Sida 1(5) EBH-STOÖ DETS BESLUTANDEGRUPP, mo te 5 Namn Närvarande Carl Mikael Strauss (CMS) Sektionschef, Naturvårdsverket - Ulf Larsson (UL) Handläggare, Naturvårdsverket x Magnus Langendoen (ML) Enhetschef Miljöenheten, Lst Västerbotten x Annelie Johansson (AJ) Objektägare Miljöskydd, Lst Skåne x Pär Nilsson (PN) EBH-samordnare, Lst Jönköping - Nicklas Boussard (NB) Projektledare, Kommunaccessen x Karin Olsson (KO) Samordnare EBH-stödets användarråd x Paula Nilsson (PaN) Samordnare EBH-stödets användarråd x 1. Utvecklingen av EBH-stödet - lägesrapport Uppstarten för leverans 1 sprintstart den 4 maj Utvecklingen av leverans 1 startade den 4 maj med ett sprintstartsmöte, där EBH-stödets samordnare och utvecklare på Altran deltog. I leverans 1 2015 kommer det i första hand att ingå ny design av EBH-stödet och omkodning av den del av EBH-stödet som hanterar systemets gränssnitt. I denna leverans är det primära att all nuvarande funktionalitet överflyttas till modern kod, som kommer att ge helt andra möjligheter till vidareutveckling i framtiden. I samband med detta ska systemets användarvänlighet förbättras. Samtidigt avvecklas EPi-Server. Agilt arbetssätt Inom 2015 års utvecklingsinsatser kommer vi att arbeta agilt. Detta innebär att utvecklingsarbetet indelas i kortare utvecklingsperioder, så kallade sprintar. Varje sprint är tre veckor lång och inleds med ett startmöte, där utvecklingsuppgifterna för nästkommande sprint fastställs och prioriteras. Som avslutning av varje sprint kommer Altrans utvecklare att vid ett demomöte visa vad som utvecklats under den senaste treveckorsperioden. Användarrådets samordnare deltar alltid på både demomöten och startmöten och tar inför varje sprintstartsmöte fram ett underlag, som diskuteras på sprintstartsmötet. Sprintstartsmötena är fysiska möten på plats hos utvecklingskonsulten. Dessa infaller måndagar när ny sprint startas och deltagande är användarrådets samordnare och Altrans utvecklare. Demomötena infaller sista fredagen i varje sprint. Projektledaren på Altran bedömer att tiden för demomötena som längst kan bli en timme, men att tiden också kan bli kortare för vissa möten beroende på vad som ska visas. Det första demomötet hölls fredagen den 22 maj.
Sida 2(5) Demomöten hålls via Lync, vilket innebär att fler personer kan delta på dessa möten. Efter varje demomöte kan mötesdeltagarna lämna synpunkter till användarrådets samordnare, som tar med alla synpunkter till nästa sprintstartsmöte den påföljande måndagen. Syftet med att arbeta agilt är att metoden ger möjlighet att anpassa och vid behov även omprioritera inom utvecklingen löpande under utvecklingstiden. Om vi från beställarsidan exempelvis efter två sprintar ser att en viss funktion behöver ges annat utseende och bedömer att det är prioriterat att ändra finns möjlighet att lägga in denna ändring i nästa sprint. Det finns en flexibilitet i metodiken. Källkodshantering Inför att utvecklingsinsatsen skulle starta igång blev det en diskussion om källkodshanteringen. Altran önskade källkodshantera i VSO/lansstyrelsen.visualstudio.com, som är en molntjänst. Denna har använts vid utveckling av JaktAdmin, Externa webben och Intranätet. Altran är vana att använda VSO och kunniga inom detta. Det visade sig dock finnas ett beslut från Lst länsrådsgrupp 2 att molntjänster inte ska användas. Från Mikael Nordelind 2015-04-27: Det som är viktigt är dock att vi har ett beslut på att inte använda molntjänster, det krävs en speciell ordning som bestämts av länsrådsgrupp 2 samt övriga länsråd som skall hantera en öppning för molntjänster, denna tar dock relativt långt tid att genomföra. Om ni vill frångå ledningarnas beslut så kommer vi givetvis tillmötesgå er i er önskan, men jag vill att ni tar det beslutet iså fall och inte IT-enheten. Den 28 april 2015 beslutade EBH-stödets samordnare att det inte går att lösa detta utan att försena utvecklingsstarten och att Altrans utvecklare därför måste källkodshantera i SVN. PaN och KO kontaktade förvaltningsledare IT Lars Svensson om att Lst IT skulle sätta upp källkodshantering i sitt SVN för projektet EBH-stöds utvecklingen under den veckan, för att Altrans utvecklare skulle kunna börja arbeta på måndagen den 4 maj enligt uppgjord tidsplan. Redmine Inför starten av denna utvecklingsinsats beställdes ärendesystemet Redmine av ITenheten. Systemet kommer att användas för uppföljning av Altrans tidsåtgång för de olika utvecklingsuppgifterna samt som kommunikation mellan Altrans utvecklare och EBHstödets samordnare kring olika utvecklingsuppgifter. Det källkodssystem, SVN, som används är integrerat med Redmine. Avstämningsmöten IT-enheten och Altrans projektledare IT förvaltningsledare Lars Svensson har begärt att få ett möte varje vecka med projektledaren på Altran, för att kunna fånga upp tekniska frågor och även för att ITenhetens egen utvecklare Jimmy Larsson ska sättas närmare in i utvecklingsarbetet. Jimmy har rollen som IT-enhetens interna resurs för EBH-stödet. Mötestiden kommer att vara högst 30 minuter/vecka.
