VERKSAMHETSUTSK OTTET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (20) Plats och tid Kommunkontoret, Heby, kl 9.00 12.30 Beslutande David Olsson (M), or dförande Carina Schön (S) Dick Pettersson (C) A nders Pettersson (S) A nne Charlotte Mattsson (FP) Ej tjänstgörande ersättare Bengt Löfling (V) Tjänstemän Katarina Welin, administrativ chef Björn Wahlman, ekonom, 37 38 Gunnel Pettersson, förvaltningschef, 37 45 Barbro Ellgrim, enhetschef, 39 Åsa Johansson, enhetsche f, 39 40 Anneli Englén, enhetschef, 43 44 E lise Teinler, praktikant M ona Rönneblad, nämndsekreterare Utses att justera Anne Charlotte Mattsson Justeringens plats och tid Kommunkontoret, torsdag 23 maj 2013, kl 14.30 Sekreterare Mona Rönneblad Paragrafer 35 48 Ordförande David Olsson Justerande Anne Charlotte Mattsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Verksamhetsutskottet Datum för anslags uppsättande 23 maj 2013 Datum för anslags nedtagande 14 juni 2013 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Mona Rönneblad
VERKSAMHETSUTSKOT TET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (20) Vu 35 Delegationsbeslut Verksamhetsutskottets beslut Redovisning av delegationsbeslut, enligt lista 14 maj 2013, godkännes. Delegationsbeslut, enligt lista 14 maj 2013, presenteras.
VERKSAMHETSUTSKOT TET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (20) Vu 36 Meddelanden Verksamhetsutskottets beslut Redovisning av meddelanden enligt lista, för perioden 16 april 13 maj 2013, godkännes. Meddelandelista för perioden 16 april 13 maj 2013, presenteras.
VERKSAMHETSUTSKOT TET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (20) Vu 37 Dnr 2013/14 042 Budgetuppföljning statistik för april 2013, verksamhetsutskottet Verksamhetsutskottet tackar för statistiken Verksamhetsutskottet beslutade vid förra sammanträdet att be förvaltningen om en förklaring till varför antalet besökare under kategorin sporthallkväll är halverade 2013 mot 2012. Förvaltningen återkommer med svar till beredningens sammanträde i augusti. Beslutsunderlag Statistik obelagda platser särskilt boende och korttidsboende april 2013 Kostproduktion april 2013 Antal besök ungdomsgårdar, april 2013 Antal besök/deltagare vid sim och sporthallar Kultur och fritidsförvaltningen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (20) Vu 38 Dnr 2013/14 042 Tertialrapport, 30 april 2013 Verksamhetsutskottets beslut Tertialrapport för verksamhetsutskottet,, godkänns med följande ändringar: Verksamhetsutskottets bedömning är att kostnaderna för: o Hemtjänst På grund av volymökning bör ökade kostnader för introduktion belasta Bfäo:s resultat. o Gruppboende LSS Volymökning som bör belasta Bfäo:s resultat. o Personlig assistans, LSS En oväntad retroaktiv utbetalning till privat utförare har skett i början av året som bör belasta Bfäo. o Daglig verksamhet LSS Ett nytt avtal har tecknats med privat utförare som medfört en inte förväntad prisökning för 10 brukare. Kostnaden bör belasta Bfäo. o Kontaktpersoner/ familjer LSS Volymökning som bör belasta Bfäo. Verksamhetsutskottet anser det sannolikt att återlämna vissa delar av intäkterna från beredningen för äldre och omsorgsfrågor avseende anhörigstöd och förebyggande insatser på grund av att verksamheten ännu inte påbörjats. Verksamhetsutskottet konstaterar att ansvariga chefer i förvaltningen har fått i uppdrag att inleda arbetet med åtgärdsplan med anledning av prognostiserat underskott. Tertialrapport för verksamhetsutskottet, 21maj 2013, presenteras. Beslutsunderlag Verksamhetsutskottets avvikelse mot budget, Måluppfyllelse, Förslag David Olsson (M): Tertialrapport för verksamhetsutskottet, 21 maj 2013, godkänns med följande ändringar: Verksamhetsutskottets bedömning är att kostnaderna för:
