Valutakonton Valutakonton är till för att du ska kunna hålla reda på hur mycket av en valuta du har använt. Du anger då ett internkonto i 9000 serien (internkonton). Sedan kan du lägga upp ett tillgångskonto för varje valuta. Ex 1931 för GBP och 1932 för USD. I detta fönster knyter du respektive konto till valutan. På så sätt kan du ta ut ett kontoutdrag på exempelvis 9001 som är ett dollarkonto. Du kan då se vad du till exempel har fakturerat i dollar. Detta är enbart en internkontroll. För att kunna använda denna funktion måste du först lägga upp några konton med speciella funktioner. Avsnittsindelning Gå till menyn Register - Konto - Avsnitt (Affärssystem: Register - Redovisning - Avsnitt). Markera och öppna den avsnittsindelning som är märkt Standard. Välj att skapa ett nytt avsnitt i denna. Ge avsnittet namnet Interna valutakonton och typen Internredovisning, balansräkning. Summeringstexten ska vara Interna valutakonton, Kontointervall 9000-9099. I rutan Infoga i avsnitt anger du (skapa övergripande avsnitt) och i Lägg efter avsnitt anger du Resultat. Kontoplan Gå till menyn Register - Konto - Kontoplan (Affärssystem: Register - Redovisning - Kontoplan). Börja med att lägga upp ett motkonto för valutorna, som du exempelvis kan kalla 9000 Motkonto all valuta. All kontering på 9000-konton måste vara dubbel och du får inte blanda in några vanliga konton. Därefter lägger du upp ett valutakonto för varje valuta, exempelvis 9041 EUR, 9051 USD och så vidare. Skapa sedan konton som hanterar värdet i svenska kronor av din utländska valuta (som finns på valutakontot i banken), exempelvis 1941 EUR, 1951 USD och så vidare. Företagsinställningar Gå till menyn Arkiv - Företagsinställningar - Reskontror - Valuta (Affärssystem: Inställningar - Företag - Reskontror - Valuta). Sätt en markering i rutan Använd automatkontering till valutakonton och skriv in det motkonto i kontoklass 9 som du lagt upp i kontoplanen. 1
I företagsinställningar går du även till fliken Redovisning - Grundbok. Se till att du inte har en markering i fältet Snabbalternativ automatkontering. Valutaregister Gå vidare till menyn Register - Valutor och lägg upp de valutor du ska använda. 2
Klicka på knappen Konton och du kommer till fönstret nedan. Här lägger du upp den kontering som ska ske. I fältet Konto fyller du i det tillgångskonto som ska uppdateras i balansräkningen i svenska kronor. I fältet Konto Utl fyller du i det konto som du ska använda för att stämma av ditt valutakonto, det vill säga konto i kontoklass 9. Leverantörsregister Gå till menyn Register - Kontakt - Leverantör. Lägg upp leverantören. På fliken Allmänt anger du valuta för leverantören. 3
På fliken Konto/Betalningsuppgifter har du möjlighet att välja det valutakonto du lagt upp. Detta ges då som förslag när du ska skapa din betalningsfil. Det är också viktigt att övriga uppgifter gällande Bank, IBAN med mera fylls i korrekt. 4
Betalning av leverantörsfaktura Lägg nu upp dina fakturor och därefter kan du skapa betalningsorder. Gör först ett urval på vilka fakturor som ska betalas. Du får upp ett betalningsförslag enligt bilden nedan. I fältet Termin/V-konto finns det valutakonto du angett på leverantören. I kolumnen Termin/V-konto har du möjlighet att, per faktura, ändra vilken kontotyp som ska användas. Klickar du i fältet får du fram pilknappen och kan välja mellan Termin och V-konto. Kundregister Gå till menyn Register Kontakt Kund. Lägg upp kunden. På fliken Allmänt anger du valuta för kunden. 5
Betalning av kundfaktura När du lagt in en faktura och bokar betalningen, ska du kontera på ditt balanskonto för valutan, exempelvis 1941 enligt exempel nedan. När du klickar på Betala, kommer du få upp den automatkontering som ska ske på det valutakonto/internkonto du ställt in för valutan. Du klickar på Utför för att få konteringen på valutakontot. 6
Registrera ingående saldo på ett valutakonto Vill du lägga in ett ingående saldo på dina internkonton gör du detta under Bearbeta - Grundboksregistrering Redovisning (Affärssystem: Bearbeta - Redovisning - Verifikation). För att exempelvis få in saldot 40 000 dollar på kontot gör du en bokföringsorder. Om du inte vill ha denna i samma verifikationsserie som dina övriga kvitton, byter du till en annan serie. Bild enligt nya grundboksutseendet: 7