Projektplan för Samsyn i hantering av 12:6 samråd

Transkript

1 Projektplan för Samsyn i hantering av 12:6 samråd Uppdrag Bakgrund Länsrådsgrupp 6 har gett i uppdrag åt miljövårdsdirektörernas tillsynsgrupp att driva Miljösamverkan Sverige och att inom ramen för det arbeta fram olika handläggarstöd. Under naturvårdshandläggarträffen i Västerås 2010 diskuterades möjliga naturvårdsprojekt inom Miljösamverkan Sverige. Frågan om samsyn kring samråd 12:6 lyftes där. Inför verksamhetsplanering 2011 kom förslag om projekt kring samråd 12:6 från Länsstyrelsen i Gävleborg, Sofia Engberg och Länsstyrelsen i Västmanland, Lena Strömvall. Både i kontakt med verksamhetsutövare och i kontakter mellan länsstyrelserna märks att vi inom länsstyrelserna hanterar 12:6-samråd väldigt olika (vad som ska samrådas, vilka skyddsåtgärder olika verksamheter ska vidta osv). Naturvårdsverkets handbok om samråd enligt 12:6 börjar även bli gammal. Det behövs ta fram ett handläggarstöd som kan leda till ökad samsyn i hanteringen av 12:6 samråd. Syfte Mål Syftet med projektet är att på sikt åstadkomma en mer likriktad och effektiv hantering av 12:6 samråd inom länsstyrelserna. Projektet har följande mål: 1. Att genomföra en kartläggning av länens samrådsarbete genom att skicka en enkät till samtliga 21 län i syfte att identifiera likheter och skillnader i handläggningen på de olika länsstyrelserna. 2. Att nå en samsyn hos länen inom 12:6 samråd genom att: - Ta fram en bruttolista över de ärendetyper lst samråder om. - Ta fram förslag på vilket underlagsmaterial lst bör begära in i normalfallet. - Kartlägga hur länsstyrelserna samordnar samråden med kulturmiljö, vattenverksamheter och terrängkörning.

2 - Ta fram ett underlag till en gemensam blankett (samverkan med P4 e-tjänster) - Ta fram förslag på när länsstyrelsen ska förelägga om försiktighetsåtgärder, hur och vad vi kan kräva (exempel på försiktighetsåtgärder). - Ta fram förslag på skrivningar att använda vid yttranden/beslut. - Ta fram förslag på en lista på vilka externa myndigheter som det kan vara lämpligt att remissa samråden med. 3. Att klargöra lagrummet för 12:6 4. Att ta fram förslag till en fortsättning av projektet. Var finns behov av fortsatt arbete? Styrgrupp (SG) Projektledare (PL) Projektgrupp (PG) Referensgrupp Materialet sammanställs till ett handläggarstöd i form av en rapport. Miljösamverkan Sveriges styrgrupp Carl-Philip Jönsson, Länsstyrelsen i Kronobergs län Annelie Johansson, Länsstyrelsen i Jönköpings län Ulrika Samuelsson, Länsstyrelsen i Västra Götalands län Magnus Eklund, Länsstyrelsen i Örebro län- Anders Nylén, Länsstyrelsen i Stockholms län Martin Påhlman, Naturvårdsverket (adjungerad) Marianne Löwenhielm, Socialstyrelsen (adjungerad) Carina Lif Annica Andersson, Länsstyrelsen i Hallands län Karin Hansson, Länsstyrelsen i Värmlands län Martin Jakobsson, Länsstyrelsen i Jämtlands län Linda Olofsson, Länsstyrelsen i Västerbottens län Lena Strömvall, Länsstyrelsen i Västmanlands län Charlotta Urberg, Länsstyrelsen i Jönköpings län Egon Enocksson, Naturvårdsverket Gunilla Kock Hansson, Skogsstyrelsen Ulf Ståhl, jurist, Länsstyrelsen i Halland Eva Walden Selin, Riksantikvarieämbetet Karin Spansk, Länsstyrelsen i Norrbottens län

