Trafiken mellan enskilda användares datorer och Sonera Fakturera-tjänsten är SSL-krypterad. Samma typ av kryptering använder bland annat bankerna för att kryptera sin datatrafik. Krypteringen är i regel omöjlig att knäcka så att förmedlade data kan utnyttjas. I det publika Internet-nätet kan även utomstående ta del av trafiken, exempelvis om tjänsten används över ett trådlöst nät (WLAN). Kontrollera att din uppkoppling är skyddad exempelvis med lösenord.
Fel Vad göra om tjänsten ligger nere? Det kan förekomma tillfälliga avbrott i tjänsten exempelvis på grund av underhålls- eller uppdateringsarbete. I sådana fall syns ett meddelande om saken på tjänstens ingångssida. Du kan använda tjänsten senare. Om tjänsten helt och hållet ligger nere, kontakta Helpsons feltjänst på tfn 0200 60051 (lna/msa) mån-fre 8-21, lör 9-17. Vad göra om det uppstår ett avbrott när jag håller på att skapa en faktura? Vänta tills anslutningen är återställd. Oregistrerade användare måste skapa fakturan från början. Om cookies är aktiverade, minns din webbläsare en del av de data du matat in. Data som registrerade användare matat in finns kvar i tjänsten, om användaren hunnit spara fakturan bland utkasten. Vad göra om jag skickat iväg en faktura som innehåller fel? Registrerade användare kan redigera fakturorna ända tills de sänts iväg och flyttats över till fliken Öppna. Fakturor som ska redigeras finns i fliken Utkast eller Under behandling. Det är viktigt att kontrollera fakturorna noggrant innan de sänds. E-post- och nätfakturor som innehåller fel kan inte annulleras efter att de sänts. Pappersfakturorna går vidare varje vardag kl. 11.00. Om du vill annullera en pappersfaktura, kontaktar du vår kundsupport, så kan vi annullera sändningen, förutsatt att fakturan ännu inte postats. Kundsupport Vem ska jag kontakta om jag vill ha användarstöd gällande tjänsten? Du kan kontakta Helpsons användarstöd på tfn 0600 16004; pris: 1,99 euro/min + lna/msa. På tjänstens ingångssida finns det också en användarguide. På produktsidan http://www.sonera.fi/fakturera finns användarguider för både registrerade och oregistrerade användare.
Vem ska jag kontakta om jag vill ge respons eller göra en reklamation? Via kundsupportlänken kan du sända kundrespons, reklamationer, felanmälningar eller andra meddelanden.