1 (9) Vår handläggare Mervi Junttila Ert datum Er beteckning Agenda Mötesstart Namnpresentation inklusive deltagarnas förväntningar på mötet Inledning kort om projektet Genomgång av Communis ramverk och förutsättningar Genomgång av samarbetsrum: Teknisk funktionalitet och tänkt användningsområde Genomgång av grupparbete (ca 10.10) Fika med kaffe med smörgås och fikabröd. Grupparbete Redovisning från grupper Sammanfattning och avslut Minnesanteckningar Workshop med Sogeti - 2012-08-24 Närvarande: Emelie Adamovic (KLF) Jessica Sjögren (KLF Info) Jörgen Nybrolin Sogeti Truls Olin (KTF) Maria Magnusson (KLF Info) Carina Andersson (BIF) Jessica Svärd (VOF) Mona Kjellström (VOF) Carina Lloyd (SBF) Lena Hammarbäck (KLF Info) Ann Godlund (SOC) Marie Moquist (KLF Info) Lisa Eriksson (BIF) Ulrika Westerberg (KLF IT) Mervi Junttila (KLF IT) Robert Davidsson (Viadidakt) Hanna Rasmussen (KTF) Presentation Jörgen beskriver EpiServer och Relate lite mer i detalj. Förväntningar från deltagarna: Truls hitta ett bra verktyg för nätverk Maria förväntningar stora, nytt modernt arbetssätt/verktyg Carina bra verktyg för all personal, samverkan Jessica stora möjligheter att jobba smartare Mona verktyg för anställda att kunna hitta gällande information
2 (9) Carina få grundinformation och inspiration, nånting att ta med i egna organisationen Lena få en översikt och plan, se de olika stegen till lansering, en bild på flödet, tidsplan Ann få veta vad det finns för möjligheter och begränsningar Mimo hållpunkter, vad som ska göras Lisa information att kunna sprida vidare, tidsplan Robert tidsplan intressant, externa samarbetsaktörer och möjligheter för dem Hanna möjligheter och begränsningar, vad går att göra, finns det möjligheter att bygga ihop olika system så att man hittar allt på ett ställe Emelie presenterar projektet övergripande och dagens innehåll, planering av det innehåll vi vill behålla, vad kan vi kasta bort. Jessica förtydligar vad som är steg 1, funktioner för samarbete och kunskapsdelning, enklare dokumenthantering i samarbetsytorna, få upp behov som behöver prioriteras framöver, sökfunktion och det arbete som den kräver. Jörgen förklarar att alla verksamhetssystem inte går att integrera i Communis, kanske inte ens är lämpligt. Lena ställer frågan om vissa nyheter eller sidor kommer att kunna speglas från externa webben. Jessica förklarar att det är möjligt men vi har inte i dagsläget analyserat vad som ska speglas eller inte. Jörgen påpekar att det kommer att ta tid i början att få in information, vad som ska flyttas, vad som ska kastas, jättejobb att fylla Communis med innehåll, planera för att det kommer att ta tid, bygger på att det ligger bra innehåll på intranätet, lite hjälp då användare uppmanas att fylla på med information. Lena påpekar att t ex styrdokument redan finns på externa webben, kan de speglas på något sätt? Hållpunkter inför hösten: 20-21 september leverans till acceptanstest 24 sep 1 okt acceptanstest/rättning, innehållsmatning admin/nyckelpersoner 2 oktober chefsrådslag internkommunikation - Communis förhandsvisning (viktigt att informatörer/redaktörer kan hålla den här veckan relativt fri för arbete med Communis) chefer vet att det är fokus på det användargenererade innehållet. Utbildning Trolig lansering november Editläge i EpiServer utan VPN uppkoppling kan idag göras på externa webben hemifrån. Önskemål att man ska kunna arbeta med att lägga in material även i Communis på samma sätt. Jörgen beskriver generellt vad som kommer att gås igenom på utbildning det som är specifikt för varje webbplats även fast man tidigare jobbat i EpiServer. Vad ska man skriva om? Nyheter och inlägg. Vikten av policys och styrdokument för intranätet. Lisa frågar om det har tittats något på den existerande externa webben och om vi använder samma typ av saker, t ex inställningar. Jörgen förklarar att Sogeti har byggt från grunden och inte anpassat efter det som finns idag på externa webben (gjort av