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (20) Hemtjänst På grund av volymökning bör ökade kostnader för introduktion belasta Bfäo:s resultat. Gruppboende LSS Volymökning som bör belasta Bfäo:s resultat. Personlig assistans, LSS En oväntad retroaktiv utbetalning till privat utförare har skett i början av året som bör belasta Bfäo. Daglig verksamhet LSS Ett nytt avtal har tecknats med privat utförare som medfört en inte förväntad prisökning för 10 brukare. Kostnaden bör belasta Bfäo. Kontaktpersoner/ familjer LSS Volymökning som bör belasta Bfäo. Verksamhetsutskottet anser det sannolikt att återlämna vissa delar av intäkterna från beredningen för äldre och omsorgsfrågor avseende anhörigstöd och förebyggande insatser på grund av att verksamheten ännu inte påbörjats. Verksamhetsutskottet konstaterar att ansvariga chefer i förvaltningen har fått i uppdrag att inleda arbetet med åtgärdsplan med anledning av prognostiserat underskott. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förlaget. Protokollsanteckning David Olsson (M) Kommunstyrelsens reglemente står: 10 I de fall ett ärende inte är av principiell betydelse har kommunstyrelsen vidare hand om......kommunens information och IT (informationsteknologi)....kommunikationer (t.ex. kollektivtrafik och telekommunikation). Om Verksamhetsutskottet står det: 5 Kommunstyrelsens verksamhetsutskott ska tillhandahålla kommunal produktion av tjänster i den omfattning som framgår av överenskommelser mellan nämnder och beredningar. Det finns ingen överenskommelse mellan KS och KSVU. Det finns således inte vad jag kan se något dokument som uttryckligen säger att KSVU har med IT och telekommunikation att göra.
VERKSAMHETSUTSKOT TET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (20) Det har dock hamnat under VU i månadsrapportering. Detta belyser otydlighet i vår politiska organisation. Kommunstyrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (20) Vu 39 Dnr 2013/117 722 Anhörigstöd och förebyggande insatser Verksamhetsutskottets beslut Ärendet återremitteras till beredningen för äldre och omsorgsfrågor eftersom det har framkommit nya uppgifter om underskott i tertialrapporten. Verksamhetsutskottets presidium får i uppdrag att föra en diskussion med beredningen för äldre och omsorgsfrågors presidium. Beredningen för äldre och omsorgsfrågor föreslog 36, 22 april 2013 kommunstyrelsen besluta att ge förvaltningen i uppdrag att internt gå ut med en intresseanmälan för 50% tjänst som samordnare för anhörigstöd och förebyggande insatser. Ge förvaltningen i uppdrag att undersöka möjligheten, och kostnaden, för att lägga en del av verksamheten vid Torggården. Vård och omsorgsförvaltningen föreslår att verksamhetsutskottet ska ge förvaltningen i uppdrag att inrätta en funktion som samordnar anhörigstöd och frivilligorganisationer i syfte att öka de förebyggande insatserna och kvaliteten för äldre personer som bor i ordinärt boende. Beslutsunderlag Beredningen för äldre och omsorgsfrågor 36, 22 april 2013 PM 8 april 2013 Beredningen för äldre och omsorgsfrågor 20, 18 mars 2013 Beredningen för äldre och omsorgsfrågor 14, 25 februari 2013 Förslag Anne Charlotte Mattsson (FP): Ärendet återremitteras till beredningen för äldre och omsorgsfrågor eftersom det har framkommit nya uppgifter om underskott i tertialrapporten. Verksamhetsutskottets presidium får i uppdrag att föra en diskussion med beredningen för äldre och omsorgsfrågors presidium. Förslagsordning Ordföranden ställer Anne Charlotte Mattssons förslag mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Vård och omsorgsförvaltningen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (20) Vu 40 Dnr 2013/118 779 Lex Sarah anmälan Verksamhetsutskottets beslut Verksamhetsutskottet beslutar att ärendet inte lämnas till Socialstyrelsen för vidare utredning. Den 15 mars skrev sjuksköterskan på Tallgården en rapport Lex Sarah som hon sedan lämnade in till avdelningschefen på Tallgården i Östervåla. Rapporten, och den rådande situationen, har utretts. Sammantaget visar utredningen att det inte föreligger något missförhållande för den enskilde brukaren. Den rådande situationen har inneburit ett arbetsmiljöproblem för personalen, som upplevt stress och oro. Åtgärder gällande personalens arbetsmiljö har vidtagits i form av bl.a. nytt schema och handledning i olika former. Då det inte rör sig om sådana missförhållanden som avses i SOSFS 2011:5 (Lex Sarah) vidtas inga ytterligare åtgärder för den enskilde brukaren/gruppen av brukare. Beslutsunderlag PM 3 maj 2013 Rapport 22 mars 2013 Förslag David Olsson (M): Verksamhetsutskottet beslutar att ärendet inte lämnas till Socialstyrelsen för vidare utredning. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förlaget. Vård och omsorgsförvaltningen Socialstyrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (20) Vu 41 Dnr 2013/81 732 Hemtjänsten, information Verksamhetsutskottet tackar för en mycket informativ redogörelse Verksamhetsutskottet beslutade vid sammanträdet 12 december 2012 att ge förvaltningen i uppdrag att redovisa en uppföljning av förändringsarbetet inom hemtjänsten. Vid sammanträdet 19 mars 2013 efterfrågade verksamhetsutskottet statistik över antalet insatser och nöjdhetsundersökningar för brukare och personal. Enhetschefen för äldreomsorgen redovisar statistik över insatser och nöjdhetsundersökningar inom hemtjänsten. Beslutsunderlag Verksamhetsutskottet 18, 19 mars 2013 Verksamhetsutskottet 154, 12 december 2012 Vård och omsorgsförvaltningen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (20) Vu 42 Dnr 2013/86 701 Klagomål i samband med växelvård inom äldreomsorgen Verksamhetsutskottets beslut Verksamhetsutskottet tackar för informationen och konstaterar att förvaltningen inte övervägt att byta flera dagar i veckan. Socialstyrelsen har behandlat fråga om klagomål i samband med växelvård inom äldreomsorgen i Heby kommun. I beslut, daterat 2013 03 18 Dnr 9.2 60278/2012, har Socialstyrelsen anmodat kommunen att vidta åtgärder för att säkerställa att beslutade insatser i form av växelboende verkställs i enlighet med fattat beslut samt säkerställa att beslutade insatser i form av växelboende utformas och genomförs tillsammans med den enskilde utifrån dennes beslut utan begränsning av eventuella riktlinjer. Riskanalyser utifrån brukarens säkerhet och trygghet samt personalens arbetsmiljö har genomförts, utifrån flera olika alternativa sätt att verkställa insatsen. Resultatet av analysen visar att det finns stora risker utifrån patientsäkerhet samt brukarens trygghet och välbefinnande, med större förändringar av verksamheten. Även personalens arbetssituation påverkas negativt med ökad arbetsbelastning och stress under vissa perioder. Förvaltningen anser därför att verkställighet även fortsättningsvis bör ske i de intervaller som tidigare använts. Vid sammanträdet 22 april 2013 beslutade verksamhetsutskottet att ge förvaltningen i uppdrag att återrapportera angående riskanalys och konsekvensbeskrivning. Verksamhetsutskottet önskade även en redovisning av hur avgifter för växelvård tas ut. Enhetschefen för äldreomsorgen redovisar förvaltningens konsekvensbeskrivningen om utförande av växelvård och svarar på utskottets frågor. Beslutsunderlag PM 26 april 2013 Förslag David Olsson (M): Verksamhetsutskottet tackar för informationen och konstaterar att förvaltningen inte övervägt att byta flera dagar i veckan.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (20) Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förlaget. Vård och omsorgsförvaltningen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (20) Vu 43 Dnr 2012/79 001 Internkontrollplan, kosthållning Verksamhetsutskottets beslut Verksamhetsutskottet tackar för informationen och vädjar till beredningen för skolfrågor att lyfta fram lunchrasten i schemaläggningen för en lugnare måltidssituation. Verksamhetsutskottet har beslutat att kostproduktionen ska vara ett område för internkontrollen 2013, Kontroller som ska ingå är mängden svinn på skolor, förskolor och äldreomsorg. Anneli Englén från kostenheten är inbjuden till sammanträdet och informerar bland annat hur man arbetar inom kostenheten med mätning av svinn. Hon framför även idéer om förbättringar som skulle kunna göras i skolköken. Ett exempel är ett bättre fungerande lunchschema. Beslutsunderlag PM 30 april 2013 Förslag David Olsson (M): Verksamhetsutskottet tackar för informationen och vädjar till beredningen för skolfrågor att lyfta fram lunchrasten i schemaläggningen för en lugnare måltidssituation. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förlaget. Kostenheten Beredningen för skolfrågor