3 Avgränsningar Kritiska framgångsfaktorer Utvärdering och förtydligande av när projektet är avslutat Vem tar hand om resultatet Genomförande Tidplan Budget Dokumentation Sofia Engberg, Länsstyrelsen i Gävleborgs län Petter Söderberg, Länsstyrelsen i Uppsala län Johan Larsson, Länsstyrelsen i Västra Götalands län Andrea Nowag Länsstyrelsen i Skåne län Britt Forsén, Länsstyrelsen i Stockholms län Representant från Länsantikvarieföreningen Inom projektet ska vi inte arbeta med: - Kontrollerande tillsyn - Åtalsanmälningar - Djupdykningar inom specifika samrådsområden - Information till VU - Gemensam hemsidetext - Samråd som hanteras av andra myndigheter Att gruppen lyckas hålla sig inom projektets ramar. Att vi får in tillräckligt material från enkätsvaren. Att projektgruppen behålls intakt. Om gruppen understiger fem personer är det angeläget att förstärka gruppen. Risken är annars stor att det blir för hög arbetsbelastning på övriga gruppmedlemmar samt att viktig kompetens går förlorad. En utvärdering av gruppens arbetssätt ska ske efter halva projekttiden samt vid projektets avslut. Projektet är avslutat när: - Ett handläggarstöd är framtaget i form av en rapport eller dylikt och godkänd av styrgruppen. Resultatet blir ett handläggarstöd i form av en rapport. Rapporten förvaltas av MSS. Se tids- och aktivitetsplan Se tids- och aktivitetsplan Projektledarens lön, kostnader för projektdeltagarnas resor och övernattningar. Projektdeltagarnas arbetstid bekostas av respektive arbetsgivare, preliminärt uppskattas den till 2-3 arbetsveckor per deltagare. All dokumentation ska samlas på projektets grupparbetsplats. Alla checkar in och ut dokumenten vid arbete på grupparbetsplatsen. Versionshantering ska användas. Minnesanteckningar ska föras vid varje träff/möte. Carina skriver på träffarna. Anteckningar ska föras enligt ett rullande schema på telefonmöten.

4 Mötesstruktur Bilagor Slutrapport där handläggarstödet ingår som en bilaga Kort sammanfattning och utvärdering av hur arbetet med projektet har genomförts med avseende på tidsåtgång, mötesstruktur etc. Regelbundna projektgruppsträffar och telefonmöten ska hållas efter behov. Delar av projektet ska hanteras i mindre grupper med varierande gruppsammansättning. 1. Kommunikationsplan 2. Tid- och aktivitetsplan 3. Kontaktlista

5 Kommunikationsplan Bilaga 1 Kommunikation kommentar Vem Syfte med kommunikationen PL OCH PG - Informera berörda handläggare om projektet och dess syfte - Inhämta underlag inför arbetet med projektet - Förankra projektet och dess resultat - Marknadsföra resultatet av projektet Målgrupp: PL OCH PG - Länsstyrelsernas ärendehandläggare inom naturvården - Referensgruppen - Styrgruppen - Miljövårdsdirektörernas förening - ToFR - Naturvårdsverket, enheter som berörs av tillsynsfrågor Kommunikationsmål gärna SMARTA (specifika, mätbara, accepterade, realistiska, tidsbestämda) mål: - Utskick av enkät till 21 länsstyrelser samt inhämta svar. - E-postutskick till naturvårdshandläggare med info om projektet och inbjudan att lämna synpunkter och förslag. - Informera på naturvårdshandläggarträffen 2011 om projektet och efterfråga synpunkter. - Kommunicera resultatet med samtliga målgrupper. - Skicka resultatet på remiss till MVdir samt hantera remissvaren - Skicka projektplan och slutrapport till referensgruppen - Presentera resultatet av projektet på naturvårdshandläggarträffen 2012 Sätt att följa upp målen för kommunikationen Målen tas regelbundet upp på projektets träffar och stäms av. Valda kanaler för kommunikationen: - Handläggarträff för naturvården (2011 och 2012) - E-postutskick av enkät till 21 länsstyrelser - E-postnätverket Naturvårdstillsyn - E-postutskick till referensgruppen Svar från 18 lst PL OCH PG PL PL OCH PG