3 (9) annan leverantör) men att den tekniska arkitekturen är så liknande att man bör känna igen sig om man är van att jobba i EpiServer. Maria informerar om satsning på internkommunikation under 2013. Vi ska tänka igenom vad vi vill göra för att utveckla och hur vi ska arbeta för att kommunicera bättre! Jörgen visar hur den tänkta startsidan ska se ut. Kommer att se olika ut för olika personer, beroende på vilka nyheter man prenumerar på, vilka grupper man tillhör etc. Innehållet är olika, men den grundläggande strukturen är densamma. Dagens syfte att hitta en bra struktur för menyerna och informationssidorna. Lena undrar om startsidan som den presenteras är spikad och Jessica förklarar att ja, det är den. Kan ändras endast med ökad kostnad. Kalendern i Communis - Robert frågar om den kan synkas med Outlook. På Viadidakt används Outlook kalendern väldigt mycket. Går inte i dagsläget. Lena - Lösning för viktiga nyheter, många upplever att det är svårt när nyheterna försvinner från fönstret i det vanliga nyhetsflödet. Många tittar inte i arkivet. Behövs ett utrymme där man kan flagga viktiga nyheter! Mona undrar om det är lämpligt att alla ska kunna lägga in nyheter? Ska nyheter vara begränsat? Jessica förklarar den tänkta skillnaden mellan nyheter och inlägg. Mimo kanske borde finnas ett system för sånt som är allmängiltigt, många tycker att sin egen nyhet är viktig annars. Carina ska alla nyheter läggas på samma ställe? Finns nyheter som är förvaltningsspecifika och sånt som är kommunövergripande! Maria måste kunna flagga krisnyheter (t ex virusattack o dyl). Kan man sortera på något sätt bland kategorier? Lisa vilka kategorier kommer att vara valbara? Egen förvaltning kanske ska vara obligatorisk, allt annat valbart? Jessica tycker vi ska ta diskussionen när vi börjar sätta strukturer. Hemläxa vilka samarbetsytor behöver finnas från början för att det ska fungera bra? Utöver det kan vem som helst skapa den samarbetsyta man har behov av. Flera påpekar att Grupp är ett bättre ord än Samarbetsyta. Jessica presenterar de stora skillnaderna mot Forum. (PPT Presentation) Jörgen presenterar ramverk för topp- och vänsternavigering. (PPT Presentation) Hitta en bas nu, hitta samarbetsvägar med andra kommuner/verksamheter i framtiden. Kalendern diskuteras om den ska användas överhuvudtaget, då så många använder sig av Outlook. Antecknas för framtida diskussion. Enkel att ta bort från Communis. Kan den synkroniserar med Outlook till rimlig kostnad??? Skickar med frågan till Sogeti.
4 (9) Toppmeny ska hållas till en rad (önskemål Jessica). Kan ha på flera rader men inte önskvärt. Många diskussioner kommer upp, ska tas upp/med i grupparbeten. Undernivåer till toppmeny, systemet har stöd för fem nivåer. Kan ha fler men blir ingen grafisk skillnad. Max 4-5 rekommenderas generellt. Jörgen presenterar möjlighet att ärva information mellan sidor. (PPT Presentation) Gäller inte mellan olika instanser (ex Communis och externa webben), gäller inom var för sig. Om man vill ta bort funktioner i en grupp (samarbetsyta) finns eventuellt önskemål. Frågan från Lisa. De funktioner som finns idag är satta och hårt kodade. Frågan - Hur går man med i olika grupper? Kan man lägga till sig själv i öppna grupper t ex? Vad gäller för slutna grupper? Vem bjuder in eller bjuder man in? Ser man alla grupper både öppna och slutna? Jessica presenterar det arbete som ska göras under dagen grupparbeten. Kan man använda bilder i pufftexter? Går inte nu. Är det önskvärt i framtiden? Grupparbete: Skapa en navigering för det statiska innehållet Hur får vi ihop det som är gemensamt och förvaltningsspecifikt under en och samma struktur? Förenkla begrepp och benämningar så långt det går Totalt 5-6 rubriker Gemensamma reflektioner: Hur