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (20) Vu 44 Dnr 2013/122 058 Ansluta sig till avrop på livsmedelsavtal Knivsta, Östhammar och Tierp Verksamhetsutskottets beslut Heby kommun ansluter sig till de livsmedelsupphandlingar som utförs gemensamt med Östhammar, Tierps och Knivsta kommun och är avropande enhet på respektive avtal. Utredning Heby kommun ska upphandla Livsmedel. Heby kommun kommer också att agera inköpscentral åt Knivsta, Tierps och Östhammars kommun, som kommer att tillsammans med Heby kommun vara avropande enheter. Denna upphandling är en del av en stor Livsmedelsupphandling där de fyra kommunerna agerar inköpscentral åt varandra. Livsmedelsupphandlingen består av sju mindre upphandlingar uppdelade mellan de fyra kommunerna. De sju upphandlingarna är därefter uppdelade i olika kategorier. Inköpscentral innebär att en myndighet upphandlar ett avtal där andra myndigheter är avropande enheter. Den upphandlande myndigheten är avtalspart och fattar ett eget tilldelningsbeslut, samt sköter eventuella överprövningar. I förfrågningsunderlaget står Heby kommun som avropande enhet. De sju upphandlingarna och respektive inköpscentral är: Fisk, färsk Heby kommun Fisk, djupfryst Heby kommun Kött Östhammars kommun Mejeri Östhammars kommun Färdigmat & djupfryst Knivsta kommun Frukt och grönt Knivsta kommun Kolonial Tierps kommun Upphandling fisk värde 1 734 376 kr Samtliga upphandlingar annonseras under samma period på Kommers annons samt på samtliga avropsberättigade kommuners hemsida.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (20) Förslag Dick Pettersson (C): Heby kommun ansluter sig till de livsmedelsupphandlingar som utförs gemensamt med Östhammar, Tierps och Knivsta kommun och är avropande enhet på respektive avtal. Förslagsordning Ordföranden ställer Dick Petterssons förslag mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Upphandlare/kommunjuristen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (20) Vu 45 Dnr 2013/118 779 Lex Sarah anmälan Verksamhetsutskottets beslut Verksamhetsutskottet bedömer att de åtgärder som vidtagits är tillräckliga. Något behov av anmälan till Socialstyrelsen finns inte i detta fall. Bedömningen i ärendet är att den händelse som rapporterats inte har påverkat den enskildes möjlighet att få sitt vårdbehov och sökta insatser tillgodosedda. Däremot har kommunikationen mellan olika verksamheter i organisationen brustit. Dessa brister i kommunikationen är dock inte av sådan allvarlighetsgrad som gör att ärendet bör anmälas till Socialstyrelsen. För att förebygga risk för missförhållanden på grund av bristande kommunikation mellan olika delar av förvaltningen, är en rutin under framtagande för akuta teammöten, som omfattar alla verksamheter inom vård och omsorgsförvaltningen. Beslutsunderlag PM 2 maj 2013 Rapport 17 april 2013 Förslag David Olsson (M): Verksamhetsutskottet bedömer att de åtgärder som vidtagits är tillräckliga. Något behov av anmälan till Socialstyrelsen finns inte i detta fall. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förlaget. Vård och omsorgsförvaltningen Socialstyrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 (20) Vu 46 Dnr 2011/101 010 Kommunens Kvalitet i Korthet Verksamhetsutskottets beslut Verksamhetsutskottet konstaterar att det inte finns något att redovisa. Förvaltningen får i uppdrag att återkomma till sammanträdet i september. Vid sammanträdet 18 februari 2013 beslutade verksamhetsutskottet att en redovisning av goda exempel som tagits tillvara från andra kommuner, ska redovisas från vård och omsorgsförvaltningen, samhällsbyggnadsförvaltningen och centrala förvaltningen. Redovisningen ska presenteras vid sammanträdet i maj 2013. Beslutsunderlag PM 26 april 2013 Förslag David Olsson (M): Verksamhetsutskottet konstaterar att det inte finns något att redovisa. Förvaltningen får i uppdrag att återkomma till sammanträdet i september. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förlaget. Vård och omsorgsförvaltningen Samhällsbyggnadsförvaltningen Centrala förvaltningen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18 (20) Vu 47 Dnr 2012/7 052 Kommunens IT drift, förlängning av avtal Verksamhetsutskottet beslutar Verksamhetsutskottet förlänger avtalet med Qbranch, gällande kommunens IT drift, med ett år. Verksamhetsutskottet ger IT chefen i uppdrag att underteckna avtal där samarbetet mellan Heby kommun och Qbranch, gällande kommunens IT drift, förlängs med ett år. Heby kommun arbetar med att utveckla verksamheternas IT stöd, med fokus på verksamheternas behov. Att möjliggöra för de anställda i kommunen att följa med i den tekniska utvecklingen och möta de högre krav omvärlden ställer på den kommunala verksamheten är en del i detta arbete. I och med denna utveckling lyfts också frågan om kommunens IT drift. Under tre år har Qbranch varit ansvarig för Heby kommuns samlade IT drift, där support, drift av digital infrastruktur, programvaror etcetera har hört till företagets åligganden. Det avtal kommunen har haft med Qbranch kommer att gå ut den 31 oktober 2013 och kommunen har option på att förlänga rådande avtal med 2 + 1 år. I dagsläget föreslår förvaltningen att avtalet förlängs med endast ett år för att ge tid till att utreda framtida alternativa lösningar. Ett fortsatt samarbete med Qbranch är en av flera möjliga utvägar att kartlägga. Förslag David Olsson (M): Verksamhetsutskottet förlänger avtalet med Qbranch, gällande kommunens IT drift, med ett år. Verksamhetsutskottet ger IT chefen i uppdrag att underteckna avtal där samarbetet mellan Heby kommun och Qbranch, gällande kommunens IT drift, förlängs med ett år. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förlaget. Protokollsanteckning David Olsson (M) Kommunstyrelsens reglemente står: 10 I de fall ett ärende inte är av principiell betydelse har kommunstyrelsen vidare hand om...
VERKSAMHETSUTSKOT TET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19 (20)...kommunens information och IT (informationsteknologi)....kommunikationer (t.ex. kollektivtrafik och telekommunikation). Om Verksamhetsutskottet står det: 5 Kommunstyrelsens verksamhetsutskott ska tillhandahålla kommunal produktion av tjänster i den omfattning som framgår av överenskommelser mellan nämnder och beredningar. Det finns ingen överenskommelse mellan KS och KSVU. Det finns således inte vad jag kan se något dokument som uttryckligen säger att KSVU har med IT och telekommunikation att göra. Det har dock ansetts falla på VU att förlänga avtalet om IT drift. Detta belyser otydlighet i vår politiska organisation. Kommunstyrelsen IT-chefen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20 (20) Vu 48 Dnr 2013/27 009 Information och rapporter Verksamhetsutskottet tackar för information och rapporter Följande information och rapporter föreligger: 1. Kommunstyrelsen 85, 26 april 2013, referensgruppen Mångfald och valfrihet, alternativa driftskostnader. 2. Kommunfullmäktige 44, 23 april 2013, revisionsberättelse och revisorernas redogörelse för 2012. 3. Kommunfullmäktige 46, 23 april 2013, årsredovisning för 2012. 4. Kommunfullmäktige 47, 23 april 2013, fråga om ansvarsfrihet för 2012. 5. Kommunfullmäktige 48, 23 april 2013, kommunfullmäktiges inriktningar 2014. 6. Beredningen för äldre och omsorgsfrågor 38, 22 april 2013, yttrande till Socialstyrelsen avseende växelvård (Dnr 9.2 60278/2012). 7. Beredningen för skolfrågor 38, 19 april 2013, budgetuppföljning 2013, månadsrapport, beredningen för skolfrågor, mars 2013 med bilaga. 8. Kommunfullmäktiges revisorer 32, 18 april 2013, intern styrning och kontroll. 9. Beredningen för kultur och fritidsfrågor 24, 17 april 2013, budgetuppföljning, beredningen för kultur och fritidsfrågors månadsrapport mars 2013 med bilaga. 10. Beredningen för kultur och fritidsfrågor 26, 17 april 2013, framtida hyressättning. 11. Kommunstyrelsen 62, 9 april 2013, inriktningar 2014, kommunstyrelsen.