Sida 3(5) På senaste avstämningsmötet har Altran har lyft att servern de arbetar mot för utvecklingen av EBH-stödet är trög och försenar och försvårar arbetet mycket påtagligt. IT-enheten arbetar på att lösa problemet. IT-enheten har ännu inte satt upp testmiljön. Det som är sagt är att den ska vara uppe senast onsdag, för att Altran ska få möjlighet att i god tid lägga över det som utvecklats under denna sprint inför första demon på fredag. Inväntar offerten från IT-enheten för att kunna göra klart beställningen Lars Svensson skickade mötesdagen, den 18 maj, offerten till PaN och KO, som därmed kan skriva beställningen klar. PaN och KO ger detta högsta prioritet och kommer morgonen den 19 maj att ordna detta och skicka beställningen åter till IT-enheten, med kopia till beslutandegruppen. Resursplanering för året Altran Sedan föregående beslutandegruppsmöte har PaN och KO haft två möten med Altrans beställningsansvarige Peter Forsmark angående resursplanering för utvecklingsarbetet under 2015. Det första mötet gällde bemanningen för leverans 1 och resulterade i att vi får en tredje utvecklare på heltid från och med starten av sprint 2, som börjar måndagen den 25 maj. Det andra mötet fokuserades på leverans 2 och övergången mellan de båda leveranserna. Det överenskoms att vi får behålla samma tre utvecklare hela året ut, samt att vi efter sommaren stämmer av hur vi ligger till med ekonomin och om det finns ekonomiskt utrymme att ta in ytterligare en utvecklare för leverans 2 kommer Altran att lösa detta. Det överenskoms även att utvecklingen inom leverans 2 kan startas upp parallellt med att vi kör testperiod för leverans 1, för att hinna med så mycket utveckling som möjligt inom detta kalenderår. Den utvecklare som kommer ny in i projektet den 25 maj har inte arbetat med EBHstödet tidigare, men han kommer att finnas kvar för både leverans 1 och leverans 2, vilket innebär att det visserligen blir en inkörsperiod för honom att sätta sig in i systemet men att han sedan kommer att arbeta med vår utveckling under hela resten av året, båda leveranserna. Planeringen för leverans 2 2015 PaN och KO kommer att skriva klart kravspecifikationen för leverans 2 under veckorna 26 och 27, innan vi båda går på semester vecka 28. Altrans projektledare Mats Högberg har en vecka när han är i tjänst medan vi är på semester och under den veckan kommer han att ta fram lösningsspecifikationen för leverans 2. Denna stäms sedan av med oss när vi i vecka 33 är åter efter semester. Det som planeras ingå i leverans 2 och som är mycket angeläget att få med i utvecklingen inom år 2015 med de ekonomiska medel som finns är utvecklingen av databasdelen, SQL, som ska kodas om och vidareutvecklas. Detta rör hämtningen av data till rapportuttag och sökningar i systemet. Denna del av systemet är tungarbetad och snårig för utvecklarna i dagsläget och utvecklingen kommer att underlätta mycket för den fortsatta utvecklingen av systemet.