informerar vi ut till organisationerna? Var/vilka är de gröna prickarna? Finns idag ca 20 st, målet är att det ska vara ca 50 st. Jessica förklarar olika förvaltningar har olika förutsättningar och olika behov. Behöver få veta vad som behövs, hur man vill göra? Ska listan på Gröna prickar publiceras på t ex bloggen (om OK med personerna)? Många kanske tänker att om den är med så kan jag. Kan vara så att det dyker upp mer Gröna prickar när systemet väl är igång och man ser att det verkar kul. Gröna prickarna kan få ge synpunkter på det design/struktur förslag som kommer fram ur dessa workshops. Presentation Grupp 1: Mantra vi, vårt, oss, jag Menyer: Så arbetar vi Verktyg och system Vi i kommunen
5 (9) Organisation Förvaltningar Kontor Min Anställning Självservice Kompetensportalen Personalhandbok Blanketter Information (vad förväntas av anställd etc) Alla Grupper Wiki (diskussion kring om det ska heta något annat) Kalender behöver inte ligga i menyn finns redan på sidan till höger! Nyheter specialinformation (viktig information) ligger fast överst (som på www), allting annat fortsätter flödas som vanligt. Synas som avvikande information. Omvärld Press, väder etc? Var hamnar Favoriter? Behöver vara enkelt åtkomligt! Skillnad på interna och externa favoriter? Är den fast där den ligger idag? Jörgen svarar: Ligger nere på Verktygslänken som ligger fast längst ner på sidan, ingen skillnad på interna/externa länkar. När det är genvägar/länkar/verktyg man använder ofta, vill man ha en knapp, enkelt tillgänglig, inte behöva söka i lista bland Favoriter. Notifieringar? Jessica sätter sig in i funktionen och återkommer sedan med svar på alla frågor. Bloggar? Bloggflöde? Chattfunktionen? Behöver den statiskt utrymme, ploppar det upp fönster? Jörgen svarar: Chatten ligger längst ner, syns vilka som är tillgängliga (som FB). Hur kommer man in i redigerarläge? Jörgen svarar: Högerklick, precis som i www idag. Kan man koppla kompetensproflen till Min profil? Skulle man kunna ha en blankettbank med alla blanketter som man sen länkar till de olikasidorna? Det bör vara tydligt att kalendern på första sidan syns för alla, så att ingen tror att den är privat och börjar skriva in privata bokningar Puff-yta för nyheter behövs Bloggflödet känns viktigare att ha med än etikettsmolnet Går det att ha en länk till system som ligger på P: Presentation Grupp 2: Längst upp en integration mot Telesök. Menyer: Kalender Mina grupper (Koppling till Outlook??? hur kan den se ut) Evenemangskalender Grupper
6 (9) Min Anställning Kompetensutveckling Kompetensportalen Viakompetens Självservice Blanketter Styrdokument (förvaltningsspecifika) För chefer Personalhandbok Checklista nyanställd Nyheter Pressmeddelanden Information från SKL etc Regionförbundet etc Verksamhetssystem Proceedo Esmaker Agresso webb Etc etc (Ska det heta vad systemet heter, t ex Proceedo, eller ska det heta vad man gör?) Hur hanterar vi systemlänkarna sagt idag att de ska ligga längst ner som knappar??? Verksamhet Förvaltningsspecifikt Minnesanteckningar Kommunikation slask Frågor: Kalendern vad ska synas i kalendern? Länkad till Outlook? Nyheter vad ska ligga under nyheter? Fler nyheter samlingsida för alla typer av nyheter? Telesök vill kunna spegla den info som finns i Telesök idag, närvaro/frånvaro etc Dokument hur ska de sparas? Vad händer om vi byter plattform? Behöver skapas riktlinjer! Presentation Grupp 3: Menyer: Nyheter Kalender Grupper Vår kommun Styrdokument Organisation Ekonomi
