Landstinget i Värmland Avtalsform Avtal/Ramavtal/Enstaka köp Namn Journalskrivning på distans Diarie UE/140004 Upphandlare Torgil Lindgren Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skallkravsformulär. Skallkravsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på www.e-avrop.com. 1.0 Intyg och bevis angående leverantör Krav 1.1 Leverantören skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. För att säkerställa att den leverantör som anlitas fullgör sina lagstadgade skyldigheter kommer landstinget att inhämta uppgifter från Creditsafe och i förekommande fall från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten avseende redovisningar och betalningar av skatter och avgifter. Landstinget kommer att efterfråga följande uppgifter avseende leverantör och eventuella underleverantörer: - registrering för mervärdesskatt och som arbetsgivare, - registrering för F-skatt, FA-skatt eller A-skatt, - erlagd arbetsgivaravgift de senaste tre redovisningsmånaderna, - skulder för svenska skatter och avgifter hos Skatteverket, - skulder hos kronofogdemyndigheten och eventuell uppgift om betalningsuppgörelse. Ovanstående förfarande är endast tillämpbart i Sverige. Utländsk leverantör skall insända dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar av skatter och avgifter. Dessa intyg eller motsvarande skall inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. 2.0 Leverantörens ekonomiska ställning Krav 2.1 Leverantören och eventuella underleverantörer skall ha en stabil ekonomisk bas och ha tillgång till resurser som svarar mot anbudets omfattning och innehåll. Landstinget förbehåller sig rätten att vid anbudsutvärderingen begära in dokument som styrker detta. 3.0 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Krav 3.1 Leverantören skall ha en väl fungerande organisation, erforderlig resurser och erfarenhet att kunna utföra tjänsten. Leverantören ska ha personal i den omfattning och med den kompetens som krävs för att utföra tjänsten. Leverantören skall ha kapacitet för att utföra minst 550 diktat per vecka. (1 diktat = 20 rader i snitt) Leverantören skall kunna hantera eventuella volymökningar. 1/6
Leverantören skall ha förmåga att planera och genomföra tjänsten på ett fackmannamässigt sätt och ge god service. Som bekräftelse på att kravet är uppfyllt skall leverantör inkomma med följande redovisning: - Organisation - Antal anställda - Erfarenhet av efterfrågade tjänster - Referenser av efterfrågade tjänster Krav på bilaga 3.2 Vid inlämning ska [ Teknisk och yrkesmässig kapacitet ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Redovisning av organisation, resurser, kapacitet, erfarenhet och referenser Krav 3.3 Leverantör ska bedriva ett systematiskt kvalitets- och miljöarbete inom företaget. Som bevis på att kravet uppfylls skall leverantör till anbudet bifoga handlingar som styrker detta arbete. Krav på bilaga 3.4 Vid inlämning ska [ Kvalitets och miljöarbete ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Beskrivning av företagets Kvalitets- och miljöarbete 4.0 Kompetens Krav 4.1 Leverantören skall ha sådana utbildnings- och yrkesmässiga kvalifikationer att denne förmår att utföra tjänsten på ett tillfredsställande och säkert sätt. Leverantören skall tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Som bekräftelse på att kravet är uppfyllt skall leverantör på begäran inkomma med handlingar som styrker kompetens och erfarenhet. Krav 4.2 Personal som utför journalskrivningar skall: - ha goda kunskaper om diagnos och åtgärdskodning (ICD-10-SE, KVÅ) och dess konsekvenser för DRG. Klassificering och kodning skall ske enligt Sos anvisningar och riktlinjer. - vara utbildade medicinska sekreterare samt varit praktisk verksam inom yrket i minst 2 år. - behärska det svenska språket i tal och skrift, och kunna utrycka sig med tydlighet. - ha fördjupade kunskaper inom olika medicinska discipliner. 2/6