Sida 4(5) PaN och KO samlar på sig uppgifter på förbättringar som behöver göras och tar upp dessa på sprintsstartsmötena. Altrans utvecklare gör sedan bedömningen av vilka förbättringar som kan ingå i den närmaste sprinten och vilka som är lämpligare att ta senare. En hel del av de förbättringsförslag som framkom på workshopen om EBH-stödets utveckling den 25 mars kan genomföras först i leverans 2 när SQL-delen av systemet kodas om. Utvärdering av system inom Objekt Miljöskydd Från test till driftsättning En utvärdering har genomförts för hela Objekt Miljöskydd med fokus på perioden från test till driftsättning. Syftet har varit att beskriva problem, konsekvenser och förslag på åtgärder för samtliga system inom objektet. En första genomgång gjordes under hösten 2014, som nu har följts upp med en uppdatering under våren 2015 där även de senast tillkomna svårigheterna har tagits med. PaN och KO har sammanställt den information som gäller EBH-stödet. Det finns flera gemensamma problem för systemen in om Objekt Miljöskydd och en hel del av dessa berör Lst IT-enheten. Det är förvaltningsledare Britt-Marie Ruther och Maria Rånge som har tagit initiativ till utvärderingen och samlat in synpunkterna från samtliga system. Ett gemensamt dokument sammanställs av Britt-Marie Ruther den närmaste tiden och kommer att skickas vidare till IT-enheten samt till objektägare Annelie Johansson. Ett utdrag för den del av denna utvärdering som berör EBH-stödet skickades till beslutandegruppen för kännedom efter mötet. 2. Projektet Kommunernas tillgång till EBH-stödet kort lägesrapport Samrådsmötet Juridik och system i Göteborg den 29 april Den 29 april arrangerades ett samrådsmöte juridik och system. Syftet var att lyfta frågor relaterade till Personuppgiftslagen (PuL), Lagen om offentlighet och sekretess, arkivering och ansvar för information. På mötet deltog NB, PaN och KO samt från Göteborgs Stad en miljöhandläggare, en jurist och en person med IT-kunskaper, samtliga från miljöförvaltningen Göteborgs Stad. Från Lst deltog även kollegor verksamma inom områdena juridik, arkiv, ärendehantering och arbete med förorenade områden. Ulrika Samulesson, miljöskyddsdirektör och avdelningschef vid Miljöskyddsavdelningen på Länsstyrelsen i Västra Götalands län deltog samt Siv Hansson, funktionschef för funktionen Förorenade områden samma Lst. Leif Schöndell, miljöchef i Borås Stad som ingår i projektets styrgrupp, var inbjuden men fick förhinder i sista minuten och kunde inte närvara. På mötet uttryckte Göteborgs stads IT-strateg mycket tydligt att kommunen inte vill ha handläggarbehörighet utan enbart är intresserad av att det utvecklas lösningar för informationsöverföring. Han ingår även i användarrådet för Miljöreda och hans bedömning var att samma inriktning gäller även för övriga kommuner. Resultatet av mötet blev att projektledningen bromsade upp arbetet med projektplanen för att se över
Sida 5(5) projektets målsättningar igen och ta fram en enkät som kan skickas ut till landets samtliga kommunala miljömyndigheter, för att kartlägga hur intresset ser ut ute i kommunerna. SKL:s miljöchefsnätverks möte i Stockholm den 8 maj Projektgruppen NB, PaN och KO höll en presentation av kommunaccessprojektet på SKL:s miljöchefsnätverksmöte i Stockholm den 8 maj. Vi presenterade Lst:s arbete med förorenade områden, systemet EBH-stödet och projektet. Det blev genomgående en positiv respons och de närvarande miljöcheferna visade stort intresse för projektet och möjligheten att få tillgång till EBH-stödet. Det visade sig även finnas intresse av att få tillgång till EBH-stödet med läsbehörighet i stället för handläggarbehörighet. Enkätundersökning Projektgruppen kommer att skicka ut en enkät till de kommunala miljöcheferna och även deltagarna i projektets referensgrupp, för att kartlägga intresset för att få handläggarbehörighet, läsbehörighet eller endast informationsöverföring mellan kommunens egna register och EBH-stödet. Enkätsvaren kommer att utgöra ett underlag för slutlig utformning av målsättningen i det fortsatta arbetet med projektplanen. De kommunala miljöcheferna har rådfrågats om enkätens utformning och flera har uttryckt att det är bra att skicka ut en enkät och de har även lämnat konstruktiva synpunkter på enkätens utformning. Enkäten kommer att skickas till SKL:s statistikenhet för gransking. Det finns lagkrav som anger att samråd ska ske med SKL innan en enkät skickas ut från en statlig myndighet till landets kommuner. Enkäten ska vara tydlig och det är viktigt att det framgår vilket syfte den har. När NB har fått klartecken från statistikenheten kommer enkäten att skickas ut tillsammans med en artikel i SKL:s informationsbrev till landets kommunala miljöchefer. Projektgruppen kommer också att skicka enkäten till miljöhandläggarna i projektets referensgrupp. 3 Övriga frågor Förvaltningsledare objekt Miljöskydd Vår förvaltningsledare, Britt-Marie Ruther på Objekt Miljöskydd, slutar till sommaren. Det är ännu inte klart vem som kommer att ta över hennes arbetsuppgifter. En ytterligare kontaktperson för juridiska frågor för kommunaccessen AJ meddelade att hon varit i kontakt med en av de jurister som medverkar i juristssamverkan för IED-projektet, Pernilla Bertilsson. AJ har pratat med henne om de frågeställningarna som vi har lyft inom kommunaccessprojektet och PaN och KO kan ta kontakt med henne för att lämna över projektets juridiska frågor.