7 (9) Politik Etc Min Anställning Kompetensportal Självservice Personalhandbok Blanketter Etc (Rollbaserad information chef kontra anställd? borde kunna styras genom behörighet som hämtas från AD) Verktyg och Hjälpmedel Mallar Support System Etc (det man behöver för att göra saker) Min Förvaltning?????? (Hur ska man tänka här? Vad tycker alla andra? Ska vi ha en egen länk här eller ska man gå via Vår kommun?) AD styrt. Hur gör man med folk som har dubbla anställningar/jobbar på fler förvaltningar? Diskussion: Från vissa håll rädsla för att man skapar sin egen värld och struntar i det andra! Från andra håll behovet av egen värld finns! Exempel på problem idag en del av lärarna förstår inte ens att de jobbar för kommunen! För lärarna ett jättelyft att ens komma in i samma system som andra. Tydligt och enkelt var man hittar sitt eget, sin egen förvaltning!!! Ska vara attraktivt OCH enkelt för alla! Avslutning Genomgång av förväntningar och se om något missats. Mer detaljerad tidplan önskas! Varför är det så bråttom? Flyttar inom kommunen under samma tidpunkt som inmatning ska ske. Viktigt för BIF att få ett lanseringsdatum, har inget verktyg idag och finns en rädsla att man skapar andra vägar annars, om man inte vet när det nya Communis kommer!!! Informationskontoret kommer att ha öppna hus, där man kan komma och jobba i systemet och med att lägga in information. Frågor diskuteras med hur man gör med Forum när det stängs? Arkiveras hur? Fler möten, framförallt möte tillsammans med Malin från Sogeti, för tekniska struktur/design frågor. Fokus på möjligheterna!
8 (9) Sammanställning av utveckling/önskemål och att tänka på - för framtiden: Editläge i EpiServer utan VPN uppkoppling kan idag göras på externa webben hemifrån. Önskemål att man ska kunna arbeta med att lägga in material även i Communis på samma sätt. Behöver kolla om detta kan göras! (IT) Kalendern i Communis kan funktionalitet utvecklas för synkronisering med Outlook kalendern och i så fall vad är kostnaden för detta? Frågan skickad med Jörgen för pris från Sogeti. Lösning för viktiga nyheter, många upplever att det är svårt när nyheterna försvinner från fönstret i det vanliga nyhetsflödet. Många tittar inte i arkivet. Behövs ett utrymme där man kan flagga viktiga nyheter! Frågan - Hur går man med i olika grupper? Kan man lägga till sig själv i öppna grupper t ex? Vad gäller för slutna grupper? Vem bjuder in eller bjuder man in? Ser man alla grupper både öppna och slutna? Kan man använda bilder i pufftexter? Går inte nu. Är det önskvärt i framtiden? Program som ligger på P: - integrationer/länkar till dessa? Tanke från Ulrika! (IT) Går det att presentera information som är rollbaserat anställd kontra chef? Hur i så fall? Behörighetssystem i EpiServer? AD? Chatta med Helpdesk/6900 i framtiden (ex Telia etc). Intranät Örebro kommun startsidan bra exempel för nyhetsflödet. Kunna lyfta någon nyhet, synas större än något annat! Nyheterna behöver större utrymme än det som är idag! Går det att skapa egna RSS flöden på den egna startsidan (t ex från externa bloggarna)? Går det att få till en länk på framsidan för telesök, som det är på externa webben? (Egenutvecklad på externa webben) Förvaltningar hur ska det presenteras? Var/på vilken nivå (toppmeny, undermenyer)? Ska vara enkelt att komma åt förvaltningsspecifik information. Notifieringar? Jessica sätter sig in i funktionen och återkommer sedan med svar på alla frågor. Hur hanterar vi systemlänkarna sagt idag att de ska ligga längst ner som knappar???
9 (9) Frågor från Grupp 2 diskussion: Kalendern vad ska synas i kalendern? Länkad till Outlook? Nyheter vad ska ligga under nyheter? Fler nyheter samlingsida för alla typer av nyheter? Telesök vill kunna spegla den info som finns i Telesök idag, närvaro/frånvaro etc Dokument hur ska de sparas? Vad händer om vi byter plattform? Behöver skapas riktlinjer! Frågor från Grupp 3 diskussion: Hur ska man tänka gällande den egna förvaltningen? Vad tycker alla andra? Ska vi ha en egen länk i huvudmenyn eller ska man gå via Vår kommun (undermeny)? Om AD styrt - Hur gör man med folk som har dubbla anställningar/jobbar på fler förvaltningar? Frågor diskuteras med hur man gör med Forum när det stängs? Arkiveras hur?