6 - E-postutskick till MV-dir

7 Tid och aktivitetsplan Bilaga 2 Vad Kommentar När (kl) Vem Planering Projekttid april 2011-april 2012 Träff 6-7 april Stockholm, PG + PL Telefonmöte 19 april Enkätframställan Enkätgruppen; Martin, Lena, Karin och Annica Telefonmöte 10 maj Enkätframställan Utskick för kommentarer till gruppen, Enkätgruppen; Martin, Lena, Karin och Annica Telefonmöte 17 maj Avstämning 14-15:30 PG + PL Telefonmöte 30 maj Avstämning 9-11 PG + PL Träff juni Stockholm. Måndag kl 10- tisdag kl 16 PG + PL Ta hand om resultatet av enkätsvaren. Utifrån detta fortsatt arbete med tid- och aktivitetsplan Telefonmöte 12 sep Avstämning 9-11 PG + PL Träff 5-6 okt Uppsala PG + PL Arbetsmöte, datasalen bokad. Stående dagordning Ska innehålla bl a återkoppling till 15 maj PL projektplanen Versionshantering av projektplanen I samband med varje möte ses versionshanteringen av projektplanen över. Nytt löpande Använda verktyget uppgifter Informera och förankra Handläggarträff 2011 huvuddokument skapas. Efter genomförda möten ska tilldelade uppgifter föras in i verktyget på grupparbetsplatsen. Förankra projektet, diskutera projektets mål och flagga för enkäten och vikten av utförliga svar. löpande PL 13 april Lotta, Lena, Karin och Martin E-postutskick Sändlista för Naturvårdstillsyn, för information, 15 april Carina

8 synpunkter och förslag på projektet Styrgruppen Förankra projektplan, klart Start 27 april Carina Godkänna projektgruppens förslag, klart Regelbunden avstämning. 14 juni Tillfråga aktuella personer om de kan ingå i Egon Enocksson, Naturvårdsverket klart Gunilla Kock Hansson, Skogsstyrelsen klart Gruppen sammansatt till 30 maj. Carina tar kontakt med Länsantikvarieföreningen referensgruppen Ulf Ståhl, jurist, Länsstyrelsen i Halland klart Eva Walden Selin, Riksantikvarieämbetet klart Karin Spansk, Länsstyrelsen i Norrbottens län klart Sofia Engberg, Länsstyrelsen i Gävleborgs län klart Petter Söderberg, Länsstyrelsen i Uppsala län klart Johan Larsson, Länsstyrelsen i Västra Götalands län klart Andrea Nowag Länsstyrelsen i Skåne län klart Britt Forsén, Länsstyrelsen i Stockholms län klart Representant från Länsantikvarieföreningen Handläggarträff 2012 Redovisa för resultatet av projektet 2012 PG Genomförande Samla in och gå igenom domar. Sammanställning klar 20 juni Linda Ta fram enkät Syfte med enkät: - Identifiera likheter och skillnader i handläggningen på de olika länsstyrelserna. - Ge underlag till vad som samråds i normalfallet. - Ge hjälp till att ta fram förslag på vilket underlagsmaterial länsstyrelsen ska begära in i kontakt med VU. 7 april-16 maj Enkätgruppen: Annica Karin (sammankallande) Martin Lena

9 - Ge info om när länen förelägger om försiktighetsåtgärder, (hur och vad lst kräver med exempel på försiktighetsåtgärder samt förslag på yttranden förslagsvis genom att bifoga en besluts-/yttrandemall). - Ge info om vilka instanser (interna och externa) som remissas. Skicka ut enkät 16 maj-10 juni Karin Sammanställa enkätsvar klart för analys den 20 juni Annika och Lotta Föra in svaren i enkäten Föra över sammanställningssiffrorna i enkäten 21 juni Lena klart Samla in befintliga Kollas på länens hemsidor klart 17 maj Annica blanketter Sammanställa kommentarer Gruppera och ta fram en lista Utkast klart 12 sep Karin från enkätsvaren Ta fram en lista på vad som Utgå från förordning, allmänna råd och Utkast klart 12 sep Lena samråds i normalfallet. Ta fram ett förslag på vilket underlagsmaterial länsstyrelsen ska begära in i kontakt med VU. Ta fram förslag på en lista på vilka externa myndigheter som det kan vara lämpligt att remissa samråden med. handbok och komplettera utifrån nuläget Utgå från enkäten och de blanketter som har samlats in. SGU har tagit fram en lista för vad som ska ingå i prospekteringssamråd. Nytta av det? Utkast klart 12 sep Charlotta Utgå från enkäten Utkast klart 12 sep Annica Ta fram diagram Utifrån enkätsvaren för att visualisera svaren i oktober Charlotta Ta fram förslag på när länsstyrelsen ska förelägga om försiktighetsåtgärder, skriva förbud; hur och vad vi kan kräva Utgå från enkäten Ta fram exempel på skrivningar Ge exempel på försiktighetsåtgärder Underlag för diskussion klart till oktober Martin, Karin (Annica?)