- ha fördjupade kunskaper inom förekommande journal- och patientadministrativa system - följa framtagna rutiner för landstinget och respektive verksamhet/klinik, samt ansvara för återkoppling för respektive uppdrag. 5.0 Helt eller delat anbud Krav 5.1 Anbud skall lämnas för hela leveransen. 6.0 Muntlig anbudspresentation Krav 6.1 Leverantören skall vara beredd att muntligen presentera sitt anbud. Landstinget förbehåller sig rätten att själv utse den eller de leverantörer som vid en samlad bedömning funnits lämpliga att medverka i enskild muntlig presentation. 7.0 Kommersiella villkor Krav 7.1 Alla priser skall anges i svenska kronor (SEK) exkl. mervärdesskatt. Priser skall inkludera samtliga kostnader som kommer att belasta landstinget vid nyttjande av anbudsgivarens tjänster. Såsom kostnad för journalskrivning, erforderliga hjälpmedel i form av utrustning och material, administrationsarbeten, förberedelsearbeten, sociala avgifter, semesterersättning, pensionsförsäkring m m. (Pris skall anges i bilaga utvärderingsmodell) Krav 7.2 Priserna är fasta under avtalsperioden. Därefter kan eventuell förhandling om prisjustering ske på parts skriftliga yrkande. Krav 7.3 Leverantör skall acceptera villkoren i bifogad Mall för upphandlingskontrakt i sin helhet. Vissa angivna delar fastställs i samband med upprättandet av det slutliga upphandlingskontraktet. 8.0 Lagar och förordningar Krav 8.1 Leverantören skall garantera att tjänsten kommer att utföras enligt de krav, föreskrifter, lagar och förordningar som gäller. 9.0 Utförande och åtagande Krav 9.1 3/6
Leverantören skall utföra journalskrivning för medicinsk dokumentation på distans. Leverantören ska omvandla landstingets inlästa diktat i form av ljudfiler, till skrivna diktat. Omvandlingen sker direkt i landstingets befintliga journalsystem. Leverantören skall utföra tjänsten självständigt med stor flexibilitet. Leverantören ska ha beredskap att anpassa organisationen efter uppkomna behov. Leverantören ansvarar för att personalen har för tjänsten behövlig utrustning. Exempel på arbetsuppgifter i åtagandet: - Journalskrivning - Registrering - Bokning - Klassificering och kodning av diagnoser utifrån SoS anvisningar och regelverk - Ombesörja följdåtgärder utifrån diktaten, exempelvis registrering, kvalitetsregister och remisser 10.0 Tider Krav 10.1 Vid normal expedieringstid ska ljudfil omvandlas till skrivna diktat inom 48 timmar. Vid akut expedieringstid ska ljudfil omvandlas till skrivet diktat inom 8 timmar. (Med expedieringstid avses tid från beställning tills diktat är nedskrivet och journalfört i landstingets journalsystem) Uppdrag med annan prioritering kan förekomma och initieras vid behov av landstinget och i samråd med leverantören. Krav 10.2 Landstinget ska vid behov kunna beställa tjänst lördagar och söndagar mellan kl. 08:00 till 17:00, under förutsättning att beställning görs senast kl. 16:30 torsdagen innan. Landstinget ska vid behov kunna beställa tjänst övriga helgdagar mellan kl. 08:00 till 17:00, under förutsättning att beställning görs senast 48 timmar innan. Ange pris nedan för 20 rader (1 rad = 65 tecken) vid beställning av tjänst enligt ovan. Krav 10.3 Leverantören skall tillhandahålla kundservice avseende beställning av tjänster, under helgfria vardagar mellan kl. 08:00 till 16:30 Krav 10.4 Leverantören skall skriftligen omgående bekräfta avropat uppdrag. 4/6
11.0 Informationssäkerhetskrav Krav 11.1 Ingen överföring av data skall ske. Tillgång till information skall ske genom åtkomst till landstingets egna system. Resultat skall skrivas in direkt i landstingets egna system. Krav 11.2 Granskning av journalåtkomst skall kunna ske. Leverantören skall godkänna att bli granskad enligt landstingets rutiner. Särskild granskning avseende vilka journaler/patienter som leverantörens anställda varit inne kan komma att ske. Krav 11.3 Leverantören skall underteckna ett sekretessavtal. Anställda hos leverantören som arbetar i med efterfrågad tjänst, skall underteckna sekretessavtal. Krav 11.4 Leverantören skall ha rutiner avseende informationssäkerhet. Leverantören skall beskriva de informationssäkerhets rutiner som gäller för arbete inom denna tjänst. Krav på bilaga 11.5 Vid inlämning ska [ Informationssäkerhet ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Rutiner avseende informationssäkerhet Krav 11.6 Leverantören skall ha rutiner avseende incidenthantering. Leverantören skall tillsammans med landstinget ta fram en rutin för rapportering av eventuella informationssäkerhetsincidenter. 12.0 IT-krav Krav 12.1 Åtkomst till journalsystem skall ske genom landstingets fjärråtkomst portal, eller motsvarande tjänst tillhandahållen av landstinget. Krav 12.2 Leverantörens klient skall vara kompatibel med landstingets fjärråtkomst portal och dess konfigurering, enligt bilaga 3, Anvisning Support Fjärråtkomst LiV v1.0. Krav 12.3 Dataförbindelsen skall vara krypterad ända från landstingets journalsystem till leverantörens klient. Om leverantören använder någon centraliserad lösning för åtkomst skall detta beskrivas med bild och förklarande text. 5/6
Krav på bilaga 12.4 Vid inlämning ska [ Dataförbindelse ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Beskrivning av lösning avseende dataförbindelse 6/6