10 Ta fram förslag på skrivningar att använda vid yttranden. Klargöra lagrum för 12:6 Ta fram förslag på övriga upplysningar Ta fram förslag till beslutsmall Ta fram ett underlag till en gemensam blankett Utgå från enkäten och samådsyttranden i länen Sammanställning av vilka lagar som berörs, gå igenom handboken och allmänna råd och kommentera denna om vad som är inaktuellt Bollas med jurist, referensgrupp från andra verksamhetsområden. Mallar finns i handboken att utgå ifrån samt insamlade mallar från länen och de från domar. Samverkan med P4 e-tjänster Uppstartsmöte har varit v 21. Samråd 12:6 Hur ser processen ut idag? (nuläge) Hur vill vi att det ska vara vid en e-tjänst? (nyläge!) Pirjo, lst Stockholm, tar fram underlag för detta. Träff i Sthlm 27 juni. Oklart läge, vem, vad och när? Diskussioner pågår. Underlag för diskussion klart till oktober Underlag för diskussion klart till oktober Bestäms i oktober Bestäms i oktober Analys av blanketterna klart 12 september Underlag tas fram i slutet av projektet Skarpt läge maj 2012 (P4 & MSS). Lena Linda och Martin Linda och Lotta, deltar fram till maj Ta fram ram för rapport Rubriker + bilagor Skelett klart i oktober Carina Ta fram förslag till Lista med idéer och grovplaner Tas fram i slutet av projektet Carina + PG fortsättningsprojekt Uppföljning och utvärdering av projektet Uppföljning sker löpande på Sätta syfte och mål för projektgruppsträffarna. PL möten Stämma av vid mötets slut. Utvärdering av projektet Efter halva tiden 5-6 oktober PL Utvärdering av projektet Vid projektets avslut April 2012 PL Vem tar hand om resultatet av projektet? Projektgruppen föreslår styrgruppen lämpligt tillvägagångssätt. April 2012 PL och PG

11 Kontaktlista Bilaga 3 Projektgrupp Namn Org e-post telefon Annica Andersson Länsstyrelsen i Annica.andersson@lansstyrelsen.se Hallands län Karin Hansson Länsstyrelsen i Karin.hansson@lansstyrelsen.se Värmlands län Martin Jakobsson Länsstyrelsen i Martin.jakobsson@lansstyrelsen.se Jämtlands län Linda Olofsson Länsstyrelsen i Linda.olofsson@lansstyrelsen.se Västerbottens län Lena Strömvall Länsstyrelsen i Västmanlands län Lena.stromvall@lansstyrelsen.se Charlotta Urberg Länsstyrelsen i Jönköpings län Projektledare Carina Lif Miljösamverkan Sverige Referensgrupp Gunilla Kock Hansson Verksjurist Skogsstyrelsen Charlotta.urberg@lansstyrelsen.se Carina.lif@lansstyrelsen.se gunilla.kock.hansson@skogsstyrelsen.se 46 (0) Egon Enocksson Avdelningen för genomförande Egon.enocksson@naturvardsverket.se Naturvårdsverket Ulf Ståhl Länsstyrelsen i Ulf.stahl@lansstyrelsen.se Hallands läm Karin Spansk Länsstyrelsen i Karin.spansk@lansstyrelsen.se Norrbottens län Sofia Engberg Länsstyrelsen i Sofia.engberg@lansstyrelsen.se Gävleborgs län Petter Söderberg Länsstyrelsen i Petter.soderberg@lansstyrelsen.se

12 Uppsala län Britt Forsén Länsstyrelsen i Britt.forsen@lansstyrelsen.se : Stockholms län Johan Larsson Länsstyrelsen i Västra Götalands län Johan.larsson@lansstyrelsen.se Andrea Nowag Länsstyrelsen i Skåne län Andrea.nowag@lansstyrelsen.se Eva Walden Selin Riksantikvarieämbetet Eva.walden.selin@raa.se Länsantikvaireföreningen, en representant Lansantikv@lansstyrelsen.se alt sändlistan Sändlistor LST-DL-Ext- Naturvardstillsyn LST-DL-Mvdir LST-DL-Miljosamverkan Lst-dl-Lansantikv